Budget P&L e previsione

Ogni budget in Flowtly include una vista P&L che riunisce ricavi, spese e saldo in un unico posto. Questo articolo spiega come aprire quella vista e cosa significa ogni valore.

Apertura della vista P&L

Naviga su "Budgets" nel menu principale.
Fai clic sul riquadro del budget che vuoi analizzare.
Seleziona la scheda "Budget summary" (è la scheda predefinita quando si apre un budget).

La vista è suddivisa in una sezione KPI principale in cima, un grafico sotto e la tabella di dettaglio.

KPI principali

La parte superiore della vista P&L mostra tre valori chiave per il periodo corrente:

Valore	Cosa mostra
"INCOME"	Totale dei ricavi associati a questo budget nel periodo corrente (ad es. fatture clienti pagate collegate al budget).
"EXPENSE"	Totale dei costi addebitati a questo budget nel periodo corrente.
"Balance"	Ricavi meno spese. Un saldo positivo indica un avanzo; un saldo negativo indica uno sforamento del budget.

In attesa vs. ricevuto: Sia per i ricavi che per le spese, Flowtly distingue gli importi già ricevuti o pagati da quelli ancora pianificati o in attesa di liquidazione. Ciò consente di separare i flussi di cassa confermati da quelli previsti a colpo d'occhio. Gli importi in attesa vengono visualizzati con un trattamento visivo più tenue in modo da sapere sempre cosa è confermato e cosa è ancora in sospeso.

Contratti con un ciclo di fatturazione incompleto: Un budget pianificato a partire dai contratti prende il piano di ogni contratto dalla sua fatturazione ricorrente: la data di inizio, l'intervallo e l'importo. Quando a un contratto manca uno dei tre, il suo piano può contare solo le scadenze di pagamento già salvate al suo interno, e i mesi senza una scadenza salvata possono mancare nel piano. Il Riepilogo del budget mostra allora, sopra i valori principali, un avviso, "Some contracts have an incomplete billing cadence", con il numero di contratti interessati. L'avviso non nomina i contratti. Non viene mostrato quando il ciclo di ogni contratto è completo.

Righe ricorrenti dai contratti di locazione

Nelle organizzazioni che usano le funzioni di gestione immobiliare, un budget pianificato a partire dai contratti mostra una scheda "Recurring lines" nella scheda Riepilogo del budget. Elenca ogni addebito ricorrente derivato dalle righe di prezzo dei contratti di locazione del budget, come le spese di servizio al m².

Ogni riga mostra il tipo di addebito e ciò che copre, la tariffa per la superficie o il numero di posti con i mesi di validità, il contratto di locazione da cui proviene, l'importo al mese, il piano per l'anno, il costo effettivo e lo scostamento dal piano a oggi. Il piano è la tariffa del contratto di locazione per la superficie o il numero di posti in vigore per i mesi di validità del contratto. Il costo effettivo è costituito dalle fatture in entrata collegate a quella sola riga tramite il progetto o i tag del contratto di locazione, e lo scostamento lo confronta con il piano a oggi, non con quello dell'intero anno. Una riga oltre il piano a oggi è segnalata a parole oltre che con il colore.

"not attributable" significa che le fatture della riga non possono essere collegate soltanto a essa. Non è zero e viene mostrato in modo diverso da uno zero vero.
"no area measured yet" significa che il contratto di locazione non ha una superficie misurata, quindi la riga non ha un piano; il suo costo effettivo viene comunque mostrato. La superficie si registra con un addendum, vedi Addendum al contratto.
La riga "Total (lines with a plan)" somma solo le righe che hanno un piano, e il suo costo effettivo e scostamento solo le righe che vengono confrontate.
Una nota a piè di pagina indica la data fino a cui viene conteggiato il piano, l'importo delle righe senza piano e l'importo che non è stato possibile attribuire a una singola riga.

Piano, costo effettivo e scostamento sono nella valuta del budget; l'importo al mese di una riga indica la propria valuta quando è diversa. Quando il budget non ha ancora tali righe, la scheda lo dice e spiega che provengono dai prezzi delle spese di servizio nei contratti di locazione. Su un budget non pianificato a partire dai contratti, la scheda non viene mostrata.

Piano e consuntivo per categoria

La scheda "Budget summary" contiene una scheda-riepilogo "Plan vs actual by category", che confronta il piano di ciascuna categoria con quanto è stato speso. Una categoria è un tag del piano o dei costi del budget, come nella scheda "P&L by tags", e il riquadro usa gli stessi valori. È in sola lettura. La valuta del budget è indicata accanto al titolo, e la riga sotto, "Selected period", indica l'inizio e la fine del periodo coperto dal riquadro. Pianificato ed effettivo coprono entrambi l'intero periodo: nessuno dei due è tagliato alla data odierna.

Ogni categoria ha una barra che mostra quanta parte del suo piano è utilizzata, e quattro valori:

"Planned" — il piano della categoria, sommato sul periodo.
"Actual" — i costi della categoria nel periodo.
Remaining — pianificato meno effettivo. Diventa negativo quando il piano è superato.
"Used" — l'effettivo come percentuale del pianificato.

