Costi aziendali il più semplici possibile

Controllo dei costi Il Controllo dei costi è un aspetto fondamentale di una sana gestione finanziaria. Flowtly fornisce funzionalità per monitorare, controllare e gestire le spese aziendali, garantendo che le risorse finanziarie vengano utilizzate in modo efficiente e in linea con gli obiettivi di budget. Centralizzando i dati delle transazioni , Flowtly offre una panoramica chiara delle spese. Le aziende possono categorizzare le spese, collegarle a progetti o dipartimenti specifici e configurare flussi di approvazione per prevenire spese non autorizzate. Questo approccio supporta l'identificazione di aree di risparmio, la prevenzione di sforamenti del budget e il miglioramento della redditività. Flowtly fornisce strumenti per ottenere informazioni sui modelli di spesa, la previsione delle spese e una presa di decisioni finanziarie consapevole. Esempi di casi d'uso Monitora e categorizza tutte le spese operative, come abbonamenti software, forniture per ufficio e utenze, per garantire che rimangano entro il budget. Tieni sotto controllo i costi specifici dei progetti, inclusi i pagamenti agli appaltatori e i materiali, per mantenere i progetti redditizi e nei tempi previsti. Configura processi di approvazione per acquisti importanti, prevenendo spese non autorizzate e mantenendo la disciplina finanziaria. Identifica le spese ricorrenti e le opportunità di riduzione dei costi attraverso report e analisi dettagliate delle spese. Pagine correlate Aggiungere costi al budget Controparti Integrazione bancaria Dashboard finanziaria Percorsi dell'app Apri /transactions

Controparti Il modulo Controparti in Flowtly funge da registro centrale per tutte le entità commerciali esterne con cui interagisce la tua organizzazione, inclusi fornitori, appaltatori, clienti e partner. Fornisce un modo strutturato per mantenere le informazioni di contatto, gli identificativi fiscali, i termini di pagamento e lo storico delle relazioni per ogni controparte. I gruppi di controparti consentono di categorizzare i tuoi partner commerciali per tipo, regione, settore o qualsiasi altra classificazione che supporti le tue esigenze di reportistica e operative. I gruppi semplificano l'applicazione di azioni in blocco, il filtraggio delle viste e la generazione di report segmentati per categoria di controparte. Le funzionalità di arricchimento CRM integrano automaticamente i profili delle controparti con dati aziendali pubblicamente disponibili, come dettagli di registrazione, indicatori finanziari e risorse di branding. Ciò riduce l'inserimento manuale dei dati e aiuta il tuo team a mantenere registri aggiornati e completi senza ricorrere a ricerche esterne. Il monitoraggio della salute del branding tiene traccia della completezza e della coerenza dei dati di branding delle controparti, come loghi e nomi commerciali, nei tuoi registri. La funzionalità di rilevamento duplicati e unione identifica i record di controparti che probabilmente si riferiscono alla stessa entità e fornisce strumenti per consolidarli, mantenendo il database pulito e affidabile. I modelli di righe fattura consentono a una controparte di conservare i testi da cui vengono formulate le sue righe di fattura — una frase contrattuale che si ripete ogni periodo di fatturazione viene salvata una volta e selezionata durante la fatturazione, anziché essere riscritta. Vedi Modelli di righe fattura . Esempi di casi d'uso Registra un nuovo fornitore e compila il suo profilo con partita IVA, termini di pagamento e dati di contatto. Organizza le controparti in gruppi per regione o tipo di servizio per una reportistica mirata. Usa l'arricchimento CRM per compilare automaticamente i dati di registrazione aziendale mancanti per i record esistenti. Identifica e unisci voci duplicate di controparti create da diversi membri del team. Esamina i punteggi di salute del branding per garantire che i loghi e i nomi delle controparti siano coerenti su tutti i documenti. Salva il testo contrattuale richiesto da una controparte nelle sue righe di fattura, pronto per essere selezionato durante la fatturazione. Pagine correlate Controllo dei costi Fatture Modelli di righe fattura Pagamenti ricorrenti Integrazione bancaria Percorsi dell'app Apri /counterparties

