Ferie annuali

Flowtly fornisce opzioni di configurazione per i limiti di ferie annuali sia a livello organizzativo che per i singoli dipendenti. Questo supporta scenari che coinvolgono cambiamenti nell'anzianità dei dipendenti o accordi specifici con i dipendenti. La configurazione per i limiti di ferie annuali applicati a tutti i dipendenti dell'organizzazione per impostazione predefinita si trova nella sezione delle impostazioni dell'organizzazione. Per circostanze specifiche dei dipendenti, come i cambiamenti di anzianità, utilizza le impostazioni individuali del limite di ferie disponibili nel profilo del dipendente.

Aggiungere un limite di ferie individuale

Ogni limite può essere configurato con un tipo di accordo specifico e all'interno di un periodo definito. Per impostare un limite di ferie annuali per un dipendente, o per aumentarlo, aggiungi una nuova voce specificando il nuovo limite (es. 26 giorni) e la data di decorrenza. Il modulo richiede le seguenti informazioni:

• "Days" - il numero di giorni che definisce il limite
• "Date from" - la data a partire dalla quale il limite è applicabile
• Variante - la variante dell'accordo a cui si applica il limite (es. accordo di lavoro o B2B)
• Tipo di ferie - il tipo di ferie a cui si applica il limite

Dopo aver aggiunto le informazioni sulle ferie annuali, queste appaiono nell'elenco del dipendente nella colonna "Free Days/Year" e si riflettono anche nella colonna "Free Days Left".

Per reimpostare il limite di ferie di un dipendente a un valore precedente, elimina la voce corrente se il limite non dovrebbe più applicarsi, oppure aggiungi una nuova voce per stabilire un nuovo limite, sovrascrivendo di fatto quello precedente. Ad esempio, se un dipendente dovesse avere un limite aumentato solo per un periodo specifico e poi tornare al limite standard, "sovrascrivi" questo limite aggiungendo una nuova voce.

Ad esempio, un dipendente che inizia il 1° gennaio con un limite di 20 giorni può avere il limite aumentato aggiungendo un limite di 26 giorni a partire dal 1° marzo. Per tornare al limite originale dopo un periodo specifico, è possibile aggiungere un'altra voce con un limite di 20 giorni, a partire dal 1° giugno. I limiti di ferie si applicano dalla data specificata nel modulo a tempo indeterminato, fino a quando un'altra configurazione non cambia il limite per lo stesso tipo di contratto e tipo di ferie.

Flowtly consente di configurare le impostazioni delle ferie annuali per l'intera organizzazione, oltre a regolare individualmente queste impostazioni per ogni dipendente.

Come viene calcolato il diritto

La scheda delle ferie annuali di un dipendente si apre sul saldo: il riquadro Time off balance con i giorni dell'anno scorso sotto di esso, e How we calculate this accanto a entrambi. Su uno schermo stretto si impilano.

Time off balance mostra la stessa lettura che il dipendente vede sulla propria pagina: il Year-end forecast come dato principale, il valore annuo come etichetta e una barra con quanto è maturato e quanto è già stato preso. È l'unico posto in cui il saldo compare in questa scheda. Nelle altre schede della persona, l'intestazione porta invece un riquadro del saldo; nella scheda delle ferie annuali quel riquadro viene omesso invece di ripetere i dati. Quale riquadro compaia segue l'impostazione Available now descritta più avanti: con l'impostazione disattivata è Year-end leave balance, che mostra la previsione di fine anno, e viene omesso quando non c'è alcuna previsione da mostrare; con l'impostazione attivata è Leave balance, che mostra i giorni disponibili ora, con il dato di fine anno sotto come by year end.

Il riquadro delle assenze nella scheda Overview della persona segue la stessa impostazione. Sotto il limite di ferie annuali mostra il Year-end forecast oppure, con l'impostazione attivata, Available time off, i giorni disponibili ora.