Le categorie oltre il piano sono elencate per prime, con una barra rossa e l'etichetta "Over plan", così il colore non è mai l'unico segnale. Le altre categorie seguono, con l'effettivo maggiore per primo. Una categoria con costi ma senza piano riporta "no plan": non ha barra, ha un trattino al posto dei valori di pianificato, rimanente e utilizzato, e non viene mai contrassegnata come oltre il piano.

Il piano inserito senza tag e i costi che non hanno tag sono esclusi dal riquadro. Sono denaro diverso, quindi accoppiarli confronterebbe due importi non correlati; la riga Senza tag della scheda P&L by tags è dove vengono mostrati.

Il riquadro lo dice invece di confrontare quando non può:

No plan is stored for this budget yet, so there is nothing to compare the actuals with.
A plan is stored for this budget, but it has no per-category rows, so there is nothing to compare category by category. Il piano esiste, ma nessuna parte è inserita sotto un tag.
Some amounts could not be converted to EUR, so the comparison is not shown., con la valuta propria del budget al posto di EUR. Un tasso di cambio mancante metterebbe altrimenti affiancati importi in valute diverse.

Quando alcune righe del piano non hanno un tasso di cambio, il confronto viene comunque mostrato, senza di esse, e il riquadro indica quante sono state escluse: Planned lines without an exchange rate are left out of the plan, seguito dal numero.

P&L per tag e gruppi di costi

Sotto i valori principali, la tabella di dettaglio elenca tutti i tag e i gruppi di costi applicati alle transazioni in questo budget. Ogni riga mostra:

Nome tag / gruppo di costi — l'etichetta utilizzata per categorizzare la transazione.
Importo allocato — la quota di un costo condiviso che appartiene specificamente a questo budget. Quando una transazione è divisa tra più progetti o budget, qui viene conteggiata solo la parte allocata.

Questa vista è particolarmente utile quando i costi generali (imposte sui salari, affitto ufficio, licenze software) vengono suddivisi tra più budget. Puoi verificare che il tuo budget stia assumendo la quota corretta e individuare anomalie senza uscire dalla vista P&L.

Le righe di tag e gruppi di costi vengono assegnate ai mesi sulla stessa base dei valori principali e del grafico delle serie temporali qui sotto (vedi In quale mese viene conteggiato un costo). Poiché tutti e tre concordano, gli importi mensili di un tag si riconciliano con i totali dei costi sotto cui si trovano, e un costo pagato non viene mai conteggiato una volta sotto il suo tag in un mese e di nuovo senza tag in un altro.

Budget filtrati per tag. Quando un budget è limitato a un insieme di tag, ogni costo compare sotto il tag del filtro che lo ha portato nel budget, una riga per tag. Una riga di documento che porta più tag del budget viene suddivisa tra di essi, mai conteggiata due volte, e i tag al di fuori del filtro del budget non ricevono nulla. Nella sezione per progetto, ogni documento viene collocato sul proprio progetto esattamente come nel riepilogo del budget.

Un documento condiviso con progetti esterni al budget. Quando un documento di costo portato nel budget dai suoi tag ha una riga della propria ripartizione per progetto su uno dei progetti del budget, il budget conta ciò che i suoi tag ammettono: l'intero documento quando il tag è sul documento, solo le righe taggate quando il tag è su alcune delle sue righe. Una parte di quell'importo può appartenere a progetti che il budget non copre. In Costs by project, i progetti del budget mostrano solo la propria quota, e il resto compare sotto No project invece di essere distribuito su di essi; in un budget a progetto singolo rimane su quel progetto, come descritto più avanti. Un documento di 1.000 ripartito con 100 su un progetto del budget e 900 su un progetto esterno al budget mostra 100 su quel progetto e 900 sotto No project. La sezione continua a sommare il costo totale del budget. La quota viene calcolata riga per riga:

Una riga con una propria ripartizione per progetto segue quella ripartizione.
Una riga con un progetto segue quel progetto.
Una riga priva di entrambi segue la ripartizione per progetto del documento, come un documento senza righe.
Un progetto barrato in una ripartizione non riceve nulla.

Le righe elencate per il costo effettivo di un progetto nella tabella By project del Riepilogo del budget mostrano la stessa quota.

Filtro per il tag omonimo di un gruppo di tag. Quando un budget è filtrato per un tag che ha lo stesso nome del proprio gruppo di tag (ad esempio il tag Costi operativi nel gruppo di tag Costi operativi), il budget conta tutti i tag di quel gruppo, non solo quello. Un costo con il solo tag Amministrazione di quel gruppo viene incluso, quindi non occorre applicare due volte un tag a un documento. Il costo compare sulla propria riga, Amministrazione, e anche il riepilogo del budget lo include. Le maiuscole, le minuscole e gli spazi nel nome non contano. Qualsiasi altro tag del filtro conta solo se stesso. Quando un documento riporta il tag del gruppo sull'intero documento e un tag di quel gruppo su alcune delle sue righe, contano solo quelle righe, proprio come quando lo stesso tag è sia sul documento sia su una riga.

Quando la valuta di visualizzazione del budget è diversa dalla valuta della tua organizzazione, i pannelli di ricavi e spese per progetto di un budget filtrato per tag mostrano i loro importi in quella valuta di visualizzazione, come i valori principali sopra di essi. Ogni documento viene convertito alla propria data: una fattura alla data di vendita, un documento di costo al mese correlato o, se non ne ha uno, alla data di creazione. Un budget mostrato nella valuta della tua organizzazione non richiede conversione.