Domande del contabile sulle transazioni Domande del contabile sulle transazioni Invece di rincorrere chiarimenti via e-mail, Flowtly permette al tuo contabile di porre domande direttamente su una specifica transazione bancaria o su un documento di costo in entrata — e ti permette di rispondere nello stesso posto. Ogni scambio resta agganciato al record esatto a cui si riferisce, dandoti una traccia chiara alla chiusura del mese. Come funziona Ogni riga della lista transazioni, e ogni riga di documento di costo in entrata (fattura fornitore), ha un thread di discussione. Sia tu sia il tuo contabile potete aprire il thread e scrivere una domanda. L'altra parte riceve una notifica, risponde nel thread e, una volta chiarita la questione, la domanda viene contrassegnata come risolta. L'intera conversazione resta collegata al record per riferimento futuro. Porre una domanda su una transazione o un documento di costo Vai alla lista Transazioni (per le transazioni bancarie) o alla lista Documenti in entrata (per le fatture fornitore e gli allegati di costo). Individua la riga di cui vuoi discutere. Ogni riga ha un' icona a fumetto sulla destra; se ci sono domande aperte, l'icona mostra un contatore. Fai clic sull'icona a fumetto per aprire il pannello di discussione sul lato destro dello schermo. Scrivi la tua domanda e premi Invia . L'altra parte viene avvisata immediatamente. Il tuo contabile può fare lo stesso dalla sua vista Contabilità — individua la riga, fa clic sull'icona a fumetto e scrive direttamente nel pannello di discussione. Rispondere a una domanda Apri la notifica oppure vai tu stesso al record. Fai clic sull'icona a fumetto sulla riga per aprire il pannello di discussione. Vedrai tutti i messaggi del thread. Scrivi la tua risposta e premi Invia . Non c'è alcun limite al numero di messaggi scambiati in un thread. La casella delle domande Per vedere in una sola volta tutte le domande aperte su tutte le transazioni e i documenti di costo, vai su Contabilità → Domande ( /accountancy/questions ). La casella elenca tutti i thread con domande ancora aperte, raggruppati per record. Così è facile smaltire l'arretrato di chiusura mese senza cercare riga per riga. Il contatore delle domande aperte La voce Contabilità nella barra di navigazione mostra un contatore con il numero di domande aperte. Si aggiorna in tempo reale mentre le domande vengono poste e risolte, così capisci sempre a colpo d'occhio se qualcosa richiede la tua attenzione. Risolvere una domanda Quando una questione è chiusa, apri il pannello di discussione sulla riga interessata e fai clic su Contrassegna come risolta sulla domanda. Le domande risolte sono nascoste dalla casella, ma restano visibili nella cronologia del thread sul record stesso, così la traccia non va mai perduta. Un thread risolto può anche essere riaperto se servono altri chiarimenti. Notifiche Flowtly invia notifiche tramite la categoria Contabilità ogni volta che: Viene posta una nuova domanda su una transazione o un documento di costo che ti riguarda. Qualcuno risponde a un thread in cui stai partecipando. Una domanda su un tuo record viene contrassegnata come risolta. Puoi gestire su quali canali (in app, e-mail, notifica push) ricevere queste notifiche in Impostazioni → Notifiche . Esempi d'uso Chiusura di fine mese: il contabile chiede di una partita IVA mancante su una transazione di costo. Rispondi con i dati del fornitore, lui la contrassegna come risolta e lo scambio resta sulla transazione per il revisore. Domanda su un documento di costo: una fattura fornitore è ripartita su due voci di budget e il contabile ha bisogno di una conferma. Il thread sul documento fissa la decisione, senza una catena di e-mail da ricostruire in seguito. Revisione in blocco: usa la casella delle domande in Contabilità per smaltire tutte le richieste aperte in una sola sessione, invece di aprire i record uno per uno. Percorsi dell'applicazione Apri Finanza

