Banche

"Settings" → "Finance & Business" → "Banks" è l'elenco delle banche presso cui la tua organizzazione ha dei conti, e dei conti di ciascuna banca. Una banca ha un nome e un numero SWIFT; un conto ha un nome, una valuta, un tipo e, per la maggior parte dei tipi, un numero. Transazioni, fatture e pagamenti fanno riferimento a questi conti.

Chi può modificarlo

Un amministratore o chiunque abbia il permesso "Banks manager" può aprire questa schermata, aggiungere e modificare banche e conti, e nasconderli. Solo un amministratore vede il controllo di eliminazione su un conto. Aggiungere una banca o un conto non è disponibile finché l'abbonamento blocca le modifiche.

I controlli di questa schermata

L'intestazione della pagina

"Add bank manually": apre il modulo della banca (sotto) per inserire una banca a mano.

"Connect to Kontomatik": avvia il collegamento bancario automatico, che raccoglie le transazioni dalla tua banca. Compare solo quando il modulo Transazioni è attivo. Vedi Integrazione bancaria.

L'avviso sul collegamento bancario

Sopra l'elenco, un avviso segnala lo stato del collegamento Kontomatik. Viene mostrato agli amministratori e a chi ha il permesso "Transactions manager", e solo dopo che un collegamento è stato configurato; un'organizzazione che non ha mai collegato una banca non vede nulla.

• "Bank connection is working": Flowtly sta raccogliendo le transazioni dalla tua banca.
• "Saved, not yet verified": il collegamento è salvato ma Flowtly non lo ha confermato di recente con la banca, oppure l'ultimo tentativo non è andato a buon fine. Di solito si risolve da solo e non occorre collegarsi di nuovo.
• "Bank connection needs reconnecting": la banca ha revocato l'autorizzazione che Flowtly usa, oppure Flowtly non riesce più a raggiungerla. Il pulsante "Reconnect the bank" apre la schermata di collegamento.

Quando è noto, l'avviso aggiunge l'ora in cui il collegamento è stato confermato funzionante l'ultima volta e, se Flowtly ha rinviato il controllo successivo, fino a quando.

L'elenco delle banche

L'elenco mostra una riga per banca, ordinata per impostazione predefinita per "Name". Fai clic sull'intestazione "Name" o "SWIFT" per ordinare per quella colonna; fai di nuovo clic per invertire.

Colonna	Che cosa mostra
"Name"	Il nome della banca, un indicatore numerico con quanti conti visibili contiene e un occhio barrato con la descrizione "Hidden" quando la banca è nascosta.
"SWIFT"	Il numero SWIFT della banca.
"Type"	Vuota su una riga di banca; su una riga di conto, il tipo del conto.
"Bank account number"	Vuota su una riga di banca; su una riga di conto, il numero del conto (vedi sotto).

"Visibility": un filtro che compare solo quando almeno una banca è nascosta. "Visible banks" (predefinito) esclude le banche nascoste; "All banks (N hidden)" le elenca tutte.

Senza ancora nessuna banca, l'elenco riporta "No bank has been added yet" e offre "Add bank manually" e, con il modulo Transazioni, "Connect to Kontomatik". Un filtro che non lascia nulla mostra "No results." con un link "Clear filters".

Su una riga di banca

• "Show accounts of (bank name)": la freccia davanti al nome espande la banca per mostrarne i conti. È disattivata finché la banca non ne ha.
• "Add account": apre il modulo del conto per questa banca.
• "Edit": apre il modulo della banca con i valori attuali.
• "Hide" / "Unhide": l'icona dell'occhio. "Hide" chiede prima conferma (Hide "(bank name)"?, poi "Yes, continue") e toglie la banca da questo elenco e dai selettori di banca; non viene eliminato nulla, e i suoi conti e la loro cronologia restano come sono. "Unhide" ripristina subito la banca, senza conferma. Le banche non vengono mai eliminate.

Il modulo della banca

Si apre con "Add bank manually" o "Edit". Il titolo è "Add bank" o "Edit bank".

"Bank name": obbligatorio.