Budget con un solo progetto. Quando un budget copre esattamente un progetto, i costi che nessun documento colloca su un progetto vengono mostrati sotto quel progetto, come nella tabella Per progetto del riepilogo, anziché sotto Nessun progetto.

Le voci del budget iniziale di un progetto. Quando la tabella Per progetto del riepilogo mostra una colonna Initial budget, il valore di un progetto al suo interno è un pulsante. Un clic apre una finestra di dialogo di sola lettura, con l'intestazione Initial budget: e il nome del progetto, che elenca le voci del budget iniziale di quel progetto, ciascuna con il suo nome e l'importo pianificato nella valuta del budget. Sono le voci di cui il valore è la somma. Le voci contrassegnate come "Reserve" nel budget iniziale non sono elencate, perché il valore le esclude. Una voce con prezzo in una valuta senza tasso di cambio mostra No rate al posto di un importo. Il valore è testo semplice nella riga dei costi senza progetto e in un progetto senza budget iniziale. Un progetto senza voci mostra This project has no initial budget items., e se le voci non possono essere caricate la finestra di dialogo riporta The initial budget items could not be loaded. Le voci stesse si pianificano in Initial budget del progetto; vedi Visualizzazione progetti.

Un piano preso da un budget gemello. Quando un budget pianificato dai contratti include il piano inserito a mano di un progetto presente in un altro budget dello stesso gruppo di budget, quel piano compare nel P&L sotto il tag per cui è filtrato l'altro budget, non sotto Senza tag. Se l'altro budget è filtrato per più tag, il piano viene suddiviso tra di essi nella stessa proporzione dei costi effettivi del progetto su quei tag; se nessuno dei suoi costi effettivi porta ancora uno di essi, resta sotto Senza tag.

La scheda P&L mostra gli stessi valori del Riepilogo del budget, suddivisi per tag e per progetto. Per ogni periodo, il totale dei ricavi, il totale dei costi per tag e il totale dei costi per progetto sono uguali ai ricavi e alle spese del riepilogo per quel periodo — i ricavi includono gli incassi bancari e le fatture non pagate, non solo le righe di fattura, e i costi includono i documenti di costo non pagati. Un documento che porta più tag allo stesso livello viene suddiviso tra di essi anziché conteggiato per intero sotto ciascuno, quindi le righe sommano sempre al totale e un approfondimento somma sempre alla cella che hai aperto. Gli importi in valuta estera vengono convertiti nella valuta del budget esattamente come nel riepilogo; se manca un tasso, il P&L omette quei valori anziché sommare importi esteri come se fossero nella valuta del budget. Le righe del piano provengono dal piano del budget stesso — le scadenze di pagamento dei contratti o gli importi pianificati che hai dipinto per periodo — quindi corrispondono al piano mostrato nel riepilogo.

Leggere la tabella

Oltre il piano. Un costo effettivo superiore al suo piano per il periodo viene mostrato in rosso, con un piccolo contrassegno di tendenza al rialzo davanti all'importo. Passa il mouse sopra il contrassegno per vedere Oltre il piano. Il contrassegno c'è perché anche un importo negativo è rosso, per un motivo diverso, quindi il solo colore non direbbe quale dei due stai guardando. Un periodo senza valore pianificato non viene mai contrassegnato.
Mesi incompleti. In un budget che compensa i recuperi dagli inquilini con i costi delle utenze, un mese può contenere il recupero già fatturato agli inquilini mentre la fattura del fornitore stesso non è ancora stata caricata. Il recupero supera allora il costo registrato per quel mese e l'importo netto sembrerebbe un costo negativo. Invece di diventare rosso, l'importo mantiene il colore normale e riporta un contrassegno arancione; passa il mouse sopra per vedere Recuperi dagli inquilini registrati, fatture dei fornitori non ancora caricate. Un mese di questo tipo non viene mai contrassegnato come oltre il piano. Un gruppo di tag e il totale riportano il contrassegno di un mese quando lo riporta una qualsiasi riga sotto di essi, e una colonna dell'anno che include un mese simile lo segnala. Nel "Budget summary", questi mesi sono esclusi dal confronto tra piano e consuntivo, sia per il piano sia per il consuntivo, e il titolo li nomina: Mesi incompleti, esclusi dal confronto con il piano.
Da dove viene un piano. Ogni importo pianificato in "Costs by tag" è un pulsante — sotto un tag, sotto un gruppo di tag e sotto il totale. Fai clic su uno e si apre un riquadro sul piano: l'importo pianificato compare per primo ed è evidenziato, con accanto il costo effettivo dello stesso periodo e la quota di piano già utilizzata. Sotto, "Where this plan comes from" spiega il valore:
- per un tag o per il totale, le righe di piano che lo compongono — righe delle scadenze di pagamento dei contratti e importi di piano inseriti manualmente — e queste righe sommano all'importo su cui hai fatto clic. In una colonna del trimestre o dell'anno sono le righe di ogni mese che contiene;
- per un gruppo di tag, il piano di ciascuno dei suoi tag, che insieme formano il piano del gruppo. Fai clic su un tag per vedere le sue righe di piano.
Un periodo contrassegnato nessun piano apre lo stesso riquadro, che indica che per quel periodo non era stato pianificato nulla. Qualsiasi costo in quel periodo è spesa senza un piano, quindi non viene contrassegnato come oltre il piano. Dove un valore ha una ripartizione dei costi effettivi, un selettore Piano / Eseguito in alto porta a essa.