Pagamenti ricorrenti Il modulo autonomo dei pagamenti ricorrenti è stato ritirato e sostituito da Cash Out , che ora mostra ciò che resta da pagare. Cash Out offre al tuo team finanziario una visione prospettica dei pagamenti in scadenza e scaduti — sia fatture già registrate sia obblighi previsti — su una finestra scorrevole da circa due settimane nel passato a circa tre mesi nel futuro. Puoi passare tra tre viste: un grafico che impila gli importi per settimana o mese e mostra una ripartizione per controparte al passaggio del mouse, un calendario con riquadri di pagamento per giorno, e un elenco di singole righe di pagamento ordinabile per data, importo o controparte. Ogni voce mostra la controparte, la data di scadenza, lo stato (ad esempio scaduto, in ritardo o previsto) e l'importo nella relativa valuta; le voci previste, non ancora fatturate, sono mostrate visivamente attenuate per distinguerle da quelle confermate. Accanto al selettore delle viste si trova un link alla pianificazione del budget . Nel leggere il grafico vale la pena conoscere tre cose. Il suo asse verticale è etichettato nella valuta di rendicontazione in cui gli importi vengono convertiti, così la scala dichiara che cosa sta contando — è questo il valore da leggere quando i pagamenti nella finestra sono in più di una valuta. Una legenda sopra il grafico nomina gli stati di pagamento presenti e il colore che corrisponde a ciascuno, così la composizione di una colonna si legge direttamente; gli importi in ritardo sono quelli mostrati in rosso. Inoltre viene disegnato ogni periodo della finestra, anche quelli tranquilli: una settimana o un mese senza scadenze compare come una colonna vuota anziché essere omesso, così un vuoto nel tuo piano dei pagamenti resta visibile e i periodi ai due lati non vengono letti come consecutivi. I link al vecchio indirizzo reindirizzano automaticamente al nuovo. Pagine correlate Controllo dei costi Controparti Percorsi dell'app Apri /finance/cash-out

Flusso di approvazione delle fatture Flusso di approvazione delle fatture Flowtly permette di far passare le fatture fornitore in entrata attraverso un passaggio di approvazione prima del pagamento. Quando l'approvazione è attiva, le fatture restano in un elenco in attesa finché una persona autorizzata non le approva o le rifiuta. Puoi anche saltare l'approvazione e andare direttamente alla scheda Non pagate per selezionare le fatture ed esportare un file SEPA di bonifico da caricare in banca. Attivare il flusso di approvazione Apri il menu utente (il tuo avatar, in alto a destra) e vai su Impostazioni dell'organizzazione . Individua la sezione Fatture o Finanza e attiva Flusso di approvazione delle fatture . Configura chi può approvare le fatture. Se non è ancora stato definito alcun approvatore, la pagina delle approvazioni in attesa ti chiederà di aggiungerne. Gli approvatori si assegnano direttamente in quella pagina tramite una finestra di dialogo; ricevono il ruolo di responsabile fatture. Nota: la scheda Non pagate è sempre visibile, indipendentemente dal fatto che il flusso di approvazione sia attivo o no. Chi può approvare Approvare o rifiutare una fattura richiede un permesso sulle fatture: consultarle oppure gestirle. Vale sia che sia stato concesso direttamente alla persona sia tramite un gruppo di permessi a cui appartiene. Flowtly sceglie gli approvatori di una fattura in quest'ordine: Il proprietario del costo collegato. Se la fattura è collegata a un costo che ha un proprietario e quella persona ha un permesso sulle fatture, la fattura va a lei. Tutte le persone con un permesso sulle fatture. Questo passaggio si applica quando la fattura non ha un proprietario del costo collegato, oppure quando tale proprietario non ha un permesso sulle fatture. Un proprietario di costo senza permesso sulle fatture non viene quindi né chiamato ad approvare né avvisato. La fattura non resta comunque ferma: va alle persone che hanno quel permesso. Nota: è il permesso a rendere possibile la decisione, non il semplice comparire nell'elenco. Chi risulta approvatore senza un permesso sulle