Configurazione del budget

Per configurare un budget, iniziare facendo clic sulla voce "Budget" nel menu principale. Nell’angolo in alto a destra della visualizzazione, si trova il pulsante "Add", che offre due opzioni: Aggiungi un "Budget" o Aggiungi un "Budget group".

Se si seleziona l’opzione Gruppo di budget, verrà visualizzato un modale in cui è possibile inserire il nome del gruppo di budget. Una volta salvato, il nuovo gruppo di budget apparirà nella visualizzazione principale del budget, elencato dopo tutti i budget non raggruppati.

Dopo aver creato un gruppo di budget, è possibile aggiungere budget ad esso in due modi:

Creare un nuovo budget all’interno del gruppo: fare clic sul pulsante "Add new budget" situato vicino al gruppo di budget. Si aprirà un modale che consente di configurare il nuovo budget.
Allegare un budget esistente al gruppo: aprire il budget specifico facendo clic sul suo riquadro, quindi selezionare "Edit budget" nell’angolo in alto a destra della pagina. Nel modale visualizzato, scegliere il gruppo di budget desiderato dal menu a discesa e salvare le modifiche. Inoltre, è possibile rinominare un gruppo di budget o eliminarlo completamente utilizzando i pulsanti corrispondenti forniti nell’interfaccia.

Se si seleziona l’opzione Budget dopo aver fatto clic sul pulsante "Add", il modale si aprirà con i seguenti campi:

"Name";
Categoria di budget [opzionale];
"Budget type": Comune (tutti i partecipanti utilizzano un unico pool di budget comune), Individuale (ogni partecipante ha il proprio pool di budget che utilizza in modo indipendente).

Dopo aver fatto clic sul pulsante "Save", si verrà reindirizzati a questa pagina del budget. Per il tipo di budget Comune sono presenti 2 schede: "Budget summary" e "Costs". La scheda "Budget summary" è divisa in due sezioni: un grafico e un elenco dettagliato dei costi con un diagramma circolare che rappresenterà visivamente tutti i costi, mostrando l’importo totale utilizzato nel budget. In questa visualizzazione, è possibile pianificare e gestire il budget facendo clic sul pulsante dedicato "Plan your budget".

Pianificazione del budget

La pianificazione del budget in Flowtly è mensile e senza data di scadenza. Si sceglie un anno, si seleziona un mese di inizio se lo si desidera, e si imposta l’importo per qualsiasi mese. Non c’è una data di fine: i valori e le regole continuano nei mesi e anni futuri finché non vengono modificati. La pianificazione non è obbligatoria per utilizzare i budget.

Il pianificatore mostra un anno alla volta per comodità. Utilizzare il selettore dell’anno per cambiare la visualizzazione; questo non limita il periodo del budget. Fare clic su qualsiasi barra del mese per aprire l’editor del mese. Il "Budget total" in alto a destra riflette la somma per l’anno attualmente visibile, e il salvataggio aggiorna immediatamente il grafico. È possibile tornare in qualsiasi momento e regolare nuovamente i mesi.

Nell’editor del mese si inserisce un "Base amount" per quel mese. Se il mese precedente ha già un valore, questo appare come predefinito. Opzionalmente è possibile applicare una Crescita esponenziale (%) per comporre un aumento percentuale mese per mese da questo punto in avanti, una Crescita lineare (valuta) per aggiungere un importo fisso ogni mese, oppure una Crescita unitaria (valuta) quando il budget dipende da unità. Lasciare vuoti i campi di crescita mantiene lo stesso valore per i mesi successivi.

Quando si imposta un importo base o una regola di crescita in un mese, esso diventa il punto di partenza per tutti i mesi successivi e si estende automaticamente agli anni futuri. La modifica di qualsiasi mese successivo stabilisce un nuovo punto di partenza da quel momento in poi. La cancellazione dei campi di crescita in un mese successivo interrompe gli aumenti automatici da quel punto; i valori esistenti rimangono come impostati. I mesi precedenti al mese di inizio scelto possono rimanere a zero se non sono necessari.

Salvare le modifiche e navigare tra gli anni per esaminare come le regole correnti si estendono nel futuro.

È importante notare che la pianificazione del budget non è obbligatoria per iniziare a utilizzarlo. È possibile allegare direttamente costi o fatture a un budget, anche se non è stato pianificato o configurato. In questi casi:

Il sistema visualizzerà automaticamente il Riepilogo budget in una configurazione mensile per impostazione predefinita.
Verrà visualizzata anche la tabella dei costi, che fornisce una panoramica dei costi e delle fatture allegati.

