Avvisi di budget

Flowtly controlla i vostri budget per voi e vi avvisa quando uno esce dal piano, così non dovete aprire la pagina del budget per scoprirlo. Ricevete una notifica quando la spesa supera il piano, o quando il margine che un budget doveva garantire non c'è più.

Gli avvisi arrivano come notifiche: nel menu a campana in alto nello spazio di lavoro, e come notifica push sui dispositivi in cui le avete consentite.

Quando vengono inviati gli avvisi

Flowtly valuta ogni budget una volta al giorno, al mattino. Un budget viene controllato sul proprio periodo di pianificazione, e il periodo controllato è quello attualmente in corso, così un problema viene segnalato quando potete ancora intervenire e non dopo la chiusura del periodo. Viene controllato anche il periodo appena concluso, perché le fatture in ritardo e la categorizzazione continuano a modificarne le cifre per un certo tempo.

Ogni budget genera al massimo una notifica per condizione al giorno. Se nulla è cambiato, non viene inviato nulla.

Che cosa attiva un avviso

Tre condizioni producono una notifica.

Spesa oltre il piano. I costi registrati sul budget superano di oltre il 10% quanto pianificato per il periodo. Oltre il 30% sopra il piano, l'avviso è contrassegnato come critico.
Margine sotto l'obiettivo. Per un periodo concluso, il margine effettivamente ottenuto dal budget è inferiore di almeno 5 punti percentuali al margine pianificato. Uno scarto di 15 punti o più è critico.
Margine a rischio. Per il periodo ancora in corso, i costi registrati finora superano già i costi pianificati di almeno il 5% dei ricavi pianificati. In altre parole, anche se ogni fattura pianificata venisse pagata per intero, il margine è già inferiore al piano di tale misura. Uno scarto di 15 punti o più è critico.

Un budget senza piano per il periodo non genera nulla, e lo stesso vale per un budget che pianifica un solo lato della contabilità quando il controllo ne richiede entrambi. Un ricavo che arriva più tardi del previsto non è di per sé un avviso: un mese con recupero insufficiente emerge attraverso i controlli sul margine, non come notifica separata.

Ogni notifica indica il budget e il periodo, mostra la cifra effettiva a confronto con quella pianificata e l'entità dello scarto, e propone un unico passo successivo semplice. Rimanda direttamente al budget, così potete vederne i dettagli. Non indica mai una causa e non modifica mai un budget, un piano o un'allocazione.

Chi riceve un avviso

Un budget può avere un proprio elenco di destinatari degli avvisi. Quando l'elenco è impostato, vengono avvisate solo quelle persone.

Quando non è impostato, l'avviso va a tutti i membri dell'organizzazione che possono gestire i budget. Un amministratore o un titolare rientra tra questi, perché tali ruoli includono la gestione dei budget.

I destinatari vengono ricontrollati al momento dell'invio. Chi non ha più accesso a quel budget, o ha lasciato l'organizzazione, viene saltato.

Ripetizioni e chiusura

Lo stesso avviso non viene inviato di nuovo giorno dopo giorno. Una volta segnalata una condizione, ne sarete informati di nuovo solo quando peggiora in modo significativo: quando passa da avvertimento a critico, oppure quando peggiora di almeno altri 10 punti rispetto alla cifra che vi era stata comunicata per ultima.

Se un budget rientra nel piano, non viene inviato nulla per annunciarlo. La condizione viene semplicemente chiusa e, se in seguito si ripresenta, viene segnalata di nuovo come un avviso nuovo.

Chiudere un avviso lo mantiene chiuso per voi. Non sarete avvisati di nuovo, a meno che non passi a critico, il che è un'informazione nuova e non una ripetizione.

Disattivare gli avvisi

Ci sono due modi per interrompere le notifiche di avviso di budget.

Per singolo budget. Gli avvisi proattivi possono essere disattivati per un singolo budget da chi può gestire i budget. Sono attivi per impostazione predefinita per ogni budget che ha un piano.
Periodo di silenzio a livello di organizzazione. Finché l'organizzazione si trova nel proprio periodo di silenzio delle notifiche, non viene inviato nulla. Un avviso comparso durante il periodo di silenzio viene consegnato al primo controllo dopo la fine della finestra, quindi viene ritardato e non perso.

Disattivare l'audio tramite le preferenze di notifica incide solo sulla consegna. L'avviso compare comunque nell'elenco delle notifiche nell'app, e la condizione resta visibile sul budget stesso.

Quando le cifre possono essere incomplete

Gli avvisi di budget sono aggiornati solo quanto i dati su cui si basano. Ogni avviso indica la data a cui le cifre sono aggiornate.

Un avviso segnala che le cifre possono essere incomplete quando i dati bancari o di importazione non sono arrivati di recente, quando il periodo contiene transazioni non assegnate ad alcun budget (ne viene indicato il numero), o quando non sono arrivati affatto dati bancari o di importazione. Un avviso che riporta una di queste note non è mai contrassegnato come critico: un quadro incompleto viene segnalato come avvertimento, perché la cifra finale potrebbe benissimo essere migliore di come appare.

Se accade spesso, controllate il collegamento bancario e assegnate a un budget le transazioni in sospeso. Gli avvisi diventano più precisi non appena i dati sottostanti sono completi.

Esempi di utilizzo

Venire a sapere che un progetto cliente ha superato il proprio piano dei costi mentre il mese è ancora in corso, invece che alla chiusura dei conti.
Accorgersi che un contratto di assistenza ricorrente non copre più il lavoro svolto a suo fronte, prima della prossima conversazione sul rinnovo.
Indirizzare gli avvisi di budget di un reparto al responsabile del reparto invece che a tutti i gestori di budget dell'organizzazione.
Tenere sotto controllo il budget di una campagna pianificata con precisione senza aprirlo ogni giorno.