Il Year-end forecast è la cifra principale di saldo che Flowtly mostra, qui, nella pagina iniziale e accanto a una richiesta di assenza: i giorni che restano da prendere prima del 31 dicembre, contando le ferie ancora da maturare quest'anno e i giorni riportati a cui le ferie di quest'anno possono attingere, meno le ferie prese o prenotate nell'anno. Non viene arrotondato a zero: chi ha prenotato più di quanto l'anno gli concede vede la differenza come un numero sotto zero. Dove le ferie maturano mese per mese, il ritmo mensile è mostrato sotto, ad esempio +2,2 giorni al mese.

Available now sono i giorni che si possono prendere oggi. Se mostrarlo accanto alla previsione è un'impostazione dell'organizzazione ed è disattivato per impostazione predefinita; vedi Impostazioni delle assenze. Quando è attivo, compare come una piccola riga secondaria, mai al posto della previsione: sotto la previsione nel riquadro Time off balance, con sotto quanto è maturato finora; come una riga nel dettaglio del riquadro Days off nella pagina iniziale; e come una piccola riga sotto la previsione nel pannello accanto a una richiesta di assenza, prima e dopo la richiesta. Quando è disattivato, non compare in nessuno dei tre posti né altrove: il riquadro nell'intestazione della persona e la scheda Overview mostrano invece la previsione di fine anno, How we calculate this termina senza il totale Available now, e l'elenco dei tipi di assenza in un modulo di richiesta mostra per ogni tipo di ferie annuali la previsione di fine anno invece dei giorni disponibili ora.

Il riquadro Days off nella pagina iniziale riporta la stessa lettura per il dipendente connesso: il Year-end forecast come dato principale, la stessa barra, il diritto annuo, quanto è maturato finora, i giorni dell'anno scorso su una riga a parte e le eventuali ferie ancora in attesa di approvazione indicate separatamente: non sono ancora state tolte dal saldo. Una previsione sotto zero è mostrata in rosso, con sotto una nota che indica che il saldo è sotto zero. Con Available now attivo, la stessa nota compare anche quando i giorni disponibili oggi sono sotto zero. Quando non c'è un diritto annuo, non è stato impostato alcun diritto o una parte del riepilogo non è stata caricata, il riquadro lo dice invece di mostrare una cifra. View my time off apre la pagina completa.

How we calculate this è il calcolo dietro i giorni disponibili oggi. Quando la tua organizzazione mostra Available now, termina su quel totale; quando non lo mostra, le righe sono elencate senza totale:

• Annual limit: i giorni configurati per questo contratto, con un'etichetta sull'origine: Individual per una voce di questa scheda, oppure il valore predefinito dell'organizzazione. In entrambi i casi è il diritto di un contratto a tempo pieno.
• × EPE from the contract: l'equivalente a tempo pieno del contratto attivo, la stessa percentuale indicata accanto a dimensione del lavoro e ore settimanali.
• Accrued so far: quanto dell'anno è già maturato, rispetto al valore annuo.
• Le righe "Carried over from last year", "Lapsed unused" e "Used" compaiono solo quando non sono zero.
• Available now: il totale, cioè i giorni che si possono prendere oggi, e lo stesso numero della riga secondaria del riquadro. Compare solo quando la tua organizzazione mostra Available now.

Se le righe non tornano, un avviso sotto di esse chiede di segnalarlo.

Su uno schermo stretto il pannello è chiuso; selezionare How we calculate this per aprirlo.

L'interfaccia è in inglese perché Flowtly non è ancora tradotto in italiano.

Il numero nella colonna Days è il diritto di un contratto a tempo pieno. L'EPE viene applicato dopo, da Flowtly. Inserire un limite individuale già ridotto a mano per un part-time lo riproporziona una seconda volta e lascia la persona con troppo pochi giorni. Per un mezzo tempo con 20 giorni in organizzazione il limite individuale corretto resta 20; o nessuno, dato che il predefinito dice già 20.

Available now e il dettaglio How we calculate this sono letti per impostazione predefinita alla data di oggi, anziché a fine mese. Contano le ferie fino a quella data inclusa, quindi le ferie prenotate per un giorno successivo, compreso il giorno lavorativo immediatamente seguente, non li riducono. Il Year-end forecast guarda invece l'intero anno, quindi le ferie già prenotate più avanti nell'anno vengono sottratte da esso.

