Dichiarazioni di compensazione

Quando un'azienda vende e acquista dalla stessa controparte, i due debiti possono essere regolati l'uno contro l'altro invece di pagare in entrambe le direzioni. Flowtly ti permette di registrare una dichiarazione di compensazione: quali delle tue fatture e quali dei suoi documenti di costo copre, per quali importi e quando la dichiarazione è giunta all'altra parte.

Che cosa fa

Una dichiarazione di compensazione registra due elenchi che si bilanciano esattamente:

Our invoices (what they owe us): le tue fatture di vendita a quella controparte, con l'importo compensato su ciascuna.
Their cost documents (what we owe them): i suoi documenti registrati in Flowtly, con l'importo compensato su ciascuno.

Una volta dichiarata, l'importo ancora dovuto di ciascuna delle tue fatture diminuisce dell'importo compensato su di essa. Flowtly non crea un pagamento né una transazione bancaria e non abbina nulla al tuo flusso bancario.

Da dove avviare una compensazione

Una compensazione parte dalla coda dei solleciti di pagamento, quindi i solleciti di pagamento devono essere attivati per la tua organizzazione.

Vai su "Finance" → "Payment reminders" (/finance/payment-reminders), poi:

Da un solo sollecito: fai clic sul sollecito per aprirlo e fai clic su "Declare set-off" in fondo al riquadro. Non serve selezionare nulla prima.
Da una selezione: seleziona il sollecito (o i solleciti) di una fattura della controparte e fai clic su "Declare set-off" nella barra delle azioni. Il pulsante è disattivato se la selezione riguarda più di una fattura, o se il sollecito non è collegato a una fattura.

In entrambi i casi, la fattura da cui sei partito è già scelta nella schermata successiva, e lì puoi aggiungere le altre fatture della controparte. Un sollecito non collegato a una fattura non ha il pulsante "Declare set-off" nel suo riquadro.

Nota: possono essere scelte solo le fatture che hanno attualmente un sollecito in attesa nella coda. Una fattura non pagata che non è ancora scaduta, o una senza sollecito in coda, non può essere compensata da questa schermata.

Compilare la dichiarazione

"Counterparty". Flowtly trova la controparte collegata al cliente della fattura. Entrambi gli elenchi sono limitati a quella sola controparte. Se il cliente non è collegato a una controparte, i suoi documenti di costo non possono essere elencati; collega prima il cliente a una controparte.
"Our invoices". Seleziona le fatture da includere. Ciascuna è precompilata con il proprio importo ancora dovuto, che puoi ridurre per una compensazione parziale.
"Their cost documents". Seleziona i documenti da includere. Ciascuno è precompilato con il totale del documento, che puoi modificare. Compare un avviso se inserisci più di quanto vale un documento.
"Balance". Il totale dei crediti e il totale dei debiti devono essere uguali. "Declare set-off" resta disattivato finché non coincidono e ogni importo è superiore a zero.
"Reached the other party on". La data in cui la dichiarazione è giunta all'altra parte. Per impostazione predefinita è oggi e non può essere nel futuro. Puoi anche aggiungere un numero di riferimento e una nota.

Fai clic su "Declare set-off". La dichiarazione viene registrata subito; non c'è alcun passaggio di bozza.

Che cosa cambia dopo

L'importo ancora dovuto di ciascuna fattura viene ridotto dell'importo compensato su di essa, nella coda dei solleciti di pagamento e nei solleciti successivi.
Se una fattura risulta ora saldata per intero, i suoi solleciti in attesa vengono archiviati e passano in "History", e per essa non vengono preparati nuovi solleciti.
Se una fattura è saldata solo in parte, resta nella coda, e i solleciti successivi indicano l'importo ridotto.
Nell'elenco delle fatture, il cerchio "Payment status" della fattura si riempie in base all'importo compensato, e il suo tooltip riporta Settled in full by set-off, not by payment quando non resta nulla da pagare - quindi un cerchio pieno lì non è un segno che il denaro sia arrivato.

Che cosa Flowtly non fa

Non prepara un documento di dichiarazione né invia nulla all'altra parte. La dichiarazione la consegni tu; Flowtly registra che lo hai fatto e quando.
Non chiede all'altra parte di confermare o accettare la compensazione.
Non segna la fattura come pagata: la fattura mantiene il proprio stato, e la compensazione non compare nel PDF della fattura né in KSeF. Il cerchio dello stato di pagamento nell'elenco è l'unico punto in cui il saldo si vede, e lì indica quale dei due casi si è verificato.
Non modifica il saldo né lo stato dei documenti di costo.
Non confronta le valute. Assicurati che gli importi su entrambi i lati siano nella stessa valuta.
Non decide se una compensazione sia legalmente ammessa per i tuoi debiti. Questa resta una tua decisione.

Nota: una dichiarazione registrata non può oggi essere modificata, ritirata o corretta da questa schermata. Se una dichiarazione è stata registrata per errore, contatta il supporto di Flowtly.

Chi può dichiarare una compensazione

Amministratori, responsabili delle fatture e responsabili del recupero crediti.