Collegare KSeF a Flowtly Workspace

Una volta collegato KSeF, Flowtly Workspace invia le tue fatture di vendita al Sistema nazionale polacco di fatturazione elettronica (Krajowy System e-Faktur) e scarica le fatture che altre aziende emettono nei tuoi confronti. Questo tutorial ti accompagna da una scheda E-Invoicing vuota alla tua prima fattura con numero KSeF e UPO, in circa dieci minuti.

Perché KSeF è importante adesso

KSeF è un obbligo previsto dalla legge polacca, quindi questo tutorial si rivolge alle organizzazioni che fatturano come contribuenti in Polonia.

  • La ricezione delle fatture tramite KSeF è obbligatoria per tutti i contribuenti dal 1° febbraio 2026.
  • L’emissione delle fatture in KSeF è diventata obbligatoria il 1° febbraio 2026 per i contribuenti con vendite superiori a 200 milioni di PLN nel 2024, e il 1° aprile 2026 per tutti gli altri contribuenti.

Per gli emittenti più piccoli sono previste alcune agevolazioni. Consulta le pagine su KSeF del Ministero delle Finanze polacco, oppure chiedi al tuo commercialista, per sapere quali regole si applicano alla tua azienda.

Flowtly Workspace si collega a KSeF 2.0 e sempre all’ambiente di produzione: l’app non ha una modalità di test, quindi ogni fattura che invii è una trasmissione reale.

Prima di iniziare

  • In Flowtly Workspace: diritti di amministratore, un abbonamento attivo che includa la fatturazione e i dati di fatturazione completi della tua azienda: NIP, ragione sociale di fatturazione, via, codice postale, città e paese. Tieni a portata di mano anche il REGON.
  • In KSeF: un modo per autenticarti a nome della tua azienda (firma qualificata, sigillo qualificato oppure Profil Zaufany, il profilo fiduciario) e il diritto di gestire le autorizzazioni per quel NIP. Se KSeF lo gestisce per te il tuo studio contabile, è il momento di contattarlo.

Passaggio 1: completa i dati della tua azienda

Vai su Settings → Finance & Business → Invoicing settings e, nella sezione Billing data, compila NIP, Billing name (ragione sociale), Street line (via), codice postale, City e Country. Fallo per primo: senza tutti e sei i campi, l’interruttore della fatturazione elettronica del passaggio 5 resta bloccato. Nella stessa sezione inserisci il REGON. Non blocca l’interruttore, ma il controllo della fattura nel passaggio 6 lo richiede.

Suggerimento: Il campo E-Invoicing token non è disattivato: semplicemente non compare nella scheda E-Invoicing finché non hai salvato il NIP. Se non lo vedi, torna a Billing data.

Suggerimento: Puoi inserire il NIP con o senza il prefisso PL. Flowtly Workspace rimuove il prefisso prima di inviare qualsiasi dato a KSeF.

Passaggio 2: genera un token nell’applicazione KSeF per i contribuenti

Accedi a ap.ksef.mf.gov.pl nel contesto della tua azienda (il suo NIP), con firma qualificata, sigillo qualificato o Profil Zaufany. Nel menu a sinistra scegli Tokens → Generate token. Assegna un nome al token, ad esempio «Flowtly Workspace», e seleziona tre autorizzazioni: emissione delle fatture, visualizzazione delle fatture e visualizzazione delle autorizzazioni.

Suggerimento: Servono tutte e tre le autorizzazioni. La sola emissione delle fatture non basta: senza la visualizzazione delle fatture e delle autorizzazioni, il collegamento con Flowtly Workspace non funziona. Se manca un’autorizzazione, genera un nuovo token con tutte e tre.

Suggerimento: Genera un token dedicato soltanto a Flowtly Workspace invece di riutilizzare quello del tuo studio contabile. Così potrai revocarlo senza tagliare fuori nessun altro.

Suggerimento: KSeF mostra il token una sola volta. Copialo e incollalo subito in Flowtly Workspace. Non salvarlo in un documento, in una chat o in uno screenshot: il token permette a chiunque di emettere fatture a nome della tua azienda. Se è finito dove non dovrebbe, revocalo in Tokens → Token list e generane uno nuovo.

