Gruppi di tag delle fatture

"Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups" è il punto in cui definisci le categorie tra cui le persone scelgono quando codificano una fattura o una riga di fattura: tipi di costo, centri di costo, registri di vendita. Un gruppo di tag è una categoria. I tag al suo interno sono i valori tra cui scegliere.

Chi può modificarlo

Solo un amministratore può aprire questa schermata e modificarvi qualcosa.

I controlli di questa schermata

In cima alla pagina

"Export": scarica tutti i gruppi di tag delle fatture e i loro tag come file di foglio di calcolo chiamato tags.csv, da modificare in blocco.

"Import": legge un file .csv o .xlsx e mostra che cosa cambierebbe prima che venga salvato qualcosa (vedi "Modificare in un foglio di calcolo" sotto).

"Add tag group": apre un modulo per un nuovo gruppo.

"Enable invoice tagging": l'interruttore per tutta l'organizzazione per l'etichettatura delle fatture. È attivo per impostazione predefinita e salva appena lo sposti, con un messaggio "Success". Finché è disattivato, Flowtly smette di suggerire tag sulle fatture in arrivo, rifiuta di impostare tag predefiniti per le fatture su una controparte e non accetta un budget che funziona per tag.

L'elenco dei gruppi

Ogni gruppo è una scheda con il suo nome e, quando ce l'ha, il suo "Code". Un gruppo senza tag mostra "No tags yet."

"Reorder groups": mostrato quando c'è più di un gruppo. Trasforma l'elenco in un elenco dei gruppi con trascinamento. Trascina un gruppo per stabilire l'ordine in cui compare in questa schermata, in ogni selettore di tag e nel report del budget per gruppo. Fai clic su "Done" per tornare alle schede.

"Add tag" (in fondo a ogni scheda): apre il modulo del tag per quel gruppo. Un nuovo tag si aggiunge in fondo al gruppo.

All'interno di una scheda, trascina un tag dalla sua maniglia per mettere i tag in ordine. L'ordine è quello mostrato da ogni selettore di tag.

Ogni riga di tag mostra la sua etichetta, più uno qualsiasi di questi elementi se impostati: "Export name" (mostrato quando il nome differisce dall'etichetta), "Account" (il codice contabile), la descrizione e "Owner". Una riga con un responsabile che non può approvare fatture mostra anche un avviso che indica dove vanno invece le fatture con quel tag.

Il pulsante di modifica su una scheda apre il modulo del gruppo. Il menu della riga ("More actions") su un tag contiene "Edit tag" e "Delete tag".

"Name": il nome del gruppo. Il modulo non può essere salvato senza. Si salva con "Add" per un nuovo gruppo o "Save" in modifica.

"Also apply to counterparties": disattivato per impostazione predefinita per un nuovo gruppo. Quando è attivo, i tag del gruppo diventano disponibili su una controparte, dove sostituiscono i tag dei costi di quella controparte nei budget. Un gruppo che si applica a ogni relazione, controparti comprese, mostra questo interruttore attivo e bloccato.

Il modulo del tag (Add tag to a group, Edit tag)

"Name": il nome lungo, usato nelle esportazioni e nei contesti stampabili. Fino a 255 caratteri.

"Label": il testo breve mostrato nel selettore di tag e sulle etichette. Viene compilato dal nome mentre scrivi, con lettere minuscole, cifre e trattini, finché non lo modifichi tu. Può avere al massimo 32 caratteri, quindi un nome lungo richiede un'etichetta propria.

"Description": che cosa copre il tag, con parole tue, mostrata alle persone che scelgono il tag. Fino a 255 caratteri.

"Accounting code": il conto contabile su cui il tag registra, come lo chiama il tuo commercialista. L'esportazione Optima lo scrive al posto del nome del tag; lascialo vuoto per esportare il nome. Fino a 64 caratteri.

"Sort order": un numero che ordina i tag. Compare solo dove i tag non si possono ordinare trascinandoli.

"Invoice direction": su quali fatture si può scegliere il tag. Le opzioni sono "Both incoming and outgoing invoices" (predefinita), "Incoming (purchase) invoices only" e "Outgoing (sales) invoices only". Un tag già presente su una fattura vi resta. Il campo è mostrato per i gruppi che si applicano alle fatture.

"Owner": la persona che dà la prima approvazione a una fattura con questo valore. Viene interpellato solo chi ha il permesso sulle fatture; chiunque altro viene saltato e la fattura prosegue come se non fosse impostato alcun responsabile. Se il responsabile non ha accettato il suo invito o non ha il ruolo di approvatore delle fatture, il modulo ti avvisa e le fatture con il tag vanno a tutti coloro che hanno quel ruolo. Il responsabile è usato solo dai gruppi applicati a fatture intere; per gli altri gruppi il modulo dice che il responsabile non è usato e può essere svuotato. Vedi Approvatori delle fatture e Flusso di approvazione delle fatture.

"Linked project": un suggerimento, non una regola. Scegliendo il tag su una fattura di acquisto si compila questo progetto, e scegliendo il progetto si compila il tag. Entrambi restano modificabili. Se due tag indicano lo stesso progetto, scegliendo quel progetto non se ne compila nessuno. Mostrato per i gruppi che si applicano alle fatture in arrivo.

"Cancel" chiude il modulo senza salvare. "Add" (nuovo tag) o "Save" (tag esistente) lo salva. "Name" e "Label" sono obbligatori; se il server rifiuta il tag, il modulo resta aperto con un messaggio di errore.

Eliminare un tag

"Delete tag" chiede Delete this tag? e poi lo rimuove con "Delete". Viene rifiutato finché il tag è ancora collegato a fatture o allegati; rimuovi prima quei riferimenti e riprova.

Tagging categories

"Tagging categories" è una riga in fondo alla pagina, con un pulsante "Configure". Apre la schermata separata in cui le categorie combinano gruppi di tag in un unico campo etichettato sulle fatture di costo. Le categorie sono facoltative: senza di esse l'etichettatura funziona come sempre.

Modificare in un foglio di calcolo

"Export" scrive una riga per tag, sotto il suo gruppo, con le colonne id, group, tag, label, order, description e direction. Un gruppo ancora senza tag è una riga con il tag vuoto. Il codice contabile e il responsabile non sono nel file.

"Import" abbina le righe prima per id e poi per gruppo e nome del tag, quindi un file esportato da un'organizzazione può essere importato in un'altra. La finestra di importazione mostra una prova a vuoto: quanti gruppi e tag sono nuovi, modificati o invariati, e i problemi trovati, con la riga di ciascuno. Non si può applicare nulla finché resta un problema. "Apply changes" salva le modifiche. Un'importazione non elimina mai: un tag assente dal file resta com'è, e la finestra indica quanti sono.

Esempi d'uso

Un amministratore crea un gruppo Cost centre e aggiunge un tag per reparto, così ogni fattura di costo può essere codificata su un reparto.
Un amministratore imposta un "Owner" sul tag Marketing, così le fatture che lo riportano vanno prima al responsabile marketing.
Un amministratore esporta i tag, li rinomina e li riordina in un foglio di calcolo, e importa il file per applicare le modifiche in un solo passaggio.
Un amministratore compila un "Accounting code" su ogni tag perché l'esportazione Optima del commercialista riporti conti contabili invece dei nomi dei tag.