Fatturazione elettronica

Il modulo Fatturazione elettronica in Flowtly consente alle organizzazioni di inviare e ricevere fatture elettroniche in conformità con i requisiti normativi. Si integra con il Sistema Nazionale di Fatturazione Elettronica Polacco (KSeF) per automatizzare lo scambio di dati strutturati delle fatture tra la tua organizzazione e le sue controparti.

Le fatture in uscita create in Flowtly possono essere automaticamente convertite nel formato XML richiesto e inviate a KSeF. Il modulo monitora lo stato di invio, archivia i numeri di conferma e segnala eventuali errori di validazione in modo che i problemi possano essere risolti prima che influiscano sulle scadenze di conformità.

La sincronizzazione delle fatture in entrata recupera direttamente in Flowtly le fatture emesse alla tua organizzazione da KSeF. Le fatture ricevute vengono abbinate ai record dei fornitori esistenti e possono essere indirizzate attraverso flussi di approvazione, riducendo l'inserimento manuale dei dati e il rischio di errori di elaborazione.

Le correzioni delle fatture sono completamente supportate, incluse sia le fatture correttive che le note di correzione. Il modulo mantiene un audit trail chiaro che collega le fatture originali alle loro correzioni, garantendo che i tuoi registri rimangano accurati e verificabili in ogni momento.

Fatture ai consumatori. Una fattura a un acquirente polacco senza NIP, ad esempio un privato, viene trasmessa a KSeF con l'acquirente contrassegnato come privo di identificativo fiscale, in modo che l'autorità la accetti come fattura a un consumatore. Un acquirente il cui tipo di identificativo è NIP ma il cui NIP è vuoto o privo di cifre non viene trattato come consumatore: la fattura viene rifiutata invece di essere inviata, così una fattura commerciale non raggiunge mai KSeF senza il NIP dell'acquirente. Inserisci il NIP dell'acquirente nel cliente, oppure rimuovi l'identificativo se l'acquirente è un privato, e invia di nuovo.

Termini di pagamento. Quando una fattura riporta un metodo di pagamento ma non una data di scadenza, il documento trasmesso include il metodo di pagamento e omette la sezione del termine di pagamento, invece di inviare una data di scadenza vuota che KSeF rifiuterebbe. Aggiungi una data di scadenza alla fattura se vuoi che un termine di pagamento compaia nel documento trasmesso.

Durante la revisione di una fattura ricevuta, i campi dell'importo netto e lordo accettano valori negativi, cosicché una fattura correttiva che riduce o annulla l'addebito originale possa essere inserita esattamente come è stata emessa. Un importo netto negativo abbinato a un corrispondente importo lordo negativo viene accettato come valido e non viene segnalato come errore. Importare una correzione già trasmessa a KSeF. I documenti che la tua organizzazione ha trasmesso a KSeF possono essere importati in Flowtly: è così che i registri vengono allineati quando le fatture sono state trasmesse fuori da Flowtly. Una correzione viene importata come correzione e collegata alla fattura che corregge, così i totali dell'originale vengono aggiornati invece di rimanere invariati. Questo collegamento è obbligatorio: se la fattura corretta non è ancora in Flowtly, la correzione viene segnalata come ignorata, con la relativa motivazione, invece di arrivare come documento autonomo che non correggerebbe nulla — importa prima l'originale, poi esegui di nuovo l'importazione. Una correzione che indica una quantità pari a zero su una riga, il modo in cui si emette una correzione di solo prezzo o di solo valore, viene importata normalmente.

Come arriva una fattura importata. Una fattura importata da KSeF arriva come emessa e in attesa di consegna, non come bozza: è già trasmessa all'autorità, quindi il suo contenuto non può più essere modificato. Flowtly non può sapere se è stata anche inviata al cliente, perciò non viene sollecitata finché non la registri come inviata. Lo stesso vale quando l'importazione trova, già trasmessa a KSeF, una fattura che avevi creato come bozza in Flowtly.

Esempi di casi d'uso

• Invia automaticamente le fatture di vendita in uscita a KSeF dopo l'approvazione in Flowtly.
• Sincronizza le fatture di acquisto in entrata da KSeF e instradali per l'approvazione interna.
• Genera e invia fatture correttive quando vengono identificati errori di fatturazione.
• Monitora lo stato di tutte le fatture inviate e risolvi tempestivamente gli errori di validazione XML.
• Mantieni un audit trail completo di tutti gli scambi di fatture elettroniche per la conformità normativa.