Chi detiene una risorsa

Due elenchi rispondono alla domanda su chi ha cosa. La scheda Asset contiene l'inventario di tutte le risorse della tua organizzazione e indica chi detiene ciascuna di esse in quel momento. La scheda Prenotazioni elenca le prenotazioni che ti appartengono, con il periodo coperto da ciascuna.

Lettura della colonna del detentore

Ogni riga nella scheda Asset indica la persona o il progetto che detiene attualmente la risorsa, accanto a un'iniziale colorata che mantiene lo stesso colore per lo stesso detentore in tutte le righe. Il nome viene mostrato indipendentemente dall'origine dell'assegnazione — che si tratti di una prenotazione fatta dalla persona stessa o di un'assegnazione effettuata da un responsabile per suo conto.

Una risorsa che nessuno detiene viene visualizzata come Libera.

Risorse che non possono essere prenotate

Una risorsa può essere chiusa alle prenotazioni, il che la mantiene fuori dalle viste di prenotazione in modo che i dipendenti non possano prenotarla. Queste risorse sono etichettate come Non prenotabile, e la posizione di questa etichetta dipende dal fatto che qualcuno detenga la risorsa:

Una risorsa libera mostra Non prenotabile da sola.
Una risorsa detenuta mostra prima il nome del detentore, con Non prenotabile sotto come testo secondario.

Essere chiusa alle prenotazioni non è la stessa cosa che non essere assegnata. L'attrezzatura emessa a lungo termine — un laptop consegnato a un dipendente, un veicolo assegnato a una sede — viene spesso deliberatamente tenuta fuori dalle schermate di prenotazione pur appartenendo ancora a qualcuno. La scheda Asset indica comunque quella persona, in modo che l'inventario rimanga leggibile come registro di chi ha cosa.

Se una grande parte delle tue risorse detenute è contrassegnata come Non prenotabile, vale la pena confermare che sia deliberato piuttosto che un residuo del modo in cui sono state importate.

Essere chiusa alle prenotazioni non è sempre permanente. Quando un progetto viene chiuso e le sue prenotazioni vengono liberate, un posto auto o un'unità ufficio la cui prenotazione era ancora in corso torna prenotabile da sola. Le altre risorse restano chiuse alle prenotazioni finché qualcuno non le riapre.

Numeri di serie

Quando un'organizzazione possiede più unità dello stesso modello, il nome della risorsa da solo non dice quale unità fisica copre una prenotazione. Lo fa il numero di serie, visualizzato come didascalia sotto il nome della risorsa con l'etichetta Numero di serie. Appare nelle righe desktop e nelle schede mobile dell'elenco Prenotazioni, e nei dettagli della prenotazione.

I numeri di serie sono un'opzione a livello di organizzazione e sono nascosti per impostazione predefinita. Un utente con il ruolo responsabile delle proprietà li attiva in Impostazioni → Avanzate → Impostazioni degli asset; vedere Impostazioni degli asset. L'opzione governa tutte le viste di prenotazione contemporaneamente, quindi i numeri di serie vengono mostrati ovunque o da nessuna parte.

Prenotazioni senza data di fine

Alcune risorse vengono assegnate senza data di fine — una scrivania permanente o un laptop emesso per tutto il tempo di cui qualcuno ha bisogno. La colonna Prenotazione fino al mostra il simbolo di infinito per queste invece di una data, perché non c'è una data di fine da visualizzare.

Una prenotazione aperta non scade. Rimane nell'elenco Prenotazioni, e la risorsa continua a nominare il suo detentore nella scheda Asset, finché l'assegnazione è in vigore, indipendentemente da quanto tempo fa sia iniziata. La risorsa viene liberata quando la prenotazione viene annullata, quando la risorsa viene riassegnata o quando alla prenotazione viene data una data di fine.

Anche a un'assegnazione permanente si può dare una data di fine — ad esempio quando un progetto viene chiuso e le sue prenotazioni vengono liberate. Da quel momento non è più aperta: Prenotazione fino al mostra quella data invece del simbolo di infinito e, una volta trascorsa la data, la prenotazione esce dal filtro Attive, compare tra le Scadute e non può più essere annullata.

Quando l'elenco è solo una parte

Entrambe le schede leggono le prenotazioni della tua organizzazione in una sola richiesta, e quella richiesta viene tagliata oltre le 2000 prenotazioni. Dove è stata tagliata, sopra l'elenco compare un avviso — Showing part of this list ("Viene mostrata solo una parte dell'elenco", non ancora tradotto nell'app) — seguito da quante righe non sono mostrate oppure, quando quel numero non può essere stabilito, dal fatto che esistono più righe di quante se ne possano caricare qui.

L'avviso esiste perché un elenco tagliato e uno completo hanno esattamente lo stesso aspetto. Compare nella scheda Asset e nella scheda Prenotazioni, sia nella vista di tutta l'organizzazione sia nelle tue prenotazioni. Finché è visibile, considera incompleto ogni conteggio sullo schermo — compreso chi sembra non detenere nulla — e restringi la vista per ricerca, categoria, stato o data finché non scompare.

Un'organizzazione con meno di 2000 prenotazioni non lo vede mai.

Casi d'uso

Tracciare un dispositivo: Controllare nella scheda Asset chi detiene un laptop specifico prima di acquistare un sostituto.
Verificare le attrezzature a lungo termine: Rivedere le risorse detenute ma chiuse alle prenotazioni e confermare che ognuna sia registrata con la persona giusta.
Distinguere unità identiche: Leggere il numero di serie sotto il nome della risorsa per confermare quale tra più docking station identiche è prenotata per te.
Confermare un'assegnazione permanente: Vedere il simbolo di infinito nella colonna Prenotazione fino al e sapere che la scrivania non scomparirà dall'elenco.