Economia dell'ordine
Un ordine d'acquisto è un contratto con un progetto dietro, e si tiene in due sezioni di quel contratto: Righe dell'ordine, dove scrivi ciò che è stato concordato, ed Economia dell'ordine, dove Flowtly rilegge le stesse righe accanto a ciò che è davvero accaduto.
Economia dell'ordine riporta e non modifica nulla. Ogni cifra viene calcolata nel momento in cui la apri — dalle righe dell'ordine, dal tempo registrato sul progetto del contratto, dalle fatture emesse in forza del contratto e dai costi imputati al progetto.
Righe dell'ordine: ciò che è stato concordato
Ogni riga è di uno di due tipi, e i due non sono interscambiabili.
- Una riga Ruolo indica un ruolo tra le tue Posizioni, una Tariffa oraria e le Ore stimate che prevedi.
- Una riga Risultato nomina un esito e il suo prezzo. Non ha né ruolo né ore stimate, e quei campi non vengono offerti: nulla nel tempo registrato dice a quale risultato si riferisse, quindi non esisterebbe un valore effettivo con cui confrontare una stima.
Aggiungi una riga dell'ordine si trova sotto quelle esistenti. Una tariffa accetta al massimo quattro decimali e le ore due; qualsiasi altra cosa viene rifiutata spiegando il motivo, anziché arrotondata a una cifra che non hai digitato. Nulla viene moltiplicato e nessun totale viene salvato: la tariffa è la tariffa e la stima è la stima.
Un ordine senza righe indica Nessuna riga dell'ordine, ed Economia dell'ordine indica Non c'è ancora nulla da confrontare: la tabella è la rilettura delle righe, quindi non ha nulla da mostrare finché non esistono.
Le due sezioni hanno autorizzazioni diverse
Scrivere una stima non dice nulla su quanto guadagna qualcuno, perciò Righe dell'ordine è aperta a chi gestisce contratti o budget. Economia dell'ordine comprende il costo delle ore e richiede quindi anche l'autorizzazione a vedere la redditività del progetto — e chi non l'ha non riceve una tabella vuota, non riceve la sezione per nulla. Chi scrive l'ordine e chi ne legge il margine sono di norma persone diverse, ed è per questo che le due sezioni sono separate.
Vedere Autorizzazioni e Gruppi di permessi.
Il periodo coperto dalle cifre
Sopra la tabella, Periodo indica l'intervallo a cui ogni cifra obbedisce. È la durata propria del contratto — le sue date Da e A — e una fine mai impostata si legge aperta, cioè senza alcun limite, non «fino a oggi».
Un contratto privo di entrambe le date non mostra alcuna riga del periodo, e le sue cifre coprono allora tutto quello che c'è.
Il periodo è dichiarato, non si regola qui: per cambiarlo, cambia le date del contratto. Una cifra fuori dalla durata non è nella tabella, quindi una riga che appare vuota su un contratto con date ristrette parla del periodo e non del lavoro.
Che cosa significa ogni colonna
| Colonna | Che cosa significa |
|---|---|
| Riga | La descrizione della riga, o il nome del ruolo che valorizza. |
| Tariffa | La tariffa concordata — all'ora su una riga di ruolo, il prezzo intero su un risultato. |
| Stimate | Le ore scritte sulla riga. |
| Effettive | Le ore registrate in quel ruolo, sul progetto del contratto. |
| Differenza | Effettive meno stimate, con il segno: +6 h è sopra la stima, -6 h sotto. |
| Costo delle risorse | Quanto sono costate quelle ore, alla tariffa di costo propria di ciascuno nel giorno in cui le ha registrate. |
Due cose che l'elenco delle colonne da solo non dice:
- Ore e costi appartengono al progetto, non all'ordine. Nulla di ciò che è registrato o speso nomina un ordine d'acquisto, quindi le cifre sono lette dal progetto del contratto e dai suoi sotto-progetti. Due ordini su un progetto leggono le stesse ore — vedere Quando un altro contratto condivide il progetto più sotto.
- Le ore di chi quel giorno non ha un accordo in vigore contano come ore, senza costo. Non vengono scartate, quindi le ore sono fedeli e il costo delle risorse accanto è sottostimato. Una tariffa di costo mancante va corretta, non aggirata.
Sopra la stima è un avviso, non un limite
Una riga le cui ore effettive hanno superato la stima viene contrassegnata con un segnale di avviso, e passandovi sopra si legge: Sopra la stima. Solo un avviso — nulla impedisce di registrare altro tempo.
