Scegliere i tag per il budget

Un budget può rispondere solo alle domande per cui sono stati impostati i suoi tag. Questo articolo ti aiuta a decidere quali gruppi di tag e quali tag creare prima di iniziare a fare budget. Offre alternative invece di un unico schema fisso, così puoi scegliere quella più adatta al modo di lavorare della tua organizzazione. Non servono competenze di finanza per seguirlo.

Cosa fa un tag per un budget

Un gruppo di tag risponde a una domanda. La vista "P&L by tags" di un budget scompone ricavi e costi un gruppo di tag alla volta: scegli il gruppo in "Tag group" e ogni tag di quel gruppo diventa una riga. Un gruppo chiamato Clienti risponde a "da quale cliente arriva o a quale cliente va questo denaro?". Un gruppo chiamato Tipo di costo risponde a "che tipo di spesa era?".

Ne derivano tre regole:

Un documento conta per intero in ogni gruppo da cui porta un tag. Una fattura con il tag Cliente A in Clienti e Acquisto media in Tipo di costo compare per intero in entrambe le scomposizioni. I gruppi sono viste separate dello stesso totale, quindi non vanno mai sommati.
All'interno di un gruppo, un documento viene suddiviso tra i suoi tag. Una fattura con due tag cliente viene ripartita tra i due, mai contata due volte, quindi le righe di un gruppo sommano sempre al totale del budget.
Ciò che non ha alcun tag del gruppo finisce nella riga Senza tag. Una riga "Untagged" ampia è il primo segnale che un gruppo non viene usato su ogni documento.

Quando Flowtly cerca il tag di un costo in un gruppo, parte dal punto più specifico e procede verso l'esterno: le righe della fattura, poi la fattura nel suo insieme, poi la transazione bancaria che l'ha pagata, poi la controparte. Non appena una riga di una fattura ha un tag del gruppo, contano solo le righe: una riga senza tag finisce su "Untagged" invece di prendere il tag della fattura. Quindi applicare il tag a un fornitore una sola volta può coprire tutte le sue fatture, e applicare il tag a una fattura o alle sue righe lo sovrascrive. I ricavi partono dalle righe della fattura di vendita, poi dalla fattura nel suo insieme. Una fattura di vendita non pagata senza tag del gruppo conta come "Untagged", qualunque tag abbia la controparte, quindi applica il tag alle fatture di vendita stesse.

Come vengono calcolate e lette le cifre è spiegato in Budget P&L e previsione.

Le tre domande da cui partono la maggior parte delle organizzazioni

La maggior parte delle organizzazioni ha bisogno di tre gruppi di tag: per chi è il lavoro, di quale lavoro si tratta e di che tipo di denaro si tratta. Ciascuno può essere impostato in più modi sensati.

Clienti

Crea un gruppo di tag, per esempio Clienti, con un tag per ogni cliente. Poi scegli fino a dove spingerti:

Opzione A: ricavi per cliente. Applica il tag solo alle fatture di vendita. La scomposizione mostra quanto porta ogni cliente. È l'impostazione più leggera e un buon punto di partenza.
Opzione B: margine per cliente. Applica il tag anche ai costi che sostieni per un cliente, come i media o un freelance che lavora solo su quel cliente. La scomposizione mostra allora ricavi e costi per cliente, e quindi il margine che ciascuno lascia.

Due impostazioni evitano di digitare a mano:

Attiva "Also apply to counterparties" sul gruppo e potrai applicare un tag cliente alla controparte stessa. Il P&L usa quel tag per i documenti di costo della controparte che non portano alcun tag del gruppo. Non raggiunge una fattura di vendita non pagata, quindi dai alle fatture di vendita un loro tag cliente.
Su un fornitore che lavora per un solo cliente, compila "Default invoice tags". I tag vengono aggiunti alle fatture in entrata di quel fornitore quando vengono abbinate, oppure proposti come suggerimenti se la tua organizzazione ha disattivato l'aggiunta automatica. Vedi Controparti.

Flowtly non collega un cliente a un tag al posto tuo. Crea il tag quando acquisisci il cliente.

Progetti

Crea un gruppo come Progetti. Poi scegli:

Opzione A: un tag per progetto. Ideale quando i progetti sono pochi e durano mesi.
Opzione B: un tag per tipo di progetto, come Retainer, Campagna e Una tantum. Ideale quando i progetti sono molti e brevi, e quello che vuoi confrontare è il tipo di lavoro piuttosto che ogni singolo incarico.

Per l'opzione A, imposta "Linked project" su ogni tag. Su una fattura di acquisto, scegliere il tag compila il progetto, e scegliere il progetto compila il tag. Entrambi restano modificabili. Il collegamento si imposta a mano, tag per tag.