Quando l'intero anno viene concesso in anticipo

La maturazione distribuita nel corso dell'anno è una delle due basi. Quale si applica è stabilito per l'organizzazione nel suo insieme e può essere impostato in modo diverso per tipo di contratto; oggi non è un interruttore della pagina delle impostazioni delle ferie, quindi chiedi al supporto Flowtly di modificarlo. Con l'altra base il diritto dell'intero anno è disponibile dal 1° gennaio e nulla viene trattenuto per i mesi successivi. Le norme polacche sui contratti di lavoro funzionano così dal secondo anno solare di un dipendente: solo il primo anno si matura mese per mese, e in seguito si possono prendere due settimane a febbraio senza averle ancora «maturate».

Quando l'anno di una persona viene concesso in anticipo, il saldo si legge in modo diverso, perché non c'è più nulla da maturare:

• Con Available now visibile, la riga sotto indica quanta parte dell'anno è stata usata — 7 giorni usati su 26 giorni per l'intero anno — invece di quanto è maturato finora. Il diritto, ciò che è stato preso e ciò che resta sono tutti a schermo, quindi non c'è nulla da sommare a mano.
• La riga della ripartizione è Granted for the whole year invece di Accrued so far, e non ha accanto su 26 giorni: la cifra è già l'intero anno.
• Non viene mostrato alcun ritmo mensile. Non c'è un +2,2 giorni al mese, perché i giorni non arrivano mensilmente.

Un contratto a tempo determinato che termina a metà anno riceve comunque i suoi giorni in anticipo; il diritto si ferma semplicemente dove si ferma l'accordo, quindi la cifra è inferiore a quella di un anno intero.

Tutto il resto è invariato: la barra, l'etichetta annuale e i giorni dell'anno scorso si leggono esattamente come per chi matura le ferie.

Giorni riportati dall'anno precedente

Sotto il riquadro Time off balance, Leave from <anno> mostra con cosa la persona è entrata nell'anno corrente e se qualcuno lo ha indicato. Un numero digitato da una persona è contrassegnato entered by hand; uno che Flowtly ha ricavato dall'anno precedente è contrassegnato calculated. Usare "Add carry-over", oppure "Edit" e "Delete" su un valore già presente.

I giorni con cui una persona ha iniziato l'anno sono un dato storico, non ciò che può ancora prendere, quindi la riga li mostra come quattro cifre separate:

• Opening · 1 Jan <anno> — i giorni riportati nell'anno.
• Used from this pool — quanti di essi sono già stati presi.
• Expired — quanti sono scaduti inutilizzati alla data di scadenza.
• Still available — ciò che resta del riporto oggi. È la cifra da leggere quando si pianificano le ferie.

Quando Flowtly non riesce a determinare quanto del riporto sia stato usato o sia scaduto, viene mostrata solo la cifra iniziale, invece di zeri che nessuno ha misurato. Quando la persona è entrata nell'anno con un deficit — più ferie prese di quante maturate — la riga mostra la cifra iniziale sotto zero e Deducted from <anno>, l'importo sottratto dal diritto di quest'anno, e nient'altro: non c'è un bacino da usare e nulla che possa scadere.

Finché i giorni riportati restano disponibili e hanno una data di scadenza, il riquadro Time off balance e il riquadro "Days off" nella home page avvisano: <importo> from <anno> expires on <data>. Use it first. L'importo è ciò che resta del riporto, non la cifra iniziale. Una volta che il riporto è stato esaurito o è scaduto, l'avviso lascia il posto a una riga definitiva come From <anno>: <importo> used.

Una cifra inserita manualmente ha una sezione Source, note and override options. Apritela per leggere la nota lasciata con la cifra e, se siete autorizzati a modificarla, cosa fanno la modifica e l'eliminazione. Flowtly non mostra chi ha inserito la cifra, quando, né quale cifra calcolata ha sostituito, e la sezione lo dice invece di lasciare un vuoto: Entered by: unavailable · Entry date: unavailable. e Replaced calculated figure: unavailable.

