Creazione di una richiesta di ferie
Flowtly offre la possibilità di richiedere diversi tipi di ferie. Saranno disponibili per la selezione solo i tipi di ferie configurati dalla propria organizzazione al momento della creazione di una richiesta. Se un tipo specifico di ferie non è elencato, significa che non è stato configurato o reso disponibile dalla propria organizzazione (accedere al riquadro Tipi di assenza nelle Impostazioni per i dettagli).
Non tutti i tipi di ferie influiranno sul saldo ferie del dipendente. Per impostazione predefinita, solo le richieste con i tipi di ferie "vacanza" e "permesso su richiesta" verranno scalate dal saldo ferie residuo una volta approvate dai manager. Il saldo ferie viene calcolato in base ai campi Dimensione del lavoro e Ore settimanali impostati negli accordi dei dipendenti.
Nota: I giorni di ferie residui vengono visualizzati nella barra in fondo alla pagina I miei giorni di assenza. Questa sezione mostra il saldo totale delle ferie disponibili e, se applicabile, il numero di richieste di assenza in sospeso non ancora approvate.
Passaggi per creare una richiesta di ferie
Per creare una richiesta di ferie, seguire questi passaggi:
- Accedere alla voce I miei giorni di assenza dal menu principale.
- Fare clic sul pulsante "Nuova richiesta di assenza" nell'angolo in alto a destra della pagina.
- Inserire i dettagli della richiesta:
- Tipo: Specificare il tipo di ferie richiesto (ad es., vacanza, congedo per malattia, ecc.)
- Descrizione: Fornire una breve descrizione o il motivo delle ferie (può essere facoltativa se configurata nelle impostazioni).
- Periodo di assenza: Selezionare il giorno o il periodo per le ferie nel calendario utilizzando la funzionalità di trascinamento.
Nota: Una volta selezionato un tipo di ferie, il campo descrizione sarà contrassegnato come obbligatorio o rimarrà facoltativo in base alle impostazioni comuni per le ferie.
Nota: È anche possibile selezionare alcune ore (da 1 a 7) nel campo Ore se il periodo di assenza richiesto è inferiore a una giornata intera.
Nota: Dopo aver scelto un tipo e le date, il pannello accanto al modulo mostra che cosa cambierebbe la richiesta, prima di inviarla. Riporta il numero di giorni lavorativi che la richiesta costa davvero (fine settimana, festività e il suo orario di lavoro sono già sottratti), il suo saldo attuale e quello che diventerebbe, e quanto resterebbe da prendere entro la fine dell'anno. Una barra colloca la richiesta sull'intero diritto annuale, con la parte che va oltre quanto maturato segnalata a parte.
Nota: Il pannello le dà anche una di tre risposte. Rientra: la richiesta sta nelle ferie già maturate. La sta prendendo in anticipo: le ferie non sono ancora maturate, la sua organizzazione lo consente e il pannello indica la data in cui si pareggia. Supera il suo diritto per l'anno: la richiesta non può essere inviata e il pannello spiega perché.
Nota: Se le date si sovrappongono a un'assenza già presente, il pannello lo segnala prima dell'invio, invece di far fallire la richiesta dopo. Indica anche a chi andrà la richiesta per l'approvazione e quando è richiesto un documento giustificativo per il tipo e il motivo scelti. Nell'elenco dei tipi ogni tipo mostra quanto gliene resta, e il calendario segna fine settimana e festività, mette un punto sui giorni già prenotati ed evidenzia il giorno corrente.
- Fare clic su Crea richiesta per salvare la richiesta di ferie.
Una volta salvata la richiesta di ferie, apparirà nella scheda Richieste di assenza della pagina "I miei giorni di assenza" con il suo stato corrente. Apparirà anche nella scheda Richieste di assenza della voce Gestione ferie per essere approvata o rifiutata dai manager.
Storico ferie
La scheda Storico ferie mostra un elenco completo di tutte le richieste di assenza completamente approvate. Una volta che una richiesta di assenza riceve tutte le approvazioni necessarie, appare automaticamente in questa vista.
Ogni riga della tabella fornisce i seguenti dettagli:
- Tipo di assenza – La categoria di assenza presa (ad es., Vacanza, Matrimonio, Malattia).
- Descrizione – Descrizione fornita durante la creazione della richiesta (può essere facoltativa).
- Da / A – Le date di inizio e fine dell'assenza.
- Durata – La durata totale dell'assenza (in ore o giorni).
- Stato – Lo stato di approvazione finale dell'assenza ("Accettata").
Questa scheda consente ai dipendenti di consultare facilmente i propri registri storici delle ferie. Utilizzare i filtri in alto per restringere i risultati per tipo di assenza o intervallo di date.
Gestione delle proprie richieste di ferie
È possibile annullare la propria richiesta facendo clic sul pulsante Cestino accanto alla richiesta e confermando la scelta. Questa opzione è disponibile finché la richiesta non è stata ancora approvata o rifiutata da un manager.
Allegare un documento giustificativo
Alcuni tipi di ferie richiedono un documento giustificativo, ad esempio un certificato medico. Mentre la richiesta è in attesa di approvazione, aprila dalla scheda Richieste di assenza. La sezione Documenti giustificativi mostra se manca ancora un documento, e Allega documento consente di scegliere il file. Una volta allegato, le persone che possono vedere la richiesta — tu, le risorse umane e i tuoi approvatori — possono aprirlo dalla stessa sezione.
Nota: Allega il documento prima che la richiesta venga approvata: un tipo che lo richiede non può essere approvato senza di esso. Una richiesta di un tipo Accettato automaticamente viene accettata non appena viene inviata; una volta comparsa nella scheda Storico ferie, tu (o le risorse umane) potete allegare il documento da lì anziché dalla richiesta.
Notifica di approvazione o rifiuto
- Approvazione: Se la richiesta viene approvata, si riceverà una notifica via e-mail e lo stato della richiesta cambierà in Accettata; le ferie accettate verranno spostate nella scheda Storico ferie. Se per la propria organizzazione è prevista più di 1 approvazione, la richiesta rimarrà in stato di sospeso dopo la prima approvazione, fino a quando non saranno state fornite tutte le approvazioni necessarie.
- Rifiuto: Se la richiesta viene rifiutata, si riceverà anche una notifica via e-mail e la richiesta verrà rimossa dall'elenco Richieste di assenza.
Esempi di utilizzo
- Richiedere una settimana di ferie per un viaggio pianificato.
- Inviare una richiesta di un giorno per una visita medica.
- Prenotare alcune ore per un impegno personale.
- Richiedere un periodo più lungo di congedo parentale, se configurato dalla propria organizzazione.