Controlli di completezza dei contratti

Redazione Flowtly4 min

Flowtly verifica ogni contratto per individuare i dati necessari alla pianificazione e segnala quelli mancanti. Un contratto con una verifica in sospeso rimane nell'elenco da completare, rendendo le lacune visibili direttamente dalla vista elenco senza dover aprire ogni record.

La segnalazione è un invito all'azione, non un blocco. Il contratto continua a funzionare — può essere modificato, associato a un budget e fatturato — anche se la verifica è in sospeso.

Cosa viene verificato

Un contratto può avere uno o più dei seguenti segnalamenti:

  • Nessun documento contrattuale — non è stato allegato alcun file firmato.
  • Nessun appaltatore — la controparte non è registrata.
  • Nessun progetto — il contratto non è associato a nessun progetto.
  • Nessun piano di pagamento — il contratto non ha righe di piano di pagamento.
  • Nessun importo totale — non è memorizzato alcun valore complessivo.
  • Nessuna data di inizio/fine — il periodo non è specificato.

Un contratto privo di tutti questi segnalamenti mostra Nessun problema.

Indicare che una verifica non è applicabile

Alcuni contratti non soddisferanno mai una determinata verifica, indipendentemente da quanto tempo figurano nell'elenco. Un fornitore vincolato tramite accettazione con clic delle condizioni pubblicate non produce per natura alcun PDF firmato; un costo che copre l'intera organizzazione non appartiene a nessun singolo progetto; una prestazione fatturata a consuntivo non ha rate da pianificare. Lasciati a se stessi, tali contratti appaiono permanentemente nell'elenco da completare, e un elenco che ha sempre voci è un elenco che nessuno legge.

Le verifiche non applicabili, nella sezione Dettagli del contratto, consentono di registrarlo. Sono disponibili tre dichiarazioni:

  • Questo contratto non avrà mai un documento firmato — in caso di accettazione con clic delle condizioni pubblicate, accordi verbali o una copia conservata su una piattaforma di firma esterna.
  • Questo contratto non apparterrà mai a un progetto — in caso di costi che coprono l'intera organizzazione, come commissioni bancarie, sublocazione di ufficio o outsourcing generale.
  • Questo contratto non avrà mai un piano di pagamento — in caso di prestazione fatturata a consuntivo o pagamento unico già effettuato.

Una volta effettuata la dichiarazione, il contratto non viene più segnalato per quella verifica e lascia l'elenco da completare in tal senso. La dichiarazione può essere revocata in qualsiasi momento.

«Mai» non significa «non ancora»

Selezionare la casella solo se il contratto non avrà davvero mai l'informazione in questione. Se un documento semplicemente non è ancora stato caricato, o se un piano di pagamento deve ancora essere inserito, lasciare la casella deselezionata e il contratto nell'elenco finché non è completo. Le dichiarazioni affermano qualcosa di permanente sull'accordo — non sono un modo per rimuovere una segnalazione di cui preferiremmo occuparci più tardi.

Ogni dichiarazione appare esclusivamente quando la verifica a cui risponde non è attualmente superata, o quando la dichiarazione è già stata effettuata — un contratto che ha già un progetto non offre la finestra relativa ai progetti, e una casella selezionata rimane visualizzata per poter essere deselezionata.

Contratti ricorrenti

Un contratto contrassegnato come ricorrente non viene affatto verificato per un piano di pagamento e quindi non viene mai segnalato per questo motivo. La dichiarazione relativa al piano di pagamento non cambia nulla in un contratto ricorrente e non viene proposta, a meno che non fosse stata impostata in precedenza.

Esempi d'uso

  • Un fornitore vincolato tramite accettazione con clic delle condizioni generali pubblicate, per il quale non esisterà mai un file firmato da allegare.
  • Costi che coprono l'intera organizzazione, come una commissione bancaria o la sublocazione di un ufficio, che non appartengono a nessun singolo progetto.
  • Prestazioni fatturate a consuntivo per le quali le rate non vengono mai pianificate in anticipo.
  • Pulizia dell'elenco da completare per ridurlo ai contratti che richiedono ancora davvero lavoro, affinché i segnalamenti rimanenti meritino attenzione.

Mappa delle relazioni

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invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract pianifica payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract concordato con counterparty. contract allegato a budget. budget raises budget-alert. budget copre project. counterparty per impostazione predefinita a budget. counterparty per impostazione predefinita a project. invoice fatturato da project. project collegato a budget. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conimportspianificainvoiced asconcordato conallegato araisescopreper impostazione predefinita aper impostazione predefinita afatturato dacollegato adiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa

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