Questa flessibilità consente di iniziare a monitorare l’attività finanziaria immediatamente, anche prima di completare il processo di configurazione del budget.

La scheda Costi visualizza una tabella che riepiloga tutte le transazioni associate al budget, organizzate per mese. Ogni riga rappresenta una transazione, mostrando il costo per ciascun mese nell’arco di tempo selezionato. I costi sono visualizzati nella valuta pertinente, con celle vuote che indicano l’assenza di spese per quel mese. Questa visualizzazione strutturata aiuta ad analizzare i modelli di spesa e a gestire i budget in modo efficace.

Righe convertite nel dettaglio del mese. Il dettaglio del mese del Riepilogo budget elenca le righe di entrate e costi che stanno dietro a un mese. Una riga convertita da un'altra valuta nella valuta del budget mostra il tasso di cambio e la data di quel tasso, ad esempio Rate 4,9712 EUR/PLN, 2026-09-30, scritti nel formato numerico della tua organizzazione. Una riga convertita al tasso proprio di una fattura mostra il tasso senza data. Le righe che non hanno richiesto conversione non mostrano né l'uno né l'altra. Passando il puntatore sull'importo di una riga convertita, o raggiungendolo con la tastiera, si vede la conversione completa: l'importo e la valuta originali, ogni tasso con la sua data e l'importo convertito. Le somme per valuta sotto "Converted from", sotto il totale di un dettaglio, mostrano lo stesso al passaggio del puntatore o con il focus da tastiera: l'importo originale in quella valuta, ogni tasso usato con la sua data e la somma convertita. Una valuta convertita con più tassi li elenca tutti. L'importo "Other lines" non ha richiesto conversione e non ne mostra alcuna. Il totale stesso e le cifre principali del mese mescolano valute e tassi, quindi non mostrano una conversione; le somme "Converted from" ne sono la spiegazione.

Dati della fattura nel dettaglio del mese. Una riga di costo che deriva da una fattura mostra, quando il documento li ha, il numero di fattura e il numero KSeF sotto il nome del documento e il totale netto della fattura accanto all'importo. Il totale netto descrive l'intero documento, così come è stato registrato; non viene sommato al totale del mese, che conta solo l'importo della riga. Come vengono scelti i tassi è spiegato in Valute e tassi di cambio.

Importi pianificati nel dettaglio del mese. Facendo clic su un importo pianificato, nel piano per mese o nel dettaglio di un mese, si elencano le righe che lo compongono per progetto: un'intestazione per progetto, con le righe senza progetto per ultime. Una riga che deriva da un contratto riporta un chip Contract, il nome del contratto e la sua data, che indica Due e la data solo quando il piano di pagamento ne indica una. Una riga di questo tipo riporta anche un'icona del contratto, Open contract, che apre il contratto da cui deriva l'importo pianificato; viene mostrata solo dove i tuoi permessi consentono di aprire i contratti. Ogni altra riga pianificata riporta un chip Plan line e indica "Planned in the budget". Ogni riga conserva il proprio importo. L'ultima riga indica "Total, equals the planned figure", oppure "Listed items do not add up to the figure" quando le righe e l'importo differiscono. Un importo di entrata pianificato elenca righe di entrata.

Il piano dietro un mese. In un budget in modalità "Planning", il dettaglio di un mese ha una sezione "Where does the plan come from" che elenca le righe che compongono il piano del mese. Costi ed entrate sono elencati separatamente, ciascuno solo quando quel lato ha un piano superiore a zero, e la sezione è nascosta quando non è pianificato nulla. Le righe si leggono come in Importi pianificati nel dettaglio del mese: per progetto, ogni contratto o riga del piano con il suo importo ed eventuale conversione di valuta, e un'ultima riga che conferma che sono pari all'importo pianificato o dice che non lo sono. Una frase sopra indica come viene collocato il piano: ogni importo pianificato conta nel mese della data di pagamento del suo contratto, o nel periodo inserito per un piano manuale. Ogni riga del piano è elencata una sola volta nel dettaglio: dove viene mostrata questa sezione, prende il posto dell'elenco del piano proprio del dettaglio. Quando hai aperto il mese facendo clic sulla sua cifra pianificata, la sezione viene per prima ed è già aperta. Un mese senza piano sul lato su cui hai fatto clic mantiene invece l'elenco del piano e il suo stato vuoto.