Se le righe di piano non possono sommare all'importo, il riquadro lo dice anziché elencare righe che spiegano un numero diverso. Succede quando un piano inserito manualmente non ha tag per suddividerlo, o quando parte del piano di un tag è stata presa da un budget gemello. In una colonna del mese, il riquadro offre allora l'intero piano di quel mese.

Il piano del totale è l'intero piano del budget, compreso qualsiasi piano non inserito sotto un tag, proprio come il totale effettivo include i costi senza tag.

Con un gruppo di tag selezionato, la riga Senza tag contiene la parte del piano che non è inserita sotto nessuno dei tag di quel gruppo: il piano senza alcun tag e il piano con tag solo in un altro gruppo. Un tag pianificato solo in un altro gruppo non ha quindi una riga propria nella tabella di questo gruppo, perché il suo piano è già incluso in Senza tag. Così le righe del gruppo sommano sempre al piano totale. L'importo pianificato sulla riga Senza tag è un numero, non un pulsante: non apre alcun riquadro.
I nomi delle categorie compaiono una sola volta. L'etichetta breve di un tag viene mostrata accanto al suo nome solo quando aggiunge qualcosa. Se il nome contiene già l'etichetta, ad esempio 01 Manutenzione tecnica con l'etichetta Manutenzione tecnica, viene mostrato solo il nome.
Numeri interi. Attiva "Whole numbers" sopra la tabella per mostrare gli importi arrotondati all'unità, senza decimali. L'impostazione cambia solo il modo in cui i valori vengono visualizzati: i totali sono ancora calcolati dagli importi esatti, quindi un totale arrotondato può differire di uno dalla somma delle sue righe arrotondate. Le righe del costo per m² mantengono i decimali. Flowtly ricorda l'impostazione nel tuo browser, quindi non cambia la vista per nessun altro.

Filtro e ordinamento

Utilizza le intestazioni delle colonne per ordinare le righe per nome o importo. Se la tua organizzazione utilizza molti tag, il campo di ricerca sopra la tabella consente di filtrare per parola chiave.

Aprire la transazione dietro un costo di una persona

Nella scheda "P&L by Person", selezionando una persona si apre un riquadro che elenca le sue righe di costo diretto. Una riga che proviene da una transazione bancaria porta un'icona a forma di portafoglio, "Open settling transaction", che apre la pagina di quella transazione. Una riga che proviene da una fattura o da un altro documento non ne porta alcuna: dietro di essa non c'è una singola transazione da aprire.

Ogni riga di questo tipo offre l'icona. Premendola si recupera quella singola transazione e poi la si apre, quindi l'icona resta attenuata per il momento necessario e la transazione si apre nella stessa scheda anziché in una nuova.

L'icona compare solo dove i tuoi permessi ammettono la pagina della transazione, che è aperta a meno persone del riquadro stesso. Dove non lo ammettono, la riga mostra comunque la sua etichetta e il suo importo: manca soltanto il passaggio verso la transazione.

In attesa vs. ricevuto in dettaglio

L'area del grafico contiene un selettore che alterna tra due prospettive:

Ricevuto / pagato — solo transazioni confermate (fatture contrassegnate come pagate, transazioni bancarie già liquidate).
"Awaiting" — transazioni registrate ma non ancora liquidate (fatture approvate con pagamento in sospeso, costi pianificati non ancora scaduti).

Passare da una all'altra consente di testare la solidità del budget: il saldo rimarrebbe positivo se tutti gli importi in attesa diventassero esigibili contemporaneamente?

Questa distinzione descrive solo lo stato di liquidazione. Non cambia il mese a cui appartiene un importo — un costo rimane nel mese a cui si riferisce il suo documento sia prima che dopo il pagamento, e la sua liquidazione lo sposta da in attesa a ricevuto senza spostarlo tra i mesi.

La scheda Awaiting vs received indica il periodo che somma. Nella pagina del budget la scheda conta l'intero anno selezionato, quindi le sue righe riportano, per esempio, "EXPENSE 2026" e "INCOME 2026", e un costo con data successiva nello stesso anno è incluso. Per questo può mostrare più di una scheda di sintesi che si ferma ai periodi già trascorsi. Nel dettaglio di un mese la stessa sezione copre quel mese e riporta "MONTH EXPENSE" e "MONTH INCOME".

By project nel dettaglio di un mese mostra importi esatti, e ogni importo indica la propria valuta, così coincidono con il resto del dettaglio. Su un telefono il nome di ogni progetto sta sopra i suoi importi.

Sui budget che coprono progetti, una fattura di vendita non pagata conta come ricavo in attesa quando la sua riga è su uno dei progetti del budget. Una riga senza progetto conta per il progetto del contratto con cui la fattura è stata emessa, quindi una fattura emessa senza progetti sulle righe compare comunque sul progetto di quel contratto. Una riga che nomina un progetto lo mantiene, qualunque cosa dica il contratto.