L'eliminazione di una cifra inserita manualmente chiede prima una conferma: Delete this entry? The calculated carry-over from the organisation's settings applies again, and this person's balance is recalculated.

Conta soprattutto per un'organizzazione passata a Flowtly a metà anno: i giorni con cui le persone sono arrivate sono proprio quelli che Flowtly non può ricavare da sé.

Da dove viene ogni limite

La tabella dei limiti si trova sotto il titolo Annual entitlements, con l'unico pulsante Add annual time off di questa scheda accanto. Il pulsante è visibile solo alle persone autorizzate a gestire gli accordi.

L'eliminazione di un limite individuale chiede prima una conferma: Delete this individual limit? The organisation's calculation applies again for this person, and their balance is recalculated from the applicable rule.

Ogni riga della tabella porta un'etichetta sulla provenienza: Individual per un limite impostato in questa scheda, il predefinito dell'organizzazione con la sua variante, e = default come avviso quando una riga personale si limita a ripetere il predefinito; una riga così sembra innocua e poi sopravvive in silenzio alla successiva modifica del predefinito. Un piè di tabella le conta.

Quando Flowtly non riesce a determinare da dove provengano le righe, l'etichetta di ciascuna mostra Source unavailable, e una riga sotto la tabella dice: The original rule and entry history for these rows are unavailable. — invece di non mostrare alcuna etichetta, il che lascerebbe pensare che le righe seguano semplicemente il valore predefinito dell'organizzazione.

Il predefinito in vigore è elencato anch'esso, in grigio, con un pulsante verso le impostazioni dell'organizzazione. Un predefinito sostituito da una riga personale è segnalato come tale.

Se né un limite personale né un predefinito coprono la variante contrattuale della persona, la scheda lo dice in rosso invece di mostrare uno zero che sembra un saldo esaurito.

Su uno schermo stretto ogni riga della tabella diventa un riquadro a sé.

Maturazione degli straordinari

Dove la tua organizzazione fa maturare gli straordinari, Flowtly calcola ogni mese quante ore una persona ha registrato oltre la propria norma dell'orario di lavoro e propone di aggiungerle al monte ore degli straordinari della persona, il monte da cui attingono i Pick Up Day. Non viene aggiunto nulla finché qualcuno non accetta la proposta. Le proposte sono elencate nella sezione Overtime accrual, sotto la tabella dei limiti. La sezione compare solo quando la persona ha almeno una proposta, quindi non viene mostrata affatto in un'organizzazione che non fa maturare straordinari.

Ogni riga è un mese:

• Month e Overtime, le ore oltre la norma, che possono essere negative;
• Pool before e Pool after, ciò che il monte ore conteneva prima e dopo le ore di quel mese;
• Status: Pending, Accepted o Rejected.

Tutte le cifre sono in giorni, ore e minuti, come nella tabella dei limiti qui sopra, così un mese accettato si legge allo stesso modo in entrambi i punti. Una riga accettata mostra le cifre com'erano al momento dell'accettazione: il monte ore viene ricalcolato da ciò che è in vigore in quel momento e non scende mai sotto zero. Una riga rifiutata mostra un trattino per entrambe le cifre del monte ore, perché non ha aggiunto nulla.

Una riga in sospeso offre Accept e Reject:

• Accept aggiunge le ore del mese al monte ore con un clic, come nuova riga nella tabella dei limiti qui sopra. Il saldo e la tabella si aggiornano subito.
• Reject chiede prima conferma: non viene aggiunto nulla al monte ore e quel mese non viene riproposto.

Se il mese è già stato deciso altrove, Flowtly lo segnala e aggiorna l'elenco. Se i diritti di straordinario della persona non consentono di aggiungere le ore in questo momento, per esempio perché un diritto è stato inserito a mano lo stesso giorno o perché il monte ore è suddiviso per motivo, Flowtly lo segnala e il mese resta in sospeso; controlla i diritti qui sopra.

