Il software che i tuoi clienti già usano — e tu ottieni dati puliti

Contratti I Contratti in Flowtly definiscono i termini finanziari dei tuoi impegni, collegando un budget a un insieme strutturato di righe del piano di pagamento. Ogni contratto specifica le scadenze dei pagamenti, gli importi e la direzione (fattura fornitore o fatturazione cliente), offrendoti piena visibilità sui flussi di cassa impegnati. Concetti chiave Righe del piano di pagamento — singole voci che definiscono importo, data di scadenza e direzione del pagamento (fornitore o cliente) Collegamento al budget — un contratto è sempre associato a un budget, che funge da involucro finanziario per l'impegno Direzione — i contratti con fornitori tracciano i costi che devi; i contratti con clienti tracciano i ricavi che ti aspetti di ricevere Generazione di pianificazione ricorrente — i contratti possono generare automaticamente righe di pagamento ricorrenti in base a un intervallo definito Allegati documentali — allega file di contratto firmati, modifiche o documenti di supporto direttamente al record del contratto Termini di pagamento — quanto tempo ha la controparte per pagare, da quale data decorre il termine e se il pagamento è dovuto in anticipo o in ritardo Lettura automatica — carica un contratto firmato e Flowtly ne ricava le parti, le date, i termini di pagamento e i prezzi. Se una nuova esecuzione potrebbe aiutare, puoi rieseguire la lettura dai documenti del contratto — ad esempio dopo aver corretto una scansione Completezza — un contratto viene verificato per i dati di cui la pianificazione ha bisogno, e un contratto che non ne avrà mai uno può dichiararlo; vedi Controlli di completezza dei contratti Caricare più contratti insieme — trascina un intero lotto di contratti firmati: il caricamento mostra l’avanzamento di ogni file ("3 of 20 uploaded") e poi il suo stato, e resti sull’elenco dei contratti nel frattempo. Ogni caricamento attende in Awaiting sorting con il suo stato — in lettura, pronto per la verifica o non leggibile, con il motivo e una via d’uscita: Re-extract quando una seconda lettura può aiutare, Upload again quando il file stesso è danneggiato o illeggibile. La verifica di un file si apre quando lo selezioni Tariffe e valore totale — alcuni contratti non indicano alcun valore totale. Una locazione a prezzo per m² indica una tariffa, una superficie e una durata, e la somma non è scritta da nessuna parte. Flowtly registra la tariffa esattamente come la riporta il contratto e lascia il totale vuoto anziché inventare una cifra; inserisci la durata e proporrà un totale calcolato che puoi accettare Regole di lettura specifiche dell'organizzazione — per alcune organizzazioni, il team Flowtly configura regole che cambiano il modo in cui viene letto un determinato tipo di contratto: in quale direzione viene registrato, un'istruzione in testo libero per un accordo insolito (ad esempio, una locazione stipulata con un responsabile dello sviluppo immobiliare, in cui solo il contributo per i lavori di allestimento è un costo per l'organizzazione, non il canone), e quali parametri del contratto compilare insieme ad esso. Quando una regola corrisponde, la schermata di revisione mostra quale è stata applicata e i parametri che ha letto. Una locazione il cui importo richiesto non viene trovato viene registrata come costo senza importo né piano di pagamento e con il contrassegno da verificare , invece di una cifra indovinata Termini di pagamento Un contratto indica tre elementi riguardanti la scadenza delle sue fatture, e Flowtly li conserva separatamente invece di comprimerli in un unico numero: Scadenza di pagamento (giorni) — il numero di giorni consentiti. Calcolato da — la data da cui decorre il termine: Consegna della fattura , Emissione della fattura , Inizio del periodo o Un evento . Consegna ed emissione sono tenute deliberatamente distinte, perché sono date genuinamente diverse e molti contratti vincolano il termine alla prima. Pagamento — se l'importo è dovuto in anticipo o in ritardo. Una scadenza vuota significa che il contratto tace sull'argomento. È un'affermazione diversa da una scadenza di zero giorni, e diversa ancora da un pagamento in ritardo — quindi i campi vengono lasciati vuoti piuttosto che ricevere valori predefiniti, e l'apertura di un contratto