Piano dei tag per iniziare
Un team che comincia a codificare le fatture senza un elenco condiviso di tag si ritrova presto con tre nomi per la stessa cosa. Questa pagina offre a un'azienda di servizi un primo insieme già pronto di gruppi di tag e tag, in un'unica tabella, così tutti partono dalla stessa base. Rinomina i tag in base alla tua attività ed elimina le righe che non ti servono. Perché i gruppi sono divisi in questo modo è spiegato in Scegliere i tag per il budget.
Tre regole da concordare per prime
- Ogni fattura riceve almeno un tag. Crea una categoria di tagging per ogni gruppo di tag in "Tagging categories" e attiva "Required" per Tipo di costo. Una fattura con un campo obbligatorio vuoto viene contrassegnata come incompleta, cosa che non impedisce mai di salvare, quindi nessuno viene bloccato se mette da parte una fattura prima di codificarla. Una categoria di tagging è un campo delle fatture di costo, quindi segnala solo quelle. Una fattura di vendita si controlla tramite la riga "Untagged" della scomposizione Clienti.
- Un tag di progetto viene collegato al suo progetto una sola volta. Quando crei il tag, imposta "Linked project" su di esso. Da quel momento, su una fattura di acquisto, scegliere il progetto compila il tag e scegliere il tag compila il progetto, così nessuno deve ricordare quale vada con quale. Mantieni un solo tag per progetto: se due tag indicano lo stesso progetto, scegliere quel progetto non compila nessuno dei due.
- Le categorie del tuo commercialista entrano come secondo gruppo. Chiedi al commercialista l'elenco delle categorie di costo con cui registra, e crealo come gruppo di tag separato accanto a Tipo di costo. La tua scomposizione e quella del commercialista restano così distinte, e un documento conta per intero in ciascuna. Se esporti al commercialista, compila "Accounting code" su ciascuno di quei tag.
Il piano
| Gruppo di tag | Tag | Cosa ci va | Fattura di esempio | Progetto o budget |
|---|---|---|---|---|
| Tipo di costo | Commissioni bancarie | Spese di conto, commissioni sulle carte e costi dei bonifici | La commissione mensile di tenuta conto della banca, spesso un pagamento senza fattura | Solo scomposizione |
| Tipo di costo | Ufficio | Affitto, utenze, pulizie e materiale d'ufficio | La fattura mensile dell'affitto dell'ufficio | Solo scomposizione |
| Tipo di costo | Software e abbonamenti | Strumenti e servizi usati da tutta l'azienda | La fattura mensile del tuo software di contabilità | Solo scomposizione |
| Tipo di costo | Imposte | I pagamenti di imposte che il tuo commercialista conta come costi | Un pagamento dell'imposta sul reddito all'ufficio delle imposte, un pagamento senza fattura | Solo scomposizione |
| Tipo di costo | Marketing proprio | Pubblicità, eventi e materiali che promuovono la tua azienda | Una fattura per annunci online dei tuoi servizi | Budget: un budget Marketing che include le fatture con questo tag |
| Clienti | Un tag per cliente, come Cliente A | Ogni fattura di vendita emessa al cliente e i costi acquistati solo per quel cliente | La fattura mensile del canone al Cliente A | Solo scomposizione |
| Progetti | Un tag per progetto, come Sito web del Cliente A | I costi e i ricavi di un singolo lavoro per un cliente | La fattura di un freelance per la realizzazione del sito web del Cliente A | Progetto: imposta "Linked project" sul tag |
| Rifatturazione | Da rifatturare | Costi che anticipi e poi fatturi a un cliente | La fattura di un hotel per una trasferta fatta per il Cliente B, da addebitare al Cliente B | Solo scomposizione; assegna anche il tag del cliente e quello del progetto |
| Categorie contabili | Un tag per ogni categoria con cui registra il tuo commercialista, come Affitto | Gli stessi costi di Tipo di costo, suddivisi come li suddivide il tuo commercialista | La fattura dell'affitto dell'ufficio, con tag Affitto qui e Ufficio in Tipo di costo | Solo scomposizione; compila "Accounting code" |
| Nessuno | Nessun tag | Trasferimenti tra i tuoi conti | Spostare denaro dal conto principale al conto IVA | Nessuno dei due |
Per caricare il piano in un solo passaggio, inseriscilo in un foglio di calcolo con una riga per tag e le colonne group, tag e description, e usa "Import" in "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups". Lascia fuori l'ultima riga, che non è un tag, e sostituisci ogni riga Un tag per … con i tuoi clienti, progetti e categorie reali. Metti il testo di Cosa ci va in description: diventa la "Description" del tag, che viene mostrata a chi sceglie il tag. Se il nome di un tag non contiene lettere latine né cifre, aggiungi una colonna label con un'etichetta breve per esso: senza di essa, la riga viene segnalata e nulla del file può essere applicato finché non la correggi. L'importazione mostra cosa cambierebbe prima di salvare qualsiasi cosa. Un'importazione non elimina mai nulla, quindi i tag che hai già restano com'erano.
Cosa significa l'ultima colonna
- Solo scomposizione. Il tag è una riga nella vista "P&L by tags" di ogni budget in cui il documento conta, una volta scelto il suo gruppo di tag. Un documento senza alcun tag di quel gruppo finisce nella riga "Untagged", quindi una riga "Untagged" ampia mostra dove la prima regola non è ancora rispettata.
- Progetto. "Linked project" collega il tag a un solo progetto, come descrive la seconda regola. Il progetto porta il costo in ogni budget che lo comprende.
- Budget. Quando crei il budget Marketing, spunta "Tagged incoming invoices" nel passaggio che chiede cosa include il budget e scegli il tag Marketing proprio. Ogni fattura ricevuta con quel tag conta allora in quel budget. Vedi Configurazione del budget.
Un pagamento senza fattura, come una commissione bancaria o un pagamento di imposte, riceve il tag sul pagamento stesso, nel suo pannello laterale sotto "Transactions".
I trasferimenti tra i tuoi conti non ricevono alcun tag. Non sono un costo. Flowtly riconosce un trasferimento come tuo quando l'altro numero di conto nella descrizione della banca corrisponde a un altro conto bancario che hai aggiunto in Flowtly, e non lo segnala come privo di budget. Per una controparte i cui pagamenti non appartengono mai a un budget, contrassegnala come "Budget neutral". Vedi Gestione delle transazioni e Controparti.
Esempi di utilizzo
- Un nuovo office manager e il fondatore concordano la tabella prima che qualcuno codifichi una fattura, e la importano in un solo passaggio.
- Un team che discuteva se il conto di un hotel fosse Trasferte o Cliente B applica i tag Da rifatturare, Cliente B e quello del progetto, e smette di discutere.
- Un commercialista invia l'elenco delle categorie con cui registra, e l'amministratore lo aggiunge come secondo gruppo di tag con un "Accounting code" su ogni tag.
- Un amministratore nota una riga "Untagged" ampia nella scomposizione per Tipo di costo e attiva "Required" per la categoria Tipo di costo.