La sezione è mostrata alle persone che possono gestire i dipendenti. Per accettare e rifiutare serve anche il diritto di gestire gli accordi; senza di esso la sezione è in sola lettura.

Esportare l'intera cronologia delle ferie di una persona

La scheda delle ferie annuali ha in alto un pulsante "Export leave history (CSV)". Scarica un file per la persona il cui record è aperto, che copre ogni anno dal suo primo accordo conteggiabile — non solo l'anno visibile a schermo.

Il file ha una riga per anno e tipo di assenza, e per ciascuna indica cosa è stato riportato su quell'anno, cosa è stato maturato, cosa è stato usato e cosa resta. Ogni cifra compare in giorni e in secondi, perché un «giorno» qui è il giorno di diritto di 8 ore in cui è espressa la maturazione, e non il giorno contrattuale della persona — i due differiscono per chi lavora part-time, e il file indica a quale ci si riferisce. Una colonna origine riporta stated per un anno il cui saldo iniziale qualcuno ha inserito a mano e derived per uno che Flowtly ha calcolato; uno zero stated è una decisione che qualcuno ha registrato, non una cifra mancante.

Accanto a usato, ogni riga indica anche cosa è pianificato — assenza approvata con data successiva al giorno in cui la cifra è stata calcolata, quindi sempre zero per un anno concluso — e cosa è in sospeso, cioè le richieste ancora in attesa di una decisione. Una colonna saldo mostra cosa resta della dotazione da cui attinge quel tipo di assenza: il saldo annuale per le ferie annuali e le assenze su richiesta, e ciò che resta del suo limite per un tipo che ne ha uno. Per un tipo senza limite impostato, il saldo è lasciato vuoto anziché mostrato come 0, perché non c'è nulla che possa esaurirsi. Queste colonne vengono dopo tutte le altre, così un foglio di calcolo costruito sul formato precedente continua a leggerlo.

Le cifre degli anni passati sono ricostruzioni, e il file lo dice nella prima riga. Ogni anno viene ricalcolato con la configurazione delle ferie in vigore il giorno dell'esportazione, perché la regola di maturazione non è datata — quindi una cifra per un anno precedente può differire da quanto fu comunicato alla persona all'epoca. L'anno in corso è calcolato con la configurazione che gli si applica davvero, quindi è esatto. Questo conta soprattutto quando i numeri serviranno per pagare: leggi le prime due righe del file prima di passarlo ad altri.

Il pulsante viene mostrato solo a chi può consultare le ferie di quella persona. Poter aprire la scheda non basta da solo — l'esportazione richiede il ruolo "Time off manager", "Time off verifier" o "Time off viewer". La stessa esportazione è offerta nella vista del consumo ferie della dashboard delle persone, con la stessa regola. Chi ha un contratto a ore non ha un diritto alle ferie da esportare, e la scheda non offre alcun pulsante per lui.

Esempi di casi d'uso

• Adeguamento delle ferie per l'anzianità del dipendente: Aumenta il limite di ferie annuali di un dipendente da 20 a 26 giorni dopo che ha raggiunto una certa anzianità, a partire da una data specifica.
• Implementazione di accordi speciali: Fornisci un aumento temporaneo dei giorni di ferie per un dipendente in base a un contratto o progetto unico, poi torna al limite standard al termine del periodo.
• Differenziazione delle ferie per tipo di contratto: Configura limiti di ferie annuali distinti per i dipendenti con accordi di lavoro standard rispetto a quelli con contratti B2B.
• Correzione o aggiornamento dei diritti alle ferie: Modifica l'allocazione delle ferie annuali di un dipendente in caso di cambiamento nella politica aziendale o di errore nelle impostazioni precedenti.
• Pianificare il resto dell'anno: Leggi il Year-end forecast nel riquadro Time off balance per vedere quanti giorni restano da prendere a un dipendente prima del 31 dicembre, con le ferie già prenotate sottratte.