Resourcing

Resourcing risponde a una domanda a cui il monitoraggio del tempo non può rispondere: non dove sono finite le ore, ma chi farà il lavoro già venduto. Mostra la capacità pianificata settimana per settimana, così vuoti e doppie prenotazioni emergono quando c'è ancora tempo per intervenire.

Dove Monitoraggio tempi registra ciò che è già accaduto, Resourcing guarda avanti. Pianifica gli impegni; non ne rende conto.

Due viste dello stesso piano

Le stesse prenotazioni si possono leggere da entrambe le estremità, e le schede sopra la griglia passano dall'una all'altra:

Progetti - organizzata per lavoro. Ciò che abbiamo venduto è coperto, e dov'è il vuoto? È qui che le prenotazioni vengono create e confermate.
Persone - organizzata per team. Quanto è pieno ciascuno, chi ha margine e chi è prenotato oltre la propria settimana? Chiunque abbia un contratto ha una riga, che ci sia o no qualcosa di prenotato su di lui - tranne chi è escluso dall'assegnazione ai progetti, che resta fuori dall'elenco.

Una terza scheda, Richieste, è il posto in cui lo staffing viene proposto e approvato anziché prenotato direttamente - vedi la pagina "Richiedere e approvare lo staffing" per come leggerne e gestirne una. Una quarta scheda, Dati effettivi, guarda dall'altra parte: confronta il piano con le ore effettivamente dichiarate nel monitoraggio del tempo, così puoi vedere se il piano ha retto.

La scheda Progetti stessa ha due viste. Capacità è la griglia di copertura descritta più sotto. Assegnazioni elenca una riga per persona su ogni ruolo, con le sue ore giorno per giorno o settimana per settimana su un intervallo a tua scelta.

Cosa mostra la vista dei progetti

La griglia è organizzata per lavoro anziché per persona. Ogni progetto si apre nei ruoli di cui ha bisogno, e ogni ruolo si apre nelle persone prenotate su di esso:

Progetto - un riepilogo di quanto bene è coperto l'intero progetto.
Ruolo - un compito da svolgere su quel progetto, tratto dal tuo elenco di Posizioni. Un ruolo può essere coperto, parzialmente coperto, sovracoperto o completamente aperto. Indichi quante persone servono a un ruolo nella sua domanda, che qualcuno vi sia già o no.
Persona - una singola prenotazione, mostrata quando un ruolo è espanso.

Ogni colonna è una settimana, e ogni cella è una piccola barra che mostra quanta parte della domanda di quella settimana è coperta. Capacità per progetto spiega come leggere quelle barre e da dove vengono le percentuali.

Seleziona una cella qualsiasi e si apre un pannello che spiega proprio quel numero - i ruoli dietro la media di un progetto, le persone dietro la copertura di un ruolo, o tutto il resto su cui una persona è prenotata quella settimana. Vedi Il dettaglio di una cella.

In fondo alla vista dei progetti c'è la panchina - le persone che hanno ancora margine nel periodo mostrato. Trascina qualcuno dalla panchina su un ruolo, nella colonna in cui ti serve, per abbozzare una prenotazione senza impegnarti. Le prenotazioni fatte così restano reversibili: una bozza può essere confermata, e una conferma può essere annullata. Vedi La panchina e le prenotazioni in bozza.

Oppure pianifica direttamente, senza richiesta di staffing

Trascinare dalla panchina parte da un vuoto: nel progetto deve esserci un ruolo su cui rilasciare qualcuno. Spesso sai già chi va su un progetto e in quali giorni, ed è l'altra porta d'ingresso.

