Avviare un contratto e rivedere un caricamento

Un contratto arriva in Flowtly in due modi: lo digiti tu, oppure carichi il documento firmato e lasci che Flowtly lo legga. Entrambi partono da "New contract" nell'elenco "Contracts".

Digitarlo

"New contract" → "Manual entry" apre il modulo del contratto. Prima che "Save" diventi disponibile servono tre cose: un "Name", la direzione ("Purchase" o "Sales") e la "Currency", che parte dalla valuta della tua organizzazione. Tutto il resto può aspettare, compresa la controparte: un contratto la cui altra parte non è ancora scelta è uno stato normale, non incompleto.

Caricare il documento firmato

"New contract" → "Via upload" apre un'area di rilascio nell'elenco. Rilascia lì i file o fai clic su "choose a file":

PDF, PNG o JPEG, fino a 20 MB ciascuno.
Più file insieme vanno bene, e un file che Flowtly ha già viene intercettato prima che diventi un secondo contratto. Entrambi sono descritti in Contratti.

Quando almeno un file è stato caricato, "Go to review" apre la schermata di revisione. In seguito, la scheda "Awaiting sorting" nell'elenco dei contratti porta allo stesso posto e mostra quanti caricamenti sono ancora in attesa.

La schermata di revisione

"Review extracted contracts" ha tre pannelli affiancati, impilati su uno schermo stretto.

La coda, a sinistra. Ogni caricamento in attesa di revisione, con una casella di ricerca su nomi e nomi di file. Ogni riga dice a che punto è: Analysing the contract…, Ready to review, Saved, oppure un problema. Una riga che è fallita o che è in lettura da più di dieci minuti offre "Re-extract" o "Upload again", quello che può aiutare.

Il documento, al centro. Il file firmato stesso, da leggere mentre controlli i valori. È solo per la visualizzazione.

I dettagli, a destra. Ciò che Flowtly ha letto dal documento, pronto per il tuo controllo:

"Counterparty (from analysis)": i clienti o fornitori esistenti di cui il contratto potrebbe trattare, più "Create new from extracted" con il nome e la partita IVA che ha trovato, e "Pick existing…" per cercarne un altro. Come vengono scelti i suggerimenti è spiegato in Contratti.
"Prices in this contract" e "Detected instalments": gli importi e il piano dei pagamenti trovati nel documento.
Il modulo del contratto stesso: direzione, nome, progetto, valore, durata, condizioni di pagamento e note. Una modifica a un campo viene salvata mentre la fai.

Accanto a ogni valore letto dal documento c'è un riferimento a dove Flowtly lo ha trovato; fai clic per aprire il documento a quella pagina. Cosa significano i riferimenti è descritto in Contratti.

Mentre un documento è ancora in lettura, il pannello lo dice e si aggiorna da solo quando la lettura finisce, di solito entro un minuto.

Concludere la revisione

"Save & validate" accetta il contratto. Collega o crea la controparte che hai scelto, segna il caricamento come rivisto e apre il contratto nell'elenco dei contratti.
"Reject" elimina il contratto creato da quel caricamento, dopo avere chiesto conferma, e passa al caricamento successivo nella coda.
"Re-extract" legge di nuovo il documento e sovrascrive i campi, quindi chiede prima conferma. Quando una lettura fallisce, Contratti spiega quali errori una seconda lettura può risolvere.

Il salvataggio controlla due cose su una nuova controparte. Il contratto ha prima bisogno di una direzione, perché la direzione decide se il nuovo record è un cliente o un fornitore. E un nuovo cliente su un contratto "Sales" ha bisogno di un paese e di una valuta. Per un'azienda polacca con una partita IVA, Flowtly compila l'indirizzo dal registro nazionale quando può.

Una controparte che esiste già

Se il nome o la partita IVA che Flowtly ha letto appartiene a una controparte che hai già, la schermata lo dice prima che tu ne crei una seconda, per esempio "Acme" already exists as supplier. Quando al record esistente manca solo il ruolo di cui questo contratto ha bisogno, un clic aggiunge quel ruolo, per esempio Add client role to "Acme", e lo seleziona.

Se procedi comunque a creare la nuova controparte, "Possible duplicate" chiede ancora una volta: aggiungere il ruolo mancante al record esistente, aprirlo oppure creare un record separato con lo stesso nome.

Esempi di utilizzo

Caricare in un colpo solo una cartella di contratti firmati con i fornitori, poi lavorarli uno per uno nella coda.
Registrare una gara prima dell'aggiudicazione con "Manual entry", lasciando vuota la controparte.
Controllare il piano dei pagamenti letto da Flowtly rispetto al testo firmato, saltando alla pagina citata.
Evitare di creare un fornitore due volte quando la stessa azienda è già uno dei tuoi clienti.