Configurare le assenze e gestire la prima richiesta

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• Il ruolo Time off manager, oppure un amministratore che possa assegnarlo.
• Un dipendente con un contratto attivo, per esempio un Employment contract, più una seconda persona che approvi.
• La tua policy: giorni annuali per variante di contratto, e quanti giorni non usati possono essere riportati e fino a quando.

1. 1

   Scegli i tipi di assenza

   Apri Settings → People e clicca sul riquadro Time off types. La pagina elenca i tipi che il tuo team può richiedere. Clicca su Add time off type per aggiungerne uno. Predefined attiva un tipo integrato con un nome a tua scelta, selezionato da Built-in type. Custom crea un tipo tuo con un nome, un'icona e un colore.

   Suggerimenti

   • Un nuovo tipo parte come Requires approval. Passalo ad Accepted automatically solo per le assenze che nessuno deve approvare. Il saldo viene comunque consumato, e una richiesta che il saldo non copre viene comunque rifiutata.
   • Approval count nella stessa pagina imposta quante persone devono approvare una richiesta prima che venga registrata. Inserisci il numero e clicca su Save.
   • Se l'assenza si comporta come uno dei tipi integrati, scegli Predefined e rinominalo invece di ricrearlo come Custom.

   • Apri Time off types
2. 2

   Imposta il monte annuale predefinito

   Tornato in Settings → People, apri il riquadro Annual time off e clicca su Add annual time off. Inserisci il Leave allowance in giorni, ore o minuti. Scegli la Date from da cui inizia a valere, la Variant di contratto a cui si applica, per esempio Employment contract, e il Time off type che alimenta. Clicca su Save.

   Suggerimenti

   • Il monte segue la variante di contratto. Una persona la cui variante di contratto non ha un monte riceve sul proprio profilo un avviso che non è impostato alcun limite di assenze.
   • Per una persona che matura un numero di giorni diverso, apri il suo profilo e aggiungi una riga personale nella scheda Annual time off. Per lei sostituisce il valore predefinito dell'organizzazione.

   • Apri Annual time off
3. 3

   Decidi cosa succede ai giorni non usati

   Apri il riquadro Time off carry-over in Settings → People. Attiva Enable carry-over policy per riportare i giorni non usati all'anno successivo. Imposta Expiry date (MM-DD), per esempio 03-31, e Max carried days, dove 0 significa illimitato. Attiva Consume carried days first se i giorni più vecchi devono essere usati prima del monte dell'anno in corso. Clicca su Save.

   Suggerimenti

   • In Carry-over per contract type puoi sostituire l'interruttore principale per un singolo tipo di contratto e assegnargli una propria data di scadenza.
   • Se il riporto resta disattivato, Flowtly mantiene il comportamento precedente del saldo delle assenze.

   • Apri Time off carry-over
4. 4

   Invia una richiesta come dipendente

   Accedi come dipendente e apri My absences nel menu laterale. Clicca su New time off request. Scegli il Type, aggiungi una Description se la tua organizzazione la richiede e seleziona le date nel calendario. Il pannello What this request changes mostra i giorni lavorativi che costa e il saldo prima e dopo. Clicca su Create request.

   Suggerimenti

   • Create request resta disattivato finché non scegli un tipo e delle date e l'intervallo non contiene almeno un giorno lavorativo. Resta disattivato anche quando la richiesta non rientra nel saldo.
   • Per una parte della giornata, seleziona una sola data e scegli il numero di Hours. Full day registra l'intera giornata lavorativa.
   • La richiesta compare nella scheda Time off requests di My absences con lo stato Pending.

   • Apri My absences
5. 5

   Approvala come responsabile

   Accedi come responsabile e apri Time off → Time off requests nel menu laterale. Clicca sulla riga del dipendente per aprirne i dettagli. Controlla tipo, date e durata, poi clicca su Accept. Se la richiesta non deve procedere, clicca invece su Reject.

   Suggerimenti

   • Con un Approval count superiore a 1, lo stato mostra quante approvazioni sono arrivate, per esempio Accepted 1 / 2, e la richiesta resta aperta fino all'ultima.
   • Il riquadro Time off approvers in Settings → People mostra chi approva per ogni persona: prima chi è assegnato direttamente, poi il suo responsabile diretto, poi il responsabile del suo reparto, poi chiunque abbia il ruolo Time off manager.
   • La pagina delle richieste richiede il ruolo Time off manager o Time off verifier. Sulla tua stessa richiesta non vedi mai Accept o Reject.

   • Apri Time off requests
6. 6

   Visualizzala nel planner

   Apri la scheda Time off planner. Ogni persona è una riga e ogni assenza è un riquadro che si estende sui suoi giorni. Una richiesta ancora in attesa di approvazione riporta Pending davanti al tipo, e la legenda mostra la voce Pending request. Dopo l'approvazione finale, il riquadro mostra solo il tipo.

   Suggerimenti

   • Ora il dipendente trova l'assenza nella scheda Time off history di My absences, con lo stato Accepted.
   • Le richieste di lavoro da remoto non vengono mostrate nel planner.

   • Apri il Time off planner