Tipi di documento

"Settings" → "Finance & Business" → "Document types" è il punto in cui definisci i tipi di documento che la tua organizzazione archivia, come un permesso di lavoro, un ordine firmato o una ricevuta. Ogni tipo appartiene a un solo tipo di record, quindi un tipo creato per i membri del team viene proposto solo sui membri del team. Vedi Gestione documentale per come si caricano i documenti rispetto a questi tipi.

Chi può modificarlo

Un amministratore o chiunque abbia il permesso "Documents manager" può aprire questa schermata, aggiungere tipi e modificarli.

I controlli di questa schermata

"Add document type": il pulsante in alto a destra, che apre la finestra di aggiunta. In un elenco vuoto lo stesso pulsante compare nello stato vuoto, sotto "No documents have been added yet."

L'elenco ha quattro colonne. Fai clic su "Type" o "Description" per ordinare per quella colonna; l'elenco si apre ordinato per "Type", A-Z.

Colonna	Che cosa mostra
"Type"	Il nome del tipo di documento.
"Related entity"	A che cosa si collega il tipo.
"Description"	La descrizione facoltativa.
"Expiring document"	"Yes" o "No".

"Edit": la matita a fine di ogni riga apre la finestra di modifica. Non c'è eliminazione: un tipo di documento, una volta creato, si può modificare ma non rimuovere.

La finestra di aggiunta e modifica

Il titolo è "Add document type" o "Edit document type".

"Name": obbligatorio. Il nome che le persone vedono quando scelgono un tipo.

"To what entity attach?": obbligatorio in aggiunta. Le scelte sono "Team members", "Suppliers/Contractors", "Clients", "Projects", "Assets" e "Incoming invoices". Non può essere modificato dopo la creazione del tipo: in modifica il campo è mostrato in grigio. I tipi esistenti possono mostrare anche "Contracts" o "Time off requests"; questi non vengono offerti per i nuovi tipi.

"Add optional description": testo libero, fino a 255 caratteri. Svuotarlo su un tipo esistente cancella la descrizione salvata.

"Expiring document": una casella di controllo, disattivata per impostazione predefinita. Quando è attiva, un documento di questo tipo ha una data di scadenza e Flowtly invia promemoria prima che passi. Senza di essa, i documenti del tipo non hanno data di scadenza.

"Add" (in aggiunta) o "Save" (in modifica): salva il tipo e mostra un messaggio "Success". Il pulsante resta disattivato finché non sono compilati il nome e, in aggiunta, l'entità.

Esempi d'uso

• Un office manager aggiunge un tipo Work permit per i membri del team e spunta "Expiring document", così i rinnovi vengono ricordati.
• Un amministratore aggiunge un tipo Signed NDA per i clienti, con una descrizione che indica dove è conservato l'originale.
• Un responsabile rinomina un tipo senza perdere i documenti già archiviati sotto di esso.