non inserisce mai una condizione che il documento non contiene effettivamente. Questi campi compaiono sia nel contratto stesso che nella schermata dove viene esaminato un contratto caricato, in modo che i termini letti dal documento possano essere verificati e corretti nello stesso posto in cui sono stati trovati. Documenti del contratto I file di contratto e di allegato vengono allegati al record del contratto e vi sono elencati. Un documento può essere visualizzato in anteprima sul posto — il file si apre in un visualizzatore senza lasciare il contratto — il che di solito è sufficiente per confermare ciò che è stato firmato. Qualsiasi cosa il visualizzatore non riesca a rendere viene offerta come download. Un'azione separata Scarica rimane accanto all'anteprima, perché ottenere il file firmato da Flowtly e leggerlo sono compiti diversi. Quando la lettura automatica fallisce Una lettura che non riesce indica quale tipo di errore si è verificato, anziché segnalare un generico insuccesso, e Rileggi viene proposto solo dove una nuova esecuzione può davvero aiutare: Il documento non è stato leggibile — di solito una foto o una scansione di scarsa qualità. Rileggere lo stesso file non produrrà un risultato diverso: rifiutalo e carica un PDF più nitido. Il file non ha contenuto — il caricamento potrebbe essere stato interrotto. Carica nuovamente il documento. La lettura non è potuta essere completata — il problema era da parte di Flowtly e non del tuo file, quindi rileggere di solito funziona. In ogni caso i campi rimangono modificabili mentre il file è in fase di analisi, quindi un contratto può essere completato manualmente e salvato come di consueto invece di attendere una lettura riuscita. La rilettura analizza nuovamente il documento e sovrascrive i campi con ciò che trova, incluse le correzioni apportate nel frattempo, pertanto chiede prima una conferma. Parametri del contratto Alcune organizzazioni hanno configurato un insieme di parametri del contratto per i propri contratti — gli stessi campi tipizzati già usati per budget, progetti e immobili. Quando un documento corrisponde a una regola dell'organizzazione che indica un insieme di parametri, la lettura automatica compila ciò che riesce a trovare (ad esempio le condizioni di canone indicate su una locazione il cui costo per la tua organizzazione è tutt'altra cosa) come informazione di riferimento accanto al contratto. Un parametro già compilato a mano non viene mai sovrascritto da una lettura successiva. Esempi di casi d'uso Fatturazione a tariffa fissa per progetti: Crea un contratto cliente con scadenze di pagamento mensili collegate a un budget di progetto, in modo da sapere sempre cosa è stato fatturato e cosa rimane. Contratto di fidelizzazione con fornitore: Configura un contratto fornitore con righe mensili ricorrenti per una licenza software o un contratto di consulenza continuativo — Flowtly genera le righe e segnala i pagamenti scaduti. Pagamenti a subappaltatori: Collega un contratto fornitore a un budget di progetto per monitorare i costi dei subappaltatori rispetto alla spesa pianificata e assicurarti che nessuna riga superi il tetto del budget. Verificare un termine prima di sollecitare un pagamento: Leggere la scadenza e da quale data viene calcolata direttamente sul contratto, invece di riaprire il documento firmato per trovare la clausola. Confermare ciò che è stato firmato: Visualizzare in anteprima il file del contratto allegato sul posto per controllare un dettaglio, senza scaricarlo prima. Pagine correlate Controlli di completezza dei contratti Budget Pagamenti ricorrenti Dashboard finanziaria Controllo dei costi Percorsi dell'app Apri /contracts

