Condividere un'offerta di lavoro e prenotare i colloqui

Redazione Flowtly10 min

Un'offerta di lavoro in "Recruitment" può essere aperta a persone esterne alla tua organizzazione. Flowtly ti dà un link; tu lo invii dove vuoi che i candidati trovino il ruolo. Chi apre quel link vede la posizione, si candida con i propri dati e il proprio CV e arriva nella colonna "Applied" dell'offerta di lavoro — senza un account Flowtly e senza essere stato invitato.

I colloqui funzionano allo stesso modo. Proponi un insieme di orari, Flowtly li trasforma in un link di prenotazione e il candidato ne sceglie uno. I due passaggi differiscono per chi effettua l'invio. Il link dell'offerta di lavoro lo inoltri tu — Flowtly non lo invia a nessuno, quindi lo condividi dove vuoi che i candidati lo trovino. Il link di prenotazione del colloquio viene inviato via email al candidato da Flowtly quando lo crei, a meno che tu non scelga di inviare il link personalmente, e una volta che il candidato prenota un orario Flowtly invia via email una conferma al candidato e una notifica all'intervistatore.

Pubblicare un'offerta di lavoro

Le offerte di lavoro si trovano in "Recruitment", nella scheda "Recruitments", e "New job offer" apre il modulo per una nuova offerta. Crearne o modificarne una richiede il ruolo "HR manager".

Un'offerta di lavoro è "Draft", "Active" o "Archived", e il menu sul suo riquadro la sposta tra questi stati: "Publish recruitment" finché è una bozza, "Move back to draft" finché è attiva e "Archive recruitment" in qualsiasi momento.

Questi stati organizzano i tuoi elenchi. Non sono ciò che rende pubblico il ruolo — lo è il link. Un'offerta di lavoro è raggiungibile da chiunque ne abbia il link, qualunque sia il suo stato, bozza compresa, quindi considera la condivisione del link come il momento in cui il ruolo esce all'esterno e non inoltrarlo finché l'offerta non si legge come vuoi che la legga un estraneo.

Apri l'offerta di lavoro e scegli "Link to recruitment form". "Share job offer" si apre con la spiegazione "Share this link so candidates can apply without logging in." e un campo di sola lettura "Shareable link" che copi con il pulsante accanto.

Il link rimane lo stesso per tutta la vita dell'offerta di lavoro, quindi può comparire in più posti contemporaneamente — un messaggio a una persona, un annuncio su un portale di lavoro, una pagina del tuo sito. Niente in Flowtly lo invia per email.

Cosa vede un candidato

La pagina si apre in due metà. A sinistra c'è il ruolo: il logo e il nome della tua organizzazione, la posizione come titolo, la sede — oppure "N/A" se l'offerta di lavoro non ne indica una — poi "Job details" con la descrizione che hai scritto, "Requirements" come etichette sotto il gruppo di requisiti a cui ciascuna appartiene, e la "Salary range".

A destra c'è "Apply for this job", con la riga "Submit your details and we'll add you as a candidate."

  • "Apply with LinkedIn" compila nome, cognome, indirizzo email e profilo LinkedIn a partire dall'account LinkedIn del candidato. È una scorciatoia, non un obbligo; il modulo può essere compilato invece a mano.
  • "Firstname", "Lastname" e "Email" sono obbligatori. "Phone number", "Location", "Position", "Birth date", LinkedIn, "Expectations" e "Notes" sono facoltativi, e tutto ciò che il candidato compila finisce nel suo profilo candidato.
  • "CV (optional)" e "Cover letter (optional)" accettano ciascuno un solo file PDF, JPG o PNG fino a 64 MB. I due insieme devono restare sotto i 70 MB, e il modulo lo segnala se non è così.
  • "Submit application" conclude l'operazione. La pagina risponde "Application sent" — "Thanks for applying. We'll be in touch if there's a match." Leggilo alla lettera: il contatto successivo spetta a te.

Un candidato che arriva alla pagina con un indirizzo parziale si sente dire "This job offer link is incomplete." e gli viene chiesto un nuovo link, quindi copia il link per intero invece di ridigitarlo o di lasciare che un messaggio lo spezzi su più righe.

La candidatura nella tua offerta di lavoro

Le candidature arrivano nella scheda "Candidates" dell'offerta di lavoro, composta da tre colonne — "Applied", "Best Selected" e "Rejected" — ciascuna con il numero di candidati che contiene e il suo scopo. Trascina una scheda da una colonna all'altra man mano che il processo avanza. Una candidatura pubblica parte in "Applied", con tutto ciò che il candidato ha inviato, e il CV e la lettera di presentazione si trovano nel suo profilo.

I candidati aggiunti a mano dalla tua ricerca si trovano nelle stesse colonne, quindi un'offerta di lavoro riunisce entrambi i percorsi.

Proporre gli orari dei colloqui

Il pulsante con l'orologio sulla scheda di un candidato apre "Propose slots". Finché non scegli una data, riporta "No slots available for this day", perché non c'è ancora un giorno per cui costruire gli orari. Scegli una "Slot length" — 15, 30, 45 o 60 minuti — e una data in "Select date", e "Available slots" si riempie di ogni slot di quella durata tra le 09:00 e le 17:00 di quella data. Seleziona quanti ne vuoi proporre.

