Scopri di cosa è fatto il tuo budget

Budget I budget in Flowtly forniscono un framework per la pianificazione finanziaria, il controllo dei costi e il monitoraggio delle spese. Consentono alle organizzazioni di definire limiti finanziari per progetti, reparti o iniziative specifiche, permettendo il monitoraggio delle spese rispetto ai fondi allocati. L'utilizzo dei budget aiuta a identificare potenziali sforamenti, ottimizzare l'allocazione delle risorse e garantire la disciplina finanziaria in tutte le operazioni. Questo strumento supporta il mantenimento della salute finanziaria e la presa di decisioni finanziarie basate sui dati. Funzionalità principali I budget Flowtly consentono alle organizzazioni di: Definire limiti finanziari per progetti, reparti o iniziative specifici. Monitorare le spese rispetto ai fondi allocati in tempo reale. Identificare in modo proattivo potenziali sforamenti finanziari. Ottimizzare l'allocazione delle risorse in base alle prestazioni finanziarie. Supportare il processo decisionale finanziario basato sui dati. Esempi di utilizzo Controllo dei costi di progetto: allocare un budget specifico a un progetto e monitorare tutte le spese associate, come manodopera, materiali e servizi dei fornitori, per garantire che le spese rimangano entro i limiti finanziari. Limiti di spesa dipartimentali: assegnare un budget annuale o trimestrale a un reparto, come Marketing o IT, per gestire efficacemente le spese operative. Monitoraggio delle spese della campagna: impostare un budget per una campagna di marketing e monitorare la spesa pubblicitaria, i costi di creazione dei contenuti e le attività promozionali per garantire il raggiungimento degli obiettivi finanziari. Finanziamento delle iniziative strategiche: allocare fondi per lo sviluppo di un nuovo prodotto o per un'iniziativa di espansione del mercato, monitorando tutti gli investimenti rispetto al budget pianificato. Pagine correlate Configurazione del budget Aggiungere costi al budget Casi d'uso per i budget Percorsi dell'applicazione Apri Budget

Controllo dei costi Il Controllo dei costi è un aspetto fondamentale di una sana gestione finanziaria. Flowtly fornisce funzionalità per monitorare, controllare e gestire le spese aziendali, garantendo che le risorse finanziarie vengano utilizzate in modo efficiente e in linea con gli obiettivi di budget. Centralizzando i dati delle transazioni , Flowtly offre una panoramica chiara delle spese. Le aziende possono categorizzare le spese, collegarle a progetti o dipartimenti specifici e configurare flussi di approvazione per prevenire spese non autorizzate. Questo approccio supporta l'identificazione di aree di risparmio, la prevenzione di sforamenti del budget e il miglioramento della redditività. Flowtly fornisce strumenti per ottenere informazioni sui modelli di spesa, la previsione delle spese e una presa di decisioni finanziarie consapevole. Esempi di casi d'uso Monitora e categorizza tutte le spese operative, come abbonamenti software, forniture per ufficio e utenze, per garantire che rimangano entro il budget. Tieni sotto controllo i costi specifici dei progetti, inclusi i pagamenti agli appaltatori e i materiali, per mantenere i progetti redditizi e nei tempi previsti. Configura processi di approvazione per acquisti importanti, prevenendo spese non autorizzate e mantenendo la disciplina finanziaria. Identifica le spese ricorrenti e le opportunità di riduzione dei costi attraverso report e analisi dettagliate delle spese. Pagine correlate Aggiungere costi al budget Controparti Integrazione bancaria Dashboard finanziaria Percorsi dell'app Apri /transactions