È tutto il suo comportamento. Nulla rifiuta una registrazione di tempo perché la stima è esaurita, nulla chiude la riga e a nessuno viene chiesto di approvare lo sforamento. Il contrassegno esiste perché lo sforamento si noti mentre il lavoro è ancora in corso.
Un trattino non è uno zero
Un trattino in una cella significa che la cifra non può essere dichiarata. Uno 0 significa che è stata dichiarata ed è zero. I due casi sono tenuti distinti di proposito, e leggere l'uno per l'altro è l'errore più facile su questa tabella.
Tre casi producono un trattino, e ciascuno chiede una risposta diversa.
- Una riga di risultato non ha mai ore. Né stima, né effettive, né differenza. Il tempo registrato nomina un progetto, mai un risultato, quindi non c'è nulla da attribuirgli. La sua tariffa è il suo prezzo, e il lavoro che le sta dietro compare nelle ore dei ruoli che l'hanno svolto.
- Due righe che valorizzano lo stesso ruolo. Le loro ore non possono essere distinte — nulla in una registrazione di tempo dice sotto quale delle due righe si è lavorato — quindi nessuna riga le rivendica ed entrambe riportano ore non attribuibili. Le ore non vanno perse: sono riportate sotto la tabella invece di essere divise tra le righe per congettura.
- Un'ora che nessun singolo ruolo rivendica è riportata sotto la tabella per sé, mai distribuita sulle righe. La riga sottostante conta le ore e il loro costo e ne dice il motivo: tante registrazioni senza nessuno pianificato, tante con due ruoli in quel giorno.
Una quarta riga sotto la tabella copre le ore che invece un ruolo ha preso, ma che nessuna singola riga valorizza: …sono state lavorate in ruoli che nessuna singola riga valorizza. Di solito significa che all'ordine manca una riga, o che ne ha due dove serve una.
Ciò che ne segue vale la pena dirlo chiaramente: la colonna Costo delle risorse non somma al totale Costo delle risorse. Il totale copre ogni ora registrata sul progetto nel periodo, comprese le ore che nessuna riga ha potuto rivendicare. La differenza tra i due è esattamente quanto riportano le righe sotto la tabella.
Da dove viene il ruolo di un'ora
Nulla di quanto annotato in una registrazione di tempo dice quale ruolo la persona stesse ricoprendo. Flowtly lo ricava dal piano di impiego: le prenotazioni confermate di quella persona, su quel progetto, che coprono quel giorno.
- Un ruolo, o più prenotazioni che nominano tutte lo stesso ruolo — le ore sono di quel ruolo.
- Nessuna prenotazione, o due prenotazioni che nominano ruoli diversi — le ore vanno alla riga delle non attribuite descritta sopra. Non vengono mai divise tra i candidati e non si assume mai il ruolo più carico, perché una cifra per ruolo che in realtà è una congettura vale meno di una che dichiara di non saperlo.
- Una prenotazione registrata deliberatamente senza ruolo non porta alcun ruolo, quindi un giorno coperto solo da una di queste si legge come nessuno pianificato.
Il rimedio a una grande quantità di ore non attribuite sta perciò di solito nel piano e non nell'ordine: conferma la prenotazione, oppure metti la persona su un solo ruolo per il periodo. Vedere Monitoraggio tempi.
Costi imputati al progetto
Sotto la tabella, Costi imputati al progetto elenca le fatture fornitore, i costi e i pagamenti sostenuti dal progetto del contratto nel periodo — ciascuno con la sua data e la quota assegnata a questo progetto, non il documento intero. Un costo senza un nome proprio è elencato come Costo senza nome.
Una riga a zero viene conservata anziché nascosta. Un'assegnazione deliberatamente ridotta a nulla è una decisione che qualcuno ha preso, e togliere la riga dall'elenco farebbe sembrare che non sia mai stata inserita.