La stessa regola vale quando i ricavi del budget sono filtrati per tag: una riga di fattura di vendita con tag e senza progetto conta per il progetto del suo contratto, pagata o meno. Una riga con tag che non raggiunge nessuno dei progetti del budget — nessun progetto proprio, nessuna suddivisione per progetto e nessun contratto su uno dei progetti del budget — viene esclusa dai ricavi. Quando i ricavi restano così vuoti, il P&L lo dice: la nota che spiega la sezione dei ricavi vuota indica quante righe con tag sono state escluse e perché. Impostare il progetto della riga, o emettere la fattura con un contratto su uno dei progetti del budget, la fa rientrare; cambiare i tag no.

Una fattura di vendita parzialmente pagata è suddivisa tra ricavo ricevuto e in attesa: ciò che è stato pagato conta come ricevuto e il resto rimane in attesa fino al pagamento. Una fattura di 1.000 con 400 pagati risulta con 400 ricevuti e 600 in attesa. La parte ancora in attesa è ciò che resta dovuto sulla fattura dopo i suoi pagamenti, qualsiasi compensazione e qualsiasi correzione. Una correzione che è a sua volta associata al budget viene conteggiata sulla propria riga, quindi non viene sottratta una seconda volta da quel residuo. Un pagamento collegato alla fattura senza un importo proprio salda la fattura per intero, e nulla di essa resta in attesa.

Come si compone il costo sulla scheda

Nella pagina del budget, la riga delle spese della scheda "Awaiting vs received" è contrassegnata "documents + team cost". Il suo importo è il costo complessivo del budget per il periodo: i documenti di costo insieme al costo del team, cioè il costo del lavoro delle persone ricavato dalle ore registrate o dalle allocazioni. La riga sotto, "To date, without future or incomplete months", indica la parte di quel costo conteggiata finora, la porzione usata dalle cifre principali. La barra e gli importi "Paid" e "Due" sottostanti contano solo i documenti di costo.

Dove il budget traccia il costo, la scheda termina con un blocco intitolato "How the cost adds up", seguito dal periodo. Elenca "Documents (paid + to pay)", poi "Team cost" e "Net credit moved to income, or rounding" quando non sono zero, e termina con "Cost". Quando la somma dei mesi o la tabella "By project" arriva a un totale diverso, una riga "Sum of the months" o "By project table" indica quel totale, con la differenza tra parentesi. Il blocco indica l'entità di ogni differenza; non ne nomina la causa.

Nel dettaglio di un mese le cifre sono spiegate allo stesso modo:

La percentuale rispetto al piano dichiara la sua base. Accanto alla percentuale su costo e ricavo del mese, l'importo sopra o sotto il piano è seguito da "vs plan".
Pagato e da pagare nella sezione dei costi. Sopra le righe della sezione "Expenses", i filtri "Paid" e "Due" indicano la somma di ciascuno. Facendo clic su un filtro si elencano solo quei documenti e il totale sotto l'elenco diventa la loro somma; facendo di nuovo clic si elencano tutte le righe. La sezione dei ricavi offre "Received" e "Awaiting" nello stesso modo.
Il costo del team a parte. Il costo del team non rientra in nessuno dei due filtri. Quando il mese ne ha, "Team cost" e il suo totale compaiono accanto ai filtri.
I segni tornano. Nella sezione dei costi un costo si legge con il meno e una nota di credito con il più, così una sezione che contiene entrambi torna a schermo.
Importi convertiti. Quando le righe sono state convertite da un'altra valuta, "Converted from" sotto il totale elenca l'importo originale per valuta accanto a quanto vale nella valuta del budget, e "Other lines" indica il resto.
Solo documenti nella scheda del mese. La sezione "Awaiting vs received" del mese è contrassegnata "documents only": il costo del team compare nella sezione "Expenses", non lì.
Le righe proprie di un progetto. Nella tabella "By project" del mese, facendo clic sul nome di un progetto con costo si aprono le righe di costo di quel progetto per il mese. Quando le righe elencate non sommano alla cifra, una nota ne indica il motivo, per esempio "Part of this figure is logged time or payroll with no line to list."

Movimenti recenti del budget

La scheda Recent budget movements del Riepilogo del budget elenca i cinque movimenti più recenti dell'anno selezionato: fatture emesse e relativi pagamenti, fatture di acquisto e transazioni bancarie del budget, ciascuno contrassegnato come Received o Awaiting. Quando una fattura è ripartita tra più progetti e la riga del progetto del budget non ha importo, quella riga non aggiunge nulla ai valori del budget, quindi anche un pagamento che raggiunge il budget solo attraverso quella riga non viene elencato. Una fattura assegnata a un singolo progetto conta per intero anche quando la sua riga non ha importo, e il suo pagamento viene elencato.

Le righe dietro il costo effettivo di un progetto

Nella tabella "By project" del Riepilogo del budget, la cifra del costo effettivo di un progetto è un pulsante. Facendo clic si apre una finestra di dialogo, con l'intestazione Actual cost: e il nome del progetto, che elenca le righe di costo dietro la cifra per il periodo coperto dalla tabella. La finestra di dialogo è di sola lettura. La sua ultima riga riporta "Total of listed items", oppure "Listed items do not add up to the figure" quando le righe e la cifra differiscono.

