Registrare una fattura come inviata

Redazione Flowtly4 min

Non tutte le fatture escono tramite Flowtly. Può capitare di inviarne una dalla propria casella di posta, di spedirla per posta o di consegnarla a mano durante un incontro. "Contrassegna come inviata" mette a verbale quella consegna, così la fattura viene trattata come qualsiasi altra fattura inviata invece di attendere una spedizione già avvenuta.

Registrare una consegna non invia nulla. Non viene generato alcun PDF, nessuna e-mail esce da Flowtly e nulla viene trasmesso a KSeF o ad altri canali di fatturazione elettronica. Si registra una consegna avvenuta altrove.

Prima di iniziare

  • Serve il ruolo responsabile fatture. Lo stesso ruolo può annullare la registrazione.
  • La fattura deve essere emessa e in attesa di pagamento. Una bozza non può essere registrata come inviata: emettila prima.
  • Una fattura che Flowtly ha già inviato, o che è già stata registrata come inviata una volta, non può essere registrata di nuovo.

Registrare la consegna

  1. Nell'elenco delle fatture, fare clic sul pulsante "Altre opzioni" nella riga della fattura, oppure aprire la sua anteprima.
  2. Scegliere "Contrassegna come inviata".
  3. Indicare facoltativamente "Consegnata il". Il valore predefinito è oggi e non può essere nel futuro.
  4. Aggiungere facoltativamente una "Nota (facoltativa)" su come è uscita, per esempio inviata per e-mail dalla casella dell'ufficio. Fino a 500 caratteri.
  5. Fare clic su "Registra la consegna".

Lo stato della fattura diventa Inviata, esattamente come se Flowtly l'avesse spedita per e-mail.

Entrambe le date vengono conservate: il giorno in cui si dichiara la consegna e il giorno in cui è stata registrata. "È stata spedita il 29" e "è stata registrata il 2" sono fatti diversi, e la cronologia della fattura mostra entrambi, insieme a chi ha registrato.

Cosa cambia dopo la registrazione

  • La fattura viene sollecitata per il pagamento: entra negli elenchi degli scaduti e nei solleciti di pagamento, che è il motivo per cui si registra la consegna.
  • Compare come Inviata nell'elenco delle fatture.
  • Da ora conta come emessa per le esportazioni contabili e compare in esse.
  • La cronologia mostra che la consegna è stata registrata a mano e non inviata per e-mail da Flowtly.

Annullare una consegna registrata

Se è stata registrata per errore:

  1. Aprire l'anteprima della fattura: l'annullamento è offerto lì, non nella riga dell'elenco.
  2. Scegliere "Annulla contrassegno come inviata".
  3. Indicare facoltativamente un "Motivo (facoltativo)".
  4. Fare clic su "Annulla la registrazione".

La fattura torna in attesa di consegna e non viene più sollecitata: esce dagli elenchi degli scaduti e non partono altri solleciti.

La fattura resta nelle esportazioni contabili

È voluto, ed è la parte da capire prima di registrare qualcosa.

È la registrazione della consegna a rendere la fattura emessa, e l'annullamento non torna su questo. La fattura resta nelle esportazioni contabili, con la registrazione originale ancora visibile nella sua cronologia.

Il motivo è che un'esportazione già vista dalla contabilità non deve perdere un documento in silenzio. Flowtly mantiene visibile la correzione invece di cancellare il fatto. Per lo stesso motivo una bozza non può essere registrata come inviata: è l'unico caso in cui restare nelle esportazioni sarebbe sbagliato, perché la fattura non è mai stata emessa, quindi l'azione viene rifiutata subito anziché lasciare una registrazione non annullabile.

Cosa non può fare l'annullamento

  • Funziona una volta. Dopo un annullamento la fattura non può essere registrata di nuovo come inviata a mano. Flowtly può comunque inviarla normalmente.
  • Annulla solo una registrazione manuale. Una fattura che Flowtly ha realmente inviato per e-mail non può tornare in attesa di consegna: il cliente ha già il PDF e fermare i suoi solleciti sarebbe sbagliato.
  • Scompare appena la fattura viene modificata. Se si modifica la fattura dopo aver registrato la consegna, l'annullamento non è più offerto: la fattura porta allora il segnale "modificata dopo che il cliente l'ha vista", e l'annullamento lo cancellerebbe.

Esempi di utilizzo

  • Una fattura inviata dalla propria casella: registrarla perché venga sollecitata, senza mandare al cliente una seconda copia.
  • Una fattura consegnata a un incontro: registrarla con la data del passaggio di mano.
  • Una fattura spedita per posta: registrare la data di spedizione e annotare il mezzo.
  • Una riga sbagliata: annullare la registrazione lo stesso giorno, prima che partano i solleciti, e la fattura torna in attesa di consegna.

Mappa delle relazioni

Fa riferimento aConsumaDerivato daParte diPrevisto vs effettivo
Documentato quiDocumentato altrove
invoice fatturato a counterparty. invoice tassato da tax-group. cost imputa a budget. cost dovuto a counterparty. bank-transaction riconciliato con invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract pianifica payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract concordato con counterparty. contract allegato a budget. contract ordina purchase-order-line. purchase-order-line valorizza position. purchase-order-line stimato rispetto a time-entry. budget raises budget-alert. budget copre project. counterparty per impostazione predefinita a budget. counterparty per impostazione predefinita a project. invoice fatturato da project. set-off-declaration salda invoice. set-off-declaration dichiarata con counterparty. project collegato a budget. tenant-turnover dichiarato da counterparty. tenant-turnover superficie da contract. utilities-statement calculated for contract. lead diventa counterparty. deal venduto a counterparty.fatturato atassato daimputa adovuto ariconciliato conimportspianificainvoiced asconcordato conallegato aordinavalorizzastimato rispetto araisescopreper impostazione predefinita aper impostazione predefinita afatturato dasaldadichiarata concollegato adichiarato dasuperficie dacalculated fordiventavenduto aFFattura — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.FatturaCControparte — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.ControparteGGruppo di imposte — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.Gruppo di imposteCCosto — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.CostoBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetMMovimento bancario — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.Movimento bancarioBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionCContratto — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.ContrattoSScadenza di pagamento — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.Scadenza di pagamentoRRiga dell'ordine — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.Riga dell'ordinePPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionRRegistrazione ore — What actually happened — work time logged against a project.Registrazione oreBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProgetto — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProgettoDDichiarazione di compensazione — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.Dichiarazione di comp…FFatturato degli inquilini — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.Fatturato degli inqui…UUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementPPotenziale cliente — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.Potenziale clienteTTrattativa — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Trattativa

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