Dashboard Finanziaria La Dashboard Finanziaria in Flowtly offre ai team finanziari e ai dirigenti una panoramica in tempo reale del flusso di cassa dell'organizzazione. Presenta le metriche chiave in grafici interattivi, consentendo decisioni basate sui dati senza la necessità di esportarli in strumenti esterni. Il monitoraggio del flusso di cassa è la componente principale della dashboard e presenta entrate e uscite su periodi di tempo configurabili (per impostazione predefinita 30 giorni). Gli utenti possono filtrare per singolo conto bancario o visualizzare tutti i conti combinati, e aggiornare i dati memorizzati nella cache su richiesta. L'accesso alla dashboard richiede il ruolo Accountancy Viewer . Le sezioni costi e ricavi forniscono la navigazione ai dati sottostanti di transazioni e fatture che guidano il flusso di cassa. Mentre le analisi dettagliate dei costi e il monitoraggio dei ricavi sono disponibili rispettivamente tramite i moduli Controllo costi e Fatture , la Dashboard Finanziaria si concentra sulle tendenze aggregate della posizione di cassa. Panoramica aziendale Panoramica aziendale confronta il piano contrattualizzato con quanto fatturato e quanto effettivamente movimentato, mese per mese. Ogni mese comprende due direzioni — Entrate e Uscite — e ogni direzione è misurata su tre barre: Contrattualizzato — il totale degli impegni firmati. Fatturato — quanto è stato fatturato contro di essi. Flusso di cassa — quanto ha effettivamente raggiunto o lasciato la banca. Ogni barra è nominata e il suo importo è stampato accanto, sul grafico stesso. Le cifre sono leggibili senza puntare su niente, il che conta su uno schermo touch, dove non c'è nulla su cui fare hover. Una legenda sopra i mesi nomina le tre barre una volta, così ogni mese ha bisogno solo della breve etichetta e della cifra. Le lunghezze delle barre sono misurate rispetto a un unico massimo preso sull'intera finestra e in entrambe le direzioni , non rispetto al piano proprio di ogni mese. Questo è ciò che permette di confrontare un mese con un altro: un mese da diecimila e un mese da dieci milioni vengono disegnati con lunghezze visibilmente diverse invece di riempire entrambi la riga. Contrattualizzato rimane il riferimento rispetto al quale gli altri due vengono letti — semplicemente non è ancorato alla larghezza intera. Una barra che supera la cifra contrattualizzata viene contrassegnata come sopra piano , quindi la fatturazione o la spesa oltre a quanto impegnato si legge come uno stato piuttosto che come una barra più lunga da misurare a occhio. Esempi di utilizzo Esaminare le tendenze del flusso di cassa negli ultimi 30 giorni per garantire che l'organizzazione mantenga un adeguato capitale circolante. Filtrare i dati del flusso di cassa per conto bancario per analizzare la liquidità tra le diverse entità finanziarie. Identificare i periodi con uscite insolite che potrebbero richiedere un'analisi. Aggiornare i dati della dashboard memorizzati nella cache prima di una riunione di revisione finanziaria per disporre delle cifre più aggiornate. Leggere le cifre contrattualizzate, fatturate e di flusso di cassa del mese direttamente dalla Panoramica aziendale su un tablet, senza puntare. Confrontare due mesi nella Panoramica aziendale per vedere se la fatturazione sta tenendo il passo con quanto contrattualizzato. Pagine correlate Budget Controllo costi Fatture Integrazione bancaria Controparti Percorsi dell'app Apri /finance-dashboard

Configurazione del budget Configurazione del budget Per configurare un budget, iniziare facendo clic sulla voce Budget nel menu principale. Nell’angolo in alto a destra della visualizzazione, si trova il pulsante Aggiungi , che offre due opzioni: Aggiungi un Budget o Aggiungi un Gruppo di budget . Se si seleziona l’opzione Gruppo di budget, verrà visualizzato un modale in cui è possibile inserire il nome del gruppo di budget. Una volta salvato, il nuovo gruppo di budget apparirà nella visualizzazione principale del budget, elencato dopo tutti i budget non raggruppati. Dopo aver creato un gruppo di budget, è possibile aggiungere budget ad esso in due modi: Creare un nuovo budget all’interno del gruppo: fare clic sul pulsante Aggiungi nuovo budget situato vicino al gruppo di budget. Si aprirà un modale che consente di configurare il nuovo budget. Allegare un budget esistente al gruppo: aprire il budget specifico facendo clic sul suo riquadro, quindi selezionare Modifica budget