La finestra di dialogo lo segnala quando non può elencare la cifra per intero:

"No cost rows were booked for this project in the selected period."
The figure is not itemised into rows:, seguito dal motivo, quando dietro la cifra non ci sono righe da elencare.
Showing the most recent periods only, con le date mostrate, quando la tabella copre un intervallo più lungo di quello che la finestra di dialogo apre. Le righe possono allora non sommare alla cifra della tabella.
This period is too long to open as rows. Restringi l'intervallo di date del budget e riprova.
"These rows are not available for this project and period."

La cifra è testo semplice, non un pulsante, sulla riga dei costi senza progetto, su un progetto senza costi e su un budget che copre un solo progetto quando la cifra di quel progetto include costi che nessun documento colloca su un progetto, perché le sue righe non sommerebbero a essa.

Grafico delle serie temporali

Il grafico a barre mostra una barra per ogni mese del calendario. Ogni barra rappresenta i valori effettivi di ricavi o spese registrati per quel mese.

In quale mese viene conteggiato un costo

Un costo viene conteggiato nel mese a cui si riferisce il suo documento — il "Related month" registrato nell'allegato della transazione. Questo vale indipendentemente dal fatto che il documento sia stato pagato, quindi un costo rimane nello stesso mese quando viene liquidato.

Si applicano due precisazioni:

Nessun mese correlato sul documento. Flowtly ricorre alla data di pagamento e conteggia il costo nel mese in cui è stato registrato il pagamento.
Un periodo correlato che copre più mesi. L'importo viene ripartito proporzionalmente su quel periodo anziché essere collocato in un unico mese.

Poiché l'attribuzione segue il documento anziché la banca, liquidare un arretrato di fatture più vecchie in un mese non trascina un anno di costi in quel mese. Ogni documento rimane nel mese a cui si riferisce, quindi la forma del grafico riflette quando il lavoro o la fornitura è avvenuta anziché quando il conto è stato liquidato. Un mese può quindi portare dei costi anche se nessun pagamento ha lasciato il conto in quel mese, e un mese di liquidazione intensa può mostrare pochi costi propri.

L'attribuzione mensuale cambia solo come viene distribuito un totale, mai il totale stesso. I totali di periodo, il saldo e il consumo misurato rispetto al budget pianificato contano lo stesso denaro indipendentemente da quando è stato pagato.

I ricavi seguono la regola equivalente: una fattura viene riconosciuta nel mese di vendita anziché nel mese in cui è arrivato il pagamento del cliente.

Una correzione di un mese congelato

Un amministratore può congelare i mesi passati al commercialista, in Mesi di budget congelati sotto "Settings" → "Advanced" → "Budgets". La ripartizione per progetto di un mese congelato non può più cambiare, quindi un costo tardivo o una modifica successiva per quel mese viene registrata come correzione: un documento il cui "Related month" è un mese aperto e il cui campo "Corrects month" indica il mese congelato. Quel campo compare nel pannello di un documento una volta che l'organizzazione ha congelato un mese. La correzione viene conteggiata nel suo mese aperto, e la sua riga in una vista di dettaglio riporta "Correction of <month>".

In un budget che copre progetti, una correzione viene conteggiata nelle proprie righe di progetto, con i loro segni, sia che sia stata pagata o no:

Una riga negativa è meno spesa. Toglie costo a quel progetto e non è mai entrata.
Un rimborso su una correzione non è un'entrata. Le righe negative della correzione tolgono già l'importo dalla spesa, quindi il rimborso viene conteggiato una sola volta, come meno spesa.
L'intera correzione viene conteggiata subito. Una correzione non pagata o pagata in parte viene conteggiata per intero come costo ricevuto, nei valori principali e nella tabella dei Costi. Non è mai in attesa, e il suo pagamento non la riduce proporzionalmente.

Due casi si leggono diversamente:

Un rimborso su un pagamento con assegnazione propria. Quando il pagamento stesso è assegnato a un progetto, a un collaboratore esterno o a un budget, la tabella dei Costi lo legge come un pagamento. Appare allora come entrata in quella tabella e come meno spesa nei valori principali.
Un budget filtrato per tag. Un budget di questo tipo legge solo ciò che porta i suoi tag. Una correzione senza nessuno di essi viene esclusa dalla sua spesa, e un rimborso su quella correzione viene escluso dalla sua entrata, finché la correzione non viene taggata.

Piano e consuntivo dello stesso mese possono differire

Il grafico mensile mostra due valori per ogni mese — cosa era pianificato e cosa è successo davvero — e i due sono conteggiati secondo date diverse, volutamente:

Valore	Conteggiato secondo
"Plan"	la data della riga della scadenza di pagamento del contratto; per un piano inserito manualmente, il periodo che hai dichiarato
"Actual"	il mese correlato del documento, come descritto sopra

Un valore di piano e uno di consuntivo per lo stesso mese del calendario possono quindi non coincidere, e una differenza tra i due non è di per sé un errore. Una fattura elevata può stare in giugno perché giugno è il suo mese correlato, mentre il piano di giugno viene da una riga di scadenza datata giugno per tutt'altra cosa. Entrambi sono risposte corrette a due domande diverse.

Ora la vista dice a quale domanda ha risposto. Fai clic su una barra mensile, su una riga della ripartizione per progetto o sul riquadro della previsione e si apre un pannello che nomina la base prima di elencare qualsiasi cosa, poi elenca le singole righe dietro il valore su cui hai fatto clic. Quelle righe sommano a quel valore — e se non lo fanno, il pannello te lo dice, anziché lasciarti sommare da solo.

