Come sono protetti i tuoi dati

Questa pagina descrive le protezioni attorno ai dati che la tua organizzazione conserva in Flowtly: dove sono archiviati, come un'organizzazione è tenuta separata da un'altra, come sono cifrati, come ne viene eseguito il backup e dove trovare i documenti che riguardano i dati personali ai sensi del GDPR. Descrive solo misure effettivamente in vigore.

Dove sono archiviati i tuoi dati

Flowtly gira su Google Cloud. I server applicativi, il database, i file che carichi e la cache a breve termine si trovano tutti in un'unica regione di Google Cloud in Belgio, all'interno dell'Unione Europea.

Quando Flowtly legge il testo di un documento che carichi, come una fattura o una ricevuta, questa lettura è eseguita dal servizio di IA di Google nella stessa regione.

Ogni organizzazione è tenuta separata

Ogni organizzazione in Flowtly ha un database dedicato per i propri dati di lavoro: persone, progetti, clienti, finanze e documenti. Ciò che deve funzionare tra organizzazioni, come gli account utente, le appartenenze alle organizzazioni e i registri di accesso, è conservato in un database condiviso separato.

Ogni richiesta a Flowtly indica l'organizzazione in cui agisce. Prima che qualcosa venga letto per tuo conto, Flowtly verifica che tu sia membro di quell'organizzazione. In caso contrario, la richiesta viene rifiutata. Una richiesta che non indica alcuna organizzazione non raggiunge affatto i dati di lavoro di nessuna organizzazione: Flowtly rifiuta di aprire il database di un'organizzazione che non gli è stato detto di usare, anziché ripiegare su uno predefinito.

Le notifiche nell'app seguono la stessa linea. Una notifica destinata a una persona può essere letta solo da quella persona, e una destinata a un'organizzazione solo dalle persone che hanno effettuato l'accesso a quell'organizzazione. Gli avvisi su Flowtly stesso sono mostrati a tutti.

Cifratura

In transito. Flowtly è servito solo tramite HTTPS. Una richiesta che arriva tramite HTTP semplice viene reindirizzata a HTTPS prima che venga scambiato qualsiasi dato. Dietro Flowtly, anche la connessione tra l'applicazione e il suo database è cifrata, e il database la accetta solo da un client che presenta un certificato attendibile.

A riposo. Il database, i suoi backup e i file che carichi sono archiviati su Google Cloud, che cifra per impostazione predefinita i dati archiviati.

Le chiavi e le password usate dai servizi di Flowtly sono conservate in un archivio gestito dei segreti, non nel codice dell'applicazione.

I file che carichi

I file caricati sono conservati in uno spazio di archiviazione privato. L'accesso pubblico è bloccato a livello di archiviazione, quindi un file non può essere reso raggiungibile pubblicamente tramite un link o un'impostazione di condivisione, né per errore né altrimenti.

L'archiviazione conserva le versioni precedenti di un file. Sostituire o eliminare un file non distrugge immediatamente la versione che c'era prima.

Backup

Il backup del database viene eseguito automaticamente ogni giorno e vengono conservati i 30 backup più recenti. Accanto ai backup giornalieri, ogni modifica viene registrata in modo continuo, il che permette di ripristinare il database a un momento recente a scelta, e non solo al momento in cui è stato eseguito un backup.

Il database è inoltre protetto dall'eliminazione: non può essere rimosso con un singolo comando, per errore, senza che quella protezione sia stata prima disattivata deliberatamente.

Protezione davanti a Flowtly

Ogni richiesta passa attraverso un web application firewall prima di raggiungere Flowtly.

Le sonde automatiche vengono respinte. Le scansioni che setacciano internet alla ricerca di software vulnerabile non raggiungono mai Flowtly.
Il traffico insolito è tenuto sotto osservazione da una difesa adattiva contro gli attacchi denial-of-service.
Le richieste che modificano i dati sono limitate per frequenza, per indirizzo. Un indirizzo che ne invia troppe in un minuto viene rifiutato, e uno che insiste viene bloccato per un certo tempo.

Anche i ripetuti accessi falliti vengono rallentati: dopo troppi tentativi, Flowtly sospende per un certo tempo ulteriori tentativi, come descrive Accesso.

Flowtly non memorizza mai la tua password in sé, ma solo un hash unidirezionale di essa. Oltre alla password, un'organizzazione può richiedere l'autenticazione a più fattori per tutti, oppure far accedere i propri membri tramite single sign-on con Google Workspace o Microsoft. Accesso e Autenticazione a più fattori trattano entrambi.

Chi può vedere cosa all'interno della tua organizzazione

Le protezioni sopra descritte tengono fuori le altre organizzazioni. All'interno della tua organizzazione, l'accesso è deciso dai ruoli: ciò che ciascuno può vedere e modificare segue i ruoli che un amministratore gli assegna. Permessi spiega come funzionano i ruoli.

Le azioni chiave vengono registrate. L'audit trail mostra chi ha cambiato cosa e quando, e ogni accesso è registrato con la rete da cui proviene. Per impostazione predefinita Flowtly conserva solo il prefisso di rete dell'indirizzo, non l'indirizzo completo; un amministratore può cambiarlo in "Settings" → "Security", come descrive Impostazioni di sicurezza.

La tua organizzazione può conservare dati personali in Flowtly, come i dati di dipendenti, candidati o clienti. I termini con cui Flowtly tratta tali dati per conto della tua organizzazione sono esposti in documenti pubblicati integralmente su flowtly.eu:

l'Accordo sul trattamento dei dati
le Misure tecniche e organizzative che lo accompagnano
l'Informativa sulla privacy

La pagina Sicurezza su flowtly.eu riunisce gli stessi documenti per una verifica di approvvigionamento o di sicurezza.

Per far eliminare un account, o un'intera organizzazione, vedi Elimina il tuo account e i tuoi dati.

Esempi d'uso

Rispondere al questionario di sicurezza di un cliente: Usa questa pagina per sapere dove sono archiviati i dati, come sono separate le organizzazioni e come funzionano i backup, e allega l'accordo sul trattamento dei dati e le misure tecniche e organizzative pubblicati per i termini contrattuali.
Verificare la residenza dei dati per una valutazione GDPR: Il database di Flowtly e i file che carichi sono archiviati in una regione di Google Cloud in Belgio, all'interno dell'Unione Europea.
Rassicurare un team sui documenti caricati: Contratti, buste paga e fatture caricati in Flowtly si trovano in uno spazio di archiviazione privato che non può essere reso pubblico.
Spiegare cosa copre un backup: Il backup del database viene eseguito ogni giorno, conservando gli ultimi 30 backup, e il database può anche essere ripristinato a un momento recente a scelta.
Rafforzare l'accesso per l'intera organizzazione: Richiedi l'autenticazione a più fattori o il single sign-on, così che una password trapelata da sola non basti per entrare.