Elaborare le fatture in entrata in Flowtly

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• Le fatture fornitori che vuoi elaborare, ricevute automaticamente o salvate come file che puoi caricare.
• Il mese di competenza di ogni costo, quando il documento non lo chiarisce.

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   Apri Incoming Invoices e aggiungi un documento

   Vai a Finance & Business → Incoming invoices. Se la tua organizzazione ha la Fatturazione elettronica (KSeF) abilitata, le fatture fornitori vengono importate automaticamente dal sistema nazionale di fatturazione elettronica: clicca su Check E-Invoicing in alto a destra per avviare una sincronizzazione immediata. Se la fatturazione elettronica non è configurata, trascina un PDF o un'immagine sull'area di caricamento oppure clicca su Click to upload (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max 3 MB).

   Suggerimenti

   • Contatta il tuo amministratore Flowtly se non vedi il pulsante Check E-Invoicing: la fatturazione elettronica deve essere prima abilitata per la tua organizzazione.
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   Clicca su una fattura per aprire il pannello di revisione

   L'elenco mostra per ogni fattura: nome, stato di completamento (il cerchio di avanzamento), importo, transazione collegata, periodo contabile e data di ricezione. Un cerchio sotto il 100% indica che mancano ancora dati o che ci sono suggerimenti in attesa di revisione; il colore mostra cosa è stato rilevato: rosso per una discrepanza o un'analisi non riuscita, arancione per dati mancanti. Clicca su qualsiasi riga per aprire il pannello di dettaglio. Più in basso nel pannello trovi la sezione Note: scrivi un messaggio che il tuo contabile vedrà insieme alla fattura, o fornisci un contesto che l'AI di Flowtly utilizzerà per i suggerimenti futuri; si salva automaticamente. Prima di esaminare i suggerimenti AI, clicca su Preview (l'icona a occhio) nella parte superiore del pannello per visualizzare il documento originale e verificarne i dettagli.

   Suggerimenti

   • Lavora sulle fatture ordinate per Received date (predefinito) affinché i documenti più vecchi non superino la scadenza mensile.
   • Mantieni la nota contabile breve ma specifica, ad esempio «Spesa di viaggio rimborsabile, visita cliente Q1». L'AI di Flowtly legge anche questa nota per migliorare i suggerimenti futuri per fatture simili.
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   Accetta o correggi il mese di competenza

   Sotto Set related month, Flowtly mostra il mese estratto dalla fattura tramite OCR e la motivazione. Clicca su Accept se il mese è corretto. Clicca su Edit suggestion per scegliere un mese diverso dal selettore di date, poi su Apply. Clicca su Reject per cancellare il suggerimento e impostare il mese manualmente in seguito.

   Suggerimenti

   • Il mese di competenza è il campo più critico: il tuo contabile non accetterà la fattura nella chiusura mensile senza di esso.
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   Accetta o correggi l'importo

   Sotto Set amount, Flowtly mostra il valore lordo, l'importo netto e la valuta estratti dall'OCR. Clicca su Accept se i valori sono corretti, oppure clicca su Edit suggestion per inserire i valori giusti manualmente, poi su Apply. Puoi anche digitare direttamente nei campi Net e Gross nella parte superiore del pannello; ciascuno si salva non appena lo lasci.

   Suggerimenti

   • Se i valori estratti sembrano errati, apri Preview ed esamina attentamente il documento originale prima di accettare.
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   Assegna la controparte

   Sotto Create supplier (o Match supplier se è stata trovata una corrispondenza), Flowtly mostra ciò che ha letto dalla fattura. Se un fornitore corrispondente esiste già nei tuoi archivi, accetta il suggerimento. In caso contrario, clicca su Edit suggestion: puoi scegliere un fornitore esistente dal menu a tendina Choose existing supplier oppure crearne uno nuovo; il modulo è precompilato con nome, paese, codice fiscale e indirizzo estratti dall'OCR. Clicca su Apply per confermare.

   Suggerimenti

   • La creazione di un nuovo fornitore qui lo salva in modo permanente, così le fatture future della stessa azienda vengono abbinate automaticamente.
   • Nel pannello potrebbe apparire anche un suggerimento per il gruppo di costo. Accettalo o assegnalo nello stesso modo: assicura che la fattura sia classificata correttamente per la reportistica.
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   Accetta tutto e conferma il completamento al 100%

   Dopo aver esaminato i singoli suggerimenti, clicca su Accept all in fondo alla sezione Suggestions (il pulsante compare finché c'è più di un suggerimento in attesa) per confermare tutti gli elementi ancora in attesa con un solo clic. Il cerchio di stato diventa verde pieno al 100% e la riga dell'elenco mostra ora l'importo, il periodo contabile e il numero di transazione collegata. La fattura è pronta per il tuo contabile.

   Suggerimenti

   • Se un suggerimento è errato, gestiscilo singolarmente con Edit suggestion o Reject prima di cliccare su Accept all: Accept all conferma tutti i suggerimenti ancora in attesa così come sono.