Due casi che il pannello dichiara apertamente invece di mostrare un elenco vuoto:

Un valore che non si può dettagliare. Una trattenuta contrattuale, o una somma forfettaria registrata su un periodo anziché su una riga datata, non ha righe da mostrare, e il pannello lo spiega invece di non mostrare nulla. La previsione è dello stesso tipo: è una proiezione, non una somma di documenti.
Un documento condiviso con altri progetti. Il pannello mostra la quota di questo budget come percentuale insieme ai due importi — la parte conteggiata qui e il valore complessivo del documento — perché un documento allocato interamente a questo budget e un documento mai suddiviso sono lo stesso numero ma fatti diversi.

Un collaboratore esterno che registra anche le ore viene conteggiato una sola volta

Quando un budget include i costi del personale, le ore registrate di una persona sono già un costo del progetto su cui sono state registrate. Se la stessa persona fattura anche quel lavoro — un collaboratore esterno la cui fattura è allocata a lei — il budget conterebbe altrimenti il lavoro due volte: una come ore registrate e una come fattura.

Quindi una fattura allocata a una persona viene esclusa dal costo del budget su un progetto in cui le ore registrate di quella persona sono valorizzate, ma solo fino al costo di quelle ore. Le ore registrate restano; la parte della fattura che le duplica no, e qualsiasi importo oltre di esse resta come costo. Una fattura di 100.000 accanto a 1 ora valorizzata di 100 abbassa quindi il costo del progetto di 100, non di 100.000. Il valore "EXPENSE", il P&L per tag, la ripartizione per progetto, il pannello mensile e l'elenco delle righe di attività escludono tutti la stessa parte, quindi concordano ancora tra loro.

Solo sul progetto in cui sono state registrate le ore. Le ore registrate su un altro progetto non coprono una fattura qui.
Solo per le persone le cui ore sono valorizzate. Un subappaltatore pagato a forfait che non registra ore mantiene la fattura come costo.
Solo per il lavoro. Un costo di auto, attrezzatura o benefit allocato alla persona non è ciò che costano le sue ore registrate, e resta.
Solo quando il budget include i costi del personale. Senza di essi la fattura è l'unica traccia del lavoro e viene conteggiata.
Ripartito tra le fatture di una persona. Le ore registrate vengono assegnate alle fatture della persona sul progetto in ordine di data, usando il mese correlato della fattura o, se non ne ha uno, la sua data di creazione, e poi nell'ordine in cui le fatture sono state create. Ogni fattura prende ciò che resta delle ore registrate, quindi due fatture da 50.000 accanto a 50.000 di ore valorizzate escludono 50.000 in totale, non 100.000. Le fatture senza data vengono per ultime.
In proporzione. Se solo una parte di una fattura è allocata alla persona, viene esclusa solo quella parte.
Sull'intero periodo del budget. La fattura viene confrontata con le ore registrate della persona lungo le date del budget (o l'intervallo selezionato, per un budget senza date), quindi la parte coperta resta esclusa in un mese in cui la persona non ha registrato nulla. Una fattura datata prima del periodo del budget può comunque consumare per prima le ore registrate, quindi una fattura all'interno del periodo può mantenere più costo di quanto ti aspetti.

La fattura e le ore registrate raramente coincidono esattamente, e non ci si aspetta che lo facciano: un collaboratore esterno può fatturare lavoro non ancora registrato, o registrare lavoro non ancora fatturato. La differenza è un'informazione su quale dei due valori controllare, non un errore in nessuna delle due direzioni.

Da dove viene una cifra principale

Sotto ogni scheda delle cifre principali del Riepilogo del budget c'è un link per ogni cifra che la scheda mostra. In un budget in modalità "Planning", le schede dei costi e delle entrate offrono "Actual: source and parts", "Plan: source and parts" e "Annual plan: source and parts"; nelle altre modalità offrono solo "Actual: source and parts". La scheda Net YTD offre "Actual: source and parts" e "Plan: source and parts". L'indicatore "SPEND VS INITIAL BUDGET", la scheda "Top category" e i riquadri previsti offrono "Source and parts".

Un link apre un pannello con l'intestazione "Where this number comes from" e, come titolo, la cifra che spiega, ad esempio Expense · Actual · to date. Il pannello mostra prima la cifra e poi dice di che cosa è composta:

Che cosa somma. Ad esempio i costi registrati nei mesi del budget, convertiti nella valuta del budget, oppure le entrate pianificate meno i costi pianificati, mese per mese.
Quali mesi. Una cifra a oggi conta i mesi iniziati e lascia fuori un mese segnalato come incompleto. Una cifra sull'intero intervallo conta ogni mese dell'intervallo selezionato, compresi i mesi ancora a venire.

Sotto, ogni mese che contribuisce alla cifra è elencato con il proprio importo, e gli importi sommano la cifra. Un mese senza contenuto non è elencato. "Show lines for" un mese apre le righe dietro l'importo di quel mese: le stesse righe che elenca il dettaglio del mese, con l'importo originale, il tasso e la data del tasso su una riga convertita. Una cifra netta elenca separatamente le righe di entrata e le righe di costo del mese, ciascuna contrassegnata come entrata o spesa. Facendo clic sull'importo di un mese si apre il dettaglio di quel mese. Se una parte della cifra non è spiegata dai mesi, quella parte è elencata come riga a sé, "Not itemised by month (cannot be listed)", con il suo importo, in modo che il pannello sommi sempre alla cifra mostrata dalla scheda. Una cifra senza contenuto dice Nothing recorded in this figure.