Aggiungi persona prenota qualcuno direttamente su un progetto. Non c'è prima una richiesta di staffing da inoltrare, il progetto non ha bisogno di ruoli, e un ruolo è facoltativo - qualcosa da registrare quando è utile, non un prerequisito. Poi digiti le ore nei giorni che scegli: i giorni non devono essere consecutivi, quindi martedì e mercoledì di questa settimana e quattro giorni della prossima sono un piano, e i giorni che lasci fuori restano vuoti anziché essere riempiti al posto tuo. Una modifica tocca solo la persona e i giorni che hai cambiato; il resto del progetto, e il resto della settimana di quella persona, resta com'era. La panchina e le prenotazioni in bozza illustra il selettore e l'editor dei giorni.

Una volta che esiste un piano, Sposta prenotazioni… sulla cella di una persona lo sposta di settimane intere. Ogni giorno mantiene il proprio giorno della settimana e le proprie ore, e i vuoti si spostano con esso anziché chiudersi. Vedi Il dettaglio di una cella.

Nessuna delle due strade sostituisce l'altra. Dichiarare la domanda di un ruolo e approvare una richiesta di staffing funzionano esattamente come prima, e le schede Richieste e Dati effettivi non cambiano - un'organizzazione che pianifica tramite ruoli e richieste può continuare a fare solo questo. La via diretta è per i progetti in cui la risposta è già nota, ed entrambe producono lo stesso tipo di prenotazione: una bozza finché un approvatore non la conferma.

Scegliere il periodo

I controlli del periodo e i filtri condividono un'unica fascia sopra la griglia, con il periodo in testa. Un periodo è un modo in più per restringere lo stesso piano, quindi sta insieme agli altri anziché in una striscia d'intestazione tutta sua.

Lo zoom indica quanto tempo è sullo schermo ed è lo stesso nella vista Progetti e Persone: 1 settimana, 9 settimane e 13 settimane.
- 1 settimana mostra una settimana, da lunedì a domenica, un giorno alla volta.
- 9 settimane mostra nove settimane, una colonna per settimana.
- 13 settimane mostra tredici settimane in sette colonne quindicinali.
Passare da Progetti a Persone mantiene lo zoom e le date. Una settimana aperta per giorni in una vista è la stessa settimana, per giorni, nell'altra. Vedi Capacità per persona.
Precedente e Successivo spostano la finestra di una settimana, a ogni livello di zoom. È voluto: un piano si legge meglio quando scorre che quando salta.
Oggi torna alla settimana corrente, e Vai a sposta l'inizio al primo lunedì di un mese scelto senza cambiare la lunghezza dell'intervallo.

L'intestazione sopra la griglia indica sempre l'intervallo esatto sullo schermo, per esempio 20 lug - 20 set 2026. Alla prima apertura, se intorno a oggi non c'è nulla di prenotato, Resourcing si sposta una sola volta al primo periodo che contiene prenotazioni, così la pagina non si apre mai su una griglia vuota. Dopo, la vista resta dove l'hai messa.

Restringere la griglia

Due pillole di filtro stanno sulla stessa fascia, dopo i controlli del periodo.

Ruoli offre Tutti i ruoli e Solo ruoli aperti. Solo ruoli aperti mantiene i progetti che hanno una vacanza da qualche parte nel periodo mostrato - il modo più rapido per trasformare un piano pieno in un breve elenco di assunzioni o riassegnazioni. Nella vista Persone restano solo le righe dei ruoli aperti: tutte le persone scompaiono, perché la riga di una persona è per definizione coperta.

Progetto restringe la vista Progetti a un solo progetto, elencando per nome ogni progetto del periodo. Si combina con il filtro dei ruoli anziché sostituirlo, quindi Solo ruoli aperti più un progetto dà le vacanze di quel progetto.

Ogni scelta attiva aggiunge un chip sotto la fascia. Rimuovere un chip cancella solo il proprio filtro, e Cancella tutto li rimuove insieme. Se i filtri non lasciano nulla sullo schermo, ottieni una breve riga Nessun risultato con un link per cancellare i filtri, anziché lo stato "ancora niente qui" - i dati ci sono, sono solo nascosti.

