Flusso di approvazione delle fatture — Fatture

Flowtly permette di far passare le fatture fornitore in entrata attraverso un passaggio di approvazione prima del pagamento. Quando l'approvazione è attiva, le fatture restano in un elenco in attesa finché una persona autorizzata non le approva o le rifiuta. Puoi anche saltare l'approvazione e andare direttamente alla scheda "Unpaid" per selezionare le fatture ed esportare un file SEPA di bonifico da caricare in banca.

Attivare il flusso di approvazione

Vai su "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers".
Attiva "Invoice approval workflow".
Configura chi può approvare le fatture. Se non è ancora stato definito alcun approvatore, la pagina delle approvazioni in attesa ti chiederà di aggiungerne. Gli approvatori si assegnano direttamente in quella pagina tramite una finestra di dialogo; ricevono il ruolo di responsabile fatture.

Nota: la scheda "Unpaid" è sempre visibile, indipendentemente dal fatto che il flusso di approvazione sia attivo o no.

Chi può approvare

Approvare o rifiutare una fattura richiede un permesso sulle fatture: "Invoices viewer" o "Invoices manager". Vale sia che sia stato concesso direttamente alla persona sia tramite un gruppo di permessi a cui appartiene.

Flowtly sceglie gli approvatori di una fattura in quest'ordine, e si ferma al primo passaggio che individua qualcuno:

Il responsabile di un tag sulla fattura. Se la fattura porta dei tag — una categoria di costo, per esempio — e uno di essi ha un responsabile, la fattura va a quel responsabile. Vedi Instradamento per categoria di costo più avanti.
Il proprietario del costo collegato. Se la fattura è collegata a un costo che ha un proprietario e quella persona ha un permesso sulle fatture, la fattura va a lei.
Tutte le persone con un permesso sulle fatture. Questo passaggio si applica quando nessuno dei passaggi precedenti ha individuato qualcuno.

Un proprietario di costo senza permesso sulle fatture non viene quindi né chiamato ad approvare né avvisato. La fattura non resta comunque ferma: va alle persone che hanno quel permesso. Lo stesso vale per il responsabile di un tag: se non ha un permesso sulle fatture viene saltato, e si applica il passaggio successivo.

Nota: un permesso sulle fatture è tutto ciò di cui un approvatore ha bisogno. La persona da cui una fattura è attesa può aprirla dall'elenco di approvazione, vedere il suo file e i documenti allegati, approvarla o rifiutarla, assegnarla a un progetto e scegliere il suo contratto, senza un permesso su contratti, documenti o altri permessi finanziari. Nel selettore dei contratti vede solo il nome di ciascun contratto, non i suoi importi o le sue condizioni. A chi non ha un permesso sulle fatture non viene mai chiesto di approvare, e non può decidere su una fattura nemmeno se è indicato come approvatore.

Instradamento per categoria di costo

I team che imputano ogni fattura fornitore a una categoria — lavori edili, progettazione, consulenza legale — di solito vogliono che la prima approvazione vada a chi è responsabile di quella categoria, anziché a chi è il proprietario del fornitore.

Per configurarlo, assegna un responsabile a ogni tag:

Crea un gruppo di tag per le tue categorie, con un tag per categoria.
Assegna a ogni tag un "Owner": la persona che deve approvare le fatture di quella categoria.
Applica a ogni fattura in arrivo il tag della sua categoria, durante la sua imputazione.

Da quel momento, una fattura con il tag Consulenza legale va al responsabile del tag Consulenza legale, e una con il tag Lavori edili al responsabile di Lavori edili.

Quattro dettagli da sapere:

Un tag senza responsabile non cambia nulla. L'approvazione passa al proprietario del costo e poi a tutte le persone con un permesso sulle fatture, esattamente come prima. L'instradamento per categoria vale solo per i tag a cui assegni deliberatamente un responsabile, quindi le configurazioni esistenti non cambiano.
Una fattura con due tag dotati di responsabile va a entrambi i responsabili. Ciascuno dei due può approvarla. Flowtly non ne sceglie uno al posto tuo, perché entrambi sono stati scelti deliberatamente.
Un tag il cui responsabile non può approvare lo segnala. Se il responsabile non ha un permesso sulle fatture o non ha ancora accettato l'invito, le impostazioni del tag mostrano un avviso con il suo nome. Finché non viene risolto, le sue fatture vanno a tutte le persone con un permesso sulle fatture.
Un tag può avere un responsabile diverso per ogni progetto. In "Owners per project", nelle impostazioni del tag (vedi Gruppi di tag delle fatture), un amministratore indica chi approva per progetti specifici. Per ogni progetto a cui la fattura è assegnata, sull'intera fattura o sulle sue righe, viene interpellato il responsabile di quel progetto al posto del responsabile del tag stesso, e un progetto senza un responsabile proprio usa quello del tag. Una fattura ripartita tra due progetti può quindi andare a due persone. Un progetto stralciato dalla ripartizione non conta, e una fattura senza progetto viene instradata come descritto sopra. Un responsabile per progetto che non può approvare viene saltato come qualsiasi altro responsabile, e si applica il passo successivo. Questo decide soltanto la prima approvazione.

