Log di sistema e audit trail

La sezione Log di audit, accessibile tramite l'area Impostazioni nella sezione Log di audit, fornisce un registro cronologico dei principali eventi di sistema. Questa funzionalità garantisce la piena tracciabilità e la trasparenza delle modifiche apportate nel sistema. I log di audit acquisiscono un'ampia gamma di azioni, tra cui:

• Creazione, modifica e risoluzione degli accordi
• Aggiunta, aggiornamento o rimozione delle ferie
• Modifica dei limiti di ferie
• Creazione di benefit per i dipendenti
• Registrazione e rimozione delle fatture
• Modifiche apportate ai record dei dipendenti (come aggiunta/aggiornamento delle tariffe, aggiornamenti delle informazioni personali, modifiche ai permessi degli utenti).

Ogni evento viene registrato con:

• La data e l'ora dell'azione
• Il nome del dipendente che ha eseguito l'azione
• Il nome del dipendente interessato dalla modifica (se applicabile)

Questo monitoraggio completo degli eventi consente agli utenti di monitorare le attività chiave e mantenere un affidabile audit trail.

Inoltre, la tabella dei log include una colonna "Visualizza altro", che offre una panoramica dettagliata di ogni evento. Facendo clic su "Visualizza altro" vengono visualizzati i dati JSON grezzi, che contengono tutti gli attributi e i valori rilevanti associati all'azione. Questo livello di dettaglio facilita un audit approfondito e migliora l'accuratezza dei dati.

Le voci di assenza indicano il tipo di assenza. Una voce relativa a un periodo di assenza dice di che tipo si trattava, tra parentesi dopo il sostantivo: Time off (Delegation) was created, Time off request (Remote work) was approved. Ciò vale per le assenze create, modificate e rimosse e per le richieste approvate, approvate senza notifiche, autoapprovate e rifiutate. Un tipo creato dalla tua organizzazione viene mostrato con il nome che gli hai dato. Quando il tipo non è noto, ad esempio perché non esiste più, la voce riporta semplicemente Time off.

La schermata Audit logs

L'audit trail è la schermata "Audit logs", in "Settings" → "Administration" → "Audit logs". Elenca una voce per ogni azione registrata, dalla più recente, 100 voci per pagina, in queste colonne:

• "Action": che cosa è stato fatto, e a che cosa.
• "User": la persona che lo ha fatto.
• "Related team member": la persona a cui si riferisce il record, dove ce n'è una.
• "Date": quando è successo.
• "View More": apre i dettagli della voce.

Selezionare l'intestazione "Action", "User", "Related team member" o "Date" ordina l'intero log per quella colonna; selezionarla di nuovo inverte l'ordine.

La casella di ricerca trova le voci per azione e per i nomi dell'utente e del membro del team correlato. Quattro filtri restringono ulteriormente l'elenco. I primi tre accettano più valori contemporaneamente, e "Date" accetta un intervallo:

• "Relation name": il tipo di record a cui si riferisce la voce, come un accordo, una richiesta di assenza, una fattura o un'impostazione dell'organizzazione.
• "User": le voci create dalle persone che scegli.
• "Related team member": le voci che riguardano le persone che scegli.
• "Date": un intervallo di date, con intervalli predefiniti tra cui scegliere.

Ogni filtro in uso è mostrato sopra l'elenco e può essere rimosso singolarmente, oppure tutti insieme.

Da un evento di audit alle e-mail inviate

Alcuni eventi di audit hanno inviato anche notifiche, ad esempio una decisione su una richiesta di assenza. Quando un evento ha quel collegamento, i suoi dettagli offrono "View related notifications". Si apre la cronologia delle e-mail ristretta alle notifiche relative a quel singolo record, e una riga sopra l'elenco indica il record. "Show all email history" rimuove il filtro. Gli esiti messi temporaneamente in pausa non hanno alcun riferimento al record e quindi non compaiono nell'elenco ristretto.

La cronologia delle e-mail è aperta solo agli amministratori dell'organizzazione, quindi il collegamento viene mostrato solo a chi può aprirla.

Casi d'uso

• Investigazione delle modifiche: identifica rapidamente chi ha modificato i permessi o i dettagli personali di un dipendente e quando.
• Conformità e responsabilità: mantieni un registro verificabile di tutti gli eventi del ciclo di vita degli accordi per la conformità normativa.
• Rilevamento degli errori: risali alle modifiche di sistema per individuare la causa di un comportamento imprevisto o di un'alterazione dei dati.
• Applicazione delle politiche: monitora le modifiche ai limiti di ferie o le creazioni di benefit per garantire il rispetto delle politiche aziendali.
• Spostamenti tra progetti: verifica chi ha spostato una riga di fattura su un altro progetto, e quando, dopo una variazione inattesa dei ricavi di un progetto.