Gestione delle richieste di ferie

Come manager, è possibile esaminare le richieste di ferie in arrivo, approvarle o rifiutarle con un semplice clic. Tutto ciò che riguarda le assenze si trova in un unico gruppo "Time off" nella barra laterale. Un responsabile ferie vi trova ogni schermata: "New time off request", le proprie assenze, le richieste, il pianificatore, la vista di utilizzo e il "Time off dashboard". Tutti gli altri vedono lo stesso gruppo con solo "New time off request" e le proprie assenze. Sono disponibili 2 viste per aiutare a gestire le ferie. La prima è la scheda Richieste di assenza. Tutte le ferie richieste sono elencate nella scheda Richieste di assenza. La scheda si apre sulle richieste in sospeso. Il filtro di stato offre "Pending" e "Rejected", e rimuovendo l'ultimo filtro di stato la scheda torna alle richieste in sospeso.

Questa sezione fornisce informazioni essenziali su ogni richiesta, tra cui:

Nome: Il nome del dipendente che richiede le ferie.
Tipo di assenza: Il tipo di richiesta di ferie.
"Description": Una breve spiegazione o dettagli aggiuntivi forniti dal dipendente riguardo alla richiesta di ferie (può essere vuota se configurata come facoltativa).
Da/A: Le date di inizio e fine delle ferie richieste.
"Duration": La durata totale della richiesta di ferie, specificata in ore.
"Status": Lo stato attuale della richiesta (ad es., In sospeso (se non ci sono ancora approvazioni), o Approvata 1/2, Approvata 2/3 se sono richieste più approvazioni).
Pulsante freccia: Quando l'utente fa clic sul pulsante freccia, appare un pannello laterale con informazioni dettagliate sull'assenza selezionata. Questa vista funge sia da pannello informativo che da centro azioni per gli approvatori. Il pannello include:

Nome e avatar del dipendente
Periodo di assenza: mostra chiaramente le date di inizio e fine con le ore o i giorni totali richiesti
Quando è avvenuto: sotto le date, "Submitted" indica la data e l'ora in cui è stata fatta la richiesta e, dopo l'approvazione o il rifiuto, "Decided" indica la data e l'ora dell'ultima decisione e da chi. Entrambe usano il formato data della tua organizzazione. Una richiesta in sospeso mostra solo "Submitted". Una richiesta approvata solo dopo il suo primo giorno porta il contrassegno "Approved after the leave began"; un rifiuto non lo porta mai. Per una richiesta nello storico, "Submitted" compare solo se l'ora di invio è nota.
Saldo ferie corrente e saldo dopo la richiesta. Le ferie annuali sono addebitate alla dotazione dell'anno in cui cadono, quindi per una richiesta di ferie annuali il pannello mostra un blocco per ogni anno di dotazione toccato dalla richiesta. Ogni blocco indica il saldo di quell'anno, le altre richieste in sospeso in quell'anno e il saldo dopo; una richiesta a cavallo di fine anno mostra anche quanta parte cade in ciascun anno. Un avviso di superamento della dotazione compare nell'anno che risulta in eccedenza.
Per un'assenza già approvata, il saldo mostrato è quello dell'anno dell'assenza stessa, conteggiato fino al 31 dicembre. L'assenza è già inclusa in quel saldo, quindi non viene detratta di nuovo; vengono tolte solo le richieste in sospeso di quell'anno. Un'assenza a cavallo di fine anno mostra un blocco per ogni anno che interessa.
Tipo di assenza e descrizione, se fornita
Percorso di approvazione: visualizza l'elenco degli approvatori se ne è richiesto più di 1.

Dalla pagina iniziale

La scheda "Time off requests" nella pagina iniziale conta le richieste in sospeso su cui puoi agire — le stesse che mostrano Accetta e Rifiuta per te — ed elenca le tre che iniziano per prime, con il dipendente, le date, la durata e il tipo di assenza. Le tue richieste non ne fanno parte. Selezionando una riga si apre lo stesso pannello laterale, dove si prende la decisione; "Review requests" apre la scheda Richieste di assenza.

Quando non c'è nulla in attesa, la scheda dice "No pending requests" e rimanda alla cronologia delle richieste. Se l'elenco non è stato caricato per intero, la scheda mostra le richieste che ha e dice che l'elenco è incompleto invece di dare un totale. La scheda è mostrata alle persone con il ruolo "Time off manager" o "Time off verifier".