Alcune cifre non sono una somma di righe. Il loro pannello dice This number cannot be listed line by line. e ne indica il motivo:

Una cifra prevista è calcolata dai mesi finora; è una proiezione, non una somma di righe.
Il budget iniziale è la somma dei budget iniziali dei progetti collegati, che sono tenuti fuori dal budget. Le voci contrassegnate come "Reserve" nel budget iniziale di un progetto non ne fanno parte.
La "Top category" è una somma su un gruppo di costi, che il budget elenca per mese anziché per riga.

Se la ripartizione mensile del budget non è stata caricata, il pannello dice che le parti non sono disponibili.

Come viene calcolato un valore derivato

Alcuni riquadri del Riepilogo del budget mostrano un valore calcolato anziché sommato: l'indicatore "SPEND VS INITIAL BUDGET" e i riquadri previsti per spesa, ricavi e risultato. Ognuno porta un piccolo pulsante ? accanto alla propria etichetta. Fai clic per vedere come viene calcolato quel valore, in tre parti: che cos'è il valore, da cosa è calcolato — con gli importi e le date del riquadro stesso — e cosa non include.

Spesa vs budget iniziale. I costi effettivi del periodo selezionato divisi per l'intero budget iniziale dei progetti collegati. Il budget iniziale non ha date, quindi su un progetto pluriennale una percentuale bassa non significa che si sia speso poco: i costi precedenti al periodo selezionato non sono conteggiati. Per vedere il consumo dall'inizio del progetto, scegli un "Custom range" che inizi con esso. Per giudicare il ritmo della spesa, usa invece "SPEND VS PLAN".

Spesa, ricavi e risultato previsti. I valori effettivi dei mesi completati, più la tendenza di quei mesi estesa fino alla fine del periodo mostrato. L'intervallo sotto il valore è quello entro cui cadrà il risultato con probabilità dell'80% se quella tendenza si mantiene. Quando il piano del budget proviene dai contratti e le loro scadenze di pagamento arrivano fino alla fine del periodo mostrato, la spesa e i ricavi previsti si fermano a ciò che quelle scadenze devono ancora pagare: se la tendenza andasse oltre, il valore e il suo intervallo vengono abbassati a quel limite. In ogni altro caso — un piano inserito manualmente, oppure un contratto la cui scadenza si ferma prima della fine del periodo o non ha alcuna scadenza — la previsione segue solo la tendenza. Il piano non alza mai una previsione, quindi un grosso pagamento pianificato per più avanti non la fa salire.

Aggiornamento dei valori

I valori di budget vengono memorizzati nella cache per motivi di prestazione. Nella maggior parte dei casi la cache si aggiorna automaticamente quando arrivano nuove transazioni. Se hai bisogno di forzare un ricalcolo immediato — ad esempio dopo l'importazione in blocco di transazioni — fai clic sull'icona "Refresh" nell'angolo in alto a destra della scheda Riepilogo del budget. Questo svuota la cache per questo budget e ricalcola tutti i valori dall'inizio.

Casi d'uso

Un controller clicca sul budget iniziale di un progetto nella tabella By project per vedere quali voci pianificate compongono il valore prima di confrontarlo con la spesa.
Un project manager apre un budget di progetto cliente a metà trimestre per verificare se il saldo è ancora positivo dopo il pagamento delle ultime fatture.
Un controller finanziario controlla il budget di un cliente dopo che il cliente ha pagato parte di una fattura e trova la parte pagata tra i ricavi ricevuti e il resto ancora in attesa.
Un controller finanziario utilizza il dettaglio per tag per verificare che l'affitto dell'ufficio sia allocato con la corretta quota del 40 % a questo budget di dipartimento anziché essere conteggiato per intero.
Un controller di un budget filtrato per tag trova la parte di una fattura fornitore condivisa che appartiene al progetto di un'altra sede sotto No project in Costs by project, anziché sommata al progetto proprio del budget.
Un contabile liquida un anno di fatture fornitori in sospeso in un'unica esecuzione di pagamenti, quindi controlla il grafico mensile e constata che ogni fattura è ancora conteggiata nel mese a cui si riferisce invece di un unico picco nel mese di pagamento.
Un controller che confronta le spese mese per mese imposta il mese correlato su ogni documento in entrata in modo che i costi corrispondano ai periodi a cui appartengono, indipendentemente da quando il fornitore viene effettivamente pagato.
Un controller registra il rimborso tardivo di un fornitore per un mese congelato come correzione nel mese aperto e vede la spesa scendere in quel mese senza entrate aggiunte.
Un responsabile di progetto apre il costo effettivo di un progetto nella tabella "By project" per vedere quali fatture e costi lo compongono, prima di mettere in discussione uno sforamento.
Un property manager apre il budget di un edificio e trova le pulizie in cima a "Plan vs actual by category", contrassegnate come oltre il piano, prima di aprire P&L by tags per vedere quali mesi l'hanno causato.