Le schede di approvazione

Una volta attivo il flusso, la schermata delle fatture fornitore mostra cinque schede:

Scheda	Che cosa contiene
"Awaiting"	Tutte le fatture in attesa di decisione, indipendentemente da chi le attende. Gli approvatori possono approvare o rifiutare da qui.
"Waiting on me"	La parte di "Awaiting" che aspetta la tua decisione personale.
"Approved"	Fatture approvate e pronte per il pagamento.
"Rejected"	Fatture rifiutate. Puoi consultare il motivo e ripresentarle se serve.
"Unpaid"	Tutte le fatture non ancora pagate, indipendentemente dallo stato di approvazione. Visibile anche quando l'approvazione è disattivata.

In attesa di me

"Awaiting" mostra tutto ciò che l’organizzazione ha in revisione, che per qualsiasi team tranne il più piccolo è per lo più il lavoro degli altri. "Waiting on me" restringe questo alle fatture in cui sei tu la persona a cui viene chiesto di decidere. È la stessa lista con le stesse azioni, filtrata su di te — nulla viene approvato o rifiutato diversamente.

Una fattura appare su questa scheda solo finché è ancora in attesa di una decisione. Una volta che la approvi o rifiuti, sparisce e passa a "Approved" o "Rejected" come qualsiasi altra.

Quando non c’è nulla da decidere, la scheda lo segnala — "Nothing is waiting on you right now". È un’affermazione più specifica di quella che "Awaiting" fa quando è vuota: l’organizzazione può avere una coda piena mentre niente in essa ti appartiene.

Presso chi si trova una fattura

Prima di inviare una fattura che porta un tag con un responsabile, la sua sezione di approvazione indica a chi andrà, sopra "Submit for approval":

"It will go to:" elenca i responsabili dei tag sulla fattura che possono approvarla.
Un avviso nomina ogni responsabile che non può: uno che non ha ancora accettato l'invito, o uno senza il ruolo di approvatore fatture.
Quando nessuno dei responsabili può approvare, una frase indica che la fattura andrà al responsabile dei costi del fornitore se può approvare, e altrimenti a tutti coloro che hanno il ruolo di approvatore fatture.
Se il tuo ruolo non ti consente di vedere le persone, la sezione indica che i destinatari non possono essere mostrati, invece di non mostrare nulla.

Quando invii una fattura per l’approvazione, la conferma indica le persone a cui è stata inviata. Se è andata a tutti coloro che hanno un’autorizzazione sulle fatture, anziché al titolare di un tag o di un costo, lo vedi subito.

Finché la fattura è in revisione, la sua sezione di approvazione mostra "Waiting for:" e le persone che devono ancora decidere. Quando basta una firma e qualcuno firma, gli altri non vengono più interpellati: spariscono dalla colonna "Approvers" e la fattura risulta solo approvata, mai approvata e ancora in attesa.

Approvare o rifiutare una fattura

Vai su "Invoices" nel menu principale e apri la scheda "Waiting on me" — o "Awaiting", se vuoi vedere tutta la coda dell’organizzazione.
Fai clic su una fattura per aprirne il dettaglio, oppure usa i pulsanti d'azione direttamente nell'elenco.
Scegli "Approve" o "Reject".
- Se rifiuti una fattura, puoi aggiungere una nota che spieghi il motivo.
La fattura passa immediatamente alla scheda "Approved" o "Rejected".

Nota: una decisione richiede entrambe le cose: la persona deve essere assegnata come approvatore nella pagina delle approvazioni in attesa e avere un permesso sulle fatture.

La scheda Non pagate

La scheda "Unpaid" raccoglie ogni fattura ancora da pagare — sia quelle approvate sia quelle che hanno aggirato il flusso. Usala come coda dei pagamenti.