nell’angolo in alto a destra della pagina. Nel modale visualizzato, scegliere il gruppo di budget desiderato dal menu a discesa e salvare le modifiche. Inoltre, è possibile rinominare un gruppo di budget o eliminarlo completamente utilizzando i pulsanti corrispondenti forniti nell’interfaccia. Se si seleziona l’opzione Budget dopo aver fatto clic sul pulsante Aggiungi , il modale si aprirà con i seguenti campi: Nome ; Categoria di budget [opzionale]; Tipo di budget : Comune (tutti i partecipanti utilizzano un unico pool di budget comune), Individuale (ogni partecipante ha il proprio pool di budget che utilizza in modo indipendente). Dopo aver fatto clic sul pulsante "Salva", si verrà reindirizzati a questa pagina del budget. Per il tipo di budget Comune sono presenti 2 schede: Riepilogo budget e Costi. La scheda Riepilogo budget è divisa in due sezioni: un grafico e un elenco dettagliato dei costi con un diagramma circolare che rappresenterà visivamente tutti i costi, mostrando l’importo totale utilizzato nel budget. In questa visualizzazione, è possibile pianificare e gestire il budget facendo clic sul pulsante dedicato "Pianifica il tuo budget". Pianificazione del budget La pianificazione del budget in Flowtly è mensile e senza data di scadenza. Si sceglie un anno, si seleziona un mese di inizio se lo si desidera, e si imposta l’importo per qualsiasi mese. Non c’è una data di fine: i valori e le regole continuano nei mesi e anni futuri finché non vengono modificati. La pianificazione non è obbligatoria per utilizzare i budget. Il pianificatore mostra un anno alla volta per comodità. Utilizzare il selettore dell’anno per cambiare la visualizzazione; questo non limita il periodo del budget. Fare clic su qualsiasi barra del mese per aprire l’editor del mese. Il Totale del budget in alto a destra riflette la somma per l’anno attualmente visibile, e il salvataggio aggiorna immediatamente il grafico. È possibile tornare in qualsiasi momento e regolare nuovamente i mesi. Nell’editor del mese si inserisce un Importo base per quel mese. Se il mese precedente ha già un valore, questo appare come predefinito. Opzionalmente è possibile applicare una Crescita esponenziale (%) per comporre un aumento percentuale mese per mese da questo punto in avanti, una Crescita lineare (valuta) per aggiungere un importo fisso ogni mese, oppure una Crescita unitaria (valuta) quando il budget dipende da unità. Lasciare vuoti i campi di crescita mantiene lo stesso valore per i mesi successivi. Quando si imposta un importo base o una regola di crescita in un mese, esso diventa il punto di partenza per tutti i mesi successivi e si estende automaticamente agli anni futuri. La modifica di qualsiasi mese successivo stabilisce un nuovo punto di partenza da quel momento in poi. La cancellazione dei campi di crescita in un mese successivo interrompe gli aumenti automatici da quel punto; i valori esistenti rimangono come impostati. I mesi precedenti al mese di inizio scelto possono rimanere a zero se non sono necessari. Salvare le modifiche e navigare tra gli anni per esaminare come le regole correnti si estendono nel futuro. È importante notare che la pianificazione del budget non è obbligatoria per iniziare a utilizzarlo. È possibile allegare direttamente costi o fatture a un budget, anche se non è stato pianificato o configurato. In questi casi: Il sistema visualizzerà automaticamente il Riepilogo budget in una configurazione mensile per impostazione predefinita. Verrà visualizzata anche la tabella dei costi, che fornisce una panoramica dei costi e delle fatture allegati. Questa flessibilità consente di iniziare a monitorare l’attività finanziaria immediatamente, anche prima di completare il processo di configurazione del budget. La scheda Costi visualizza una tabella che riepiloga tutte le transazioni associate al budget, organizzate per mese. Ogni riga rappresenta una transazione, mostrando il costo per ciascun mese nell’arco di tempo selezionato. I costi sono visualizzati nella valuta pertinente, con celle vuote