Ripartire un costo tra i progetti in base a un attributo

Una fattura fornitore deve spesso essere ripartita tra molti progetti — un contratto di vigilanza che copre tutti gli edifici di un sito, una fattura di pulizia che copre tutti gli inquilini di un edificio. Inserire a mano queste quote è lento e si disallinea ogni volta che un inquilino entra o esce.

Flowtly può calcolare le quote al posto vostro a partire dagli attributi: proprietà numeriche che registrate una sola volta sui vostri asset e progetti. La fattura viene poi suddivisa in proporzione a quei numeri e gli importi sommano sempre al totale della fattura.

I due fattori

Una ripartizione è guidata dai valori degli attributi, non da qualcosa memorizzato sulla fattura. Sono disponibili due livelli.

Un attributo sugli asset — registrato su edifici, terreni o altre proprietà. Decide quanta parte del costo sostiene ciascun asset.
Un attributo sui progetti — registrato sui progetti che fatturate (in genere un progetto per inquilino). Decide come la quota dell'asset si divide tra i progetti che vi si trovano.

Un attributo appartiene all'uno o all'altro livello. Lo stesso nome di attributo può esistere due volte, una per gli asset e una per i progetti, quindi controllate quale state modificando prima di digitare un valore. Vedere Due attributi con lo stesso nome più sotto.

Dove si trovano le impostazioni

Le definizioni degli attributi si trovano in Attributi. Ogni definizione ha un nome, un tipo (usate numero) e un'unità mostrata accanto al valore — m2 per le superfici, % per le percentuali.

Il valore su un asset si trova sull'asset stesso, nella scheda Attributi di un edificio o di un terreno in Asset.

Il valore su un progetto si trova sul progetto, nella sua scheda Attributi in Progetti.

Registrare un valore è l'intera configurazione — non esiste una schermata di mappatura separata. Un asset o un progetto senza valore per l'attributo semplicemente non partecipa a quella ripartizione.

Applicare una ripartizione a una fattura

Aprite la fattura fornitore ed espandete Categorizzazione. Sopra l'elenco delle posizioni trovate i pulsanti che compilano la ripartizione al posto vostro:

Compila per <attributo> — una ripartizione piatta tra i progetti, in proporzione a un attributo di progetto.
Compila per cascata di <attributo dell'asset> × <attributo del progetto> — la ripartizione a due fasi descritta più sotto.
Compila per consumo dei contatori — una ripartizione basata sulle letture dei contatori anziché sugli attributi.
Cancella tutto — svuota la ripartizione in modo da poter ricominciare.

Questi pulsanti agiscono sulla ripartizione dell'intera fattura. Una riga che ha una propria ripartizione per progetto la mantiene: le compilazioni per attributo e per cascata ripartiscono solo l'importo netto che le righe lasciano, e Cancella tutto lascia al loro posto le ripartizioni proprie delle righe. Vedi Ripartire una riga di fattura tra più progetti in Allegati alle transazioni.

Premendo un pulsante viene proposto un insieme di posizioni con importi. Nulla viene salvato finché non salvate la fattura, quindi potete premere un altro pulsante, oppure cancellare e riprovare, senza conseguenze.

Come funziona la cascata a due fasi

La cascata risponde a "quale edificio e poi quale inquilino di quell'edificio".

La quota dell'asset è il suo valore di attributo diviso per la somma di quell'attributo su tutti gli asset che lo possiedono.
La quota dell'inquilino all'interno di quell'asset è il valore di attributo del progetto diviso per la somma dello stesso attributo sui progetti prenotati su quell'asset.
Il peso finale è la quota dell'asset moltiplicata per la quota dell'inquilino, e l'importo netto della fattura viene suddiviso secondo questi pesi.

Due dettagli da conoscere, perché spiegano risultati che altrimenti sembrerebbero sbagliati:

Gli inquilini che partecipano sono decisi dalla data di ricezione della fattura. Sono inclusi solo i progetti con una prenotazione dell'asset attiva in quella data. Un inquilino che se n'è andato prima dell'arrivo della fattura non è nella ripartizione, e nemmeno uno che è entrato dopo.
Gli importi sono arrotondati in modo che la ripartizione sia esatta. Gli ultimi grosze vengono assegnati alle frazioni più grandi, così le posizioni sommano sempre all'importo netto della fattura anziché restare un grosz sotto.

Un esempio svolto

Un sito registra Ochrona sui suoi edifici come percentuale:

Edificio	Ochrona
Budynek A	23,98 %
Budynek B	23,42 %
Budynek C	34,60 %
Taneczna 18A	5 %
Taneczna 18C	13 %

Quei cinque valori sommano a 100, quindi la quota di ogni edificio è semplicemente la sua percentuale. Una fattura di vigilanza passata nella cascata assegna a Budynek C il 34,60 % del costo, che viene poi suddiviso tra gli inquilini di Budynek C in proporzione alla loro Powierzchnia in m².

I valori non devono necessariamente sommare a 100. Se sommassero a 200, ogni edificio prenderebbe comunque il proprio valore diviso per 200 — il totale influisce solo sulla leggibilità, non sulla correttezza.

Verificare che una ripartizione sia corretta

Dopo aver premuto un pulsante di cascata o di compilazione, controllate tre cose prima di salvare.

