Chiudere il mese in Flowtly

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• Accesso da amministratore, oppure i permessi finanziari per fatture, fatture in entrata, transazioni e contabilità.
• Un mese concluso, con le ore del tuo team registrate sui rispettivi progetti.
• L'account manager di ogni progetto per un cliente, disponibile a firmare il mese.

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   Verifica che il mese di ogni progetto per un cliente sia firmato

   Apri Projects nel menu. L'elenco ha una colonna Sign-off, e il selettore Sign-off month accanto ai filtri sceglie il mese mostrato. Parte dal mese precedente, quello che di solito si sta chiudendo. Ogni progetto per un cliente riporta Not started, In review, Signed o Re-opened, mentre un progetto senza cliente riporta Not applicable. Solo Signed comunica all'amministrazione che il mese può essere fatturato, quindi clicca su qualsiasi altro stato per aprire la revisione di quel progetto.

   Suggerimenti

   • Firma l'account manager del progetto, non un amministratore. Clicca su Start the review, corregge le righe con un motivo se necessario, poi clicca su Sign off con il nome del mese e conferma.
   • Per correggere un mese firmato, un amministratore lo apre e clicca su Re-open. Il report firmato in precedenza resta come documentazione di ciò che è stato approvato, e il mese deve essere firmato di nuovo.
   • Su un mese firmato, Open the signed report mostra il report esattamente come è stato firmato.

   • Apri Projects
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   Conferma che le fatture di vendita del mese siano state inviate

   Vai su Sales → Invoices. Apri il filtro Sale period e scegli Last month. Poi apri il filtro Status e seleziona draft e Sending... per vedere cosa è ancora aperto. Una draft non è ancora stata emessa. Sending... significa che la fattura è emessa ma Flowtly non l'ha registrata come consegnata. Completa ogni riga finché il mese non mostra solo fatture sent.

   Suggerimenti

   • Se una fattura è arrivata al cliente al di fuori di Flowtly, usa Mark as sent nel suo menu. Flowtly lo offre solo per una fattura emessa e non ancora registrata come inviata.
   • Con la fatturazione elettronica, una fattura emessa può mostrare Processing mentre la sua fattura elettronica è ancora in elaborazione.

   • Apri Invoices
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   Elabora le fatture in entrata del mese

   Vai su Purchases → Incoming invoices. Se la fatturazione elettronica è abilitata per la tua organizzazione, clicca prima su Check E-Invoicing per richiedere le nuove fatture da KSeF. Imposta il filtro Period su Previous month. Filtra in base al mese a cui è assegnata una fattura. Apri ogni fattura che richiede ancora lavoro e completala, così che nulla del mese resti a metà.

   Suggerimenti

   • Dopo il clic, il pulsante riporta Request sent. È nascosto quando la fatturazione elettronica non è abilitata per la tua organizzazione.
   • Se le approvazioni delle fatture sono attive, apri Awaiting acceptance in Incoming invoices per vedere cosa attende ancora un approvatore. Waiting on me mostra quelle che aspettano te.
   • Unpaid, nello stesso menu, elenca le fatture in entrata non ancora pagate. Funziona anche quando le approvazioni delle fatture sono disattivate.

   • Apri Incoming invoices
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   Sistema le transazioni che richiedono attenzione

   Apri Action center nel menu e scegli Transactions cleanup. Il riquadro Transactions needing attention mostra quante transazioni bancarie hanno dati mancanti. Missing justification riguarda le transazioni senza nulla a supporto, come un documento allegato o una nota. Missing budget riguarda le transazioni non assegnate a un budget. Apri il filtro Date e scegli Last month, poi completa ogni transazione finché il conteggio non scende a zero.

   Suggerimenti

   • Missing justification e Missing budget sono entrambe selezionate all'apertura della pagina. Deselezionane una per lavorare sull'altra separatamente.
   • Ogni casella mostra il proprio conteggio tra parentesi, così puoi vedere quale tipo di lacuna è più ampia prima di iniziare.

   • Apri Transactions cleanup
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   Sollecita le fatture ancora non pagate

   Vai su Sales → Invoices → Payment reminders. La scheda Pending elenca i solleciti per le fatture scadute e non pagate, una riga per fattura, e nulla arriva a un cliente finché non lo approvi. Seleziona i solleciti da inviare e clicca su Approve & send selected, oppure su Dismiss selected per quelli che non devono partire. Poi apri la scheda Not chased. Elenca le fatture scadute che sono state inviate ma non sono nella coda dei solleciti.

   Suggerimenti

   • Se la scheda Pending resta vuota, verifica che Send payment reminders for unpaid invoices sia attivo in Settings → Finance & Business → Payment reminders.
   • In Not chased, una riga che offre Send the invoice non è mai stata inviata via email al cliente. Una riga senza quell'azione è già stata inviata, quindi non inviarla di nuovo.

   • Apri Payment reminders
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   Consegna il mese al tuo commercialista

   Apri Accounting → Accountancy e scegli la scheda Export. Usa il navigatore dei mesi in alto per tornare al mese che stai chiudendo. This month riporta al mese corrente. Ogni riga, come Invoices e Costs, ha il proprio pulsante Export con i formati che il tuo software di contabilità importa. Poi apri la scheda Questions, che elenca ogni domanda Open o Answered, e rispondi a quelle che aspettano te.

   Suggerimenti

   • Se un'esportazione Optima mostra Check these documents before importing into Optima, elenca i documenti da correggere. Correggili ed esporta di nuovo il mese.
   • Apri una domanda per rispondere nella sua discussione, e clicca su Mark resolved quando è risolta.
   • Bank Statements / MT940, Costs e Invoices mantengono il mese scelto quando passi a esse, così puoi rivedere cosa entra nell'esportazione.

   • Apri la scheda Export