Un "Time off viewer" vede la scheda anch'esso, in sola lettura. Elenca tutte le richieste in sospeso che può vedere, di ogni tipo di assenza, sotto "Awaiting a decision", e il suo pulsante si chiama "View requests". Una riga apre lo stesso pannello, senza Accetta e Rifiuta. Chi ha il ruolo di visualizzatore insieme a quello di manager o verificatore mantiene la scheda dell'approvatore.

Accesso in sola lettura: il ruolo Time off viewer

Il ruolo "Time off viewer" è pensato per chi deve vedere le assenze di tutti senza deciderne, come una responsabile d'ufficio che pianifica le sostituzioni. Un Time off viewer può aprire la scheda Richieste di assenza, la scheda "Time off history" e il Pianificatore ferie, e vede nella pagina iniziale la scheda "Time off requests" in sola lettura. Può anche aprire, in sola lettura, la scheda del pianificatore ferie di un progetto, che mostra i membri di quel progetto. Chi ha ruoli sulle assenze ma nessuno dei ruoli sui progetti vede del progetto solo quella scheda, e un link a qualsiasi altra sua scheda apre invece il pianificatore. Non può accettare, rifiutare, aggiungere, modificare o rimuovere assenze. Il ruolo si concede nella scheda Autorizzazioni di una persona, come "Time off viewer". Vedi Autorizzazioni.

Documenti giustificativi

Quando il tipo di ferie richiede un documento giustificativo, il pannello laterale mostra una sezione "Supporting documents": i documenti già allegati, ciascuno dei quali può essere aperto, e un avviso finché ne manca uno. Una richiesta il cui tipo richiede un documento non può essere accettata finché non ne viene allegato uno.

Il dipendente e chiunque abbia il ruolo Responsabile ferie può aggiungerne uno con "Attach document" — ad esempio per conto di un dipendente in malattia. Un approvatore senza tale ruolo può aprire il documento ma non allegarne uno: il documento proviene dal dipendente, e l'approvatore è la persona che lo attende.

Meccanismo di approvazione

Se è richiesta una sola approvazione (cioè Conteggio approvazioni = 1), il primo approvatore che accetta la richiesta la finalizza:

Lo stato cambia da In sospeso ad Accettata
La richiesta viene automaticamente spostata nella scheda "Time off history"
L'approvatore vede i pulsanti "Accept" e "Reject"

Se sono richieste più approvazioni:

Una volta che l'utente corrente approva, non vede più i pulsanti di azione
L'assenza rimane nella scheda Richieste di assenza fino al completamento di tutte le approvazioni
La richiesta viene spostata nello "Time off history" solo quando tutte le approvazioni richieste sono completate

Ciò garantisce la piena trasparenza nei flussi di lavoro di approvazione multilivello, semplificando al contempo i casi di approvazione a livello singolo.

Tutte le ferie completamente accettate sono visualizzate nella scheda "Time off history". Le ferie in corso avranno uno sfondo blu, per renderle più facili da identificare. Le schede Richieste di assenza e "Time off history" possono essere filtrate per Dipendente e tipo di ferie.

I manager hanno la possibilità di gestire le richieste di ferie già approvate direttamente dalla scheda "Time off history". Quando si visualizza un'assenza approvata di un dipendente specifico:

Funzionalità di modifica

Facendo clic sull'opzione "Modifica assenza" nel pannello laterale, appare una finestra di modifica standard.

La finestra consente al manager di:

Modificare il tipo di assenza.
Adeguare la descrizione.
Cambiare la durata dell'assenza (intervallo di date e ore).

Nota: Non è possibile cambiare il dipendente quando si modifica una ferie già creata.

Il saldo ferie visualizzato nella finestra si aggiorna dinamicamente in base alla durata modificata. Una volta salvate le modifiche, i dettagli dell'assenza e il saldo ferie vengono aggiornati di conseguenza.

Funzionalità di rimozione

I manager possono anche fare clic sul pulsante "Rimuovi assenza" per eliminare la voce dell'assenza. Apparirà una finestra di conferma con la domanda: "Are you sure you want to delete?" Dopo aver confermato tramite "Yes, continue", l'assenza viene rimossa dal sistema. Se l'assenza eliminata aveva precedentemente ridotto il saldo ferie del dipendente, il saldo verrà automaticamente ricalcolato e aggiornato per riflettere l'eliminazione.

Ciò garantisce la massima flessibilità e precisione nella gestione dei registri delle ferie, mantenendo al contempo un monitoraggio aggiornato dei giorni di assenza disponibili per i dipendenti.

