Elenco e creazione fatture

Nota: Prima di aggiungere fatture, è necessario configurare il proprio conto bancario. Ulteriori informazioni a riguardo si trovano nella sezione Transazioni. Un conto bancario è obbligatorio su ogni fattura: se non ne viene selezionato uno (ad esempio perché non ne è ancora stato configurato nessuno, o nessuno corrisponde alla valuta della fattura), il salvataggio della fattura viene rifiutato e l'errore indica il campo del conto bancario in modo che possa essere corretto. Anche un cliente è obbligatorio su ogni fattura: se non ne viene selezionato uno, il salvataggio della fattura viene rifiutato e l'errore indica il campo del cliente in modo che possa essere corretto.

Nota: Prima di creare le fatture, sarà necessario configurare i dati nel riquadro "Organization settings" nel menu contestuale dell'utente, inclusi: "Company tax identification number", "Billing address", Numero di telefono di fatturazione.

Nota: Per inviare fatture ai clienti tramite Flowtly, è necessario prima configurare le informazioni del cliente nel sistema (scheda "Clients" di "Counterparties" nel menu principale). Assicurarsi che i dati del cliente siano completamente configurati, inclusi dettagli come il paese e la valuta del cliente. Questa configurazione è fondamentale perché garantisce che tutte le fatture siano generate con le impostazioni regionali e finanziarie corrette, in linea con i requisiti specifici del cliente.

Gli utenti con ruoli "Manager" hanno la possibilità di creare fatture. In Flowtly, esistono tre modi per creare una fattura:

1. Creazione manuale:

   • Selezionare "Invoices" dal menu principale.

   • Fare clic su "Create an invoice".

2. Crea fattura simile:

   • Fare clic su "Create similar" per una fattura già esistente.

3. Genera fattura dalle ore di progetto:

   È anche possibile generare fatture direttamente dalla vista "Work Time".

   • Fare clic sul pulsante "Create invoice" nell'angolo in alto a destra.

   • La fattura verrà generata in base ai filtri "Employee" e "Project" correnti applicati in "Work Time".

     Il comportamento dipende dalla vista attiva:

     • Vista calendario mensile – possono essere generate solo fatture per l'intero mese.
     • Vista pianificatore di lavoro – è possibile definire un intervallo di date personalizzato per il periodo della fattura.

   Nota: Questo metodo è disponibile solo se il modulo Progetti è attivo.

Elenco fatture

Quando si seleziona "Invoices" dal menu principale, si verrà reindirizzati alla pagina Fatture, dove è visualizzato un elenco di tutte le fatture create in precedenza, insieme ai loro dettagli, come:

• Titolo fattura: il nome della fattura. È cliccabile e reindirizza alla pagina di anteprima della fattura. Sotto il titolo è visibile il nome del cliente collegato, che indica a chi è intestata la fattura;

• "Status": mostra lo stato corrente della fattura. Gli stati possibili sono:

  • "draft" – la fattura è stata creata ma non ancora finalizzata
  • "edited" – la fattura è stata modificata dopo la creazione
  • "Not sent" – la fattura è stata emessa ma non è ancora stata inviata al cliente
  • "Sending failed" – l'e-mail della fattura al cliente non è stata inviata e non verrà ritentata, ad esempio perché l'invio delle e-mail è sospeso o disattivato per l'organizzazione, oppure perché il servizio di posta l'ha rifiutata. Passa il puntatore sullo stato o dagli il focus per vedere dove si trova il motivo: un amministratore può leggerlo nella Cronologia e-mail. Quando filtri l'elenco per stato, una fattura di questo tipo compare sotto "Not sent"
  • "sent" – la fattura è stata generata e inviata al cliente;

• "Sale date": è la data in cui è avvenuta la vendita o è stato fornito il servizio. Riprende il valore di "Sale date" fornito durante la creazione della fattura;

• "Payment status": un cerchio che mostra quanta parte della fattura è stata saldata, come quota del suo importo lordo. Il suo colore dice se il denaro è in ritardo:

  • Verde — la fattura è saldata per intero o pagata in anticipo;
  • Arancione — è ancora dovuto del denaro e la scadenza non è ancora passata;
  • Rosso — la scadenza è passata ed è ancora dovuto del denaro, che non sia stato saldato nulla o solo una parte. Una fattura in scadenza oggi diventa rossa il giorno dopo. Una fattura senza scadenza resta arancione.

