Punto vendita
Il Punto vendita (POS) è la serie di strumenti di Flowtly per un negozio che vende beni fisici al banco. Riunisce un catalogo prodotti, un registro di magazzino e una cassa, così puoi elencare ciò che vendi, sapere quanto ne hai e registrare una vendita in pochi secondi, con una fattura regolare per ogni cliente che la desidera.
Il POS è disattivato per impostazione predefinita per ogni organizzazione. Se non vendi beni fisici al banco, non lo vedrai mai. Se li vendi, un amministratore lo attiva in "Settings" e nella navigazione compare una nuova sezione "Shop" con tre schermate: "Catalog", "Stock" e "Sell".
Due ruoli, di proposito
Il POS ha due ruoli dedicati, che vedono cose diverse:
- "POS Manager" costruisce e mantiene il catalogo, riceve la merce e può vedere il prezzo di acquisto — quanto hai pagato al fornitore — e quindi il tuo margine su ogni prodotto.
- "POS Clerk" vende. Un addetto può registrare vendite, ricevere merce e contare le scorte, ma il prezzo di acquisto e il margine sono volutamente nascosti sulle sue schermate. Chi sta alla cassa non ha bisogno di sapere quanto ha pagato il negozio per fare bene il proprio lavoro, e Flowtly non glielo mostra.
Assegna questi ruoli come qualsiasi altro ruolo in Flowtly, dal profilo della persona.
Costruire il catalogo
Il catalogo è l'elenco dei tuoi prodotti, organizzato in categorie perché la cassa resti facile da consultare. Per ogni prodotto imposti un nome, uno SKU facoltativo, una categoria, un fornitore, un gruppo fiscale e — il campo che conta di più — un prezzo di vendita.
Il prezzo di vendita che inserisci include già l'imposta. È il numero sul cartellino dello scaffale, l'importo che il cliente consegna davvero alla cassa. Non digiti mai separatamente un prezzo "netto" e un'aliquota: inserisci il prezzo che vede il cliente e Flowtly calcola automaticamente l'importo netto e l'IVA che ci stanno dietro, in base al gruppo fiscale del prodotto. È questo che mantiene ogni fattura onesta: torna sempre esattamente al prezzo comunicato al cliente, perché il prezzo è il punto di partenza, non il risultato di un calcolo che devi fare correttamente tu.
Come "POS Manager" puoi anche registrare il prezzo di acquisto — quanto ti è costato il prodotto. Flowtly lo usa per mostrare il tuo margine, ma non compare mai su una fattura, su uno scontrino o sulla schermata di un addetto.
I prodotti possono anche avere una garanzia (nessuna, un numero di mesi o a vita), che accompagna la vendita così che tu e il cliente sappiate cosa è coperto.
Magazzino: niente esiste finché non arriva
Le scorte non si digitano in un prodotto: nascono solo quando ricevi la merce. Quando arriva una consegna, registri quanto è arrivato e Flowtly lo aggiunge allo scaffale.
Da lì, ogni singola variazione della quantità di un prodotto viene annotata come movimento: una consegna, una vendita, una correzione di inventario, un reso. Nulla cambia il numero in silenzio. Questa cronologia dei movimenti è ciò che rende affidabile il dato di magazzino: se un numero ti sembra sbagliato, puoi sempre risalire esattamente a quale consegna, vendita o conteggio lo ha prodotto.
Vendere alla cassa
La cassa è pensata per la velocità: tocca un prodotto per aggiungerlo al carrello, toccalo di nuovo per aggiungerne un altro, regola le quantità e incassa. Flowtly calcola sempre da sé il prezzo della vendita in base al prezzo attuale del catalogo, quindi ciò che l'addetto vede sullo schermo è esattamente ciò che il cliente paga: un prezzo digitato male non può finire su una fattura.
Il pagamento può essere accettato in contanti o tramite mobile money (ad esempio MTN Mobile Money o Orange Money). Una volta confermato il pagamento, Flowtly emette automaticamente una fattura e riduce le scorte di ogni articolo venduto: una vendita, un movimento per prodotto, nessun passaggio in più.
La maggior parte delle vendite è di clienti di passaggio, e va bene così: non serve una scheda cliente per vendere qualcosa. Associa un cliente reale alla vendita solo quando l'acquirente vuole davvero la fattura intestata a sé, ad esempio per avere una prova d'acquisto in caso di richiesta di garanzia. Puoi aggiungere quel cliente direttamente dalla schermata di pagamento.
Contare lo scaffale (inventario)
I conteggi fisici si allontanano nel tempo da quelli del sistema: una scatola scompare, una consegna viene contata male, un cliente se ne va con due pezzi invece di uno. Un inventario risolve il problema: vai sul prodotto, inserisci la quantità che hai effettivamente contato e Flowtly la confronta con quanto riporta il registro e registra la differenza come movimento. Non devi mai fare la sottrazione da solo: dici semplicemente a Flowtly cosa vedi sullo scaffale.
Rettificare una vendita
Gli errori capitano: è stato battuto l'articolo sbagliato o un cliente restituisce qualcosa. Emetti una rettifica sulla fattura, come per qualsiasi fattura Flowtly, e le scorte tornano automaticamente sullo scaffale. Non serve registrare anche un movimento di magazzino a parte: rettificare la fattura è sufficiente.
Vendere quando il conteggio dice zero
Flowtly ti permette di registrare una vendita anche quando il sistema mostra zero scorte per quel prodotto. È una scelta voluta: se il conteggio è sbagliato ma la merce è fisicamente sullo scaffale, una cassa che rifiuta una vendita reale è peggio di una giacenza che ogni tanto va sistemata con un inventario. Il prodotto mostra semplicemente alla cassa un discreto avviso "esaurito, ma ancora vendibile": non blocca mai la vendita.
Esempi di utilizzo
- Apertura del negozio per la giornata: un addetto accede alla cassa e inizia a servire i clienti, senza altra configurazione oltre a quella che il responsabile ha già impostato nel catalogo.
- Arriva una nuova consegna: il responsabile riceve la merce, aggiungendo la quantità alle scorte in un solo passaggio.
- Un cliente vuole far valere la garanzia più avanti: l'addetto associa alla vendita i dati del cliente, così la fattura — la sua prova d'acquisto — è intestata a lui.
- Conteggio di fine giornata: un addetto conta ciò che c'è fisicamente sullo scaffale e lo inserisce come inventario; Flowtly corregge con discrezione ogni scostamento.
- Un cliente restituisce un articolo difettoso: il responsabile emette una rettifica sulla fattura originale e l'articolo torna automaticamente in magazzino.