Tariffe Tariffe Le tariffe sono una componente fondamentale della fatturazione basata sul tempo in Flowtly. Ogni dipendente può avere una tariffa definita per diversi progetti con la possibilità di estenderla, il che consente al sistema di calcolare e generare accuratamente le fatture in base alle ore registrate e al periodo di validità di ciascuna tariffa. Un dipendente può avere più tariffe per lo stesso progetto, ma le date di queste tariffe non devono sovrapporsi. È possibile aggiungere una nuova tariffa solo per i progetti attivi a cui è stato assegnato un cliente. Le tariffe sono collegate ai progetti con clienti assegnati, garantendo che tutti i costi relativi al progetto siano accuratamente riflessi nei report finanziari. Punti chiave sulle tariffe in Flowtly Le tariffe definiscono il costo orario addebitato a un dipendente su un progetto specifico. Queste tariffe sono essenziali per generare fatture basate sulle ore registrate dai dipendenti. La tariffa può essere impostata per qualsiasi progetto a cui un dipendente è assegnato (ma solo se il progetto è assegnato a un cliente). La valuta della tariffa è determinata dalla valuta impostata per il cliente a cui è collegato il progetto. Le tariffe possono essere aggiunte, estese o modificate per garantire un monitoraggio accurato. Gestione delle tariffe In Flowtly è possibile eseguire tre azioni principali sulle tariffe: Aggiunta di una nuova tariffa Se un dipendente viene aggiunto a un progetto per la prima volta e non ha una tariffa assegnata, seguire questi passaggi: Fare clic sul pulsante "Aggiungi tariffa" . Selezionare il Progetto (appariranno solo i progetti assegnati a un cliente). Fornire la Posizione del dipendente (questa posizione sarà riportata nelle fatture). Inserire la Tariffa oraria (sarà impostata nella valuta del cliente). Selezionare la Data inizio (per impostazione predefinita è precompilata con la data corrente). Selezionare la Data fine (opzionale). Fare clic su "Aggiungi tariffa" per salvare. Modifica di una tariffa esistente Se è necessario aggiornare una tariffa (ad esempio, a causa di un cambio di posizione o dell'estensione della data di fine): Individuare la tariffa sotto il progetto che si desidera modificare. Fare clic su Modifica (icona a matita) accanto alla tariffa. Apportare le modifiche necessarie. Fare clic su "Salva" per confermare le modifiche. I manager possono anche rimuovere le tariffe esistenti facendo clic sul pulsante Cestino presente per ogni tariffa. Nota: Le modifiche alle tariffe esistenti incideranno sui calcoli di fatturazione a partire dalla data di aggiornamento. Estensione della tariffa di un dipendente La funzione Estendi viene utilizzata quando la tariffa di un dipendente cambia in un momento specifico. Invece di sovrascrivere una tariffa esistente, l'estensione consente di tenere traccia delle variazioni storiche della tariffa. Fare clic su Estendi accanto al progetto pertinente. Ruolo e tariffa vengono precompilati con i valori attuali per maggiore visibilità. Aggiustare la Tariffa oraria con quella nuova. La Data inizio è precompilata con la data di domani, ma è modificabile se necessario. Indicare la Data fine se applicabile. Fare clic su Estendi tariffa per applicare la modifica. Nota: L'estensione delle tariffe garantisce ai manager una piena visibilità sulle variazioni delle tariffe nel tempo. La cronologia delle variazioni di tariffa è visibile nel grafico di monitoraggio delle tariffe. Come le tariffe influenzano la fatturazione (se il modulo Fatture è attivo) Flowtly calcola automaticamente gli importi delle fatture in base alle ore registrate e alle tariffe assegnate. Le quantità corrispondono all'esatto tempo registrato La quantità fatturata corrisponde all'esatto tempo registrato sul progetto, non a un valore arrotondato per eccesso o per difetto al quarto d'ora più vicino. 15 ore e 46 minuti di lavoro registrato vengono fatturati come 15.77 ore. Quantità come 7.43 sono quindi normali su una fattura generata dalle ore di progetto e vengono moltiplicate per la tariffa esattamente come mostrato. Ogni giorno registrato deve avere una tariffa che lo copra Una tariffa si applica solo all'interno del proprio intervallo di date, dalla sua Data inizio in poi. Il tempo registrato in un giorno precedente a tale data non è coperto — situazione frequente quando una tariffa viene aggiunta o retrodatata dopo che il lavoro è già stato registrato. Se un dipendente ha una o più tariffe su un progetto ma nessuna copre un giorno registrato, la fattura non viene generata. Estendi una tariffa esistente o aggiungine una nuova in modo che il suo intervallo di date raggiunga il tempo registrato, quindi genera nuovamente la fattura. La vista Gestione monitoraggio tempi segnala queste lacune durante la revisione del tempo registrato. Un progetto in cui il dipendente non ha nessuna tariffa si comporta diversamente: le ore vengono comunque inserite nella fattura, al