Gestione delle richieste di ferie

Come manager, è possibile esaminare le richieste di ferie in arrivo, approvarle o rifiutarle con un semplice clic. La voce dedicata nel menu principale è denominata Gestione ferie. Sono disponibili 2 viste per aiutare a gestire le ferie. La prima è la scheda Richieste di assenza. Tutte le ferie richieste sono elencate nella scheda Richieste di assenza.

Questa sezione fornisce informazioni essenziali su ogni richiesta, tra cui:

Nome: Il nome del dipendente che richiede le ferie.
Tipo di assenza: Il tipo di richiesta di ferie.
Descrizione: Una breve spiegazione o dettagli aggiuntivi forniti dal dipendente riguardo alla richiesta di ferie (può essere vuota se configurata come facoltativa).
Da/A: Le date di inizio e fine delle ferie richieste.
Durata: La durata totale della richiesta di ferie, specificata in ore.
Stato: Lo stato attuale della richiesta (ad es., In sospeso (se non ci sono ancora approvazioni), o Approvata 1/2, Approvata 2/3 se sono richieste più approvazioni).
Pulsante freccia: Quando l'utente fa clic sul pulsante freccia, appare un pannello laterale con informazioni dettagliate sull'assenza selezionata. Questa vista funge sia da pannello informativo che da centro azioni per gli approvatori. Il pannello include:

Nome e avatar del dipendente
Periodo di assenza: mostra chiaramente le date di inizio e fine con le ore o i giorni totali richiesti
Saldo ferie corrente e saldo dopo la detrazione dell'assenza
Tipo di assenza e descrizione, se fornita
Percorso di approvazione: visualizza l'elenco degli approvatori se ne è richiesto più di 1.

Documenti giustificativi

Quando il tipo di ferie richiede un documento giustificativo, il pannello laterale mostra una sezione Documenti giustificativi: i documenti già allegati, ciascuno dei quali può essere aperto, e un avviso finché ne manca uno. Una richiesta il cui tipo richiede un documento non può essere accettata finché non ne viene allegato uno.

Il dipendente e chiunque abbia il ruolo Responsabile ferie può aggiungerne uno con Allega documento — ad esempio per conto di un dipendente in malattia. Un approvatore senza tale ruolo può aprire il documento ma non allegarne uno: il documento proviene dal dipendente, e l'approvatore è la persona che lo attende.

Meccanismo di approvazione

Se è richiesta una sola approvazione (cioè Conteggio approvazioni = 1), il primo approvatore che accetta la richiesta la finalizza:

Lo stato cambia da In sospeso ad Accettata
La richiesta viene automaticamente spostata nella scheda "Storico ferie"
L'approvatore vede i pulsanti Accetta e Rifiuta

Se sono richieste più approvazioni:

Una volta che l'utente corrente approva, non vede più i pulsanti di azione
L'assenza rimane nella scheda Richieste di assenza fino al completamento di tutte le approvazioni
La richiesta viene spostata nello Storico ferie solo quando tutte le approvazioni richieste sono completate

Ciò garantisce la piena trasparenza nei flussi di lavoro di approvazione multilivello, semplificando al contempo i casi di approvazione a livello singolo.

Tutte le ferie completamente accettate sono visualizzate nella scheda Storico ferie. Le ferie in corso avranno uno sfondo blu, per renderle più facili da identificare. Le schede Richieste di assenza e Storico ferie possono essere filtrate per Dipendente e tipo di ferie.

I manager hanno la possibilità di gestire le richieste di ferie già approvate direttamente dalla scheda Storico ferie. Quando si visualizza un'assenza approvata di un dipendente specifico:

Funzionalità di modifica

Facendo clic sull'opzione "Modifica assenza" nel pannello laterale, appare una finestra di modifica standard.

La finestra consente al manager di:

Modificare il tipo di assenza.
Adeguare la descrizione.
Cambiare la durata dell'assenza (intervallo di date e ore).

Nota: Non è possibile cambiare il dipendente quando si modifica una ferie già creata.

Il saldo ferie visualizzato nella finestra si aggiorna dinamicamente in base alla durata modificata. Una volta salvate le modifiche, i dettagli dell'assenza e il saldo ferie vengono aggiornati di conseguenza.

