Cronologia e-mail
"Settings" → "Administration" → "Email history" è il registro delle e-mail aziendali che lo spazio di lavoro Flowtly della tua organizzazione ha tentato di inviare, e di quelle che ha trattenuto di proposito. Risponde alla domanda "questa persona è stata contattata via e-mail e, se no, perché?" Elenca solo registrazioni, una per riga: una riga non apre nulla.
Il registro copre quattro tipi di e-mail, mostrati come "Category": "Time off", "Employment agreements", "Organisation invoices" e "Projects and tasks". I messaggi di accesso, dell'account e della piattaforma non ne fanno parte.
Chi può modificarlo
Solo un amministratore può aprire questa schermata. Nulla al suo interno può essere modificato; è di sola lettura.
I controlli di questa schermata
"Refresh": ricarica l'elenco con i filtri così come sono.
"Outcome": filtra in base a che cosa è successo al messaggio. Scegli "All outcomes" per rimuovere il filtro.
"From (UTC)" e "To (UTC)": limitano l'elenco a un intervallo di giorni, contati in UTC. Entrambi i giorni sono inclusi. "Clear date" svuota uno dei due campi. La data iniziale non può essere successiva a quella finale.
"Category": filtra per i quattro tipi sopra, oppure "All outcomes" per rimuovere il filtro.
"Triggered by": mostra solo le e-mail causate da una persona. Richiede un indirizzo e-mail completo e lo abbina esattamente, ignorando maiuscole e minuscole; un indirizzo digitato a metà mostra "Enter a complete email address" e non viene applicato. Un'e-mail generata senza un utente connesso, come un promemoria programmato, non ha nessuno registrato e non corrisponde mai.
"Previous" e "Next": scorrono le pagine da 50 righe. Il numero della pagina corrente sta tra i due.
L'intestazione "Date and time" ordina l'elenco, dal più recente per impostazione predefinita; fai clic per invertire l'ordine.
Ogni filtro impostato viene conservato nell'indirizzo della pagina, quindi un ricaricamento o un link condiviso ripristina la stessa vista.
Le colonne
| Colonna | Che cosa mostra |
|---|---|
| "Date and time" | Quando l'evento è stato registrato. |
| "Category" | Il tipo di e-mail, più la richiesta di assenza a cui si riferiva quando c'è, come "Time off request #412". Un'etichetta "Demo example" contrassegna le righe di esempio di un'organizzazione demo. |
| "Triggered by" | La persona connessa la cui azione l'ha causata, oppure "No signed-in user". |
| "Recipients" | Gli indirizzi a cui è andato il messaggio. Dove nessuno è stato avvisato, una riga "Would have gone to" indica chi sarebbe stato avvisato: indirizzi, membri del team con un account e persone senza un account Flowtly, che neppure sarebbero state avvisate. Quando non è stato registrato alcun indirizzo, la cella riporta "Recipients not recorded". |
| "Outcome" | Che cosa è successo, con il motivo sotto. |
Gli esiti
| Esito | Significato |
|---|---|
| "Sent" | Il messaggio è stato consegnato al provider di posta. Registra un invio riuscito, non la consegna confermata. La riga aggiunge "Send recorded here, not delivery. A confirmation, if one arrives, is a separate entry." |
| "Delivered" | Il provider ha confermato che il server ricevente lo ha accettato. L'unico esito che dimostra l'arrivo. |
| "Send failed" | Il messaggio non ha potuto essere inviato. |
| "Blocked by policy" | Una condizione a livello di organizzazione lo ha trattenuto. Il motivo è mostrato: l'organizzazione non è ancora verificata, è un'organizzazione demo, l'abbonamento è bloccato oppure le notifiche sono disattivate per l'intera organizzazione. |
| "Bounced" | È partito ed è stato rifiutato in seguito. |
| "Muted by settings" | Le preferenze di notifica della persona avevano quella categoria disattivata. La riga indica la categoria. |
| "Paused temporarily" | Le notifiche erano state messe in pausa per la persona. La riga mostra "Paused until" e l'ora. |
| "Notification type disabled" | Un'impostazione di notifica era disattivata in quel momento. La riga indica l'impostazione e se era attiva o disattivata. |
Leggere un elenco vuoto
"No records for these filters" non dimostra che non sia stato inviato nulla. Gli esiti non venivano registrati prima di una certa data, e un avviso sopra i filtri lo dichiara: "Outcomes of this kind have been recorded since" una data, oppure, per un intervallo che inizia prima, che un risultato vuoto per il periodo precedente non stabilisce che non sia stato inviato o soppresso nulla. Un link dall'audit trail restringe l'elenco a una sola registrazione e lo dice, con "Show all email history" per uscirne.
Esempi d'uso
- Un amministratore controlla se un collega è stato avvisato via e-mail di una richiesta di assenza approvata, e trova "Muted by settings" con la categoria silenziata indicata.
- Un amministratore filtra per "Triggered by" per vedere ogni messaggio causato dalle azioni di un responsabile.
- Dopo il reclamo che i solleciti delle fatture non arrivavano, un amministratore filtra "Category" su "Organisation invoices" e "Outcome" su "Bounced".
- Una nuova organizzazione vede "Blocked by policy" con "Your organisation is not verified yet" e capisce perché non è uscito nulla.