Chi può usarlo

Resourcing richiede il modulo Resourcing nel tuo abbonamento e uno dei ruoli Resourcing - Resourcing manager, Approvatore Resourcing o Visualizzatore Resourcing, descritti più sotto. Chi non ha il modulo e un ruolo non vede la voce nel menu.

Persone e Progetti hanno schede di sola lettura sul telefono. Le schede Persone mostrano ore pianificate, capacità, ore libere e, separatamente, ore proposte. Le schede Progetti mostrano copertura confermata, domanda dichiarata, domanda aperta e, separatamente, ore proposte. I nomi lunghi vanno a capo, e i totali descrivono le schede corrispondenti.

Date, controlli dell'intervallo e link condivisi restano disponibili. Cancella filtri rimuove i filtri di ruolo, progetto e capacità mantenendo il periodo. Se il download delle allocazioni fallisce o è incompleto, i totali di capacità vengono trattenuti, così un piano parziale non sembra completo.

Modificare le prenotazioni e il flusso Richieste richiedono uno schermo più grande. Dati effettivi mantiene il proprio layout per telefono per leggere il lavoro consegnato. Vedi Dati effettivi — piano vs. dichiarato.

Proporre e impegnarsi sono permessi separati

La pianificazione è divisa in due privilegi, perché abbozzare un'opzione e impegnare l'azienda su di essa sono decisioni diverse - e perché proporre una prenotazione e approvarla possano essere persone diverse:

Resourcing manager - propone. Crea bozze, sia trascinando dalla panchina sia aggiungendo una persona direttamente a un progetto, le estende e le accorcia, cambia quanto del tempo di qualcuno occupano, sposta le bozze ad altre settimane, elimina le bozze e importa allocazioni. È il ruolo di pianificazione di tutti i giorni.
Approvatore Resourcing - si impegna. Tutto ciò che può fare un Resourcing manager, più confermare una bozza in copertura conteggiata, annullare di nuovo la conferma, modificare o spostare un giorno già confermato e dichiarare la domanda di un ruolo - che è il modo in cui un ruolo aperto compare in un progetto in primo luogo.

Approvatore è un'aggiunta e non uno scambio, quindi un approvatore può ancora pianificare. Gli amministratori hanno entrambi e non sono toccati.

Il ruolo di Approvatore va assegnato a mano. Di proposito non fa parte per impostazione predefinita di alcun gruppo di permessi - se fosse concesso automaticamente a chiunque possa pianificare, la separazione non esisterebbe. In una nuova organizzazione è un passaggio di configurazione da fare presto: finché almeno una persona non lo ha, nessuno lì può confermare una prenotazione o dichiarare cosa serve a un ruolo. Assegnalo da Autorizzazioni.

Se la tua organizzazione usava già Resourcing, per te non cambia nulla. Confermare era prima incluso nel ruolo di Resourcing manager ed è ora il ruolo separato di Approvatore - ma tutti quelli che potevano confermare prima lo hanno ricevuto, quindi le persone che assegnano il personale ai tuoi progetti proseguono esattamente come prima. La separazione è disponibile anziché imposta: un amministratore può togliere deliberatamente il ruolo di Approvatore a un pianificatore, se vuoi che proporre e impegnarsi siano persone diverse.

Se trovi Conferma e Annulla conferma disattivati, o la domanda di un ruolo si rifiuta di salvarsi, ti serve il ruolo di Approvatore Resourcing - chiedi a chi amministra il tuo account Flowtly di concedertelo.

Quei controlli restano visibili anziché sparire, e dicono al passaggio del mouse cosa richiedono. Trovare un passaggio disattivato con un motivo è una domanda su cui si può agire; vederlo sparire sembra un guasto.

Accesso di sola lettura: il ruolo di Visualizzatore Resourcing

Non tutti quelli che devono vedere il piano di staffing dovrebbero poterlo modificare. Un responsabile delle consegne che segue un progetto, un capo reparto che verifica chi è assegnato dove, o un responsabile vendite che si chiede se una data di inizio sia realistica possono ricevere Visualizzatore Resourcing al posto di un ruolo di pianificazione.

