Politiche aziendali

Le politiche aziendali sono le regole interne che un'organizzazione mette per iscritto e tiene aggiornate — gestione delle assenze, diritti ai benefit, limiti di spesa, uso delle attrezzature. Ogni dipendente può leggerle. Solo un amministratore può scriverle.

Ogni politica è una pagina con un identificatore permanente, e la sua formulazione viene conservata come una serie di versioni. Una versione riporta la data in cui è entrata in vigore, così la pagina può rispondere alla domanda che conta quando una regola è cambiata: che cosa valeva il 15 marzo? La formulazione precedente non viene mai sovrascritta né eliminata — resta leggibile alla propria data, ed è questo che rende una politica utilizzabile come prova mesi dopo.

Leggere una politica

L'elenco delle politiche mostra tutte le politiche dell'organizzazione. Aprirne una mostra la versione in vigore oggi, con la data di inizio accanto al titolo.

La cronologia delle versioni accanto alla pagina elenca ogni versione e ne etichetta ciascuna:

• "In force" — la formulazione che vale oggi. Ce n'è esattamente una.
• "Archived" — formulazione che valeva in precedenza ed è stata poi sostituita. Ancora leggibile.
• "Scheduled" — formulazione che è stata scritta ma la cui data di inizio non è ancora arrivata. Non vale ancora, anche se chiunque può aprirla e leggerla.

Selezionando una versione archiviata, questa si apre con un avviso che dice chiaramente che non è la regola di oggi. Impostando il campo "As of" su un giorno passato si vede che cosa valeva quel giorno.

Le politiche si collegano tra loro. Un link all'interno di una politica porta sempre alla versione di destinazione che è in vigore nel momento in cui lo si segue, mai alla formulazione che era in vigore quando il link è stato scritto.

Scrivere una politica

Queste azioni compaiono solo per gli amministratori. Tutti gli altri vedono le stesse pagine senza di esse.

"New policy" crea la pagina. Chiede un titolo e un identificatore. L'identificatore è ciò che le altre politiche usano per collegarsi qui, e non può essere modificato in seguito — nulla registra quali politiche rimandano a una data pagina, quindi rinominarlo romperebbe quei link in silenzio.

"Rename" cambia solo il titolo, per lo stesso motivo.

"Publish version" aggiunge una nuova versione. Chiede la formulazione e la data in cui entra in vigore:

• "Today" — diventa subito la versione in vigore, e la precedente viene archiviata.
• Una data futura — viene salvata come programmata. La formulazione attuale resta quella mostrata come in vigore finché non arriva quella data, e l'editor lo dice quando si sceglie una data futura. È così che si prepara una modifica di regola annunciata in anticipo senza che abbia effetto troppo presto.

La pubblicazione aggiunge sempre. Non c'è modo di modificare o eliminare una versione pubblicata, ed è voluto: una versione che si potesse cambiare a posteriori non potrebbe più rispondere a che cosa valeva a marzo, e una che si potesse eliminare risponderebbe in modo errato. Una correzione si pubblica come nuova versione, esattamente come funziona un emendamento su carta.

Un amministratore può comunque ritirare un'intera politica. Questa scompare allora dall'elenco e non può più essere aperta.

Le politiche non inviano alcuna notifica quando viene pubblicata una versione, non raccolgono conferme di presa visione e non sono firmate. Una data di inizio cambia solo quale formulazione viene mostrata come in vigore. Le firme elettroniche sono una funzione separata in Gestione documentale.

Esempi di utilizzo

• Pubblicare la politica sulle assenze, così che ogni dipendente possa leggere le regole attuali senza chiedere.
• Rispondere alla domanda di un commercialista su quale regola sui benefit valeva alla data in cui è stato effettuato un pagamento.
• Preparare in anticipo i limiti di spesa del prossimo trimestre, con data il primo del mese; fino ad allora i dipendenti vedono ancora i limiti attuali come quelli in vigore.
• Correggere un errore nella formulazione attuale pubblicando una versione corretta, lasciando intatta la registrazione di ciò che era in vigore prima.
• Collegare la politica sulle attrezzature dalla politica di onboarding, così che un nuovo dipendente passi da una pagina all'altra.