fatture può aprire la fattura, ma non può approvarla né rifiutarla. Le schede di approvazione Una volta attivo il flusso, la schermata delle fatture fornitore mostra cinque schede: Scheda Che cosa contiene In attesa Tutte le fatture in attesa di decisione, indipendentemente da chi le attende. Gli approvatori possono approvare o rifiutare da qui. In attesa di me La parte di In attesa che aspetta la tua decisione personale. Approvate Fatture approvate e pronte per il pagamento. Rifiutate Fatture rifiutate. Puoi consultare il motivo e ripresentarle se serve. Non pagate Tutte le fatture non ancora pagate, indipendentemente dallo stato di approvazione. Visibile anche quando l'approvazione è disattivata. In attesa di me In attesa mostra tutto ciò che l’organizzazione ha in revisione, che per qualsiasi team tranne il più piccolo è per lo più il lavoro degli altri. In attesa di me restringe questo alle fatture in cui sei tu la persona a cui viene chiesto di decidere. È la stessa lista con le stesse azioni, filtrata su di te — nulla viene approvato o rifiutato diversamente. Una fattura appare su questa scheda solo finché è ancora in attesa di una decisione. Una volta che la approvi o rifiuti, sparisce e passa a Approvate o Rifiutate come qualsiasi altra. Quando non c’è nulla da decidere, la scheda lo segnala — Non c’è nulla in attesa di te in questo momento . È un’affermazione più specifica di quella che In attesa fa quando è vuota: l’organizzazione può avere una coda piena mentre niente in essa ti appartiene. Approvare o rifiutare una fattura Vai su Fatture nel menu principale e apri la scheda In attesa di me — o In attesa , se vuoi vedere tutta la coda dell’organizzazione. Fai clic su una fattura per aprirne il dettaglio, oppure usa i pulsanti d'azione direttamente nell'elenco. Scegli Approva o Rifiuta . Se rifiuti una fattura, puoi aggiungere una nota che spieghi il motivo. La fattura passa immediatamente alla scheda Approvate o Rifiutate . Nota: una decisione richiede entrambe le cose: la persona deve essere assegnata come approvatore nella pagina delle approvazioni in attesa e avere un permesso sulle fatture. La scheda Non pagate La scheda Non pagate raccoglie ogni fattura ancora da pagare — sia quelle approvate sia quelle che hanno aggirato il flusso. Usala come coda dei pagamenti. Funzioni principali: Selezione multipla — spunta le caselle accanto alle fatture che vuoi pagare. Esportazione in blocco — dopo aver selezionato una o più fatture, il pulsante Esporta file SEPA diventa attivo. Esportare un file SEPA di bonifico Invece di inserire ogni bonifico a mano nel portale della banca, Flowtly può generare un file XML pain.001 standard (pain.001.001.03) da caricare direttamente in banca. Apri la scheda Non pagate . Seleziona le fatture da pagare usando le caselle di spunta. Fai clic su Esporta file SEPA (o sulla voce equivalente nella barra degli strumenti). Flowtly genera un file pain.001 e lo scarica sul tuo computer. Accedi al portale online della banca e carica il file usando la funzione di pagamento in blocco o di importazione bonifici SEPA. Nota: assicurati che ogni fattura fornitore abbia un IBAN e un BIC validi sul conto bancario della controparte in Flowtly. Le fatture senza dati bancari non possono essere incluse nell'esportazione pain.001 . Esempi d'uso Un responsabile finanziario esamina ogni mattina tutte le nuove fatture fornitore nella scheda In attesa , approva quelle valide e rifiuta i duplicati con una nota. Un responsabile di progetto che approva solo le fatture per i propri costi apre In attesa di me invece, e gestisce un elenco breve piuttosto che scorrere tutta la coda dell’organizzazione. A fine settimana un contabile apre la scheda Non pagate , seleziona tutte le fatture approvate, esporta un file pain.001 e lo carica nella banca dell'azienda — pagando decine di fornitori in un solo passaggio. Un piccolo team con l'approvazione disattivata usa la scheda Non pagate puramente come coda dei pagamenti, esportando file SEPA senza alcun passaggio di approvazione. Percorsi dell'applicazione Apri Fatture — In attesa di approvazione