Margine per fase
Margine per fase è una sotto-scheda della sezione Finanze di un progetto. Mostra una riga per ogni fase del progetto — quanto la fase ha fatturato, quanto è costata e il margine tra le due cifre — e un'ultima riga per il progetto intero.
Risponde a una domanda: quali tappe di questo incarico stanno guadagnando e quali no.
Una fase è un sotto-progetto
Non esiste un oggetto fase separato. Una fase di un progetto è un sotto-progetto di esso, quindi tutto ciò che vale per un progetto vale per una fase: ha il proprio tipo, le proprie date, il proprio team e i propri numeri. Per ottenere una fase, crea un sotto-progetto del progetto del cliente — nella scheda Fasi del progetto, oppure assegnando un progetto padre a un progetto esistente. Visualizzazione progetti descrive entrambe le strade e cosa comportano per l'accesso del team.
Solo il primo livello è una fase. Le righe di questa tabella sono i sotto-progetti diretti del progetto. Un sotto-progetto di un sotto-progetto non è una seconda fase e non ottiene una riga propria — i suoi importi rientrano nella fase che gli sta sopra, perché ogni riga copre la propria fase e tutto ciò che si trova al di sotto. Suddividere ulteriormente una fase è quindi un modo di organizzare il lavoro, non un modo di aggiungere righe qui.
Una fase eliminata resta fuori. Una fase archiviata conserva la propria riga, contrassegnata Archiviato: archiviare ritira un progetto dalla circolazione, e il denaro che ha prodotto resta parte della storia dell'incarico.
Quando una fase si chiude, e cosa una chiusura non fa
Una fase si chiude alla propria Data di fine. Dura per tutto quel giorno e dal giorno successivo riporta Terminato accanto al proprio nome; fino a quel momento riporta Attivo, e la riga indica Si chiude il con la data. Una fase senza data di fine mostra Nessuna data di fine e resta attiva.
Chiudere una fase non congela i suoi numeri. Un costo con data successiva alla chiusura continua ad aumentare il costo di quella fase e continua ad abbassarne il margine. È voluto: una chiusura segna quando il lavoro doveva finire, non quando si chiudono i libri — una fattura fornitore che arriva sei settimane dopo è un costo della fase in cui è stato sostenuto, non della fase che per caso è aperta.
Perché un costo tardivo non sia mai una sorpresa, la riga della fase indica anche quanta parte del suo costo ha data successiva alla chiusura — per esempio 4.200,00 dopo la chiusura. Leggilo come un'annotazione, non come una colonna in più: quell'importo è già dentro il costo del lavoro e i costi diretti che gli stanno accanto, e sommarlo a essi lo conterebbe due volte. Una cifra alta in quel punto merita un approfondimento, perché di solito significa o un costo imputato alla fase sbagliata o una data di chiusura fissata troppo presto.
Di cosa è composto il margine
La tabella ha sei colonne.
| Colonna | Che cosa significa |
|---|---|
| Fase | La fase, il suo stato, la sua data di chiusura e i suoi costi dopo la chiusura, quando ce ne sono. |
| Fatturato | Quanto la fase ha fatturato. |
| Costo del lavoro | Quanto è costato il tempo registrato sulla fase. |
| Costi diretti | I costi correlati della fase. |
| Margine | Fatturato meno costo del lavoro meno costi diretti. |
| Margine % | Il margine come quota di quanto è stato fatturato. |
Il dettaglio di ciascuna:
- Fatturato è ciò che è stato emesso, non ciò che è stato incassato. Conta ogni riga di fattura di vendita imputata alla fase, dal momento in cui la fattura esiste, indipendentemente dal fatto che il cliente l'abbia pagata. Le bozze e le fatture eliminate restano fuori. Una fattura conta nel periodo in cui cade la sua data di vendita. Una riga che non nomina alcun progetto viene attribuita al progetto del contratto in base al quale la fattura è stata emessa, e una riga suddivisa tra più progetti apporta solo la quota assegnata a questa fase. Gli importi sono netti, convertiti al cambio proprio della fattura.
- Il costo del lavoro è tempo registrato al costo, non alla tariffa che fatturi. È il costo delle ore che i membri del team hanno registrato sulla fase, ciascuno alla propria tariffa di costo — gli stessi numeri che riportano Costi del team nel tempo e i KPI monetari del progetto. Le ore che nessuno ha registrato qui non costano nulla, per quanto lavoro sia stato svolto.
- I costi diretti sono i costi correlati della fase — le fatture fornitore e i pagamenti imputati a essa. Un costo è contato una volta: quando un pagamento bancario è già coperto da un documento assegnato, conta il documento e il pagamento non gli viene sommato. Il denaro ricevuto su una fase non è un costo; il ricavo è la fattura.