Tipo di costo e di ricavo

È la vista gestionale: in cosa è stato speso il denaro e da dove arrivano i ricavi. Alternative:

Opzione A: un breve elenco iniziale. Per un'azienda di servizi, per esempio: acquisto media, freelance e collaboratori, stipendi, strumenti e abbonamenti, ufficio, trasferte e marketing proprio. Per i ricavi, un tag per ogni linea di servizio.
Opzione B: seguire il piano dei conti del tuo commercialista. Usa i nomi dei conti con cui il tuo commercialista già rendiconta, così il budget e la contabilità parlano la stessa lingua. Compila "Accounting code" su ogni tag se esporti i dati al tuo commercialista.
Opzione C: partire da cinque e dividere poi. Inizia con cinque tag generici e dividine uno quando diventa troppo grande per essere spiegato. È più facile dividere un tag che unirne due usati in modo diverso dalle persone.

Se costi e ricavi condividono un gruppo, fai iniziare il nome di ogni tag con ciò che è, come Costi · Ufficio o Ricavi · Retainer, e imposta "Invoice direction" su "Incoming (purchase) invoices only" oppure "Outgoing (sales) invoices only". Ogni fattura propone allora solo i tag adatti.

Categorie di tagging: un campo per domanda

Un gruppo di tag decide come viene scomposto il P&L. Una categoria decide cosa vedono le persone quando registrano una fattura di costo. "Tagging categories", aperte dal fondo di "Settings" → "Finance & Business" → "Invoice tag groups", trasformano uno o più gruppi di tag in un unico campo con etichetta sulla fattura, che propone tutti i tag di quei gruppi.

"Required" segna il campo come da compilare. Un campo obbligatorio vuoto abbassa la completezza della fattura ed evidenzia la sezione, ma non impedisce mai di salvare, quindi una fattura può comunque essere messa da parte prima di essere codificata.
"Several values" disattivato rende il campo a scelta singola. Attivalo quando un costo può dover essere suddiviso su più tag.
L'ordine delle categorie è l'ordine dei campi sulla fattura.

Per una prima impostazione, crea una categoria per gruppo di tag: Cliente, Progetto, Tipo di costo. Attiva "Required" per la categoria del tipo di costo fin dall'inizio: non blocca nulla e mostra a colpo d'occhio quali fatture devono ancora essere codificate. I passaggi sono descritti in Gruppi di tag delle fatture.

Errori da evitare

Annidare tag non correlati come livelli. I livelli non si sommano nel P&L: ogni tag è una riga a sé, qualunque sia il suo livello. Mettere Contabilità sotto Amministrazione sotto un unico gruppo dà quindi righe affiancate, non un totale e le sue parti. Se due cose rispondono a domande diverse, assegna loro gruppi diversi.
Un gruppo per due domande. Un gruppo che contiene sia clienti sia tipi di costo costringe a sceglierne uno solo su ogni fattura oppure divide ogni fattura tra i due tag, e entrambe le scomposizioni risultano sbagliate.
Un gruppo che prende il nome da un team invece che da una domanda. Direzione dice chi possiede l'elenco, non a cosa risponde. Dai al gruppo il nome della domanda, come Tipo di costo, così tutti applicano i tag allo stesso modo.
Saltare le categorie. Senza di esse, chi codifica le fatture deve sapere quali gruppi esistono e sceglierne da ciascuno da solo. Un campo obbligatorio per domanda è più facile da compilare correttamente.

Un esempio pratico

Una piccola agenzia con tre clienti, quattro progetti e una persona che codifica le fatture imposta:

Clienti: Cliente A, Cliente B, Cliente C, con "Also apply to counterparties" attivato, il tag di ogni cliente sulla sua controparte e su ogni fattura di vendita emessa per lui.
Progetti: un tag per progetto, ciascuno con "Linked project" impostato: Retainer Cliente A, Campagna primaverile Cliente B, Sito web Cliente B, Lancio Cliente C.
Tipo di costo e di ricavo: otto tag. Costi · Acquisto media, Costi · Freelance, Costi · Strumenti e abbonamenti, Costi · Ufficio e Costi · Marketing proprio, impostati solo per le fatture in entrata; Ricavi · Retainer, Ricavi · Campagne e Ricavi · Produzione, impostati solo per le fatture in uscita.
Tre categorie: Cliente, Progetto e Tipo di costo, ciascuna su un proprio gruppo, con Tipo di costo obbligatoria.

In "P&L by tags" del budget, scegliendo Clienti in "Tag group" si vedono ricavi e costi per cliente. I costi condivisi come l'affitto dell'ufficio non hanno un tag cliente, quindi compaiono nella riga "Untagged" e l'agenzia vede quanti costi generali non sono addebitati ad alcun cliente. Scegliendo Progetti si vede lo stesso denaro per progetto, e scegliendo Tipo di costo e di ricavo si vede in cosa è stato speso il denaro. Ogni vista somma allo stesso totale del budget.

Esempi di utilizzo

Un office manager che imposta il budget per la prima volta crea tre gruppi di tag, uno per domanda, prima che qualcuno codifichi una fattura.
Un fondatore vuole sapere quali clienti sono redditizi, quindi il team passa dall'applicare il tag alle sole fatture di vendita ad applicarlo anche ai costi sostenuti per ogni cliente.
Un responsabile finanziario riproduce il piano dei conti del commercialista nel gruppo del tipo di costo, così il budget e il report mensile usano gli stessi nomi.
Un amministratore nota una riga "Untagged" ampia nella scomposizione per cliente e attiva "Required" per la categoria Cliente.