Trasferire i tuoi dati in Flowtly

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• I tuoi file di estratto conto MT940 dall'home banking, più le esportazioni di clienti, fatture, contratti o beni dal tuo sistema precedente.
• Il permesso Flowtly per gestire le transazioni e per gestire ogni tipo di record che prevedi di importare.
• Un assistente AI collegato alla tua organizzazione Flowtly tramite MCP.

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   Aggiungi i tuoi conti bancari con i relativi numeri

   Apri Transactions nel menu laterale e clicca su Add account. Nella finestra Create new account compila Account name, Currency e Type, inserisci l'Account number e clicca su Create. Il caricamento degli estratti conto non ha un selettore del conto, quindi aggiungi ogni conto, con il suo Account number, prima di caricarne gli estratti conto. Ripeti per ogni conto in cui vuoi importare lo storico.

   Suggerimenti

   • I conti Regular e VAT richiedono un numero di conto. I conti Cash e Manual no.
   • Currency e Type non possono essere modificati una volta assegnati al conto, quindi controlla entrambi prima di cliccare su Create.

   • Apri Transactions in Flowtly
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   Carica i tuoi estratti conto

   Esporta i tuoi estratti conto dall'home banking in formato MT940. Nella pagina Transactions clicca su Choose file, seleziona uno o più file e clicca su Upload. Flowtly ti indica quante transazioni ha importato e quante erano già presenti nel sistema. L'abbinamento di fornitori e documenti prosegue poi in background.

   Suggerimenti

   • Flowtly accetta file MT940 con estensione .sta, .txt, .mt940 o .940. Un'esportazione CSV, XML o PDF della tua banca non verrà importata.
   • Gli estratti conto sovrapposti sono sicuri. Un movimento che Flowtly ha già non viene aggiunto una seconda volta.
   • Se un file viene rifiutato, apri Accountancy, poi la scheda Bank Statements / MT940, e controlla il motivo in Refused uploads.

   • Apri Bank Statements / MT940 in Flowtly
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   Collega il tuo assistente AI

   Clienti, fatture, contratti e beni vengono importati tramite Flowtly MCP, usando un assistente AI che colleghi alla tua organizzazione. Se non ne hai ancora collegato uno, segui prima il tutorial Business management with Claude. Il collegamento accede con la tua identità, quindi un'importazione può fare solo ciò che i tuoi permessi Flowtly consentono. Prima di importare qualsiasi cosa, chiedi all'assistente a quale organizzazione Flowtly è collegato.

   Suggerimenti

   • Se un'importazione viene rifiutata per mancanza di accesso, chiedi a un amministratore il permesso per gestire quel tipo di record, per esempio clienti o fatture.
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   Importa i tuoi clienti, prima con una prova

   Dai all'assistente l'elenco dei clienti del tuo sistema precedente e chiedigli di importarli con clients_import in modalità di prova (dry run). Una prova non scrive nulla. Riporta, riga per riga, quali clienti verrebbero creati, aggiornati o saltati. Ogni cliente richiede il riferimento usato dal vecchio sistema, un nome, un paese e una valuta. Quando i conteggi sono corretti, chiedi all'assistente di eseguire lo stesso lotto per davvero.

   Suggerimenti

   • I clienti vengono abbinati in base a quel riferimento del vecchio sistema. Eseguire di nuovo lo stesso lotto non cambia nulla, e una chiamata accetta fino a 500 clienti.
   • Una persona di contatto viene creata solo quando la riga ha un'email di contatto. Un identificativo fiscale richiede anche il tipo e il paese.
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   Porta dentro lo storico delle fatture

   Per le fatture di vendita già emesse, chiedi all'assistente di usare invoices_import. Mantiene il numero originale della fattura. Non crea un PDF, non invia email al cliente e non trasmette nulla a KSeF. Per le fatture dei fornitori, dagli il tuo registro acquisti e chiedi incomingInvoices_import. Chiedi prima una prova per entrambi e leggi i conteggi prima che venga scritto qualcosa.

   Suggerimenti

   • Importare un numero di fattura già esistente riporta la fattura esistente invece di crearne una seconda, quindi rieseguire è sicuro quando le importazioni vengono eseguite una dopo l'altra.
   • In Polonia, con KSeF collegato, un amministratore può anche attivare Fetch sales invoices from KSeF nelle impostazioni di fatturazione e scegliere il mese in Fetch from.

   • Apri le impostazioni di fatturazione in Flowtly
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   Aggiungi contratti e beni, poi verifica il risultato

   Chiedi all'assistente di importare i tuoi contratti con contracts_import. Vengono abbinati in base al numero di contratto e possono fare riferimento ai clienti importati nel passaggio 4. Se gestisci immobili o attrezzature, importali con assets_import. Vengono abbinati in base al codice del bene. Poi apri Clients e Invoices in Flowtly e controlla a campione alcuni record rispetto al tuo vecchio sistema.

   Suggerimenti

   • Un lotto di contratti che riporta due volte lo stesso numero di contratto viene rifiutato per intero, quindi correggi prima i duplicati nei dati di origine.
   • Esegui ogni lotto come prova prima di scrivere. Una chiamata accetta fino a 500 contratti o 1000 beni.

   • Apri Clients in Flowtly