Guida all'onboarding

Questa guida accompagna una nuova organizzazione nella configurazione di Flowtly nell'ordine che funziona meglio: ogni passaggio si basa sul precedente. Ogni passaggio rimanda all'articolo che lo tratta per intero. La seconda metà raccoglie le domande che emergono più spesso nelle prime settimane, sia tra gli amministratori sia tra le persone che invitano, per esempio un commercialista esterno.

Durante una prova, una checklist, "Get set up", compare nell'angolo in basso a destra dell'area di lavoro con le prime tre cose da fare: "Add a client", "Create a project" e "Invite a teammate". I passaggi seguenti coprono queste attività e ciò che le circonda.

Passaggio 1: Impostazioni dell'organizzazione

Parti da "Settings" → "Administration" → "Organization". Imposta la "Company default currency", la lingua dell'interfaccia e la lingua legale, i formati di data e importo, i giorni lavorativi e il logo aziendale. Si applicano a tutti nell'organizzazione, quindi definiscili prima che qualcun altro inizi a inserire dati. Vedi Impostazioni dell'organizzazione.

Poi apri "Settings" → "Finance & Business" → "Invoicing settings" e compila i dati di fatturazione che i tuoi clienti vedranno sulle fatture: ragione sociale, indirizzo e numero di identificazione fiscale. Il "Invoice name format" stabilisce come vengono numerate le fatture, e i giorni di scadenza del pagamento fissano il termine di pagamento predefinito. Vedi Impostazioni di fatturazione.

Se la tua organizzazione vuole che ogni membro usi un secondo fattore di accesso, attiva ora "Require multi-factor authentication" in "Settings" → "Administration" → "Security", prima di invitare qualcuno. Nessuno rimane bloccato: chi non ha ancora configurato un'app di autenticazione viene guidato nella configurazione quando accede. Vedi Impostazioni di sicurezza.

Passaggio 2: Utenti e gruppi di permessi

Decidi chi deve vedere e fare cosa prima di invitare le persone. Crea i "Permission groups" in "Settings" → "People" → "Permission groups", uno per ogni ruolo della tua azienda, come "Project manager" o "Contabile". Una modifica a un gruppo si applica a tutti i suoi membri in una volta, ed è più facile da mantenere corretta rispetto ai permessi per singola persona. Vedi Gruppi di permessi e Autorizzazioni.

Poi aggiungi le tue persone in "People" → "Team members" con "Add team member", e usa "Invite" nell'elenco per dare a ciascuna l'accesso. L'invito arriva all'indirizzo e-mail aziendale indicato nel profilo. Vedi Invita il tuo team e Nuovo dipendente.

Chi approva ha bisogno del proprio ruolo prima che arrivi la prima richiesta. Gli approvatori delle assenze si impostano in "Settings" → "People" → "Time off approvers", e gli approvatori delle fatture in "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers". Vedi Approvatori delle fatture.

Passaggio 3: Clienti e progetti

Aggiungi i tuoi clienti in "Counterparties" con "Add counterparty", scegliendo il ruolo di cliente. Imposta con cura il paese e la valuta di ogni cliente: le tariffe e le fatture dei progetti di quel cliente usano la valuta del cliente. Vedi Clienti.

Poi crea i progetti in "Projects" con "Add project", scegli il tipo di progetto, collega il cliente e usa "Attach team members" per aggiungere le persone che ci lavoreranno. Vedi Aggiungere (modificare) un progetto.

Passaggio 4: Tariffe

Per il lavoro a tempo e materiali, dai a ogni persona una tariffa oraria su ogni progetto che fattura. Apri il profilo della persona, vai alla scheda "Rates" e scegli "Add rate". Una tariffa può essere aggiunta solo a un progetto attivo che ha un cliente, e la sua valuta è quella del cliente. Quando una tariffa cambia, estendila a partire da una data invece di modificarla, così le ore precedenti mantengono il prezzo a cui sono state lavorate. Vedi Tariffe.

I prezzi predefiniti legati ad attributi, come l'anzianità, si impostano in "Settings" → "Advanced" → "Billing rates". Vedi Tariffe di fatturazione.

Passaggio 5: Registrazione del tempo

Le persone registrano le proprie ore in "Work Time", sui progetti a cui sono assegnate. In "Settings" → "People" → "Timesheets" puoi richiedere una lunghezza minima della descrizione per ogni voce, il che mantiene le voci utili sulle fatture. La registrazione del tempo può essere disattivata per chi non registra ore. Vedi Monitoraggio tempi, Fogli ore e Impostazioni di registrazione ore.

Alla fine di un mese, le ore di un progetto possono essere approvate prima di essere fatturate. Vedi Approvazione mensile del progetto.

Passaggio 6: Fatturazione

Ogni fattura richiede un conto bancario e un cliente, quindi aggiungi il conto bancario della tua azienda in "Settings" → "Finance & Business" → "Banks" prima della prima fattura. Poi crea le fatture in "Invoices", a mano o dalle ore registrate in "Work Time". Vedi Elenco e creazione fatture.