Creazione di ferie per conto di un dipendente

In qualità di responsabile, hai anche la possibilità di creare assenze per conto di qualsiasi dipendente attivo facendo clic sul pulsante "Add time off" in alto a destra. La finestra può fare due cose diverse, e un selettore in cima, subito sotto la persona che hai scelto, decide quale:

"Add absence" registra l'assenza subito, senza approvazione. È ciò che questa finestra ha sempre fatto, e resta l'opzione predefinita.
"Request on behalf" presenta invece una richiesta. Va agli approvatori di quel dipendente esattamente come una richiesta che avesse presentato lui stesso, e non è un'assenza finché non la approvano.

Una riga sotto il selettore ripete su quale ti trovi: Registrata subito, senza approvazione, oppure Va all'approvatore come una richiesta ordinaria. Il pulsante in fondo cambia con esso ("Create time off" contro "Send request"), e in modalità richiesta il piè di pagina indica anche a chi andrà, sotto "Approve".

Nota: Il selettore compare solo per gli amministratori e i responsabili HR. Un responsabile ferie senza il ruolo HR può comunque aggiungere un'assenza per qualcuno, ma non può presentare una richiesta a suo nome. Se non vedi il selettore, il motivo è questo.

Per creare un'assenza per conto di un dipendente, segui questi passaggi:

Apri il gruppo "Time off" nella barra laterale e vai alle richieste di assenza.
Fai clic sul pulsante Aggiungi ferie.
Seleziona il dipendente dall'elenco a discesa.
Scegli "Add absence" oppure "Request on behalf".
Seleziona il tipo di ferie.
Se quel tipo è suddiviso per motivi, scegline uno. Il motivo decide da quale parte del diritto viene scalata l'assenza, quindi le cifre accanto al modulo lo seguono.
Fornisci una breve descrizione (facoltativa, se nelle impostazioni è indicata come non obbligatoria).
Seleziona il giorno o il periodo nel calendario con la funzione di trascinamento.
Salvala con "Create time off", oppure inviala con "Send request".

Nota: Una volta selezionato un tipo di ferie, il campo della descrizione verrà contrassegnato come obbligatorio o rimarrà facoltativo in base alle impostazioni generali delle ferie.

Nota: Hai anche la possibilità di selezionare alcune ore (da 1 a 7) nel campo "Hours" se l'assenza è inferiore a una giornata intera.

Nota: Una volta scelti sia una persona sia un tipo, il pannello accanto al modulo mostra che cosa cambierebbe l'assenza per quella persona, non per te. Indica il numero di giorni lavorativi che costa davvero (i fine settimana, le festività e l'orario di lavoro di quella persona sono già sottratti), e la sua Year-end forecast prima e dopo. Se la tua organizzazione mostra Available now, i giorni che quella persona può usare oggi seguono su una piccola riga sotto, anch'essi prima e dopo; l'impostazione è descritta in Impostazioni delle assenze. Quando non c'è alcuna previsione di fine anno da mostrare, il pannello indica al suo posto i giorni disponibili ora. Prima che entrambi siano scelti non mostra nulla, perché ogni cifra al suo interno appartiene a una persona precisa.

Nota: Il pannello dà una di tre risposte e qui avvisa invece di rifiutare. Rientra: entro le ferie già maturate. Presa in anticipo: non ancora maturata, la tua organizzazione lo consente, e il pannello indica la data in cui si pareggia. Oltre il diritto dell'anno: il pannello lo dice e ti lascia comunque registrarla, perché un responsabile talvolta deve inserire ciò che è realmente accaduto (un certificato di malattia o una registrazione a posteriori). È qui che questa finestra differisce da quella del dipendente, in cui quella risposta impedisce l'invio della richiesta.

Nota: Il pannello avvisa anche delle date che si sovrappongono a un'assenza che la persona ha già, invece di lasciare che il salvataggio fallisca dopo, e indica quando è richiesto un documento giustificativo per il tipo e il motivo scelti. Il calendario segna i fine settimana, le festività e le assenze esistenti di quella persona, e indica il conteggio dei giorni lavorativi del periodo.

Nota: "Repeat this absence" è offerto solo per "Add absence". Una richiesta non può ripetersi, quindi l'opzione scompare non appena passi a "Request on behalf".

L'assenza aggiunta con "Add absence" compare subito nella scheda "Time off history", con la possibilità di essere modificata o rimossa. Quella inviata con "Request on behalf" compare invece nella scheda Richieste di ferie e vi resta finché i suoi approvatori non l'hanno trattata.