Gli orari derivano solo da quella finestra e dalla durata dello slot, quindi ogni data propone lo stesso insieme di orari di inizio. Proporre un orario già proposto lo aggiunge una seconda volta invece di sostituire il primo, e il candidato lo vedrebbe allora due volte — quindi proponi ogni orario una sola volta.

Gli orari sono assegnati a te come intervistatore, tramite il tuo profilo dipendente. Un account senza profilo dipendente non ha nulla da proporre e lo dice: "Your account has no employee profile, so there are no interview slots to offer."

Poiché gli orari appartengono a te e non a un singolo candidato, ogni orario ancora libero che detieni viene mostrato a ogni candidato a cui invii un link di prenotazione, e un orario scompare da tutti quegli elenchi nel momento in cui uno di loro lo prende. Proponi ciò che puoi davvero coprire e aggiungine altri quando vuoi — i candidati con un link valido vedono le aggiunte alla successiva apertura.

Il pulsante del link sulla scheda apre "Send booking link". Richiede il ruolo "HR manager"; per proporre gli orari basta l'accesso ai candidati, quindi su alcuni account compare l'orologio e non il pulsante del link.

Scegli per quanto tempo il link deve restare valido in "Link valid for" — "24 hours", "3 days", "7 days" o "30 days", con 3 giorni selezionati per te. Trenta giorni è il massimo che Flowtly emette.

"Create link" produce il "Booking link" stesso, un pulsante "Copy link" e la data e l'ora di scadenza. "Done" chiude la finestra di dialogo.

Creando il link, questo viene anche inviato via email al candidato, all'indirizzo presente nel suo profilo candidato. L'email indica la posizione e la tua organizzazione, contiene un pulsante che apre la pagina di prenotazione, dice al candidato che il link è destinato solo a lui e indica quando smette di funzionare — scritto in UTC ed etichettato "UTC". A meno che tu non scelga di inviare il link personalmente, quell'email è il modo in cui il candidato lo riceve. Se lo invii tu, Flowtly non invia alcuna email e il candidato riceve il link solo da te; lo stesso vale per un candidato il cui profilo non ha un indirizzo email.

Se inoltri il link personalmente, copialo per intero. Contiene sia il codice di invito sia lo spazio di lavoro a cui appartiene l'invito, e a un candidato che ne riceve solo una parte viene detto che al link manca una parte del suo indirizzo.

Anche questo link non richiede un account. Si apre su "Choose a time for your interview", indicando chi incontrerà, sopra gli orari che hai lasciato liberi. Sceglierne uno conferma subito: "Your interview is booked".

La pagina di prenotazione mostra gli orari nel fuso orario del dispositivo del candidato, senza indicare il fuso. Le email inviate da Flowtly indicano invece gli orari in UTC, così un candidato in un altro fuso orario può confrontarli.

Un link di prenotazione vale per una sola prenotazione. Una volta usato — o una volta scaduto — risponde "This invitation can no longer be used" e chiede al candidato un nuovo invito, quindi riprogrammare significa creare un nuovo link. Se due candidati puntano allo stesso orario, quello che perde vede "That time was just taken", conserva un invito valido e sceglie di nuovo tra ciò che resta. A un candidato che arriva quando non c'è nulla di libero viene detto "No times are open right now" e gli viene chiesto di tornare da chi ha inviato il link.

Cosa invia Flowtly via email dopo una prenotazione

Quando il candidato prenota un orario, Flowtly invia due email:

  • Al candidato, una conferma con la posizione, la tua organizzazione e l'orario prenotato, con il consiglio di contattare direttamente la tua organizzazione se deve modificarlo.
  • All'intervistatore — il dipendente i cui orari sono stati proposti e che conduce il colloquio — una notifica con il nome del candidato, la posizione e l'orario prenotato, che indica che l'orario è ora contrassegnato come prenotato in Flowtly.

Entrambe indicano l'orario prenotato in UTC, etichettato "UTC". La notifica all'intervistatore va all'indirizzo email del suo profilo dipendente; un intervistatore senza indirizzo email lì non riceve la notifica, e il candidato riceve comunque la sua conferma.

Ogni email viene inviata nella lingua dell'interfaccia della tua organizzazione. Nessuna contiene un invito del calendario, e Flowtly non aggiunge il colloquio ad alcun calendario esterno, quindi inserisci tu stesso l'orario prenotato nel tuo calendario.

Esempi di utilizzo

  • Aprire un'offerta di lavoro per un ruolo, copiarne il link e pubblicarlo su un portale di lavoro in modo che i candidati lo raggiungano senza un account.
  • Inviare lo stesso link a una persona che hai contattato direttamente e leggere la sua candidatura nella colonna "Applied" insieme alle altre.
  • Raccogliere un CV e una lettera di presentazione insieme alla candidatura invece di chiederli dopo.
  • Proporre quattro orari di colloquio da mezz'ora in un solo pomeriggio e lasciare che il candidato scelga quello più adatto.
  • Lasciare che Flowtly invii via email un link di prenotazione direttamente al candidato e ricevere via email l'orario prenotato quando ne sceglie uno.
  • Emettere un link di prenotazione valido 24 ore quando un colloquio va fissato in fretta, oppure 30 giorni quando il candidato è assente.
  • Creare un secondo link di prenotazione per un candidato che deve riorganizzare un colloquio già prenotato.