Funzionalità di rimozione

I manager possono anche fare clic sul pulsante "Rimuovi assenza" per eliminare la voce dell'assenza. Apparirà una finestra di conferma con la domanda: "Sei sicuro di voler eliminare?" Dopo aver confermato tramite "Sì, continua", l'assenza viene rimossa dal sistema. Se l'assenza eliminata aveva precedentemente ridotto il saldo ferie del dipendente, il saldo verrà automaticamente ricalcolato e aggiornato per riflettere l'eliminazione.

Ciò garantisce la massima flessibilità e precisione nella gestione dei registri delle ferie, mantenendo al contempo un monitoraggio aggiornato dei giorni di assenza disponibili per i dipendenti.

Creazione di ferie per conto di un dipendente

In qualità di responsabile, hai anche la possibilità di creare assenze per conto di qualsiasi dipendente attivo facendo clic sul pulsante Aggiungi ferie in alto a destra. La finestra può fare due cose diverse, e un selettore in cima, subito sotto la persona che hai scelto, decide quale:

Aggiungi assenza registra l'assenza subito, senza approvazione. È ciò che questa finestra ha sempre fatto, e resta l'opzione predefinita.
Richiedi per conto di presenta invece una richiesta. Va agli approvatori di quel dipendente esattamente come una richiesta che avesse presentato lui stesso, e non è un'assenza finché non la approvano.

Una riga sotto il selettore ripete su quale ti trovi: Registrata subito, senza approvazione, oppure Va all'approvatore come una richiesta ordinaria. Il pulsante in fondo cambia con esso (Crea ferie contro Invia richiesta), e in modalità richiesta il piè di pagina indica anche a chi andrà, sotto Approva.

Nota: Il selettore compare solo per gli amministratori e i responsabili HR. Un responsabile ferie senza il ruolo HR può comunque aggiungere un'assenza per qualcuno, ma non può presentare una richiesta a suo nome. Se non vedi il selettore, il motivo è questo.

Per creare un'assenza per conto di un dipendente, segui questi passaggi:

Vai alla voce Gestione ferie del menu principale.
Fai clic sul pulsante Aggiungi ferie.
Seleziona il dipendente dall'elenco a discesa.
Scegli Aggiungi assenza oppure Richiedi per conto di.
Seleziona il tipo di ferie.
Se quel tipo è suddiviso per motivi, scegline uno. Il motivo decide da quale parte del diritto viene scalata l'assenza, quindi le cifre accanto al modulo lo seguono.
Fornisci una breve descrizione (facoltativa, se nelle impostazioni è indicata come non obbligatoria).
Seleziona il giorno o il periodo nel calendario con la funzione di trascinamento.
Salvala con Crea ferie, oppure inviala con Invia richiesta.

Nota: Una volta selezionato un tipo di ferie, il campo della descrizione verrà contrassegnato come obbligatorio o rimarrà facoltativo in base alle impostazioni generali delle ferie.

Nota: Hai anche la possibilità di selezionare alcune ore (da 1 a 7) nel campo Ore se l'assenza è inferiore a una giornata intera.

Nota: Una volta scelti sia una persona sia un tipo, il pannello accanto al modulo mostra che cosa cambierebbe l'assenza per quella persona, non per te. Indica il numero di giorni lavorativi che costa davvero (i fine settimana, le festività e l'orario di lavoro di quella persona sono già sottratti), il suo saldo attuale e quello che diventerebbe, e quanto resterebbe da prendere entro la fine dell'anno. Prima che entrambi siano scelti non mostra nulla, perché ogni cifra al suo interno appartiene a una persona precisa.

Nota: Il pannello dà una di tre risposte e qui avvisa invece di rifiutare. Rientra: entro le ferie già maturate. Presa in anticipo: non ancora maturata, la tua organizzazione lo consente, e il pannello indica la data in cui si pareggia. Oltre il diritto dell'anno: il pannello lo dice e ti lascia comunque registrarla, perché un responsabile talvolta deve inserire ciò che è realmente accaduto (un certificato di malattia o una registrazione a posteriori). È qui che questa finestra differisce da quella del dipendente, in cui quella risposta impedisce l'invio della richiesta.