che indicano l’assenza di spese per quel mese. Questa visualizzazione strutturata aiuta ad analizzare i modelli di spesa e a gestire i budget in modo efficace. Per il tipo di budget Individuale, è disponibile una scheda Partecipanti aggiuntiva insieme alle schede Riepilogo budget e Costi. Questa scheda consente agli utenti di gestire e visualizzare le persone o le entità associate al budget specifico. I partecipanti possono essere aggiunti o rimossi secondo necessità, garantendo una chiara visibilità di chi è coinvolto nell’allocazione e nella gestione del budget. Cosa include il budget Un passaggio della finestra di dialogo del budget, Cosa deve includere il budget? , è dove si selezionano i tipi di costi e ricavi che un budget monitora — progetti, contratti con piani di pagamento, costi di stipendi e personale, ricavi da ore registrate e fatture con tag. Per Progetti e Contratti con piani di pagamento si sceglie anche come il budget decide quali di essi gli appartengono. Progetti Progetti selezionati — il budget include i progetti scelti, e solo quelli. Tutti i progetti — il budget include ogni progetto. Con questa opzione è inoltre possibile elencare progetti da escludere , e il budget include allora tutto tranne quelli elencati. Una didascalia sotto il selettore indica quale delle due regole verrà salvata con il budget, in modo che sia sempre visibile se vengono applicate esclusioni. Contratti Contratti selezionati — il budget include i contratti scelti, e solo quelli. Tutti i contratti — il budget include ogni contratto. Tutti dai progetti correlati — il budget include ogni contratto collegato a un progetto incluso in questo budget. Ampliare o restringere il lato progetti amplia o restringe con esso il lato contratti. "Tutti" è una regola, non un elenco La differenza conta soprattutto per ciò che non esiste ancora. Progetti selezionati e Contratti selezionati salvano un elenco fisso. Un progetto o un contratto creato in seguito resta escluso dal budget finché qualcuno non apre il budget e lo aggiunge, e nulla sullo schermo lo segnala — i numeri sono semplicemente inferiori al quadro completo. Le opzioni Tutti salvano invece una regola, applicata ogni volta che il budget viene letto. Un progetto creato il mese successivo rientra in un budget con Tutti i progetti senza che nessuno debba riaprire il budget, e un contratto collegato in seguito a un progetto incluso nel budget rientra in un budget con Tutti dai progetti correlati allo stesso modo. Le esclusioni funzionano allo stesso modo. Escludere un progetto da Tutti i progetti salva la regola "tutto tranne quel progetto" anziché un elenco di ciò che esisteva in quel momento, cosicché i progetti creati in seguito restano inclusi e l'esclusione continua a valere. Modificare un budget esistente Aprire un budget per modificarlo mostra quale opzione utilizza e la mantiene. Un budget costruito a partire da un elenco scelto manualmente mantiene quell'elenco e quel comportamento finché qualcuno non lo modifica. Passare a una delle opzioni Tutti lascia l'elenco scelto manualmente al suo posto invece di scartarlo, cosicché tornare indietro ripristina i progetti o i contratti scelti in precedenza invece di costringere a sceglierli di nuovo. Se si salva mentre la copertura del budget è ancora in fase di caricamento, la finestra di dialogo chiede di riprovare tra un momento anziché salvare. Salvare troppo presto potrebbe eliminare esclusioni che il budget deve mantenere e ampliarlo senza che ciò sia evidente. Esempi di utilizzo Gestire le spese dipartimentali mensili ricorrenti con crescita prevista. Monitorare i budget individuali dei progetti per diversi team o clienti. Allocare e monitorare i limiti di spesa personali per più partecipanti all’interno di un budget più ampio. Configurare piani di spesa flessibili che si adattano in base a unità o incrementi fissi. Mantenere un budget aziendale che includa ogni progetto, compresi quelli avviati dopo la creazione del budget. Monitorare la spesa di un reparto su tutti i progetti tranne i due gestiti per un centro di costo diverso. Pagine correlate Budget Aggiungere costi al budget Casi d’uso per i budget Percorsi dell’applicazione Apri il modulo Budget