prezzo di zero. La riga è visibile, in modo da poter essere notata e verificata prima dell'invio della fattura. Nessun giorno può essere coperto da due tariffe Gli intervalli di date delle tariffe di un dipendente su un progetto non devono sovrapporsi. Se due di esse coprono entrambe un giorno registrato, quel tempo ha due prezzi e non c'è modo di scegliere tra di essi — la fattura non viene generata. Il conflitto viene segnalato con la persona, il progetto, la data ed entrambe le tariffe in conflitto e i loro valori, in modo che sia chiaro quale coppia correggere. Assegna alla tariffa precedente una Data fine che cade prima della Data inizio della tariffa successiva — l'azione Estendi esegue questa operazione — oppure rimuovi quella delle due che non si applica, quindi genera nuovamente la fattura. Aggiungere una tariffa senza chiudere quella che sostituisce è il modo più comune in cui appare una sovrapposizione. Quando un dipendente ha una tariffa impostata e del tempo registrato su un progetto specifico, il manager può generare una fattura direttamente dalla pagina del Report ore lavorate nella sezione Progetti. Per ulteriori dettagli, visitare l' articolo sull'Elenco progetti . Esempi di utilizzo Inserimento di un nuovo dipendente per un progetto cliente: Assegnare una tariffa oraria specifica per il ruolo del dipendente nel progetto, per garantire che il suo tempo venga fatturato correttamente fin dal primo giorno. Promozione o cambio di ruolo del dipendente: Aggiornare la tariffa di un dipendente per riflettere le nuove responsabilità o la maggiore esperienza su un progetto in corso, utilizzando la funzione "Estendi tariffa" per mantenere l'accuratezza storica. Proroga del contratto di progetto: Estendere la Data fine di una tariffa esistente quando un progetto viene prolungato, garantendo la continuità della fatturazione in base alle tariffe concordate. Generazione di fatture per i clienti: Fare affidamento su tariffe accuratamente definite e attive per calcolare automaticamente gli importi fatturabili per i servizi resi, in base alle ore registrate sui progetti. Pagine correlate Contabilità Accordi con i dipendenti Percorsi dell'app Visualizza dipendenti

Domande del contabile sulle transazioni Domande del contabile sulle transazioni Invece di rincorrere chiarimenti via e-mail, Flowtly permette al tuo contabile di porre domande direttamente su una specifica transazione bancaria o su un documento di costo in entrata — e ti permette di rispondere nello stesso posto. Ogni scambio resta agganciato al record esatto a cui si riferisce, dandoti una traccia chiara alla chiusura del mese. Come funziona Ogni riga della lista transazioni, e ogni riga di documento di costo in entrata (fattura fornitore), ha un thread di discussione. Sia tu sia il tuo contabile potete aprire il thread e scrivere una domanda. L'altra parte riceve una notifica, risponde nel thread e, una volta chiarita la questione, la domanda viene contrassegnata come risolta. L'intera conversazione resta collegata al record per riferimento futuro. Porre una domanda su una transazione o un documento di costo Vai alla lista Transazioni (per le transazioni bancarie) o alla lista Documenti in entrata (per le fatture fornitore e gli allegati di costo). Individua la riga di cui vuoi discutere. Ogni riga ha un' icona a fumetto sulla destra; se ci sono domande aperte, l'icona mostra un contatore. Fai clic sull'icona a fumetto per aprire il pannello di discussione sul lato destro dello schermo. Scrivi la tua domanda e premi Invia . L'altra parte viene avvisata immediatamente. Il tuo contabile può fare lo stesso dalla sua vista Contabilità — individua la riga, fa clic sull'icona a fumetto e scrive direttamente nel pannello di discussione. Rispondere a una domanda Apri la notifica oppure vai tu stesso al record. Fai clic sull'icona a fumetto sulla riga per aprire il pannello di discussione. Vedrai tutti i messaggi del thread. Scrivi la tua risposta e premi Invia . Non c'è alcun limite al numero di messaggi scambiati in un thread. La casella delle domande Per vedere in una sola volta tutte le domande aperte su tutte le transazioni e i documenti di costo, vai su Contabilità → Domande ( /accountancy/questions ). La casella elenca tutti i thread con domande ancora aperte, raggruppati per record. Così