Un Visualizzatore Resourcing può vedere:

il calendario sia nella vista Progetti sia in quella Persone, compresa l'apertura di una settimana per giorni;
la scheda Richieste, con la cronologia di ogni richiesta e il motivo indicato ogni volta che una è stata rifiutata.

Un Visualizzatore Resourcing non può:

modificare nulla - prenotare, spostare, estendere, confermare, rifiutare o eliminare una prenotazione, approvare o rifiutare una richiesta, o dichiarare cosa serve a un ruolo. Questi controlli semplicemente non vengono mostrati a un visualizzatore, anziché apparire disattivati, perché su ogni riga non c'è nulla che un visualizzatore potrebbe chiedere;
vedere la panchina - l'elenco di chi è libero - perché è uno strumento di pianificazione;
vedere Dati effettivi, e con essi alcuna cifra di ricavo, costo o margine.

Visualizzatore Resourcing viene concesso persona per persona e non fa parte per impostazione predefinita di alcun gruppo di permessi. Assegnalo da Autorizzazioni. Gli amministratori lo hanno già.

Il ruolo Resourcing decide cosa puoi fare sulla pagina, non le righe di chi puoi vedere. Un visualizzatore, esattamente come un manager, ha bisogno anche dei permessi usuali per vedere persone e progetti per vedere l'intera griglia.

Nulla cambia per chi già pianifica: i ruoli Resourcing manager e Approvatore Resourcing mantengono l'accesso completo descritto sopra.

Cosa viene registrato

Ogni modifica che una persona apporta a una prenotazione viene registrata - chi l'ha fatta e quando - alla creazione, conferma, annullamento della conferma, modifica delle date o della percentuale ed eliminazione. Questa registrazione è conservata a tempo indeterminato.

Le prenotazioni che arrivano da un piano importato sono l'eccezione. Sono rispecchiate da quel piano anziché create qui, e rispecchiate di nuovo ogni volta che viene riapplicato, quindi il rapporto dell'importazione stessa è la loro registrazione.

Conta soprattutto per l'eliminazione. Rimuovere una bozza è permanente: la prenotazione in sé sparisce anziché essere nascosta, e la registrazione della modifica è l'unica traccia rimasta del fatto che sia mai esistita.

La registrazione non si può consultare dalla pagina Resourcing. Se devi stabilire chi ha modificato una prenotazione, chiedi al tuo amministratore Flowtly.

Casi d'uso

Dichiarare che un progetto ha bisogno di due sviluppatori da settembre e veder comparire il vuoto nel piano finché non viene colmato.
Individuare i progetti sottodimensionati del mese prossimo prima del cliente e colmarli dalla panchina.
Trovare i ruoli ancora aperti nel trimestre e trasformarli in un brief di selezione.
Verificare se un nuovo incarico proposto può essere coperto prima di impegnarsi su una data di inizio.
Cogliere una persona prenotata oltre la piena capacità su due progetti mentre c'è ancora tempo per riequilibrare.
Passare alla vista Persone per vedere chi ha margine il mese prossimo, senza tenere da nessuna parte un elenco della panchina.
Verificare nella vista Persone che un lavoratore part-time non sia prenotato come se lavorasse una settimana intera.
Aprire una cella di progetto al 50% e scoprire in una riga se sono due ruoli coperti a metà o uno scoperto.
Aprire per giorni una settimana in conflitto per vedere in quali giorni l'assenza e la prenotazione si scontrano davvero.
Abbozzare più opzioni di staffing come bozze, confrontarle sulla griglia e confermare solo quella che funziona.
Mettere su un progetto per pochi giorni la persona già promessa, senza dichiarare prima un ruolo da farle coprire.
Far slittare di due settimane un periodo pianificato quando un cliente sposta una data di inizio, mantenendo gli stessi giorni della settimana e gli stessi vuoti.