Registrare il tempo e approvare il mese

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• Un progetto attivo con un cliente, e tu nel suo team.
• Per vedere le ore degli altri: il permesso Work times viewer, Work times manager o Projects lead, assegnato in Settings → People → Permission groups.
• Per firmare il mese: la posizione Account manager nel team di quel progetto.

1. 1

   Registra una voce a mano

   Nel menu, in Workspace, scegli Work Time. La pagina si apre su un calendario mensile delle tue ore. Clicca su un giorno per aprire il pannello laterale: un giorno vuoto si apre su Add new time entry, mentre un giorno con ore si apre su Time entries, dove New time entry ne aggiunge un'altra. Scegli il Project, inserisci la durata in Log time, per esempio 1:30, e scrivi una Description. Clicca su Add time entry per salvarla.

   Suggerimenti

   • L'elenco Project mostra i progetti attivi del cui team fai parte. Se non fai ancora parte di alcun team di progetto, elenca tutti i progetti attivi.
   • Se la tua organizzazione imposta un minimo, il contatore sotto Description mostra quanti caratteri mancano ancora. Anche un numero di attività nel formato XX-Y, come PRI-1, soddisfa la regola. Gli amministratori con il permesso Work times manager impostano il minimo in Settings → People → Timesheets, in Minimum description length for work time.
   • Per correggere una voce, clicca di nuovo sul giorno e usa l'icona di modifica o di eliminazione accanto. Puoi modificare le tue voci. Un Work times manager o un amministratore può modificare quelle di chiunque.

   • Apri Work Time
2. 2

   Oppure avvia il Project timer

   Apri la tua Dashboard e trova il widget Project timer. Scegli un Project e clicca su Start. Scrivi una Description mentre il cronometro scorre. Stop & save ferma il timer e salva il tempo misurato come voce nel giorno in cui hai iniziato. Save & continue salva quanto misurato finora e ricomincia a contare da zero.

   Suggerimenti

   • Pause ferma il cronometro senza salvare nulla. Resume riprende, e Save entry salva il tempo in pausa.
   • Stop & save resta disattivato finché la descrizione non raggiunge il minimo della tua organizzazione. Passa il mouse sul pulsante per vedere Add a description to enable this action.
   • Reset elimina il tempo misurato dopo la tua conferma, e non può essere recuperato. Usa Stop & save per conservarlo.

   • Apri la Dashboard
3. 3

   Verifica che il team abbia compilato il mese

   I responsabili controllano il mese nella stessa pagina Work Time. Con il permesso Work times viewer, Work times manager o Projects lead, la barra dei filtri aggiunge un filtro per persona impostato su All team members, un pulsante Only me e un filtro per progetto. Con più di una persona visualizzata, il riepilogo sotto il calendario mostra Team coverage, People complete e Days to chase. I giorni segnati come Not filled nel calendario sono le lacune da sollecitare. Per una griglia persona per persona, passa a Manager view con l'icona a due colonne a destra della barra dei filtri.

   Suggerimenti

   • Un Work times manager può registrare ore per qualcun altro. Il modulo della voce inizia allora con un campo Team member.
   • Work Time non ha un pulsante di approvazione per un singolo foglio ore. L'approvazione è la firma mensile del progetto descritta nei passaggi successivi.

   • Apri Work Time
4. 4

   Apri il mese nella colonna Sign-off

   Nel menu scegli Projects. Se sei l'Account manager di almeno un progetto, hai accesso alle fatture o sei un amministratore, l'elenco ha una colonna Sign-off. Mostra un mese per progetto: Not started, In review, Signed, Re-opened, oppure Not applicable per un progetto senza cliente. Scegli il mese in Sign-off month, che parte dal mese precedente. Clicca sullo stato di un progetto per aprirne la revisione.

   Suggerimenti

   • Solo l'Account manager del progetto può firmare. È una posizione nel team del progetto, non un ruolo dell'organizzazione. Un amministratore non può firmare al suo posto.
   • Il mese scelto viene conservato nell'indirizzo della pagina, quindi un link che condividi apre lo stesso mese.
   • Un progetto senza cliente non ha nulla da fatturare né un mese da firmare. Le sue ore vengono comunque registrate e conteggiate come di consueto.

   • Apri Projects
5. 5

   Usa Start the review e correggi le righe

   Nella pagina di revisione clicca su Start the review. Flowtly crea una Draft del report mensile per il cliente di questo progetto. La sua intestazione conta le tue correzioni e mostra il totale registrato accanto al totale corretto. Su una voce, scegli Edit per modificare le Hours on the report o la Description on the report, oppure scegli Exclude per escluderla dal report. Compila il Reason for the adjustment, che è obbligatorio, e clicca su Save adjustment.

   Suggerimenti

   • Durante la revisione la bozza è visibile solo a te. L'amministrazione si basa sullo stato nella colonna Sign-off finché non firmi.
   • Il pannello Leave this month elenca le assenze di ogni membro del team in giorni e ore lavorative. Le assenze sono mostrate come contesto e non vengono mai sottratte, quindi modifica un valore fatturato con una correzione e un motivo.
6. 6

   Firma il mese

   Quando la bozza è corretta, clicca sul pulsante Sign off sotto la bozza. Riporta il mese, per esempio Sign off September 2026. Conferma con Sign off. Questo rende definitivo il report del mese e blocca le sue correzioni, e l'amministrazione riceve una notifica e può fatturare. Tornato all'elenco dei progetti, la colonna Sign-off mostra Signed con la data e il tuo nome.

   Suggerimenti

   • Open the signed report, nella pagina di revisione, apre il report così come è stato firmato.
   • Per modificare un mese firmato, un amministratore clicca su Re-open e conferma. Il mese mostra Re-opened, il report firmato in precedenza resta come documentazione di ciò che è stato approvato, e l'account manager rivede e firma di nuovo.

   • Apri Projects