I progetti elencati sono quelli che vi aspettate. Un inquilino mancante significa quasi sempre che il progetto non ha un valore di attributo, oppure che non c'era alcuna prenotazione attiva alla data di ricezione della fattura.
Le percentuali somigliano alle quote che conoscete. Ogni posizione mostra il suo peso in percentuale accanto all'importo.
Il totale corrisponde alla fattura. Il pannello di categorizzazione mostra la somma dell'assegnazione ai progetti; deve indicare 100 % e l'importo netto della fattura.

Un inquilino può anche essere prenotato su un edificio e non sostenere comunque nulla, perché le unità su cui è prenotato non hanno una superficie registrata. Il pannello di lavoro dell'edificio per un attributo a cascata, Come <attributo> viene ripartito tra gli inquilini, lo mostra. Sotto il nome dell'inquilino elenca Unità prenotate senza superficie con i nomi di quelle unità, anche quando manca la superficie solo a una parte delle unità dell'inquilino. Un inquilino rimasto senza alcuna superficie mostra un trattino al posto di una percentuale effettiva; passate il cursore sopra per leggerne il motivo. Registrate la superficie di quelle unità per dare all'inquilino la sua quota.

Una volta salvati, gli stessi valori compaiono su ciascun progetto in Finanze del progetto › Costi correlati, dove ogni riga mostra sia l'importo intero della fattura sia la quota assegnata a quel progetto — il modo più rapido per confermare che un progetto è stato addebitato come intendevate.

Lasciare un cliente fuori da una ripartizione

Non tutti i progetti che una compilazione propone devono sostenere una parte del costo. Un inquilino il cui servizio è fatturato con un contratto separato, un'unità che il fornitore non ha mai servito, un progetto incluso solo perché ha per caso un valore per l'attributo — ognuno di questi casi può richiedere di essere tolto dalla ripartizione a mano.

Usate il controllo di rimozione sulla riga di quel progetto. La riga viene depennata dalla ripartizione anziché cancellata: il progetto resta elencato con un importo di zero e viene contrassegnato come escluso. Quella registrazione è il punto. È ciò che dice alla ripartizione che il progetto è stato lasciato fuori deliberatamente, e premere di nuovo un pulsante di compilazione o di cascata lascia fuori ogni progetto depennato anziché riproporlo.

Dal depennare anziché cancellare derivano due cose.

Le altre righe mantengono gli importi che hanno già. Depennare un cliente non aumenta mai silenziosamente ciò che viene addebitato a qualcun altro. Se la quota depennata deve essere sostenuta dai progetti rimanenti, premete di nuovo il pulsante di compilazione — che ripartisce il costo tra i progetti che partecipano ancora — oppure digitate voi stessi gli importi desiderati sulle righe.
Cancella tutto è un'azione diversa. Svuota completamente la ripartizione dell'intera fattura, compresa la registrazione di quali progetti sono stati depennati, quindi la compilazione successiva propone di nuovo ogni progetto idoneo. Quando volete che un progetto resti fuori, usate il controllo sulla sua riga, non Cancella tutto.

Quando una ripartizione non copre l'intero importo

Una ripartizione salvata le cui posizioni non sommano all'importo netto del documento viene segnalata sul documento nell'elenco degli allegati, con l'etichetta Ripartizione incompleta — nessuna esclusione indicata.

La segnalazione riguarda una differenza non spiegata. Un progetto che avete depennato dalla ripartizione è una spiegazione, quindi una ripartizione che avete lasciato deliberatamente corta in quel modo non viene segnalata. L'etichetta compare dove gli importi sono semplicemente inferiori all'importo netto e nulla nella ripartizione spiega la differenza — il caso in cui parte di una fattura fornitore è finita, senza che nessuno se ne accorgesse, addebitata a nessuno.

Ci sono due modi per risolverlo, e quale sia quello giusto dipende da dove sarebbe dovuto andare il denaro.

L'importo mancante spetta a qualcuno. Aggiungetelo ai progetti che devono sostenerlo, oppure premete un pulsante di compilazione per ripartire di nuovo l'intero importo netto.
L'importo mancante non spetta a nessuno a cui state addebitando. Depennate i progetti che non devono sostenerne alcuna parte, come descritto sopra, in modo che la differenza sia registrata come voluta anziché lasciata inspiegata.

Il controllo si applica a ogni ripartizione salvata, quindi un documento archiviato da tempo può portare l'etichetta tanto quanto uno inserito oggi. È un invito a guardare la ripartizione, non un segno che qualcosa nel documento sia cambiato.

Problemi comuni

Due attributi con lo stesso nome. Nulla impedisce a due definizioni di condividere un nome — una legata agli asset e una ai progetti. Solo una delle due è quella che la vostra ripartizione usa. Se una ripartizione ignora valori che siete sicuri di aver inserito, aprite Attributi e verificate di aver modificato la definizione del livello giusto.

Un inquilino che affitta più unità nello stesso edificio. Un progetto prenotato su più di un asset viene contato una volta, sotto un solo asset, anziché una volta per unità. La sua quota non viene moltiplicata per il numero di unità che affitta.

Inquilini senza valore per l'attributo. Se nessuno dei progetti prenotati su un asset ha un valore, la quota di quell'asset viene divisa in parti uguali tra loro anziché essere scartata. Una divisione in parti uguali dove vi aspettavate una proporzionale è un segno che mancano i valori, non che il costo sia andato perso.

Spazio sfitto. Partecipano solo gli asset e i progetti che hanno un valore, quindi le unità non affittate restano fuori dal calcolo e quelle occupate assorbono tra loro l'intero costo. Se volete che lo sfitto sostenga una propria quota, deve esistere come progetto con un valore di attributo, come ogni altro.