Per il tipo di budget Individuale, è disponibile una scheda Partecipanti aggiuntiva insieme alle schede Riepilogo budget e Costi. Questa scheda consente agli utenti di gestire e visualizzare le persone o le entità associate al budget specifico. I partecipanti possono essere aggiunti o rimossi secondo necessità, garantendo una chiara visibilità di chi è coinvolto nell’allocazione e nella gestione del budget.

Cosa include il budget

Un passaggio della finestra di dialogo del budget, "What should the budget include?", è dove si selezionano i tipi di costi e ricavi che un budget monitora — progetti, contratti con piani di pagamento, costi di stipendi e personale, ricavi da ore registrate e fatture con tag. Per "Projects" e "Contracts with payment schedules" si sceglie anche come il budget decide quali di essi gli appartengono.

Progetti

"Selected projects" — il budget include i progetti scelti, e solo quelli.
"All projects" — il budget include ogni progetto non archiviato. I progetti archiviati sono esclusi, e un progetto che viene archiviato esce dal budget. Con questa opzione è inoltre possibile elencare progetti da escludere, e il budget include allora tutto tranne quelli elencati.

Una didascalia sotto il selettore indica quale delle due regole verrà salvata con il budget, in modo che sia sempre visibile se vengono applicate esclusioni.

Contratti

"Selected contracts" — il budget include i contratti scelti, e solo quelli.
"All contracts" — il budget include ogni contratto.
"All from related projects" — il budget include ogni contratto collegato a un progetto incluso in questo budget. Ampliare o restringere il lato progetti amplia o restringe con esso il lato contratti.

"Tutti" è una regola, non un elenco

La differenza conta soprattutto per ciò che non esiste ancora.

Progetti selezionati e Contratti selezionati salvano un elenco fisso. Un progetto o un contratto creato in seguito resta escluso dal budget finché qualcuno non apre il budget e lo aggiunge, e nulla sullo schermo lo segnala — i numeri sono semplicemente inferiori al quadro completo.

Le opzioni Tutti salvano invece una regola, applicata ogni volta che il budget viene letto. Un progetto creato il mese successivo rientra in un budget con Tutti i progetti senza che nessuno debba riaprire il budget, e un contratto collegato in seguito a un progetto incluso nel budget rientra in un budget con Tutti dai progetti correlati allo stesso modo.

Le esclusioni funzionano allo stesso modo. Escludere un progetto da Tutti i progetti salva la regola "tutto tranne quel progetto" anziché un elenco di ciò che esisteva in quel momento, cosicché i progetti creati in seguito restano inclusi e l'esclusione continua a valere.

Modificare un budget esistente

Aprire un budget per modificarlo mostra quale opzione utilizza e la mantiene. Un budget costruito a partire da un elenco scelto manualmente mantiene quell'elenco e quel comportamento finché qualcuno non lo modifica.

Passare a una delle opzioni "All" lascia l'elenco scelto manualmente al suo posto invece di scartarlo, cosicché tornare indietro ripristina i progetti o i contratti scelti in precedenza invece di costringere a sceglierli di nuovo.

Se si salva mentre la copertura del budget è ancora in fase di caricamento, la finestra di dialogo chiede di riprovare tra un momento anziché salvare. Salvare troppo presto potrebbe eliminare esclusioni che il budget deve mantenere e ampliarlo senza che ciò sia evidente.

I passaggi già completati sono raggiungibili dall'indicatore dei passaggi della finestra di dialogo, e da lì si torna al riepilogo. Nel riepilogo ogni riga ha un proprio pulsante di modifica, che apre il passaggio di quella riga.

La riga Period del riepilogo mostra le date del budget. Un budget senza date fisse mostra invece l'anno corrente, per esempio "Current year, 2026 (no fixed dates)", perché Flowtly legge un budget di questo tipo dal 1° gennaio dell'anno corrente a oggi. L'etichetta è solo di lettura: salvare la finestra di dialogo non assegna alcuna data al budget.

Esempi di utilizzo

Gestire le spese dipartimentali mensili ricorrenti con crescita prevista.
Monitorare i budget individuali dei progetti per diversi team o clienti.
Allocare e monitorare i limiti di spesa personali per più partecipanti all’interno di un budget più ampio.
Configurare piani di spesa flessibili che si adattano in base a unità o incrementi fissi.
Mantenere un budget aziendale che includa ogni progetto non archiviato, compresi quelli avviati dopo la creazione del budget.
Monitorare la spesa di un reparto su tutti i progetti tranne i due gestiti per un centro di costo diverso.