  Al centro del cerchio compare un simbolo anziché una percentuale: una doppia spunta per una fattura pagata in anticipo, una spunta per una saldata per intero, un orologio quando è scaduta e un trattino finché è aperta e non ancora scaduta. Una volta inviati i solleciti di pagamento per la fattura, al centro compaiono invece R1, R2 e così via: il numero di solleciti inviati.

  Passandoci sopra con il mouse (o selezionandolo con la tastiera), indica a parole che cosa significa:

  • "Nothing settled yet" — il cerchio è vuoto;
  • "Partly settled" — il cerchio è parzialmente pieno;
  • "Paid in full" — il cerchio è verde e completo: sulla fattura non è dovuto più nulla;
  • "Settled in full by set-off, not by payment" — anche questo è un cerchio verde completo, ma sul tuo conto non è stato versato nulla;
  • "Paid in advance, as declared on the invoice, not measured from payments" — un cerchio verde completo su una fattura contrassegnata come pagata in anticipo. Il 100% deriva da quel contrassegno sulla fattura, non dai pagamenti registrati, quindi è seguito solo dal totale della fattura.

  Ogni altra dicitura è seguita dagli importi, ad esempio Paid in full: 24 600,00 zl of 24 600,00 zl. La dicitura di una fattura scaduta riporta anche "Overdue", e una volta inviati i solleciti indica quanti, ad esempio 2 payment reminders sent.

  Su computer, facendo clic sul cerchio si apre il pannello laterale della fattura, dove sono elencati i suoi pagamenti, senza aprire la riga stessa. Nella vista mobile il cerchio fa parte della scheda della fattura, e toccarlo apre ciò che apre la scheda.

  Una fattura il cui importo lordo è pari o inferiore a zero, come una rettifica che annulla una fattura, non prevede alcun pagamento e non mostra il cerchio. Nella vista mobile anche la sua riga "Payment status" viene omessa, a meno che lì non venga mostrata una compensazione. Quando ordini l'elenco per "Payment status", queste fatture vengono dopo ogni fattura che ha un cerchio, in entrambe le direzioni di ordinamento.

  Nota: Il cerchio misura ciò che è saldato, non solo ciò che è stato incassato. Una nota di credito o una compensazione riduce quanto resta da pagare e riempie il cerchio senza che arrivi denaro, quindi un cerchio verde completo significa "non c'è più nulla da incassare" e non "è stato ricevuto un pagamento". L'eccezione è una fattura pagata in anticipo: il suo cerchio è pieno perché lo indica la fattura, qualunque siano i pagamenti registrati. Controlla la dicitura nel tooltip prima di cercare un bonifico sul tuo estratto conto.

  Un cerchio completo non cambia lo "Status" della fattura: non esiste uno stato Pagata. Lo stato resta "sent" una volta saldata la fattura.

• "Details": qui si trovano sia i valori netti (netto) che lordi (lordo) chiaramente visualizzati. Ogni fattura include un'opzione di download, attivabile tramite un pulsante dedicato. Inoltre, è visibile il pulsante "More options" con le possibilità di:

• "Send via e-mail"

• "Create similar"

• "Edit"

• "Open preview"

Le fatture sono raggruppate per mese e viene mostrato il numero di fatture per ogni mese.

I totali mensili e il totale delle fatture selezionate sono espressi nella valuta della vostra organizzazione. Una fattura in un'altra valuta priva di tasso di conversione non può essere convertita, quindi viene esclusa da quei totali, sia il netto sia il lordo, anziché essere contata come zero. La fattura stessa resta elencata sotto il suo mese, con i suoi importi nella propria valuta.

Trovare una fattura

La casella di ricerca sopra l’elenco corrisponde al numero fattura e al nome del cliente, quindi una fattura può essere trovata digitando il numero da una copia cartacea o da un riferimento di pagamento — non esiste un campo separato per ricercare il numero.

Crea fattura

Esaminiamo il processo di creazione di una fattura da zero. Per iniziare a creare una fattura, seguire questi passaggi:

1. Selezionare la voce "Invoices" dal menu principale.

2. Aggiungere una fattura:

   • Fare clic sul pulsante "Create an invoice" nell'angolo in alto a destra della pagina.