Nota: Il pannello avvisa anche delle date che si sovrappongono a un'assenza che la persona ha già, invece di lasciare che il salvataggio fallisca dopo, e indica quando è richiesto un documento giustificativo per il tipo e il motivo scelti. Il calendario segna i fine settimana, le festività e le assenze esistenti di quella persona, e indica il conteggio dei giorni lavorativi del periodo.

Nota: Ripeti questa assenza è offerto solo per Aggiungi assenza. Una richiesta non può ripetersi, quindi l'opzione scompare non appena passi a Richiedi per conto di.

L'assenza aggiunta con Aggiungi assenza compare subito nella scheda Cronologia ferie, con la possibilità di essere modificata o rimossa. Quella inviata con Richiedi per conto di compare invece nella scheda Richieste di ferie e vi resta finché i suoi approvatori non l'hanno trattata.

Pianificatore ferie

La scheda Pianificatore ferie in Gestione ferie fornisce una vista calendario visiva di tutte le assenze approvate nell'organizzazione, aiutando manager e team a pianificare il lavoro in base alla disponibilità dei dipendenti. Su un monitor desktop standard, il pianificatore visualizza una finestra mobile di 30 giorni, a partire dal giorno corrente. Questo aiuta i manager a monitorare sia le assenze imminenti che quelle in corso.

Il pianificatore ferie include:

Vista calendario interattiva – Visualizza le ferie pianificate per i dipendenti.
Creazione rapida delle ferie – Fare clic su un riquadro di giorno vuoto o utilizzare il trascinamento per aggiungere una ferie.
Flusso di lavoro di approvazione – Approvare o rifiutare le richieste di ferie in sospeso.
Modifica e rimozione – Modificare o eliminare le ferie approvate se necessario.
Visibilità approvazione in sospeso – Se sono necessarie approvazioni aggiuntive, la richiesta sarà contrassegnata come in sospeso con i dettagli pertinenti.

Aggiunta di ferie nel Pianificatore ferie

Fare clic su un riquadro di giorno vuoto nel pianificatore.
In alternativa, utilizzare il trascinamento per definire la durata delle ferie.
Compilare i dettagli richiesti per le ferie (ad es., tipo di assenza, durata, descrizione).
Fare clic sul pulsante "Crea ferie". Le ferie appariranno nel pianificatore e in tutte le altre viste pertinenti come già approvate.

Modifica o rimozione di ferie approvate

Fare clic su una ferie già approvata.
Modificare i dettagli facendo clic sul pulsante pertinente nel pannello laterale apparso.
Utilizzare l'opzione Rimuovi assenza per rimuovere la ferie se necessario.

Approvazione o rifiuto di una richiesta di ferie

Se una richiesta è in attesa di approvazione, sarà visivamente diversa dalle ferie approvate nel calendario.
Come responsabile delle ferie, è possibile:
- Fare clic sulla richiesta per visualizzare i dettagli.
- Approvare o rifiutare la richiesta facendo clic sul pulsante pertinente.
- Se sono necessarie ulteriori approvazioni, la richiesta rimarrà come in sospeso fino al completamento di tutte le approvazioni necessarie.

Utilizzare i filtri per visualizzare dipendenti specifici.

Il Pianificatore ferie semplifica la gestione delle assenze fornendo un sistema di monitoraggio facile da usare e trasparente. Con la possibilità di utilizzare filtri per visualizzare dipendenti specifici, i manager possono garantire una pianificazione regolare delle ferie mantenendo l'equilibrio della forza lavoro.

Esempi di utilizzo

Approvazione delle richieste in sospeso: Esaminare e approvare o rifiutare rapidamente più richieste di ferie inviate dai membri del proprio team.
Creazione di assenza per un dipendente: Aggiungere un giorno di malattia o un'assenza speciale per conto di un dipendente che non è in grado di inviarla autonomamente.
Modifica delle ferie approvate: Modificare le date o la durata di una ferie già approvata se i piani cambiano, garantendo l'accuratezza dei registri delle assenze.
Visualizzazione della disponibilità del team: Utilizzare il Pianificatore ferie per ottenere una panoramica completa di chi è in ferie in un dato momento, aiutando nella pianificazione della forza lavoro.