Per le fatture dei fornitori, decidi chi le approva. In "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice approvers", attiva il "Invoice approval workflow" e usa "Grant role" per ogni persona che deve approvare. Le fatture possono anche essere indirizzate al responsabile di un tag in uno dei tuoi "Invoice tag groups", come un tipo di costo. Vedi Flusso di approvazione delle fatture.

Passaggio 7: Integrazioni

Collega per ultimi i sistemi che già usi, quando i dati che scambiano con Flowtly hanno già una destinazione: conti bancari, fatturazione elettronica KSeF, esportazioni per il tuo software di contabilità e Google Calendar. Vedi Integrazioni, Integrazione bancaria, Fatturazione elettronica ed Esportazioni contabili.

Problemi comuni

Accedere con un indirizzo diverso da quello invitato

Un invito appartiene esattamente all'indirizzo e-mail a cui è stato inviato. Se hai già un account Flowtly con un altro indirizzo, per esempio una casella privata, l'organizzazione che ha invitato il tuo indirizzo di lavoro non compare quando accedi con quello privato. Accedi con l'indirizzo indicato nell'invito. Se il tuo account deve restare su un altro indirizzo, chiedi all'amministratore di invitare quell'indirizzo.

Amministratori: prima di invitare una persona esterna, come un commercialista, chiedi con quale indirizzo accede a Flowtly.

Accettare un invito quando hai già un account

Un invito a un indirizzo che ha già un account Flowtly non crea un secondo account. Accedi, apri il menu dell'account, scegli "Change organization" e poi "See all organizations". Nella pagina "Choose organization" l'invito attende sotto "Pending invitations". Scegli "Accept" e l'organizzazione entra nel tuo elenco. Vedi Lavorare con più organizzazioni.

Un approvatore che non ha accettato il suo invito

Chi ha il ruolo di approvatore delle assenze o delle fatture ma non ha mai accettato l'invito non può approvare nulla. Flowtly lo segnala nelle impostazioni degli approvatori e sulla fattura. Assicurati che ogni approvatore abbia effettuato l'accesso almeno una volta prima di contare su di lui.

Configurare un'app di autenticazione

Quando la tua organizzazione richiede l'autenticazione a più fattori, la schermata di accesso ti chiede di configurare un'app di autenticazione la prima volta:

Installa sul telefono un'app di autenticazione, come Google Authenticator o Microsoft Authenticator.
Scansiona con l'app il codice QR sullo schermo, oppure digita a mano il "Secret" nell'app.
Inserisci il "6-digit code" che l'app mostra.
Spunta "Trust this device" se non vuoi che ti venga richiesto di nuovo in questo browser per 30 giorni.
Scegli "Verify and enable", poi salva i tuoi "Recovery codes".

Non inviare mai il codice QR, il segreto o un codice di ripristino a nessuno, nemmeno al supporto di Flowtly. Chi li ha può generare i tuoi codici di accesso. Se condividi uno screenshot di questa schermata, coprili prima. Vedi Autenticazione a più fattori.

Se l'accesso si ferma con un errore prima che compaia la schermata di configurazione, contatta il supporto come descritto più sotto.

Accesso con Google o password

Scegliere "Sign in with Google" e accedere con il tuo indirizzo e-mail e la password portano allo stesso account, purché l'indirizzo sia lo stesso. L'accesso con Google funziona solo per un indirizzo che ha già un account Flowtly o è stato invitato. Se non hai mai impostato una password, usa "Forgot password" nella schermata di accesso per impostarne una. Vedi Accesso.

Reimpostare una password

Scegli "Forgot password" nella schermata di accesso e inserisci l'indirizzo usato dal tuo account. Flowtly invia per e-mail un link a tempo limitato per impostare una nuova password. Se la tua organizzazione impone il single sign-on, le password non possono essere reimpostate in Flowtly; accedi tramite il provider della tua azienda.

Cosa inviare al supporto quando non riesci ad accedere

Invia un messaggio con:

L'indirizzo e-mail con cui accedi.
Come accedi: password, Google o il single sign-on della tua azienda.
L'ora esatta del tentativo, con il tuo fuso orario.
Uno screenshot dell'intera finestra del browser, con la barra degli indirizzi visibile.

Non includere la password, un codice QR, un segreto dell'app di autenticazione o un codice di ripristino.

Configurare KSeF

Il token KSeF che incolli nelle impostazioni di fatturazione elettronica richiede sia l'autorizzazione InvoiceRead sia InvoiceWrite. Un token privo di esse viene rifiutato con un messaggio che indica cosa manca; generane uno nuovo in KSeF e incollalo di nuovo.

Consegnare i dati al tuo commercialista

Prima di contare su un'esportazione regolare verso il tuo software di contabilità, esporta un mese e chiedi al tuo commercialista di importarlo come prova. I problemi con categorie, registri o controparti emergono lì, prima di raggiungere i tuoi libri.

Esempi di utilizzo

Una piccola azienda di servizi configura la propria area di lavoro in un pomeriggio, dalle impostazioni dell'organizzazione alla prima fattura.
Un amministratore prepara i gruppi di permessi e gli approvatori prima di invitare l'intero team, così nessuno accede a una vista vuota o sbagliata.
Un commercialista esterno si unisce a un'organizzazione con un account Flowtly esistente e configura l'app di autenticazione che l'organizzazione richiede.