Giorno di recupero
Il giorno di recupero ("Pick up day") è il tipo di assenza per un giorno che un dipendente prende a compensazione, anziché come ferie annuali. Viene registrato come assenza nel modo consueto, ma attinge a una disponibilità propria, quindi il diritto alle ferie annuali del dipendente resta intatto.
Perché viene restituito un giorno
Il diritto del lavoro polacco fissa una norma di tempo di lavoro per ogni mese. Ai sensi dell'articolo 130 § 2 del Kodeks pracy, una festività pubblica che cade in un giorno diverso dalla domenica riduce di otto ore la norma di quel mese.
Quando una festività di questo tipo cade di sabato, un dipendente che non era mai stato programmato per lavorare quel giorno non vede alcuna riduzione, quindi è prassi comune che il datore di lavoro indichi un altro giorno libero al suo posto. Il giorno di recupero è il tipo di assenza con cui viene registrato quel giorno.
Non consuma le ferie annuali
Le ferie annuali e la disponibilità di giorni di recupero si comportano in modo diverso, e Flowtly le conteggia separatamente:
- Le ferie annuali sono un diritto riferito all'anno di ferie. Maturano nel corso dell'anno, vengono calcolate in proporzione a partire da una data di inizio e possono essere riportate.
- La disponibilità di giorni di recupero viene concessa. Qualcuno stabilisce un numero di giorni, vale a partire da una data e non matura.
Poiché le due sono separate, approvare un giorno di recupero non riduce il saldo delle ferie annuali. Registrare lo stesso giorno come ferie annuali, invece, lo riduce, di un giorno sul diritto del dipendente.
Il pannello accanto al modulo di richiesta indica a quale disponibilità si sta attingendo mentre l'assenza viene ancora inserita. Una richiesta di giorno di recupero indica la durata che preleva dalla disponibilità di giorni di recupero e che le ferie annuali non sono interessate, e il saldo che mostra è quello proprio di quella disponibilità. Lo stesso giorno registrato come ferie annuali dice il contrario: che usa altrettanto del diritto alle ferie. Il tipo scelto al momento della registrazione dell'assenza resta il punto in cui la questione si decide: nulla sposta in seguito un giorno da una disponibilità all'altra.
La disponibilità viene concessa per singolo dipendente, nella scheda delle ferie annuali del dipendente, aggiungendo una voce il cui "Holiday Type" è "Pick up day". È lo stesso modulo usato per un limite individuale di ferie annuali, ed è descritto in Ferie annuali.
Un giorno di recupero è comunque un'assenza sotto ogni altro aspetto: il dipendente risulta assente per il periodo e il tempo viene sottratto alla sua disponibilità nelle viste di pianificazione, come per qualsiasi altra assenza approvata.
La disponibilità non può essere superata
Un giorno di recupero viene prenotato solo se la disponibilità lo copre. Un'assenza che supererebbe il saldo residuo viene rifiutata, e il messaggio indica la durata richiesta e il saldo rimanente, così la richiesta può essere inserita di nuovo con una durata adatta.
Il controllo si applica ovunque l'assenza venga decisa: quando il dipendente invia la richiesta e di nuovo quando un manager la approva. Il secondo conta perché un saldo non è fisso nel frattempo: un'altra assenza approvata prima, o una correzione del numero concesso, può far sì che una richiesta sostenibile al momento dell'invio non lo sia più al momento dell'approvazione.
Un recupero che porta il saldo esattamente a zero è consentito. Viene rifiutato solo andare sotto zero.
L'insidia è un residuo di poche ore. Quando una disponibilità ha, ad esempio, tre ore rimaste, lasciare "Hours" su "Full day" richiede l'intera giornata contrattuale e viene rifiutato; inserire 3 viene accettato e porta il saldo a zero. Una disponibilità insufficiente si risolve concedendone di più nella scheda delle ferie annuali del dipendente, non registrando l'assenza in modo diverso: un giorno restituito che la disponibilità non copre non è un giorno di recupero, e registrarlo come tale sposterebbe soltanto il disavanzo fuori dalla vista.
Inserire un giorno di recupero
Un giorno restituito viene normalmente registrato da un manager per conto di un membro del team:
- Seleziona "Time off planner", sotto "People" nel menu principale.
- Seleziona "Add time off".
- In "Select team member", scegli il dipendente.
- Imposta "Type" su "Pick up day".
- Seleziona il giorno, o il periodo, nel calendario.
- Lascia "Hours" su "Full day", oppure scegli un numero intero di ore da 1 a 7 quando si recupera solo una parte di giornata. "Full day" prenota a carico della disponibilità l'intera giornata contrattuale del dipendente, che è più di quanto un residuo di poche ore possa coprire. Vedi La disponibilità non può essere superata, qui sopra.
- Compila "Description" se è prevista, o richiesta, per questo tipo.
- Seleziona "Create request".
Se "Pick up day" non è offerto nell'elenco "Type", è stato disattivato tra i tipi di assenza della tua organizzazione anziché rimosso. Quando si registra un'assenza vengono offerti solo i tipi attivi; vedi Impostazioni comuni per le ferie per come si attiva un tipo.
Registrare perché il giorno è stato concesso
Ogni giorno recuperato a compensazione viene registrato con l'unico tipo "Pick up day", qualunque sia il diritto da cui è nato. Il solo tipo, quindi, non dice a quale festività pubblica, o a quale altro accordo, si riferisca un determinato giorno.
Quando questo conta in seguito - un controllo sulle paghe, o la riconciliazione di una specifica festività pubblica - annota il motivo in "Description" quando l'assenza viene creata. Una descrizione può essere resa obbligatoria per il tipo, così non viene mai omessa; lo si imposta insieme al tipo stesso nelle impostazioni delle assenze.
Esempi di utilizzo
- Una festività pubblica di sabato: la festività riduce la norma mensile di tempo di lavoro, il datore di lavoro indica un giorno libero al suo posto e il giorno di ogni dipendente viene registrato come giorno di recupero anziché come ferie annuali.
- Parte di una giornata: un dipendente recupera tre ore anziché un'intera giornata. L'assenza viene inserita su una singola data con "Hours" impostato su 3.
- Un residuo di poche ore: restano tre ore di disponibilità. "Full day" viene rifiutato, perché un'intera giornata contrattuale è più di tre ore; "Hours" impostato su 3 viene accettato e porta il saldo a zero.
- Concedere prima la disponibilità: un amministratore aggiunge una voce per "Pick up day" nella scheda delle ferie annuali di un dipendente, con decorrenza dalla data in cui i giorni sono stati concessi, così le assenze possono essere registrate su di essa.
- Proteggere il diritto: un amministratore delle paghe che rivede l'anno verifica che i giorni restituiti siano stati registrati come giorni di recupero, così che il diritto alle ferie annuali di nessuno sia stato ridotto per errore.
- Pianificare in anticipo: un manager registra il giorno nel "Time off planner" prima che arrivi, così la disponibilità del team per quel periodo è accurata.