"SWIFT number": obbligatorio. Deve avere 8 o 11 caratteri: quattro lettere per la banca, due per il paese, due lettere o cifre per la località e, facoltativamente, altri tre per la filiale. Qualsiasi altra cosa viene rifiutata con Invalid SWIFT code. It must be 8 or 11 characters long and follow the standard format.

"Add bank" (in aggiunta) o "Save" (in modifica): salva la banca. Un messaggio "Success" lo conferma. Entrambi i campi partono vuoti e il pulsante resta disattivato finché non sono compilati correttamente.

In aggiunta, il modulo offre anche "Connect automatically to Kontomatik" con un pulsante "Connect" (solo modulo Transazioni), come scorciatoia verso la stessa schermata di collegamento.

Su una riga di conto

I conti compaiono sotto la loro banca una volta espansa. I conti nascosti non sono elencati qui; si gestiscono dall'elenco dei conti sotto Transazioni.

• "Edit": apre il modulo del conto.
• "Hide": chiede Hide "(account name)"? e, su "Hide", mette da parte il conto. Il conto e le sue transazioni non vengono più mostrati, non viene eliminato nulla e il conto può essere mostrato di nuovo in seguito dall'elenco dei conti sotto Transazioni.
• "Delete" (solo amministratori): apre Permanently delete "(account name)"?. L'eliminazione rimuove il conto, tutte le sue transazioni e i suoi file di estratto conto archiviati, e non può essere annullata. Digita il nome del conto in Type "(account name)" to confirm per attivare "Delete account permanently"; "Cancel" chiude la finestra. La finestra suggerisce di nascondere il conto. Flowtly rifiuta di eliminare un conto a cui fanno ancora riferimento fatture o altri record, e la finestra indica che cosa lo impedisce.

La colonna "Bank account number" mostra il codice valuta in maiuscolo, poi gruppi mascherati e le ultime quattro cifre del numero. Un conto di cassa mostra un badge "Cash operations" e un conto Stripe mostra "Stripe"; un conto senza numero mostra un trattino.

Il modulo del conto

Si apre con "Add account" o con "Edit" di un conto. Il titolo è Create new account for (bank name) in aggiunta e "Edit account" in modifica.

"Account name": obbligatorio, almeno due caratteri.

"Currency": obbligatorio. Le scelte sono i codici della schermata Valute. Non può essere modificata dopo la creazione del conto.

"Type": obbligatorio, con le scelte "Regular", "VAT Account", "Cash" e "Manual". Un conto Stripe creato dalla sincronizzazione Stripe mostra qui "Stripe". Non può essere modificato dopo la creazione del conto. I conti "Cash" e "Manual" contengono transazioni che inserisci a mano e non richiedono numero né prefisso; ogni altro tipo richiede entrambi.

"Prefix": due caratteri, normalmente il codice paese del numero, come PL. Digitando due lettere che corrispondono a un codice valuta, per esempio PL per lo zloty polacco, la valuta corrispondente viene selezionata per te.

"Account number": obbligatorio per ogni tipo tranne "Cash" e "Manual". Spazi e trattini vengono rimossi al salvataggio, e un codice paese digitato all'inizio che ripete il prefisso viene scartato, quindi si può incollare un IBAN completo. Un numero di conto può appartenere a un solo conto dell'organizzazione, compresi i conti nascosti.

"Set as default account": segna il conto come quello a cui Flowtly ricorre quando non ne viene scelto nessuno. Disattivato per impostazione predefinita. Un conto nascosto non può essere quello predefinito.

"Hide in transactions": nasconde il conto. Disattivato per impostazione predefinita.

"Create" (in aggiunta) o "Save" (in modifica): salva il conto.

Esempi d'uso

• Un contabile aggiunge una banca con nome e numero SWIFT, poi aggiunge un conto per valuta sotto di essa.
• Un amministratore incolla un IBAN completo in "Account number" con il prefisso PL, e il numero viene salvato senza il codice paese.
• Un responsabile finanziario nasconde un conto chiuso, conservandone la cronologia, invece di eliminarlo.
• Un responsabile bancario vede "Bank connection needs reconnecting" e usa "Reconnect the bank" per ripristinare il flusso.