Funzioni principali:

Selezione multipla — spunta le caselle accanto alle fatture che vuoi pagare.
Esportazione in blocco — dopo aver selezionato una o più fatture, il pulsante "Export SEPA file" diventa attivo.
Filtro di esportazione bancaria — restringi l'elenco alle fatture non ancora inserite in un file bancario, oppure a quelle che lo sono state. Vedi Stato dell'esportazione bancaria più sotto.

Pagare una parte di una fattura

Selezionare una fattura trasforma il suo importo in un campo modificabile, riempito con l'importo intero e che mostra il massimo pagabile, per esempio "Up to 1 000,00 EUR". Lascialo com'è per pagare quell'importo, oppure digitane uno inferiore per pagare nel file solo quella parte.

Digita l'importo nel formato numerico della tua organizzazione, con al massimo due decimali. Non può essere zero né superare il limite mostrato sotto il campo. Il totale accanto al pulsante di esportazione segue ciò che digiti. Finché ogni fattura selezionata non ha un importo valido, l'esportazione non è disponibile per quella valuta e un messaggio dice "Enter a valid amount for each selected invoice."

La scheda "Unpaid" elenca le fatture senza un pagamento collegato. Quando un pagamento viene collegato a una fattura, questa esce dalla scheda, quindi il resto di una fattura pagata in parte non viene proposto qui.

Esportare un file SEPA di bonifico

Invece di inserire ogni bonifico a mano nel portale della banca, Flowtly può generare un file XML pain.001 standard (pain.001.001.03) da caricare direttamente in banca.

Apri la scheda "Unpaid".
Seleziona le fatture da pagare usando le caselle di spunta.
Fai clic su "Export SEPA file" (o sulla voce equivalente nella barra degli strumenti).
Flowtly genera un file pain.001 e lo scarica sul tuo computer.
Accedi al portale online della banca e carica il file usando la funzione di pagamento in blocco o di importazione bonifici SEPA.

Nota: assicurati che ogni fattura fornitore abbia un IBAN e un BIC validi sul conto bancario della controparte in Flowtly. Le fatture senza dati bancari non possono essere incluse nell'esportazione pain.001.

Scegliere il formato del file per la tua banca

Non tutte le banche importano lo stesso file. Flowtly riconosce la banca dal BIC (codice SWIFT) del conto selezionato in "Pay from" e propone i formati che quella banca importa. Sotto ogni pulsante "Export PLN" o "Export EUR", una didascalia indica il modello di importazione da scegliere nel portale della banca; l'icona informativa accanto ai pulsanti, "Which bank import format?", elenca gli stessi modelli. Quando la banca importa più di un formato, sceglilo in "File format", nel menu che si apre dalla freccia accanto al pulsante di esportazione.

Banca da cui paghi	Formato del file	Modello di importazione nel portale della banca
BNP Paribas	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT per EUR, Przelew krajowy XML V2 per PLN
ING Bank Śląski	SEPA / pain.001 XML	SEPA CT per EUR, Przelew krajowy XML per PLN
ING Bank Śląski	Multicash PLI (ING)	Multicash PLI (Elixir 0)
Bank Spółdzielczy w Kościanie (SGB24)	XML przelewy zwykłe (SGB24)	Przelewy zwykłe, formato XML
Qualsiasi altra banca	SEPA / pain.001 XML	Nessun modello indicato

SGB24 accetta solo PLN in questo formato. Un przelew zwykły (bonifico nazionale) non porta la valuta, quindi il file SGB24 è proposto solo per i pagamenti in PLN. Un pagamento in EUR da quel conto viene esportato come pain.001, che l'importazione SEPA di SGB24 non accetta: paga quindi le fatture in EUR di quel conto direttamente in SGB24.
Qualsiasi altra banca. Per EUR, importa il file pain.001 con il modello di bonifico SEPA della tua banca. Per PLN, usalo solo se l'importazione nazionale della banca legge il pain.001: alcune banche usano un formato proprio e lo rifiutano. Un'altra banca cooperativa su SGB24 è trattata come qualsiasi altra banca.
Nessuna didascalia sotto il pulsante significa che Flowtly non conosce il modello di importazione della banca, di solito perché il conto in "Pay from" non ha un BIC. Aggiungi il BIC al conto bancario per ottenere i formati propri della banca.

Stato dell'esportazione bancaria

Flowtly registra quali fatture sono finite in un file di bonifici bancari, in modo che il successivo ciclo di pagamenti non le paghi una seconda volta.