Passaggio 3: incolla il token in Flowtly Workspace e salva

Torna in Flowtly Workspace e, nella stessa pagina Invoicing settings, individua la scheda E-Invoicing, incolla il token nel campo E-Invoicing token e salva. Flowtly Workspace si autentica presso KSeF e conserva il token in forma cifrata.

Suggerimento: Lo fai una volta sola. Una sessione KSeF scade dopo un certo tempo, ma Flowtly Workspace la rinnova a partire dal token salvato, quindi non dovrai incollarlo di nuovo.

Passaggio 4: verifica lo stato del collegamento

Nella stessa scheda, E-Invoicing auth status dovrebbe indicare CONNECTED. Se invece vedi un errore, il messaggio proviene da KSeF.

Suggerimento: Le tre cause più frequenti sono un token generato per un altro NIP, un token privo delle autorizzazioni del passaggio 2 e un token già revocato. In ognuno di questi casi genera un nuovo token e ripeti il passaggio 3.

Suggerimento: Se nel passaggio 3 il salvataggio non è riuscito, controlla il tuo abbonamento: la fatturazione deve essere attiva.

Passaggio 5: attiva la fatturazione elettronica

Solo ora puoi attivare Enable E-Invoicing. Flowtly Workspace sblocca l’interruttore soltanto quando lo stato è CONNECTED e i dati aziendali del passaggio 1 sono completi.

Suggerimento: Se l’interruttore non risponde anche se lo stato è CONNECTED, torna al passaggio 1 e controlla tutti e sei i campi. Quelli che mancano più spesso sono il paese o il codice postale, e basta un solo campo vuoto per bloccarlo.

Suggerimento: Nella stessa scheda trovi Hide contact details on e-invoices. Quando è attivo, il numero di telefono del venditore e l’indirizzo email dell’acquirente non compaiono nelle fatture elettroniche generate da Flowtly Workspace, sia nel PDF sia in KSeF. I dati di contatto restano nella scheda del cliente.

Passaggio 6: verifica il collegamento inviando una fattura

Apri una qualsiasi fattura emessa e scegli Validate and send via E-invoicing. Se manca qualcosa, Flowtly Workspace indica con precisione cosa completare prima di generare la fattura elettronica. Le lacune più comuni sono il NIP del cliente o il tipo di identificativo fiscale, il paese del cliente oppure una data di emissione nel futuro, che KSeF rifiuta.

Suggerimento: Dopo l’invio tramite fatturazione elettronica, la fattura non è più modificabile e Flowtly Workspace non la elimina. Per cambiarla, emetti una fattura correttiva. Controlla i dati prima di inviare.

Suggerimento: Se il controllo segnala la tua azienda anziché il cliente, scegli Edit company details per andare a Invoicing settings. Di solito mancano il REGON o una parte dell’indirizzo di fatturazione.

Passaggio 7: scarica l’UPO

Dalla fattura, scegli Download E-Invoicing UPO. L’UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, la conferma ufficiale di ricezione) è la prova che KSeF ha accettato la fattura. Sulla fattura compare anche il numero KSeF e, una volta trasmessa, il suo PDF corrisponde al documento conservato in KSeF.

Suggerimento: Conserva l’UPO insieme alla documentazione contabile. È l’UPO, e non la fattura stessa, a confermare la data in cui KSeF ha ricevuto il documento.

Cosa hai ottenuto

  • E-Invoicing auth status indica CONNECTED e la tua prima fattura ha un numero KSeF e un UPO. D’ora in poi invii le fatture di vendita a KSeF direttamente da Flowtly Workspace.
  • Funziona anche la direzione opposta: le fatture emesse nei confronti della tua azienda vengono scaricate da KSeF in Incoming invoices, dove possono seguire il tuo flusso di approvazione.
  • Il collegamento con KSeF appartiene all’intera organizzazione, quindi lo configuri una sola volta, indipendentemente da quanti progetti gestisci. Le fatture scaricate arrivano in Incoming invoices senza progetto; lo assegni in seguito nella ripartizione dei costi della fattura, e una fattura può essere suddivisa tra più progetti, anche riga per riga se necessario.

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