I quattro totali, e i due da non sommare
| Totale | Che cos'è |
|---|---|
| Fatturato | Quanto è stato fatturato in forza di questo contratto. |
| Costo delle risorse | Quanto sono costate le ore registrate. |
| Costi collegati | La somma dei costi imputati al progetto. |
| Margine | Fatturato, meno costo delle risorse, meno costi collegati. |
Fatturato è ciò che è stato emesso, non ciò che è stato incassato. Conta ogni riga di fattura di vendita emessa in forza del contratto, dal momento in cui la fattura esiste e indipendentemente dal fatto che il cliente l'abbia pagata; le bozze e le fatture eliminate restano fuori. Una fattura conta nel periodo in cui cade la sua data di vendita, gli importi sono netti dello sconto e convertiti al cambio proprio della fattura. Una riga che non nomina alcun progetto conta comunque — le fatture emesse in forza di un contratto quadro spesso non ne nominano nessuno — mentre una riga che nomina un progetto estraneo a quello di questo contratto appartiene a quel progetto e resta fuori.
Il costo delle risorse e i costi collegati restano separati di proposito, e il prodotto dice accanto perché:
Il costo delle risorse e i costi collegati sono tenuti separati di proposito: un collaboratore B2B che registra il tempo e insieme fattura è contato in entrambi, quindi il margine si legge più basso finché la cosa non è risolta. Non sommare i due valori.
Perciò, su un ordine coperto da collaboratori che fatturano le proprie ore, tratta il margine come un valore minimo e non come una cifra: il margine reale è quel numero più quanto quelle persone hanno fatturato per ore che hanno anche registrato. Costi imputati al progetto elenca le fatture dietro il costo collegato, e Monitoraggio tempi le ore dietro il costo delle risorse: è lì che la sovrapposizione si vede. Un ordine coperto solo da dipendenti, o solo da collaboratori che non registrano tempo, non è interessato.
Sulla superficie del budget lo stesso caso è contato una volta — là un collaboratore che registra anche tempo è contato una sola volta, come descrive Budget P&L e previsione. Le due superfici differiscono realmente, quindi un margine qui e una cifra di budget sulle stesse persone non devono necessariamente coincidere.
Quando un altro contratto condivide il progetto
Quando un secondo contratto nomina lo stesso progetto, un avviso compare sopra la tabella: Un altro contratto condivide questo progetto, quindi le ore, il costo delle risorse e i costi collegati sotto sono del progetto — non solo di questo ordine.
Leggilo come un'affermazione su ogni cifra sottostante, non come una nota. Fatturato resta proprio di questo contratto, perché una fattura è emessa in forza di un contratto; tutto ciò che è ricavato dal progetto è comune, quindi due ordini su un progetto riportano l'uno le ore e i costi dell'altro. Dove questo dà fastidio, dai a ogni ordine un progetto proprio — basta un sotto-progetto del progetto del cliente, e i due ordini restano leggibili.
Un contratto che non nomina alcun progetto lo dichiara invece di mostrare una tabella: Questo contratto non indica alcun progetto, quindi non è possibile leggere né tempo registrato né spese a suo carico.
Una fattura fornitore su due progetti
Una fattura divisa tra progetti porta qui la propria quota e il resto all'altro progetto. La divisione in sé non si inserisce su questa schermata: appartiene alla fattura d'acquisto, sotto Categorizzazione, dove ogni progetto riceve la sua riga e il suo importo. Costi imputati al progetto ne è la rilettura.
Ne seguono due cose. Gli importi qui non superano mai la fattura, perché ogni progetto porta solo la sua fetta; e una fattura la cui divisione non raggiunge il suo importo netto lascia parte del costo a carico di nessuno, perciò viene segnalata sul documento invece di mancare in silenzio dal margine di un ordine. Vedere Gestione delle transazioni per la divisione e Allegati alle transazioni per la segnalazione.
Esempi di utilizzo
- Un responsabile della consegna che quota la tappa successiva di un incarico legge la Differenza per ruolo su quella in corso, e quota l'ordine seguente da quanto il lavoro ha davvero richiesto anziché dalla stima precedente.
- Un controller vede sotto la tabella un valore alto di ore non attribuibili, trova due righe che valorizzano lo stesso ruolo e le unisce in una perché le ore finiscano su una riga.
- Un project manager legge una cifra di non attribuite con registrazioni senza nessuno pianificato, conferma le prenotazioni mancanti e le ore passano sui loro ruoli.
- Un responsabile finanziario che esamina un ordine coperto da collaboratori tratta il suo Margine come un valore minimo, e confronta le fatture dei collaboratori con le loro ore registrate prima di comunicare la cifra.
- Un account manager apre un ordine su un progetto condiviso, legge l'avviso sopra la tabella e dà all'ordine successivo un sotto-progetto proprio, perché i due smettano di riportare le ore l'uno dell'altro.