Contratti I Contratti in Flowtly definiscono i termini finanziari dei tuoi impegni, collegando un budget a un insieme strutturato di righe del piano di pagamento. Ogni contratto specifica le scadenze dei pagamenti, gli importi e la direzione (fattura fornitore o fatturazione cliente), offrendoti piena visibilità sui flussi di cassa impegnati. Concetti chiave Righe del piano di pagamento — singole voci che definiscono importo, data di scadenza e direzione del pagamento (fornitore o cliente) Collegamento al budget — un contratto è sempre associato a un budget, che funge da involucro finanziario per l'impegno Direzione — i contratti con fornitori tracciano i costi che devi; i contratti con clienti tracciano i ricavi che ti aspetti di ricevere Generazione di pianificazione ricorrente — i contratti possono generare automaticamente righe di pagamento ricorrenti in base a un intervallo definito Allegati documentali — allega file di contratto firmati, modifiche o documenti di supporto direttamente al record del contratto Termini di pagamento — quanto tempo ha la controparte per pagare, da quale data decorre il termine e se il pagamento è dovuto in anticipo o in ritardo Lettura automatica — carica un contratto firmato e Flowtly ne ricava le parti, le date, i termini di pagamento e i prezzi. Se una nuova esecuzione potrebbe aiutare, puoi rieseguire la lettura dai documenti del contratto — ad esempio dopo aver corretto una scansione Completezza — un contratto viene verificato per i dati di cui la pianificazione ha bisogno, e un contratto che non ne avrà mai uno può dichiararlo; vedi Controlli di completezza dei contratti Caricare più contratti insieme — trascina un intero lotto di contratti firmati: il caricamento mostra l’avanzamento di ogni file ("3 of 20 uploaded") e poi il suo stato, e resti sull’elenco dei contratti nel frattempo. Ogni caricamento attende in Awaiting sorting con il suo stato — in lettura, pronto per la verifica o non leggibile, con il motivo e una via d’uscita: Re-extract quando una seconda lettura può aiutare, Upload again quando il file stesso è danneggiato o illeggibile. La verifica di un file si apre quando lo selezioni Tariffe e valore totale — alcuni contratti non indicano alcun valore totale. Una locazione a prezzo per m² indica una tariffa, una superficie e una durata, e la somma non è scritta da nessuna parte. Flowtly registra la tariffa esattamente come la riporta il contratto e lascia il totale vuoto anziché inventare una cifra; inserisci la durata e proporrà un totale calcolato che puoi accettare Regole di lettura specifiche dell'organizzazione — per alcune organizzazioni, il team Flowtly configura regole che cambiano il modo in cui viene letto un determinato tipo di contratto: in quale direzione viene registrato, un'istruzione in testo libero per un accordo insolito (ad esempio, una locazione stipulata con un responsabile dello sviluppo immobiliare, in cui solo il contributo per i lavori di allestimento è un costo per l'organizzazione, non il canone), e quali parametri del contratto compilare insieme ad esso. Quando una regola corrisponde, la schermata di revisione mostra quale è stata applicata e i parametri che ha letto. Una locazione il cui importo richiesto non viene trovato viene registrata come costo senza importo né piano di pagamento e con il contrassegno da verificare , invece di una cifra indovinata Termini di pagamento Un contratto indica tre elementi riguardanti la scadenza delle sue fatture, e Flowtly li conserva separatamente invece di comprimerli in un unico numero: Scadenza di pagamento (giorni) — il numero di giorni consentiti. Calcolato da — la data da cui decorre il termine: Consegna della fattura , Emissione della fattura , Inizio del periodo o Un evento . Consegna ed emissione sono tenute deliberatamente distinte, perché sono date genuinamente diverse e molti contratti vincolano