Impostazioni comuni per le ferie

Redazione Flowtly2 min

In Flowtly, come manager, è possibile definire impostazioni comuni per le ferie della propria organizzazione, in modo da allineare il processo di gestione delle ferie alle politiche aziendali e alle esigenze operative. Queste impostazioni consentono di personalizzare i processi di approvazione e di categorizzare i diversi tipi di ferie. Per aggiornare queste impostazioni, accedere alla voce Impostazioni dal menu principale dell'organizzazione e selezionare il riquadro Tipi di assenza.

Conteggio approvazioni

Il conteggio approvazioni definisce il numero di approvazioni necessarie affinché una richiesta di ferie sia finalizzata e accettata. Questa impostazione garantisce che le richieste di ferie siano adeguatamente esaminate e autorizzate prima della conferma.

Per configurare il conteggio approvazioni per la propria organizzazione:

  1. Accedere alla voce Impostazioni dal menu principale.
  2. Selezionare il riquadro Tipi di assenza.
  3. Nella sezione Conteggio approvazioni, inserire il numero desiderato di approvazioni necessarie per la convalida di una richiesta.
  4. Selezionare Salva modifiche.

Ad esempio: Se si imposta il conteggio approvazioni a 2, le richieste di ferie dei dipendenti rimarranno in sospeso fino all'approvazione da parte di due persone con il ruolo designato.

Tipi di ferie

Tutti i tipi di ferie possono essere trovati e modificati nella sezione Tipi di ferie, situata sotto le impostazioni del Conteggio approvazioni nel riquadro Tipi di assenza. Ogni tipo di ferie ha un colore e un'icona specifici per una facile identificazione.

Flowtly offre un elenco predefinito di tipi di ferie, tra cui:

  • Congedo militare
  • Visita presso la sede del cliente
  • Coaching
  • Malattia
  • Motivi familiari
  • Congedo matrimoniale
  • Congedo non retribuito
  • Permesso su richiesta
  • Giorno di recupero
  • Lavoro da remoto
  • Vacanze

È possibile modificare questo elenco in base alla politica aziendale. Per impedire ai dipendenti di richiedere un tipo specifico di ferie, è possibile disattivarne lo stato.

Per gestire i tipi di ferie:

  1. Accedere alla voce Impostazioni dal menu principale.
  2. Selezionare il riquadro Tipi di assenza.
  3. Scorrere fino alla sezione Tipi di ferie.
  4. Selezionare l'icona a matita (modalità modifica) accanto al tipo di ferie che si desidera modificare.
  5. Per disattivare il tipo di ferie, disattivare l'interruttore Attivo.
  6. Per attivare il tipo di ferie, attivare l'interruttore Attivo.
  7. Per rendere obbligatoria una descrizione quando si richiede questo tipo di ferie, attivare l'interruttore Descrizione obbligatoria.
  8. Selezionare Salva modifiche.

Se Descrizione obbligatoria è disattivato, il campo descrizione rimarrà facoltativo per quel tipo di ferie.

Un tipo di ferie può anche richiedere un documento giustificativo, ad esempio un certificato medico. Se il tipo è impostato su Richiede approvazione, attivare Documento giustificativo obbligatorio prima dell'approvazione: la richiesta non può essere approvata finché non viene allegato un documento. Se il tipo è impostato su Accettato automaticamente, la stessa opzione si chiama Richiedi un documento giustificativo: poiché la richiesta viene accettata subito, la mancanza del documento non la blocca: il documento può essere allegato in seguito dalla voce di quell'assenza nella scheda Storico ferie, anziché dalla richiesta stessa. L'impostazione viene mantenuta se in seguito si cambia la modalità di approvazione.

Esempi di utilizzo

  • Approvazione centralizzata: Una grande organizzazione configura il Conteggio approvazioni richiedendo due livelli di approvazione (ad es., il responsabile diretto e il responsabile di reparto) per tutte le richieste di ferie, al fine di garantire un'adeguata copertura del personale.
  • Approvazione semplificata: Un team piccolo con una gerarchia piatta imposta il Conteggio approvazioni a uno, consentendo a un singolo approvatore designato di elaborare rapidamente le richieste di ferie.
  • Categorie di assenza personalizzate: Un'azienda personalizza i suoi Tipi di ferie includendo categorie specifiche come "Giorno di volontariato" o "Congedo per studio" per riflettere benefit unici per i dipendenti o esigenze specifiche del settore.
  • Conformità alle politiche: Un'organizzazione disattiva i tipi di ferie come "Congedo matrimoniale" o "Congedo militare" se non sono applicabili alla propria forza lavoro attuale o alle politiche interne, semplificando le opzioni disponibili per i dipendenti.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaDerivato daPrevisto vs effettivo
Documentato quiDocumentato altrove
holiday-request emesso verso holiday-type. holiday-request presentata per conto di person. holiday-request scala leave-entitlement. holiday-request una volta approvato diventa absence. leave-entitlement detenuto da person. bank-holiday si applica come absence. holiday-request scala granted-allowance. granted-allowance granted against holiday-type. granted-allowance detenuto da person. granted-allowance granted vs accrued leave-entitlement. recurrence-rule allowed by holiday-type. recurrence-rule requested by person. recurrence-rule books each occurrence as absence. absence riduce capacity.emesso versopresentata per conto discalauna volta approvato diventadetenuto dasi applica comescalagranted againstdetenuto dagranted vs accruedallowed byrequested bybooks each occurrence asriduceRRichiesta di ferie — A request for time off, submitted for approval. Usually the employee files it; an administrator or HR manager may file one on that person's behalf, and it still goes to that person's approvers. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.Richiesta di ferieTTipo di assenza — The kind of leave a request is made against, e.g. annual leave or unpaid. It is either one of the twelve types Flowtly has built in, turned on under a name the organisation chooses, or a type the organisation created itself. Only a built-in type carries behaviour tied to its kind; a created type is a name, an icon and a colour with its own settings.Tipo di assenzaPPersona — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonaFFerie maturate — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.Ferie maturateAAssenza — Time off that counts. It arrives either from an approved request or recorded directly by a manager, which needs no approval. It removes hours from a person's week before any booking is counted against it.AssenzaGGiorno festivo — A public, company-wide non-working day. It applies to everyone rather than being requested by anyone.Giorno festivoGGranted allowance — A number of days set for a person against one holiday type, effective from a date. It is granted rather than accrued, so a request against that type draws it down instead of the leave entitlement.Granted allowanceRRecurring request — A repeat an employee asks for once -- every Tuesday, the 10th of each month -- instead of filing the same request each time. It states where it ends, and Flowtly books each occurrence from it as that date comes due.Recurring requestCCapacità — A person's contracted week, less absence. Bookings are measured against their own contracted week, so 20 hours fills 83% of a 0.6 FTE and not 50%.Capacità

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