- Il margine è una sottrazione, non un rapporto. Un margine positivo è mostrato con il segno più.
- Margine % è vuoto quando non è stato fatturato nulla. La cella mostra un trattino e il motivo — nulla fatturato — invece di 0 %. Un margine sul nulla non è una percentuale, e stamparla si leggerebbe come una fase in pari, mentre in realtà ha speso e non ha fatturato niente.
Il periodo decide cosa vedi
Sopra la tabella c'è un intervallo di date, e ogni cifra lo rispetta. La scheda si apre su tutta la vita del progetto — dalla sua data di inizio a oggi — così la prima cosa che vedi è l'incarico per intero. Un progetto senza data di inizio si apre invece sul mese corrente.
Restringi l'intervallo e le righe si restringono con esso. Una fase conclusa in primavera mostra una riga di zeri in una finestra che non arriva fino a lei; è la finestra, non la fase. Allarga l'intervallo fino all'inizio del progetto per rivederla. L'intervallo viaggia nell'indirizzo della pagina, quindi una finestra precisa può essere condivisa con un link o salvata nei preferiti.
Il progetto intero non è la somma delle fasi
L'ultima riga, Progetto intero, è il progetto per intero: tutte le fasi, più tutto ciò che è imputato al progetto padre stesso.
Le fatture emesse sul progetto anziché su una delle sue fasi, il tempo registrato direttamente sul progetto e i costi assegnati a esso appartengono al progetto e a nessuna fase. Sono in questa riga e in nessuna di quelle sopra. Perciò il totale è di solito maggiore della somma delle fasi, e non deve riconciliarsi con essa. Se lo scarto è più grande del previsto, ti dice quanta parte dell'incarico è imputata a livello di progetto — che è spesso un motivo per spostare quel lavoro su una fase.
Un collaboratore che fattura e registra anche il tempo viene contato due volte qui
Questa è l'unica cifra di questa scheda da leggere con attenzione.
Quando la stessa persona sia fattura il lavoro sia registra le proprie ore sulla fase, questa scheda conta entrambe le cose: la fattura come costo diretto e il tempo registrato come costo del lavoro. Il lavoro è pagato una volta e contato due, quindi il costo della fase è troppo alto e il suo margine si legge più basso di quanto sia realmente.
Riguarda la fase in cui opera una persona così, e attraverso essa la riga Progetto intero. Una fase composta solo da dipendenti, o solo da collaboratori che non registrano tempo, non è interessata.
È proprio di questa scheda. Sulla superficie del budget lo stesso caso è contato una volta — una fattura assegnata a una persona resta fuori dal costo su un progetto in cui il tempo registrato di quella persona è già valorizzato, come descrive Budget P&L e previsione. Le due superfici differiscono realmente, quindi un margine di fase e una cifra di budget sulle stesse persone non devono necessariamente coincidere.
Finché non lo hai verificato, tratta il margine di una fase così come un valore minimo e non come una cifra: il margine reale è quel numero più quanto la persona ha fatturato per ore che ha anche registrato. Costi correlati elenca le fatture dietro il costo diretto, e Costi del team nel tempo le ore registrate dietro il costo del lavoro: è lì che la sovrapposizione si vede.
Chi può vederlo
Margine per fase mostra quanto il lavoro rende, quindi richiede l'autorizzazione a vedere la redditività del progetto — la stessa che richiede il resto della sezione Finanze del progetto. A chi non la possiede viene detto che non ha accesso a queste cifre, anziché mostrargli una tabella vuota. Vedere Autorizzazioni e Gruppi di permessi.
Un progetto senza fasi lo dichiara sulla scheda e rimanda a Costi del team nel tempo per le cifre del progetto stesso.
Esempi di utilizzo
- Un responsabile della consegna che conduce un cantiere in quattro fasi verifica quale di esse sostiene l'incarico e quale erode il margine, prima di quotare la tappa successiva.
- Un controller vede dopo la chiusura su una fase terminata il trimestre scorso, apre Costi correlati e trova una fattura fornitore imputata alla fase sbagliata.
- Un responsabile finanziario confronta la riga Progetto intero con le fasi e scopre che la maggior parte della fatturazione è stata emessa a livello di progetto, per cui i margini delle fasi descrivono solo una parte dell'incarico.
- Un account manager legge un Margine % vuoto su una fase e vi riconosce una fase che ha speso ma non ha ancora fatturato, non una fase in pari.
- Un project manager che esamina una fase con un collaboratore che registra tempo tratta il suo margine come un valore minimo, e confronta le fatture del collaboratore con le ore registrate prima di comunicare la cifra.