Mantenere le transazioni ordinate e ben categorizzate

Prima di iniziare

Cosa ti serve

• Un conto bancario collegato a Flowtly, così le sue transazioni arrivano nell'elenco.
• Fatture fornitori già presenti in Flowtly, per poterle abbinare ai pagamenti.
• I budget e i progetti a cui vuoi assegnare i costi.

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   Apri il modulo Transactions

   Vai a Finance & Business → Transactions e apri il conto bancario su cui vuoi lavorare. Il suo elenco raggruppa l'attività bancaria per mese, con il numero di transazione e il nome della controparte a sinistra. La colonna Status mostra un cerchio di avanzamento colorato per ogni voce: verde pieno (100%) significa che tutti i dati richiesti sono presenti; cerchi parziali in arancione o grigio indicano campi mancanti.

   Suggerimenti

   • Le transazioni sono raggruppate per conto bancario. Usa il breadcrumb in alto per passare da un conto all'altro se la tua organizzazione ne ha più di uno.
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   Apri una transazione e imposta i campi obbligatori

   Clicca su qualsiasi riga per aprire il pannello di dettaglio a destra. Il selettore Supplier/Client in alto determina la direzione della transazione: Supplier per pagamenti in uscita, Client per entrate. Due campi sono obbligatori per la chiusura mensile: Counterparty (a chi o da chi è diretto il pagamento) e Related month (il periodo contabile a cui appartiene). Compila entrambi e vengono salvati immediatamente.

   Suggerimenti

   • Il mese correlato non è necessariamente lo stesso della data della transazione: impostalo al periodo che il tuo contabile deve includere per questa spesa.
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   Esamina i suggerimenti AI per i fornitori

   Quando Flowtly rileva un beneficiario senza corrispondenza di controparte esistente, la sezione Suggestions del pannello di dettaglio mostra una scheda «Create supplier». La scheda mostra il nome estratto e la motivazione. Clicca su Accept per creare il fornitore e collegarlo alla transazione in un solo passaggio. Clicca su Edit suggestion per modificare il nome prima della creazione, poi su Apply. Clicca su Reject per ignorare e impostare la controparte manualmente.

   Suggerimenti

   • I fornitori creati dai suggerimenti vengono salvati in modo permanente: le transazioni future dallo stesso beneficiario verranno abbinate automaticamente senza alcun input manuale.
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   Arricchisci la controparte

   Per modificare le impostazioni di una controparte, clicca su Manage counterparty sotto il campo Counterparty per aprire il pannello della controparte. Qui puoi attivare Require attachment per imporre che un documento sia sempre collegato per questo beneficiario, e impostare un Default project in modo che venga suggerito per ogni nuova transazione da quel beneficiario. Clicca su «Enrich via AI» per permettere a Flowtly di recuperare automaticamente i dati aziendali pubblici come il numero IVA, l'indirizzo registrato e i conti bancari.

   Suggerimenti

   • Impostare un progetto predefinito è particolarmente utile per i fornitori ricorrenti come affitti o abbonamenti SaaS: elimina un passaggio manuale ogni mese.
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   Allega una fattura alla transazione

   Usa il pulsante «Attach awaiting files» per collegare una fattura già presente nell'elenco Incoming Invoices di Flowtly: il pannello mostra tutte le fatture non collegate con importo, data di ricezione e controparte, così puoi abbinare quella giusta e cliccare su Attach. Se il documento non è ancora in Flowtly, usa invece «Add attachment» per caricare direttamente dal tuo computer un file PDF, PNG, JPG, JPEG o GIF (max 3 MB).

   Suggerimenti

   • Attach awaiting files è il percorso più rapido: riutilizza un documento già elaborato in Incoming Invoices evitando caricamenti duplicati.
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   Assegna la transazione a un budget

   Clicca su «Assign to budget» nella sezione Budgets del pannello di dettaglio. Seleziona la voce di budget dal menu a tendina, conferma l'importo (pre-compilato con il valore della transazione) e usa il cursore percentuale se vuoi allocare solo una parte. Clicca su Assign. Puoi assegnare la stessa transazione a più voci di budget ripetendo il flusso con «Add another budget».

   Suggerimenti

   • Assegnare a un budget mantiene accurati i report di spesa e ti permette di vedere a colpo d'occhio quanto di ciascuna voce di budget è stato consumato.
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   Allega a un progetto

   Usa la sezione Categorization per collegare la transazione a un progetto per il monitoraggio dei costi. Aggiungi un progetto con il chip «+ project», poi imposta importo o percentuale; aggiungi altri progetti per ripartire il costo. Un chip «Fill by …» distribuisce automaticamente il costo tra i progetti in base ad attributi condivisi. Ogni modifica viene salvata automaticamente. Se la controparte richiede un documento o un documento è già allegato, categorizza il costo su quella fattura.

   Suggerimenti

   • Ripartisci esplicitamente le allocazioni parziali, ad esempio 50% su un progetto fatturabile al cliente e 50% su uno interno, in modo che il tuo team finanziario abbia contesto durante la revisione del P&L del progetto.
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   Registra la ricezione del pagamento sulle transazioni cliente

   Quando arriva un bonifico da un cliente, apri la transazione e passa al selettore Client. La sezione Attachments del pannello di dettaglio mostra un campo «Unpaid or partially paid invoices» con tutte le tue fatture in uscita non ancora completamente pagate. Seleziona la fattura corrispondente dal menu a tendina. Flowtly registra il pagamento su quella fattura e aggiorna automaticamente il suo stato a Paid una volta abbinato l'intero importo della fattura.

   Suggerimenti

   • Se un cliente paga più fatture con un unico bonifico, puoi collegare la transazione a più fatture selezionandole una alla volta: Flowtly tiene traccia del saldo residuo di ciascuna.