il termine alla prima. Pagamento — se l'importo è dovuto in anticipo o in ritardo. Una scadenza vuota significa che il contratto tace sull'argomento. È un'affermazione diversa da una scadenza di zero giorni, e diversa ancora da un pagamento in ritardo — quindi i campi vengono lasciati vuoti piuttosto che ricevere valori predefiniti, e l'apertura di un contratto non inserisce mai una condizione che il documento non contiene effettivamente. Questi campi compaiono sia nel contratto stesso che nella schermata dove viene esaminato un contratto caricato, in modo che i termini letti dal documento possano essere verificati e corretti nello stesso posto in cui sono stati trovati. Documenti del contratto I file di contratto e di allegato vengono allegati al record del contratto e vi sono elencati. Un documento può essere visualizzato in anteprima sul posto — il file si apre in un visualizzatore senza lasciare il contratto — il che di solito è sufficiente per confermare ciò che è stato firmato. Qualsiasi cosa il visualizzatore non riesca a rendere viene offerta come download. Un'azione separata Scarica rimane accanto all'anteprima, perché ottenere il file firmato da Flowtly e leggerlo sono compiti diversi. Quando la lettura automatica fallisce Una lettura che non riesce indica quale tipo di errore si è verificato, anziché segnalare un generico insuccesso, e Rileggi viene proposto solo dove una nuova esecuzione può davvero aiutare: Il documento non è stato leggibile — di solito una foto o una scansione di scarsa qualità. Rileggere lo stesso file non produrrà un risultato diverso: rifiutalo e carica un PDF più nitido. Il file non ha contenuto — il caricamento potrebbe essere stato interrotto. Carica nuovamente il documento. La lettura non è potuta essere completata — il problema era da parte di Flowtly e non del tuo file, quindi rileggere di solito funziona. In ogni caso i campi rimangono modificabili mentre il file è in fase di analisi, quindi un contratto può essere completato manualmente e salvato come di consueto invece di attendere una lettura riuscita. La rilettura analizza nuovamente il documento e sovrascrive i campi con ciò che trova, incluse le correzioni apportate nel frattempo, pertanto chiede prima una conferma. Parametri del contratto Alcune organizzazioni hanno configurato un insieme di parametri del contratto per i propri contratti — gli stessi campi tipizzati già usati per budget, progetti e immobili. Quando un documento corrisponde a una regola dell'organizzazione che indica un insieme di parametri, la lettura automatica compila ciò che riesce a trovare (ad esempio le condizioni di canone indicate su una locazione il cui costo per la tua organizzazione è tutt'altra cosa) come informazione di riferimento accanto al contratto. Un parametro già compilato a mano non viene mai sovrascritto da una lettura successiva. Esempi di casi d'uso Fatturazione a tariffa fissa per progetti: Crea un contratto cliente con scadenze di pagamento mensili collegate a un budget di progetto, in modo da sapere sempre cosa è stato fatturato e cosa rimane. Contratto di fidelizzazione con fornitore: Configura un contratto fornitore con righe mensili ricorrenti per una licenza software o un contratto di consulenza continuativo — Flowtly genera le righe e segnala i pagamenti scaduti. Pagamenti a subappaltatori: Collega un contratto fornitore a un budget di progetto per monitorare i costi dei subappaltatori rispetto alla spesa pianificata e assicurarti che nessuna riga superi il tetto del budget. Verificare un termine prima di sollecitare un pagamento: Leggere la scadenza e da quale data viene calcolata direttamente sul contratto, invece di riaprire il documento firmato per trovare la clausola. Confermare ciò che è stato firmato: Visualizzare in anteprima il file del contratto allegato sul posto per controllare un dettaglio, senza scaricarlo prima. Pagine correlate Controlli di completezza dei contratti Budget Pagamenti ricorrenti Dashboard finanziaria Controllo dei costi Percorsi dell'app Apri /contracts