Controlli di completezza dei contratti

Flowtly verifica ogni contratto per individuare i dati necessari alla pianificazione e segnala quelli mancanti. Un contratto con una verifica in sospeso rimane nell'elenco da completare, rendendo le lacune visibili direttamente dalla vista elenco senza dover aprire ogni record.

La segnalazione è un invito all'azione, non un blocco. Il contratto continua a funzionare — può essere modificato, associato a un budget e fatturato — anche se la verifica è in sospeso.

Cosa viene verificato

Un contratto può avere uno o più dei seguenti segnalamenti:

• "Missing contract document" — non è stato allegato alcun file firmato.
• "Missing counterparty" — la controparte non è registrata.
• "Missing project" — il contratto non è associato a nessun progetto.
• "Missing payment schedule" — il contratto non ha righe di piano di pagamento.
• "Missing total amount" — non è memorizzato alcun valore complessivo.
• "Missing start/end dates" — il periodo non è specificato.

Un contratto privo di tutti questi segnalamenti mostra "No issues".

Indicare che una verifica non è applicabile

Alcuni contratti non soddisferanno mai una determinata verifica, indipendentemente da quanto tempo figurano nell'elenco. Un fornitore vincolato tramite accettazione con clic delle condizioni pubblicate non produce per natura alcun PDF firmato; un costo che copre l'intera organizzazione non appartiene a nessun singolo progetto; una prestazione fatturata a consuntivo non ha rate da pianificare. Lasciati a se stessi, tali contratti appaiono permanentemente nell'elenco da completare, e un elenco che ha sempre voci è un elenco che nessuno legge.

Le verifiche non applicabili, nella sezione "Details" del contratto, consentono di registrarlo. Sono disponibili tre dichiarazioni:

• "This contract will never have a signed document" — in caso di accettazione con clic delle condizioni pubblicate, accordi verbali o una copia conservata su una piattaforma di firma esterna.
• "This contract will never belong to a project" — in caso di costi che coprono l'intera organizzazione, come commissioni bancarie, sublocazione di ufficio o outsourcing generale.
• "This contract will never have a payment schedule" — in caso di prestazione fatturata a consuntivo o pagamento unico già effettuato.

Una volta effettuata la dichiarazione, il contratto non viene più segnalato per quella verifica e lascia l'elenco da completare in tal senso. La dichiarazione può essere revocata in qualsiasi momento.

"Never" non significa «non ancora»

Selezionare la casella solo se il contratto non avrà davvero mai l'informazione in questione. Se un documento semplicemente non è ancora stato caricato, o se un piano di pagamento deve ancora essere inserito, lasciare la casella deselezionata e il contratto nell'elenco finché non è completo. Le dichiarazioni affermano qualcosa di permanente sull'accordo — non sono un modo per rimuovere una segnalazione di cui preferiremmo occuparci più tardi.

Ogni dichiarazione appare esclusivamente quando la verifica a cui risponde non è attualmente superata, o quando la dichiarazione è già stata effettuata — un contratto che ha già un progetto non offre la finestra relativa ai progetti, e una casella selezionata rimane visualizzata per poter essere deselezionata.

Contratti ricorrenti

Un contratto contrassegnato come ricorrente non viene affatto verificato per un piano di pagamento e quindi non viene mai segnalato per questo motivo. La dichiarazione relativa al piano di pagamento non cambia nulla in un contratto ricorrente e non viene proposta, a meno che non fosse stata impostata in precedenza.

Esempi d'uso

• Un fornitore vincolato tramite accettazione con clic delle condizioni generali pubblicate, per il quale non esisterà mai un file firmato da allegare.
• Costi che coprono l'intera organizzazione, come una commissione bancaria o la sublocazione di un ufficio, che non appartengono a nessun singolo progetto.
• Prestazioni fatturate a consuntivo per le quali le rate non vengono mai pianificate in anticipo.
• Pulizia dell'elenco da completare per ridurlo ai contratti che richiedono ancora davvero lavoro, affinché i segnalamenti rimanenti meritino attenzione.