Richiedere e approvare l'assegnazione del personale

Redazione Flowtly4 min

La scheda Richieste è dove l'assegnazione del personale smette di essere decisa in chat e comincia a essere decisa a verbale. Un responsabile di progetto richiede una persona per un ruolo; chi ha i diritti di approvazione conferma o rifiuta. Il problema che avrebbe reso tutto questo solo una chat più lenta – capire se la persona è già troppo occupata – viene risolto per l'approvatore prima che apra la richiesta.

Dove Progetti è il luogo in cui le prenotazioni si creano e si confermano direttamente, Richieste è il percorso più leggero per chiunque possa proporre un'assegnazione ma non impegnarla.

Che cos'è una richiesta

Una richiesta non è un tipo di record a sé. È una normale prenotazione che è stata chiesta ma non ancora concordata – la stessa persona, ruolo, quota e date che confermeresti, tenute in uno stato in sospeso finché qualcuno non le approva. Approvarla la trasforma in una prenotazione confermata; nulla viene reinserito.

Poiché una richiesta è solo una proposta, non conta mai nella capacità pianificata di nessuno. Non colmerà un vuoto sulla griglia Progetti né porterà qualcuno oltre la sua settimana sulla griglia Persone finché non viene approvata.

Chi può fare cosa

  • Richiedere – chiunque possa proporre prenotazioni. Sceglie la persona, il ruolo, la quota e il periodo, e aggiunge una breve nota che ne spiega il motivo. Il campo del progetto offre solo progetti principali, perché le persone vengono allocate sul progetto principale e non sui suoi sottoprogetti.
  • Approvare o rifiutare – solo chi ha i diritti di approvazione dell'assegnazione. È lo stesso permesso che consente di confermare una prenotazione in qualsiasi altro punto di Resourcing, quindi le persone che già approvano l'assegnazione sono quelle che agiscono sulle richieste.
  • Sola lettura – chi ha il ruolo Visualizzatore Resourcing vede ogni richiesta, la sua cronologia e, per una rifiutata, il motivo indicato, ma non può richiedere, approvare o rifiutare. Vedi Resourcing per tutto ciò che il ruolo comprende.

Leggere una richiesta

Ogni richiesta in sospeso è una scheda che mostra chi è stato richiesto, da chi e quanto tempo fa, insieme a progetto, ruolo, periodo, quota settimanale ed eventuale nota allegata da chi ha richiesto. Sotto, una barra per ogni settimana coinvolta e una riga che indica che cosa significherebbe approvarla:

  • Nessun conflitto – una riga verde conferma che la persona ha capacità libera in tutto il periodo.
  • Conflitti – una riga rossa indica la conseguenza in termini semplici – ad esempio, «Approvare questa richiesta porta Anna oltre la capacità – fino al 118% in 3 delle settimane richieste.» – e, dove una quota minore risolverebbe il problema, una seconda riga la propone: «Approva invece al 25% per mantenere ogni settimana al 100% o meno.»

Ferie nel periodo richiesto. Quando la persona ha ferie approvate durante il periodo richiesto, un avviso sopra le azioni della scheda lo segnala, indicando l'intero periodo o il numero di giorni lavorativi interessati. Avverte e non blocca: Approva e l'approvazione con quota inferiore restano disponibili, quindi è l'approvatore a decidere se la prenotazione ha ancora senso. Anche chi ha accesso in sola lettura vede l'avviso.

Il punto è che decide l'approvatore, invece di ricavare di nuovo i numeri da sé. Un conflitto che Flowtly può vedere, Flowtly lo mostra.

Agire su una richiesta

Su ogni scheda ci sono fino a tre azioni:

  • Approva trasforma la richiesta in sospeso in una prenotazione confermata con la quota richiesta. Quando l'approvazione lascerebbe comunque qualcuno oltre la capacità, questo pulsante riporta invece Approva come richiesto, così sceglierlo è una deroga deliberata e non un clic predefinito.
  • Approva con quota inferiore (mostrata solo quando c'è un conflitto con una soluzione netta) la conferma con la percentuale suggerita, così nessuno finisce in sovraprenotazione.
  • Rifiuta rimuove del tutto la richiesta. Usalo quando la risposta è no; chi ha richiesto può proporre qualcosa di diverso.

L'approvazione rispetta la stessa protezione contro la sovraprenotazione di ogni altra prenotazione confermata, quindi un'approvazione che porterebbe qualcuno oltre il limite consentito viene rifiutata esattamente come lo sarebbe una prenotazione diretta.

Se la prenotazione è cambiata dopo che hai aperto l'elenco, l'approvazione non sovrascrive quella modifica. La scheda dice che qualcun altro ha modificato l'assegnazione dopo che l'hai aperta e che la tua modifica non è stata salvata, e l'elenco si ricarica con i valori correnti. Riguarda la richiesta e approvala quando compaiono.

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