Che cosa viene contrassegnato come esportato

Quando esporti un file, ogni fattura scritta al suo interno viene contrassegnata come "Exported to bank". Una fattura lasciata fuori dal file, per esempio perché il fornitore non ha coordinate bancarie, non viene contrassegnata. L'esportazione non contrassegna una fattura come pagata: resta nella scheda "Unpaid", con il suo contrassegno, finché il pagamento non viene collegato.

Una fattura esportata mostra l'etichetta "Exported to bank" sotto il nome del fornitore nella scheda "Unpaid", con la data di esportazione e il conto di origine. Apri la fattura per vedere la sua sezione "Bank export": la data, il conto di origine e il nome del file. Quando la fattura è pagata, la sezione resta come traccia dell'esportazione.

Filtrare per esportazione bancaria

Sopra l'elenco "Unpaid", il filtro "Bank export" ha tre opzioni:

Opzione	Mostra
"Any"	Tutte le fatture non pagate.
"Not yet exported"	Le fatture non contrassegnate come esportate — il prossimo gruppo da pagare.
"Exported to bank"	Le fatture già in un file bancario e ancora in attesa del pagamento.

Il filtro restringe l'intero elenco, non solo la pagina che stai guardando.

Le fatture esportate restano fuori da un nuovo file

La casella di selezione di tutto spunta solo le fatture non ancora esportate. Se spunti a mano una fattura esportata, un avviso accanto al pulsante di esportazione indica quante delle fatture selezionate erano già state esportate, e quelle fatture restano fuori dal file.

Per pagarne di nuovo una di proposito, per esempio perché la banca ha rifiutato il file precedente, spunta "Include the already exported invoices (export them again)". L'avviso indica allora che saranno esportate di nuovo. L'opzione si disattiva da sola ogni volta che cambiano le fatture esportate selezionate, così non passa mai a una selezione diversa.

Mentre un file viene prodotto, il pulsante di esportazione non è disponibile. Una volta scaricato il file, l'elenco si aggiorna e le fatture esportate escono dalla tua selezione, così le stesse fatture non possono essere esportate due volte con un secondo clic.

Contrassegnare una fattura come non esportata

Se un file non è mai arrivato alla banca, togli il contrassegno in modo che le fatture tornino nel prossimo gruppo:

Una fattura: aprila e scegli "Mark as not exported" nella sua sezione "Bank export".
Più fatture: selezionale nella scheda "Unpaid" e scegli "Mark as not exported" accanto al pulsante di esportazione. Con il filtro "Exported to bank" attivo, la casella di selezione di tutto spunta ogni fattura selezionabile, per un annullamento in blocco.

Flowtly chiede prima di confermare. Le fatture tornano a non ancora esportate e la prossima esportazione le include di nuovo. Se il file è già stato caricato nella banca, esportarle di nuovo le farebbe pagare due volte.

Un messaggio indica poi quante fatture sono state contrassegnate come non esportate, quante erano già pagate e restano invariate e quante non erano state esportate. Una fattura pagata conserva la sua traccia di esportazione e non può essere contrassegnata come non esportata.

Esempi d'uso

Un responsabile finanziario esamina ogni mattina tutte le nuove fatture fornitore nella scheda "Awaiting", approva quelle valide e rifiuta i duplicati con una nota.
Un responsabile di progetto che approva solo le fatture per i propri costi apre "Waiting on me" invece, e gestisce un elenco breve piuttosto che scorrere tutta la coda dell’organizzazione.
A fine settimana un contabile apre la scheda "Unpaid", seleziona tutte le fatture approvate, esporta un file pain.001 e lo carica nella banca dell'azienda — pagando decine di fornitori in un solo passaggio.
Un piccolo team con l'approvazione disattivata usa la scheda "Unpaid" puramente come coda dei pagamenti, esportando file SEPA senza alcun passaggio di approvazione.
Un contabile contesta una riga della fattura di un fornitore, seleziona la fattura nella scheda "Unpaid" e riduce il suo importo alla parte non contestata prima di esportare il file.
Un contabile prepara ogni ciclo settimanale di pagamenti con il filtro "Bank export" impostato su "Not yet exported", così le fatture inviate alla banca nel file della settimana scorsa non vengono pagate di nuovo mentre i loro pagamenti sono ancora in arrivo.
La banca rifiuta un file di bonifici. Il contabile seleziona le sue fatture in "Exported to bank", le contrassegna come non esportate ed esporta un file corretto.