   • Nel modulo, il primo passaggio consiste nel selezionare un cliente dall'elenco dei clienti creati in precedenza (questo popolerà automaticamente le informazioni sul conto bancario con la relativa valuta e tasso di conversione). Questa opzione è fondamentale per garantire che le informazioni finanziarie pertinenti vengano applicate accuratamente ed efficientemente alla fattura senza richiedere input manuale, riducendo il rischio di errori. Fornire:

   Nota: Il campo "Conversion rate" si applica solo quando la fattura viene emessa in una valuta diversa da quella dell’organizzazione. Una fattura nella propria valuta non richiede alcun tasso — lascia il campo vuoto e la fattura viene salvata, poiché una valuta convertita in se stessa è sempre 1. Per qualsiasi altra valuta il tasso è ancora richiesto. La modifica di una fattura che già contiene un tasso non lo sovrascrive mai.

   • "Issue date" - La data in cui la fattura è ufficialmente creata ed emessa al cliente,

   • "Sale date" - La data in cui i beni o i servizi sono stati forniti o venduti al cliente,

   • "Due date" - La data entro cui il cliente è tenuto a pagare la fattura. Viene compilata in base al termine di pagamento del cliente (i giorni di scadenza impostati nella scheda "Overview" del cliente); se il cliente non ha un termine di pagamento, o non è ancora stato selezionato alcun cliente, viene usato un termine predefinito di 20 giorni. Una breve riga sotto il campo indica da quale delle due fonti proviene la data, ad esempio «Dal termine di pagamento del cliente: 30 giorni». Se inserisci tu stesso una data di scadenza diversa, o modifichi le date in modo che la data di scadenza non corrisponda più a quel termine, la riga scompare, perché non descrive più la data mostrata. Aggiungere prodotti alla fattura specificando:

   • "Product name" - Il nome o la descrizione del prodotto o servizio fatturato. Se il cliente è collegato a una controparte che conserva testi salvati, "Use a template" nella riga compila questo campo dalla relativa libreria — vedi Modelli di righe fattura. Scrive solo la descrizione e lascia invariati quantità, prezzo e IVA.

   • "Project" (facoltativo) - Questo campo facoltativo aiuta ad associare il prodotto a un progetto specifico, per una migliore gestione del progetto e il monitoraggio dei costi.

   • GTU (facoltativo) - Unità fiscale per beni e servizi, un identificatore relativo a specifiche normative fiscali, aiuta nella categorizzazione del prodotto ai fini fiscali.

   • "Quantity" - Il numero di unità del prodotto fatturato (importante per il calcolo dell'importo totale dovuto).

   • "Units" - Il selettore a discesa utilizzato per specificare la misura del prodotto, come pezzi, ore, giorni, chilowattora (kWh) o metri cubi (m³). Quando una riga viene compilata automaticamente — ad esempio a partire dal consumo di utenze misurato dal contatore — e contiene già un'unità che non è una delle opzioni standard, tale unità viene mantenuta e mostrata come selezionata, in modo che non venga mai persa quando modifichi altri campi della stessa riga.

   • "Net price" - Il prezzo di una singola unità del prodotto prima dell'applicazione delle imposte.

   • "VAT" - Questo campo specifica la percentuale IVA, utilizzata per calcolare l'importo fiscale da aggiungere al prezzo netto. Inoltre, è possibile aggiungere "Notes" e "Internal comments" alla fattura. Le note verranno inviate a tutti i destinatari all'interno del file della fattura, i commenti interni verranno salvati solo in Flowtly e non inviati nel modulo della fattura.

Quando si aggiungono prodotti a una fattura, i campi "VAT total" e "Gross value" vengono calcolati automaticamente in base ai dettagli forniti.

Se il salvataggio viene rifiutato a causa di un valore su una riga di prodotto, il campo di quella riga viene contrassegnato con il messaggio sotto di esso, e il messaggio di errore indica l'elemento e il campo, per esempio Elemento 2, Quantità: Questo valore non dovrebbe essere uguale a 0. Un campo conservato nei dettagli compressi della riga si apre così da poterlo vedere. Il contrassegno scompare non appena si cambia il valore o si salva di nuovo.

È anche possibile modificare il titolo della fattura generato automaticamente facendo clic sul pulsante "Edit" vicino al titolo effettivo della fattura.

Nota: È possibile fornire un prefisso per tutte le future fatture nel riquadro "Organization settings" nel menu contestuale dell'utente. Questo aiuterà a categorizzare e organizzare le fatture.

