Contratti

I Contratti in Flowtly definiscono i termini finanziari dei tuoi impegni, collegando un budget a un insieme strutturato di righe del piano di pagamento. Ogni contratto specifica le scadenze dei pagamenti, gli importi e la direzione (fattura fornitore o fatturazione cliente), offrendoti piena visibilità sui flussi di cassa impegnati.

Concetti chiave

Righe del piano di pagamento — singole voci che definiscono importo, data di scadenza e direzione del pagamento (fornitore o cliente)
Collegamento al budget — un contratto è sempre associato a un budget, che funge da involucro finanziario per l'impegno
Direzione — i contratti con fornitori tracciano i costi che devi; i contratti con clienti tracciano i ricavi che ti aspetti di ricevere
Generazione di pianificazione ricorrente — i contratti possono generare automaticamente righe di pagamento ricorrenti in base a un intervallo definito
Allegati documentali — allega file di contratto firmati, modifiche o documenti di supporto direttamente al record del contratto
Termini di pagamento — quanto tempo ha la controparte per pagare, da quale data decorre il termine e se il pagamento è dovuto in anticipo o in ritardo
Lettura automatica — carica un contratto firmato e Flowtly ne ricava le parti, le date, i termini di pagamento e i prezzi. Se una nuova esecuzione potrebbe aiutare, puoi rieseguire la lettura dai documenti del contratto — ad esempio dopo aver corretto una scansione
Completezza — un contratto viene verificato per i dati di cui la pianificazione ha bisogno, e un contratto che non ne avrà mai uno può dichiararlo; vedi Controlli di completezza dei contratti
Caricare più contratti insieme — trascina un intero lotto di contratti firmati: il caricamento mostra l’avanzamento di ogni file ("3 of 20 uploaded") e poi il suo stato, e resti sull’elenco dei contratti nel frattempo. Ogni caricamento attende in Awaiting sorting con il suo stato — in lettura, pronto per la verifica o non leggibile, con il motivo e una via d’uscita: Re-extract quando una seconda lettura può aiutare, Upload again quando il file stesso è danneggiato o illeggibile. La verifica di un file si apre quando lo selezioni
Tariffe e valore totale — alcuni contratti non indicano alcun valore totale. Una locazione a prezzo per m² indica una tariffa, una superficie e una durata, e la somma non è scritta da nessuna parte. Flowtly registra la tariffa esattamente come la riporta il contratto e lascia il totale vuoto anziché inventare una cifra; inserisci la durata e proporrà un totale calcolato che puoi accettare
Regole di lettura specifiche dell'organizzazione — per alcune organizzazioni, il team Flowtly configura regole che cambiano il modo in cui viene letto un determinato tipo di contratto: in quale direzione viene registrato, un'istruzione in testo libero per un accordo insolito (ad esempio, una locazione stipulata con un responsabile dello sviluppo immobiliare, in cui solo il contributo per i lavori di allestimento è un costo per l'organizzazione, non il canone), e quali parametri del contratto compilare insieme ad esso. Quando una regola corrisponde, la schermata di revisione mostra quale è stata applicata e i parametri che ha letto. Una locazione il cui importo richiesto non viene trovato viene registrata come costo senza importo né piano di pagamento e con il contrassegno da verificare, invece di una cifra indovinata

Termini di pagamento

Un contratto indica tre elementi riguardanti la scadenza delle sue fatture, e Flowtly li conserva separatamente invece di comprimerli in un unico numero:

Scadenza di pagamento (giorni) — il numero di giorni consentiti.
Calcolato da — la data da cui decorre il termine: Consegna della fattura, Emissione della fattura, Inizio del periodo o Un evento. Consegna ed emissione sono tenute deliberatamente distinte, perché sono date genuinamente diverse e molti contratti vincolano il termine alla prima.
Pagamento — se l'importo è dovuto in anticipo o in ritardo.

Una scadenza vuota significa che il contratto tace sull'argomento. È un'affermazione diversa da una scadenza di zero giorni, e diversa ancora da un pagamento in ritardo — quindi i campi vengono lasciati vuoti piuttosto che ricevere valori predefiniti, e l'apertura di un contratto non inserisce mai una condizione che il documento non contiene effettivamente.

Questi campi compaiono sia nel contratto stesso che nella schermata dove viene esaminato un contratto caricato, in modo che i termini letti dal documento possano essere verificati e corretti nello stesso posto in cui sono stati trovati.

Documenti del contratto

I file di contratto e di allegato vengono allegati al record del contratto e vi sono elencati. Un documento può essere visualizzato in anteprima sul posto — il file si apre in un visualizzatore senza lasciare il contratto — il che di solito è sufficiente per confermare ciò che è stato firmato. Qualsiasi cosa il visualizzatore non riesca a rendere viene offerta come download.

Un'azione separata Scarica rimane accanto all'anteprima, perché ottenere il file firmato da Flowtly e leggerlo sono compiti diversi.

Quando la lettura automatica fallisce

Una lettura che non riesce indica quale tipo di errore si è verificato, anziché segnalare un generico insuccesso, e Rileggi viene proposto solo dove una nuova esecuzione può davvero aiutare:

Il documento non è stato leggibile — di solito una foto o una scansione di scarsa qualità. Rileggere lo stesso file non produrrà un risultato diverso: rifiutalo e carica un PDF più nitido.
Il file non ha contenuto — il caricamento potrebbe essere stato interrotto. Carica nuovamente il documento.
La lettura non è potuta essere completata — il problema era da parte di Flowtly e non del tuo file, quindi rileggere di solito funziona.

In ogni caso i campi rimangono modificabili mentre il file è in fase di analisi, quindi un contratto può essere completato manualmente e salvato come di consueto invece di attendere una lettura riuscita.

La rilettura analizza nuovamente il documento e sovrascrive i campi con ciò che trova, incluse le correzioni apportate nel frattempo, pertanto chiede prima una conferma.

Parametri del contratto

Alcune organizzazioni hanno configurato un insieme di parametri del contratto per i propri contratti — gli stessi campi tipizzati già usati per budget, progetti e immobili. Quando un documento corrisponde a una regola dell'organizzazione che indica un insieme di parametri, la lettura automatica compila ciò che riesce a trovare (ad esempio le condizioni di canone indicate su una locazione il cui costo per la tua organizzazione è tutt'altra cosa) come informazione di riferimento accanto al contratto. Un parametro già compilato a mano non viene mai sovrascritto da una lettura successiva.

Esempi di casi d'uso

Fatturazione a tariffa fissa per progetti: Crea un contratto cliente con scadenze di pagamento mensili collegate a un budget di progetto, in modo da sapere sempre cosa è stato fatturato e cosa rimane.
Contratto di fidelizzazione con fornitore: Configura un contratto fornitore con righe mensili ricorrenti per una licenza software o un contratto di consulenza continuativo — Flowtly genera le righe e segnala i pagamenti scaduti.
Pagamenti a subappaltatori: Collega un contratto fornitore a un budget di progetto per monitorare i costi dei subappaltatori rispetto alla spesa pianificata e assicurarti che nessuna riga superi il tetto del budget.
Verificare un termine prima di sollecitare un pagamento: Leggere la scadenza e da quale data viene calcolata direttamente sul contratto, invece di riaprire il documento firmato per trovare la clausola.
Confermare ciò che è stato firmato: Visualizzare in anteprima il file del contratto allegato sul posto per controllare un dettaglio, senza scaricarlo prima.