Le fatture dei fornitori arrivano all’approvatore giusto, vengono ripartite tra i progetti in base alla superficie o a un altro attributo e sono pagate in un unico file bancario, mentre Cash Out mostra tutto ciò che è in scadenza da circa due settimane fa fino a tre mesi in avanti.
Il diagramma animato qui sopra è illustrativo: mostra come i record sono collegati, con cifre di esempio, non i dati di un cliente né una schermata dal vivo.
Carica le fatture dei fornitori e Flowtly ne legge i campi principali.
Invia ogni fattura in approvazione e ripartiscila tra progetti o budget.
Crea il file dei pagamenti e abbina i movimenti bancari alle fatture.
Schermate del prodotto in funzione, acquisite in organizzazioni dimostrative con dati di esempio. Seleziona una schermata per aprirla a grandezza intera. Alcune di queste schermate mostrano l'interfaccia polacca.
Pagamenti in arrivo e scaduti in un’unica vista, da circa due settimane indietro a tre mesi avanti: fatture fornitori già registrate e obbligazioni attese non ancora fatturate, mostrate attenuate. Leggila come grafico per settimana o mese, calendario giornaliero o elenco ordinato per data, importo o controparte. Gli importi scaduti sono in rosso, e anche una settimana senza scadenze viene mostrata, così i vuoti restano visibili.
Una fattura di vigilanza o pulizie che riguarda molti progetti non va più divisa a mano. Registra un numero una sola volta su beni e progetti, come la superficie in m², e un clic compila la ripartizione in proporzione. Gli importi sommano sempre al totale della fattura, un progetto che escludi resta registrato come escluso e una ripartizione incompleta senza esclusioni indicate viene segnalata sul documento.
Con il flusso di approvazione attivo, una fattura in arrivo va al responsabile del tag della sua categoria di costo, o al responsabile del costo collegato, e altrimenti a chiunque abbia un permesso sulle fatture. Ogni approvatore ha una scheda «In attesa di me» con le sole proprie decisioni, un rifiuto riporta una nota e ogni fattura conserva la cronologia di chi l’ha approvata o rifiutata.
La scheda «Da pagare» elenca ogni fattura fornitore ancora da pagare, approvata o no. Seleziona quelle da pagare ed esporta un solo file per l’importazione dei pagamenti multipli della tua banca, invece di inserire ogni bonifico a mano: XML ISO 20022 pain.001 per bonifici SEPA, nazionali e in split payment polacco, oppure Multicash PLI per ING in Polonia. Le banche non importano tutte gli stessi formati, quindi verifica che la tua ne accetti uno. Per esempio, una fattura con il tag Legale viene approvata martedì dal responsabile del tag e pagata con le altre fatture approvate della settimana nel file del venerdì. Le fatture di fornitori senza coordinate bancarie vengono saltate e segnalate.
Trascina un blocco di contratti fornitori firmati e resta sull’elenco mentre vengono caricati. Ognuno attende in «Da smistare» finché non apri la sua revisione: parti, date, condizioni di pagamento e prezzi sono precompilati e marcati come estratti, il fornitore probabile è suggerito per partita IVA o nome, e nulla viene salvato finché non confermi. Un file che Flowtly ha già viene riconosciuto invece di diventare un secondo contratto.
Using Stripe? Connect it as a bank source
Le fatture fornitore arrivano in una casella condivisa e vengono inoltrate finché qualcuno non dice sì. Nessuno sa cosa aspetta chi, così le fatture vengono pagate in ritardo, o pagate senza che nessuno abbia deciso.
Con il flusso di approvazione attivo, Flowtly invia ogni fattura in arrivo al responsabile del tag della sua categoria di costo, poi al responsabile del costo collegato e altrimenti a chiunque abbia un permesso sulle fatture. La scheda «In attesa di me» di ogni approvatore contiene solo le sue decisioni, e un rifiuto riporta una nota.
Instradamento delle approvazioni (esempio)
Esempio illustrativo
Le fatture approvate attendono in «Da pagare», pronte al pagamento
Ogni fattura approvata diventa un bonifico che qualcuno digita a mano nell’home banking: IBAN, importo, causale, ancora e ancora, con il rischio di un errore ogni volta.
La scheda «Da pagare» elenca ogni fattura fornitore ancora da pagare. Seleziona quelle in scadenza, esporta un solo file di pagamento, XML pain.001 oppure Multicash PLI per ING in Polonia, e caricalo nell’importazione dei pagamenti multipli della tua banca. Le fatture di fornitori senza coordinate bancarie vengono saltate e segnalate.
Pagamenti del venerdì (esempio)
Esempio illustrativo
Un solo caricamento invece di 14 bonifici
Grazie a Flowtly, siamo riusciti ad automatizzare i processi aziendali chiave, aumentando significativamente la nostra efficienza e risparmiando tempo. Apprezziamo in particolare il modulo di gestione di budget e costi, che ci aiuta a controllare meglio le spese e a ottimizzare i costi.
Risultato: Il team controlla meglio le spese e ottimizza i costi su tutti i progetti.
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Fatture fornitori approvate, ripartite e pagate in tempo