3. Salvataggio e invio della fattura:

   • Dopo il salvataggio della fattura, il pulsante "Generate PDF and sent to customer" apparirà nell'angolo in alto a destra della pagina. Inoltre, dopo il salvataggio, questa fattura verrà aggiunta all'elenco delle fatture.

La fattura salvata sarà anche collegata al Cliente selezionato durante la creazione (è visibile nella scheda "Payments" della pagina "Clients").

Cosa mostra il PDF della fattura

Il PDF che Flowtly genera per una fattura include un riepilogo dei suoi importi:

• Una riga per aliquota IVA. Il riepilogo IVA elenca ogni aliquota IVA usata nella fattura, ciascuna su una riga propria con imponibile, IVA e importo lordo a quell'aliquota. Una fattura con righe al 23% e all'8% mostra due righe.
• Pagato e residuo. Pagato è il totale dei pagamenti registrati sulla fattura nel momento in cui il PDF viene generato. Residuo è il totale dovuto meno l'importo pagato. Le compensazioni non vengono detratte, quindi una fattura saldata per compensazione mostra comunque nel PDF il suo totale completo come residuo; vedi Dichiarazioni di compensazione.
• Il formato della valuta della fattura. Tutti gli importi nel PDF usano i decimali e i separatori della valuta della fattura, non quelli della valuta predefinita della tua organizzazione.
• La lingua del documento del cliente. Il PDF è scritto nella lingua del documento impostata sul cliente. Ciò comprende il metodo di pagamento (bonifico bancario o carta), le diciture delle aliquote esenti da IVA e non soggette a IVA (in rumeno, scutit e neimpozabil) e il contrassegno di duplicato su un duplicato.
• Rimborso dovuto su una correzione che riduce l'importo. Quando una fattura di correzione o una nota di credito riduce l'importo, il PDF mostra una sola volta l'importo da restituire, con l'etichetta Da rimborsare, invece di un residuo e di un totale dovuto negativi.

Gli importi netto, IVA e lordo della riga Totale, e delle righe Prima della correzione e Dopo la correzione di una fattura di correzione, sono sommati dalle righe della fattura e quindi coincidono con le righe per aliquota. L'importo dovuto è il totale salvato sulla fattura.

Pagato e residuo vengono rilevati quando il PDF viene generato. Un PDF generato in precedenza mantiene le cifre con cui è stato generato: registrare un pagamento in seguito non modifica un PDF che hai già scaricato o inviato.

Il PDF di una fattura trasmessa ad ANAF viene invece generato dal documento trasmesso; vedi Fatturazione elettronica.

Fatture emesse da un contratto

Una fattura emessa da una riga del piano dei pagamenti di un contratto si apre nel modulo di modifica. Quando quel contratto ha clausole di fatturazione registrate, nel modulo compare un riquadro intitolato "What the contract says about invoicing" che le elenca: il tipo di ciascuna clausola, dove si trova nel documento e la clausola stessa, citata esattamente come la scrive il contratto.

• Il testo della clausola non viene mai tradotto. Il titolo segue la lingua della tua interfaccia, ma la clausola resta nella lingua del contratto, parola per parola, in modo da poterla confrontare con il documento firmato. È inoltre contrassegnata in modo che la traduzione del browser non la modifichi.
• Nulla viene applicato al posto tuo. Il riquadro serve per la lettura. Flowtly non converte né ricalcola nulla a causa di una clausola: applica la regola tu stesso, e gli importi e il tasso di cambio della fattura restano esattamente come li imposti.
• Nessun riquadro significa che non c'è nulla da mostrare. Non compare su una fattura aggiunta tramite "Create an invoice", che non è collegata ad alcun contratto, né quando il contratto non ha clausole registrate.
• Il riquadro è mostrato a chi può visualizzare i contratti. Chi ha accesso alle fatture ma non ai contratti non lo vede, anche se il contratto ha clausole.

Le clausole vengono registrate e mantenute sul contratto stesso; vedi Contratti.

Esempi di utilizzo

• Creazione manuale di una fattura per un servizio una tantum reso a un cliente.
• Generazione automatica di fatture per i clienti in base alle ore di progetto registrate, garantendo una fatturazione accurata.
• Duplicazione di una fattura esistente per crearne rapidamente una simile per servizi ricorrenti.
• Monitoraggio dello stato di pagamento di tutte le fatture in sospeso e invio di promemoria ai clienti.