Pianificatore ferie

Il Pianificatore ferie, nel gruppo "Time off" della barra laterale, fornisce una vista calendario visiva di tutte le assenze approvate nell'organizzazione, aiutando manager e team a pianificare il lavoro in base alla disponibilità dei dipendenti. Su un monitor desktop standard, il pianificatore visualizza una finestra mobile di 30 giorni, a partire dal giorno corrente. Questo aiuta i manager a monitorare sia le assenze imminenti che quelle in corso.

Il pianificatore ferie include:

Vista calendario interattiva – Visualizza le ferie pianificate per i dipendenti.
Creazione rapida delle ferie – Fare clic su un riquadro di giorno vuoto o utilizzare il trascinamento per aggiungere una ferie.
Flusso di lavoro di approvazione – Approvare o rifiutare le richieste di ferie in sospeso.
Modifica e rimozione – Modificare o eliminare le ferie approvate se necessario.
Visibilità approvazione in sospeso – Se sono necessarie approvazioni aggiuntive, la richiesta sarà contrassegnata come in sospeso con i dettagli pertinenti.

Filtrare un team numeroso

Accanto al filtro dei membri, il pianificatore offre due filtri:

Progetto mostra solo i membri attivi del progetto scelto. I sottoprogetti sono elencati sotto il progetto principale, e l'elenco può essere cercato.
Reparto mostra solo le persone del reparto scelto, contando sia il loro reparto principale sia quelli aggiuntivi. È disponibile per i "Time off manager". Un "Time off verifier" non lo vede ancora.

Un filtro viene offerto solo quando c'è qualcosa da scegliere. Nel pianificatore di un progetto, il filtro del progetto non viene mostrato.

Il pianificatore si apre sul tuo reparto, contrassegnato da "(my team)" nell'elenco dei reparti. Il reparto, il progetto e le persone scelti vengono conservati nell'indirizzo della pagina, quindi tornare indietro, ricaricare o condividere il link mostra la stessa selezione. Quando la selezione differisce dal tuo team, "Reset filters" la riporta al tuo team. Se nessuno corrisponde ai filtri, il pianificatore lo dice e offre anche "Reset filters". Il pianificatore di un singolo progetto, o di un gruppo di persone scelto, si apre su quelli.

Durante lo scorrimento, l'intestazione delle date e il navigatore delle settimane restano fissati sotto la barra superiore, e su uno schermo stretto la colonna dei nomi resta ferma mentre i giorni scorrono di lato.

Aggiunta di ferie nel Pianificatore ferie

Fare clic su un riquadro di giorno vuoto nel pianificatore.
In alternativa, utilizzare il trascinamento per definire la durata delle ferie.
Compilare i dettagli richiesti per le ferie (ad es., tipo di assenza, durata, descrizione).
Fare clic sul pulsante "Create time off". Le ferie appariranno nel pianificatore e in tutte le altre viste pertinenti come già approvate.

Modifica o rimozione di ferie approvate

Fare clic su una ferie già approvata.
Modificare i dettagli facendo clic sul pulsante pertinente nel pannello laterale apparso.
Utilizzare l'opzione Rimuovi assenza per rimuovere la ferie se necessario.

Approvazione o rifiuto di una richiesta di ferie

Se una richiesta è in attesa di approvazione, sarà visivamente diversa dalle ferie approvate nel calendario.
Come responsabile delle ferie, è possibile:
- Fare clic sulla richiesta per visualizzare i dettagli.
- Fare clic sul pulsante "Approve" o "Reject" della richiesta.
- Se sono necessarie ulteriori approvazioni, la richiesta rimarrà come in sospeso fino al completamento di tutte le approvazioni necessarie.

Utilizzare i filtri per visualizzare dipendenti specifici.

Il Pianificatore ferie semplifica la gestione delle assenze fornendo un sistema di monitoraggio facile da usare e trasparente. Con la possibilità di utilizzare filtri per visualizzare dipendenti specifici, i manager possono garantire una pianificazione regolare delle ferie mantenendo l'equilibrio della forza lavoro.

Esempi di utilizzo

Approvazione delle richieste in sospeso: Esaminare e approvare o rifiutare rapidamente più richieste di ferie inviate dai membri del proprio team.
Creazione di assenza per un dipendente: Aggiungere un giorno di malattia o un'assenza speciale per conto di un dipendente che non è in grado di inviarla autonomamente.
Modifica delle ferie approvate: Modificare le date o la durata di una ferie già approvata se i piani cambiano, garantendo l'accuratezza dei registri delle assenze.
Visualizzazione della disponibilità del team: Utilizzare il Pianificatore ferie per ottenere una panoramica completa di chi è in ferie in un dato momento, aiutando nella pianificazione della forza lavoro.