Attività

Il modulo "Tasks" in Flowtly consente ai team di organizzare, assegnare e monitorare gli elementi di lavoro tra progetti e reparti. Funge da area di lavoro centrale in cui i singoli collaboratori e i responsabili possono gestire le attività quotidiane, assicurandosi che nulla venga trascurato.

Le attività possono essere organizzate in elenchi di attività, raggruppate per progetto e filtrate per stato, assegnatario, priorità o data di scadenza. Ogni attività supporta descrizioni dettagliate, commenti e log delle attività in modo che tutto il contesto pertinente rimanga in un unico posto. I membri del team possono collaborare direttamente all'interno di un'attività tramite commenti in thread. Le attività hanno quattro livelli di priorità: bassa, normale, alta e urgente.

Flowtly supporta attività ricorrenti per attività ripetitive come report settimanali, audit mensili o manutenzione periodica. Le regole di ricorrenza supportano frequenze giornaliere, settimanali e mensili con intervalli configurabili, selezione del giorno della settimana/del mese e date di fine facoltative. Le nuove istanze di attività vengono generate automaticamente nel calendario definito.

Gli stati delle attività sono completamente configurabili in modo da adattarsi al flusso di lavoro del team e sono condivisi da tutta l'organizzazione: tutti i progetti usano lo stesso insieme. Le attività supportano anche i modelli: è possibile contrassegnare un'attività come modello per riutilizzarne la struttura durante la creazione di elementi di lavoro simili. Gli iscritti (osservatori) possono seguire le attività per ricevere aggiornamenti senza essere assegnati direttamente.

Oltre ai singoli stati, il filtro di stato offre "Open", che mostra ogni attività il cui stato non è chiuso. Il widget delle attività nella dashboard apre l'elenco in questo modo: i suoi pulsanti "View all" e "Upcoming" mostrano le tue attività aperte nell'intervallo di scadenza conteggiato, quindi l'elenco contiene le stesse attività del numero indicato sul pulsante.

Quando non vi è assegnata alcuna attività, né aperta né completata, il widget elenca invece le attività su cui avete registrato tempo negli ultimi 30 giorni, sotto "Tasks you logged time on recently": fino a cinque, con per prima l'attività su cui avete registrato tempo per ultima. Ogni riga apre l'attività, oppure registra altro tempo su di essa con "Log time". Non appena vi viene assegnata un'attività, il widget mostra di nuovo le vostre attività. Solo quando non avete alcuna attività assegnata e non avete registrato tempo su nessuna attività in quel periodo, il widget suggerisce di provare Flowtly Tasks.

Lavoro in attesa di te

In cima alla pagina Attività, sopra i filtri e le viste, Flowtly elenca il lavoro che ti aspetta altrove nel prodotto. Questi elementi non sono attività: nessuno li ha creati, non si possono modificare qui e non fanno parte di alcun elenco di attività. Le tue attività, sotto la sezione, funzionano esattamente come prima.

Possono comparire tre tipi di elementi, e ciascuno apre la schermata in cui te ne occupi:

• "Invoice to approve" apre la fattura nell'elenco di approvazione delle fatture. Vedi Flusso di approvazione delle fatture.
• "Document needing attention" apre la fattura in entrata che ha un problema da risolvere.
• "Transaction needing attention" apre l'elenco delle transazioni che richiedono attenzione nel Centro azioni.

Gli elementi sono divisi in due schede:

• "Waiting on you" contiene gli elementi indirizzati a te personalmente. La sua intestazione mostra quanti sono. Quando non ce ne sono, la scheda è una sola riga: "Nothing is waiting on you."
• "Needs attention in your role" contiene gli elementi che appartengono a un ruolo che ricopri e non a te per nome. Questa scheda compare solo quando ha qualcosa da mostrare e elenca un elemento solo se puoi aprire la schermata a cui conduce.

Ogni scheda mostra fino a tre elementi per tipo, con il nome dell'elemento, il suo tipo e, quando è nota, la data da cui è in attesa. Quando ce ne sono altri, un link come "See all invoices waiting on you", "See all documents needing attention" o "See all transactions needing attention" apre l'elenco completo. Un elemento indirizzato a te resta in "Waiting on you" anche se i tuoi permessi non ti consentono di aprirne la schermata; viene allora mostrato senza link.

La sezione viene letta di nuovo ogni volta che apri Attività. Se non può essere caricata, lo dice e offre "Retry", e il resto della pagina Attività continua a funzionare. Mentre la sezione si carica, o quando non è stato possibile caricarla, non afferma mai che nulla è in attesa di te.

Attributi personalizzati di un'attività

Quando la tua organizzazione registra attributi sulle attività, il pannello laterale dell'attività nell'elenco e nella bacheca Attività ha una sezione Dettagli. Elenca ogni attributo per cui l'attività ha un valore, con il suo nome e il suo valore; un attributo senza valore non viene elencato.

Per modificare un valore, fai clic sulla matita accanto, Modifica <nome dell'attributo>. Apre lo stesso modulo di modifica che i valori degli attributi usano in un progetto: il valore e, per un attributo di periodo o di stato, le sue date. La modifica si salva da sola e il pannello mostra subito il valore salvato.

La matita compare solo dove l'attività ha un unico valore per quell'attributo. Un attributo che ha più valori sull'attività viene mostrato, ma non si modifica dal pannello.

Casi d'uso

• Crea e assegna attività con scadenze, livelli di priorità (bassa/normale/alta/urgente) e più assegnatari.
• Configura attività ricorrenti con frequenza settimanale o mensile per attività operative regolari.
• Usa gli elenchi di attività per suddividere un grande deliverable in passaggi gestibili e monitorare l'avanzamento.
• Iscriviti alle attività come osservatore per rimanere informato senza essere l'assegnatario.
• Crea modelli di attività per processi ripetibili come le checklist di inserimento del cliente.
• Apri Attività e vedi, accanto alle tue attività, le fatture in attesa della tua approvazione e i documenti e le transazioni che richiedono attenzione.
• Correggere dal pannello dell'attività il valore di un attributo personalizzato, come un piano o un periodo di scadenza, senza aprire il progetto.
• Riprendere dalla dashboard le attività su cui avete registrato tempo, anche se nessuna è assegnata a voi, e registrare da lì altro tempo.