Approvazione mensile del progetto

Redazione Flowtly4 min

Alla fine di ogni mese, l'account manager di un progetto cliente conferma le ore e le tariffe che verranno fatturate per quel mese. Una volta approvato, l'amministrazione vede il mese come approvato nell'elenco dei progetti e può fatturarlo. Il report approvato viene conservato come traccia di ciò che è stato mostrato al cliente.

Chi fa cosa

  • Approva l'account manager del progetto. È la persona del team di progetto con la posizione Account Manager. Il solo ruolo Account Manager nell'organizzazione non basta: approvi soltanto i progetti in cui sei membro del team in quella posizione. Una fase con un proprio account manager viene approvata da quella persona.
  • L'amministrazione segue. Le persone con accesso alle fatture vedono lo stato di approvazione di ogni progetto e ricevono una notifica quando un mese viene approvato o riaperto. Non approvano.
  • Un amministratore riapre. Un amministratore può riaprire un mese approvato perché possa essere corretto. Un amministratore non può approvare al posto dell'account manager.

Solo i progetti con un cliente hanno un'approvazione.

La colonna Sign-off

L'elenco dei progetti ha una colonna Sign-off (il pannello è in inglese); sul telefono, ogni scheda di progetto ha invece una riga Sign-off. Mostra lo stato di un mese per ogni progetto:

  • Not started: nessuno ha ancora avviato la revisione.
  • In review: l'account manager ha avviato la revisione e non ha ancora approvato.
  • Signed: approvato, con la data e il nome di chi ha approvato.
  • Re-opened: un amministratore ha riaperto un mese approvato, che va approvato di nuovo.
  • Not applicable: il progetto non ha un cliente.

Il selettore Sign-off month accanto ai filtri sceglie il mese. Parte dal mese precedente, quello che di solito si chiude, e la scelta resta nell'indirizzo della pagina, quindi un link condiviso apre lo stesso mese. La colonna non si può ancora filtrare per stato.

Fai clic su uno stato per aprire la revisione di quel progetto e di quel mese. La colonna è visibile alle persone con accesso alle fatture, agli amministratori e a chiunque sia account manager di almeno un progetto.

Revisionare un mese

  1. Fai clic sullo stato nella colonna Sign-off, oppure apri il link di una notifica.
  2. Fai clic su Start the review (i pulsanti sono in inglese). Flowtly prepara una bozza del report cliente per quel progetto e quel mese.
  3. Controlla ore e tariffe. Puoi rettificare una riga, e ogni rettifica richiede un motivo.
  4. Guarda il pannello Leave this month. Elenca le assenze di ciascun membro del team nel mese, in giorni lavorativi e ore. Le assenze sono mostrate come contesto e non vengono mai sottratte dalle ore. Quando un'assenza si estende al mese precedente o successivo, conta solo la parte che cade in questo mese.
  5. Fai clic sul pulsante di approvazione e conferma.

Durante la revisione la bozza è visibile solo a te. Gli altri vedono il report una volta approvato.

Dopo l'approvazione

  • Il mese mostra Signed con la data e il tuo nome, e l'amministrazione riceve una notifica.
  • Open the signed report apre il report esattamente come è stato approvato.
  • Per modificare un mese approvato, rivolgiti a un amministratore. L'amministratore fa clic su Re-open e conferma; il mese mostra Re-opened, e l'account manager lo revisiona e lo approva di nuovo.

Nascondere una persona nei report di un cliente

Alcuni clienti non devono vedere il nome di una determinata persona che lavora ai loro progetti. Nella pagina del cliente, la scheda Overview contiene la sezione People hidden from this client's invoices and reports (il pannello è in inglese). Scegli una persona e fai clic su Hide. Per mostrare di nuovo il nome, usa il pulsante di rimozione accanto. Serve il ruolo di gestore clienti.

Viene nascosto solo il nome. Ore, tariffe e totali della persona restano nel report cliente e in fattura: il report la mostra come persona nascosta e la riga di fattura ne omette il nome. I report interni non cambiano. La regola vale per tutti i progetti di quel cliente, e i mesi già approvati mantengono il report così come è stato approvato.

Notifiche

Le notifiche di approvazione appartengono alla categoria Invoices delle impostazioni di notifica, dove puoi disattivarle. Una notifica apre la revisione del progetto e del mese interessati.

Mappa delle relazioni

Previsto vs effettivoFa riferimento aDerivato daParte di
Documentato quiDocumentato altrove
purchase-order-line stimato rispetto a time-entry. budget copre project. counterparty per impostazione predefinita a project. invoice fatturato da project. project è di tipo project-type. project identified by project-reference. project coperto da person. project-rate valorizza person. project-rate si applica a project. time-entry rilevato su project. task appartiene a project. project-folder raggruppa project. project collegato a budget. project-template crea project. project measured by project-kpi. project-phase è un sottoprogetto di project. project richiede role. booking previsto e consuntivo time-entry.stimato rispetto acopreper impostazione predefinita afatturato daè di tipoidentified bycoperto davalorizzasi applica arilevato suappartiene araggruppacollegato acreameasured byè un sottoprogetto dirichiedeprevisto e consuntivoRRiga dell'ordine — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Riga dell'ordineRRegistrazione ore — What actually happened — work time logged against a project.Registrazione oreBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FatturaTTipo di progetto — Fixed-price, Time & Material, Non-billable or Internal. It decides how the project's tracking and reporting behave.Tipo di progettoPProject reference — An optional key a project carries so systems outside Flowtly can name it. Unique within the organisation, and never reused once it has been given to a project.Project referencePPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaTTariffa del membro — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.Tariffa del membroAAttività da svolgere — A unit of work inside a project.Attività da svolgereCCartella di progetto — A grouping of projects, for organisations running more than a handful.Cartella di progettoMModello di progetto — A reusable blueprint for a project: its phases, task lists and tasks, with timings held as day offsets rather than dates. It carries no client, no team and nothing financial.Modello di progettoPProject KPI — A measure attached to a project, either filled in by hand as dated readings or computed from the project's finances, optionally compared with a target.Project KPIFFase — A stage a project runs through. A phase is itself a child project, so everything true of a project is true of a phase.FaseRRuolo — One job to be done on a project. It may be open, partly filled, filled or over-filled, and it exists whether or not anyone is booked on it.RuoloPPrenotazione della risorsa — One person committed to a role, or directly to a project, for a stretch of time — at a percentage of their time, or for a number of hours on each chosen day. A booking is a plan, not a record of work done.Prenotazione della ri…