Creare un progetto con team, fasi e budget

Crea un progetto per un cliente, aggiungi il team e le relative tariffe orarie, suddividi il lavoro in fasi e registra il budget iniziale.

Progetti e tempoPrincipiante10 minutiGiorno 8 di 30

Argomenti:Progetti e rilevazione orePrimi passi

Prima di iniziare

In Flowtly un progetto è il punto in cui si incontrano tempo, persone e denaro. Questo tutorial ne crea uno da zero per un cliente esistente: il progetto stesso, le persone che ci lavorano, la tariffa che ciascuna fattura, le fasi del lavoro e il budget su cui è pianificato.

Ogni parte ha il proprio posto nella pagina del progetto. Il team si trova nel pannello Members, che si apre dall'intestazione della pagina. Le fasi hanno una scheda dedicata, Phases. Il budget iniziale si trova in Project financials. Puoi compilarle in qualsiasi ordine e tornare su ciascuna in seguito.

Parti diverse richiedono permessi diversi. Projects manager copre la creazione del progetto, l'aggiunta dei membri e l'impostazione delle loro tariffe. Budgets manager copre il budget iniziale. La scheda Project financials è visibile a un Account manager, a un Profitability viewer o a un amministratore.

Cosa avrai alla fine

Il tuo progetto per il cliente ha un team con tariffe orarie, le sue fasi e un budget iniziale, pronto per la registrazione del tempo e la fatturazione.

Cosa ti serve

  • Il permesso Projects manager, più Budgets manager e l'accesso a Project financials per il passaggio del budget.
  • Il cliente già creato in Flowtly e le persone che lavoreranno al progetto con le loro tariffe orarie.
  • Le fasi che prevedi, con le relative date, e le voci di budget che ti aspetti di fatturare e spendere.

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Passo dopo passo

Completa il flusso

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    Apri Projects e avvia un nuovo progetto

    Nel menu apri Projects. Clicca su Add project nell'intestazione della pagina. La finestra Create new project si apre sulla scheda Blank, quella usata in questo tutorial. Il pulsante è visibile solo a chi ha il permesso Projects manager o agli amministratori.

    Suggerimenti

    • From a template è la seconda scheda della stessa finestra. Usala quando la tua organizzazione dispone di una struttura di progetto già pronta.
    • Se non vedi Add project, puoi visualizzare i progetti ma non crearli. Chiedi a un amministratore il permesso Projects manager.
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    Compila cliente, tipo e date

    Inserisci il Name. Mentre digiti, Flowtly propone una Reference a partire da esso: puoi sovrascriverla o lasciarla vuota. Scegli il Client dall'elenco. In Billing scegli il Type: Fixed price, Time and material, Non billable o Internal, e facoltativamente una Currency. In Schedule imposta Date from e Date to. Clicca su Create project e Flowtly apre la pagina del nuovo progetto.

    Suggerimenti

    • Name e Type sono gli unici campi obbligatori. Se clicchi su Create project con qualcosa di mancante, il piè di pagina della finestra indica quanti campi devono ancora essere corretti.
    • Se il cliente non esiste ancora, scegli Add client nell'elenco dei clienti. Il nuovo cliente viene compilato per te. Per creare un cliente serve il permesso Clients manager, e il campo Client stesso è visibile a chi ha Clients manager o Debt collections manager.
    • Lascia Client vuoto per un progetto interno. Puoi impostare o cambiare il cliente in seguito.
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    Aggiungi il team

    Nell'intestazione della pagina del progetto clicca su Members. Sulla destra si apre il pannello Members. Clicca su Add member, poi scegli una o più persone nell'elenco Team member. Scegli un Role: Project lead, Account manager, Team member o Viewer. Il ruolo si applica a tutte le persone selezionate. Clicca su Add team member.

    Suggerimenti

    • Vengono proposti solo i ruoli che nessuna delle persone selezionate ricopre già in questo progetto. Se non resta alcun ruolo valido per tutte, rimuovi qualcuno dalla selezione.
    • Se la tua organizzazione usa i contratti, una persona senza un contratto in corso è elencata ma non può essere selezionata. La sua riga spiega il motivo.
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    Imposta la tariffa di progetto di ogni membro

    Il pannello Members mostra una colonna Rate per ogni persona aggiunta direttamente a questo progetto. Un trattino significa che non è ancora impostata alcuna tariffa. Clicca sul valore della tariffa per aprire Billing rates per quella persona, poi clicca su Add rate. Inserisci il Rate, che è orario nella valuta indicata accanto al campo. Scegli la Team member position se ne vuoi una, imposta Date from e facoltativamente Date to, e clicca su Add rate.

    Suggerimenti

    • Quando una tariffa cambia, usa Extend rate invece di sovrascriverla. La vecchia tariffa resta nello storico per il periodo che copriva.
    • La Team member position viene mostrata come valore predefinito sulla fattura.
    • Per aggiungere tariffe serve il permesso Projects manager. Chi ha il permesso Projects lead può vedere le tariffe ma non modificarle.
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    Suddividi il lavoro in fasi

    Apri la scheda Phases e clicca su Add project phase. Inserisci il Name della fase. Il Type parte dal tipo del progetto, mentre Date from e Date to partono dalle date del progetto. Modificali se necessario, poi clicca su Save. Ogni fase compare nell'elenco della scheda Phases con tipo, date e stato.

    Suggerimenti

    • Una fase può essere pianificata solo all'interno delle date del progetto. I giorni al di fuori non vengono proposti nei selettori di data.
    • Le persone del progetto padre compaiono anche nel pannello Members di ogni fase. La loro tariffa è impostata sul progetto padre, non sulla fase.
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    Registra il budget iniziale

    Apri la scheda Project financials. Si apre su Initial budget. Clicca su Create initial budget, poi su Add item. La nuova riga si apre pronta per la modifica: inserisci il Name, l'importo che prevedi di addebitare in Billed e l'importo che prevedi di spendere in Cost, e scegli un Tag se li usi. Salva la riga con il segno di spunta. Planned total sopra la tabella somma tutte le righe.

    Suggerimenti

    • Per creare e modificare il budget iniziale serve il permesso Budgets manager. Senza di esso puoi vedere il budget ma non crearlo né modificarlo.
    • Se il budget si trova già in un foglio di calcolo, usa Import a spreadsheet invece di digitare ogni riga.
    • La sezione Budget nella scheda Overview è un'altra cosa. Il suo pulsante Add new collega il progetto a un budget esistente del modulo Budget.

Hai finito!

Il tuo progetto ora ha un cliente, un team con tariffe orarie, le sue fasi e un budget iniziale.

Con il budget iniziale salvato, la sotto-scheda Budget realization in Project financials lo confronta con i contratti firmati e le fatture ricevute man mano che il lavoro procede.

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