è facile smaltire l'arretrato di chiusura mese senza cercare riga per riga. Il contatore delle domande aperte La voce Contabilità nella barra di navigazione mostra un contatore con il numero di domande aperte. Si aggiorna in tempo reale mentre le domande vengono poste e risolte, così capisci sempre a colpo d'occhio se qualcosa richiede la tua attenzione. Risolvere una domanda Quando una questione è chiusa, apri il pannello di discussione sulla riga interessata e fai clic su Contrassegna come risolta sulla domanda. Le domande risolte sono nascoste dalla casella, ma restano visibili nella cronologia del thread sul record stesso, così la traccia non va mai perduta. Un thread risolto può anche essere riaperto se servono altri chiarimenti. Notifiche Flowtly invia notifiche tramite la categoria Contabilità ogni volta che: Viene posta una nuova domanda su una transazione o un documento di costo che ti riguarda. Qualcuno risponde a un thread in cui stai partecipando. Una domanda su un tuo record viene contrassegnata come risolta. Puoi gestire su quali canali (in app, e-mail, notifica push) ricevere queste notifiche in Impostazioni → Notifiche . Esempi d'uso Chiusura di fine mese: il contabile chiede di una partita IVA mancante su una transazione di costo. Rispondi con i dati del fornitore, lui la contrassegna come risolta e lo scambio resta sulla transazione per il revisore. Domanda su un documento di costo: una fattura fornitore è ripartita su due voci di budget e il contabile ha bisogno di una conferma. Il thread sul documento fissa la decisione, senza una catena di e-mail da ricostruire in seguito. Revisione in blocco: usa la casella delle domande in Contabilità per smaltire tutte le richieste aperte in una sola sessione, invece di aprire i record uno per uno. Percorsi dell'applicazione Apri Finanza

Esportazioni contabili Il modulo Esportazioni contabili di Flowtly consente alle organizzazioni di trasferire dati finanziari e HR dalla piattaforma verso sistemi contabili esterni. Supporta formati di esportazione compatibili con i più diffusi software di contabilità polacchi: Comarch Optima , Symfonia , Wapro (incluso il target Wapro Kaper / Fakir per la Księga Podatkowa) ed enova365 . Ciascun sistema di destinazione utilizza un formato di file dedicato e pronto per l'importazione. Tutti e quattro i formati ERP supportano le esportazioni di fatture e costi . Comarch Optima supporta inoltre i dati relativi a ferie e assenze dei dipendenti , risultando particolarmente utile per le organizzazioni che gestiscono le buste paga tramite Optima. Il processo di esportazione consente agli utenti di selezionare un mese o un intervallo di date specifico e scegliere il tipo di esportazione. Questo garantisce accuratezza e completezza prima che i dati vengano consegnati al team contabile o importati nel software esterno. Importi convertiti Quando una riga esportata è espressa in una valuta diversa da quella dell'organizzazione, l'esportazione la converte al tasso di cambio della data di quella riga. Se una coppia di valute non può essere quotata del tutto, l'esportazione si interrompe con un errore che indica le valute, la data e la riga — anziché consegnare al contabile un file con importi sui quali non ci si può fidare. Consultare Valute e tassi di cambio per sapere quali valute possono essere convertite e come gestire una riga che non può essere convertita. Esempi di utilizzo Esportare le fatture mensili in formato Comarch Optima per l'importazione da parte del team contabile esterno. Generare un'esportazione compatibile con Symfonia dopo la riconciliazione dei costi. Esportare ferie e assenze dei dipendenti tramite l'esportazione Optima per l'elaborazione delle buste paga. Utilizzare l'esportazione Wapro per sincronizzare i dati sui costi con il sistema contabile dell'organizzazione, oppure l'esportazione Wapro Kaper per la contabilità tramite Księga Podatkowa (KPiR + registro IVA). Utilizzare l'esportazione enova365 per importare fatture e costi in un database enova365 tramite "Plik → Importuj zapisy". Esportare estratti conto filtrati per intervallo di date per le revisioni finanziarie trimestrali. Pagine correlate Fatture Controllo costi Dipendenti Gruppi fiscali Dashboard finanziaria Valute e tassi di cambio Percorsi dell'applicazione Apri /accountancy