Fatture da emettere — Fatture in blocco

Fatture da emettere è l'esecuzione mensile della fatturazione. Per un mese elenca una fattura per cliente, costruita a partire dai progetti di quel cliente, e crea quelle che selezioni. Controlli che cosa conterrebbe ogni fattura, e nulla viene creato prima che tu faccia clic su "Create invoices". Ogni fattura che non può essere emessa dice perché. La creazione delle fatture non invia alcuna e-mail e non invia nulla alla fatturazione elettronica.

Questa esecuzione è separata dalla Fatturazione in blocco dei contratti di locazione, che fattura le locazioni di un parco. Si adatta a un'organizzazione che fattura a partire dalle prenotazioni e ha i prezzi sui propri progetti, compreso il consumo dei contatori: una fattura senza alcuna prenotazione in quel mese viene rifiutata, come descritto in Quando una fattura viene rifiutata.

Quando l'esecuzione è disponibile

L'esecuzione è impostata per organizzazione ed è disattivata per impostazione predefinita, quindi un'organizzazione non la ha finché non viene attivata. Non c'è un interruttore in una pagina delle impostazioni: chiedi la modifica al supporto Flowtly. Si trova in uno di tre stati:

Disattivata. L'elenco delle fatture non offre alcuna voce per l'esecuzione. Aprendo il suo indirizzo compare "The monthly invoice run is not turned on for this organisation."
Solo anteprima. L'elenco delle fatture viene mostrato, ma "Create invoices" non è disponibile e una nota sotto lo indica. Usa questo stato per confrontare l'esecuzione con le fatture che hai già emesso, prima che si possa creare qualcosa da essa.
Attivata. L'elenco viene mostrato e "Create invoices" funziona.

L'esecuzione richiede anche il modulo di fatturazione ed è aperta agli amministratori e agli utenti che gestiscono le fatture. Per loro, finché l'esecuzione non è disattivata, la voce "Invoices to issue" compare nel menu accanto a "Create an invoice" nell'elenco delle fatture, sotto "Add bulk invoices". L'esecuzione è una seconda voce, non una sostituzione: "Add bulk invoices" apre il flusso in blocco, che è il modo in cui le fatture di un mese vengono emesse mentre l'esecuzione è in anteprima.

Quali progetti copre un'esecuzione

I progetti che un'esecuzione copre dipendono da ciò che il tuo account può vedere:

Vedi tutti i progetti. Vale per gli amministratori e per gli utenti che gestiscono progetti, ore di lavoro o condizioni, e per gli account manager. L'esecuzione copre ogni progetto che è stato attivo in un momento qualsiasi del mese, compreso uno terminato durante il mese. Le fasi di un progetto vengono fatturate con esso, sulla fattura del suo cliente. Un'esecuzione accetta fino a 500 progetti. Con più progetti non viene elencata alcuna fattura e un messaggio lo dice, così che nessun cliente venga escluso senza che lo si noti.
Vedi solo i progetti di cui sei membro. Un utente che gestisce le fatture senza nessuno di questi ruoli esegue comunque l'intera organizzazione: una nota sopra l'elenco dice che l'esecuzione copre tutti i progetti dell'organizzazione, non solo quelli di cui sei membro. I progetti conclusi ne fanno parte e il limite di 500 non si applica.

Anche un progetto senza cliente viene elencato, sotto "No client", e viene rifiutato finché non ne ha uno.

L'elenco

"Month" offre i tre mesi precedenti, il mese corrente e quello successivo, e si apre sul mese corrente. "Show" restringe l'elenco a "All", "Ready to issue" o "Problems". Scegliere un altro mese cancella la tua selezione e i risultati presenti sullo schermo.

Ogni riga è la fattura di un cliente per il mese. Indica il cliente e i progetti dietro la fattura ed elenca ogni riga con quantità, unità e importo netto, con il totale netto accanto. Una riga può poi indicare una di tre cose:

"Ready to issue": la fattura può essere creata.
"Already issued" con il numero di fattura: il cliente ha una fattura per quel mese. La riga non può essere selezionata e non viene mai creata due volte. Una fattura conta quando la sua data di vendita rientra nel mese o una delle sue righe fattura un periodo che si sovrappone al mese, e almeno una delle sue righe appartiene a uno dei progetti dell'esecuzione.
Un rifiuto in parole semplici, che dice che cosa correggere.

Una riga può anche riportare informazioni che non bloccano la fattura, quindi leggile prima di creare:

"Meter warnings", per esempio un immobile fatturato a più progetti o giorni fatturati a nessuno. La fattura può comunque essere emessa, quindi un avviso su una riga pronta è l'unico segnale al riguardo. Vedi Consumo contatori su una fattura cliente.
Avvisi sulle quantità sulle righe della fattura.
Il confronto con le locazioni, per un cliente con contratti di locazione: "Lease lines found", "draft total" e "gap" confrontano ciò che i contratti di locazione del cliente fatturerebbero con questa fattura. "Lease lines could not be compared with this draft." significa che non c'è alcuna cifra con cui confrontare, non una cifra pari a zero.

Selezione e creazione

Ogni fattura pronta per l'emissione è selezionata all'inizio e puoi deselezionarne una qualsiasi. "Show" è una vista, non una selezione: le fatture che hai selezionato restano selezionate mentre il filtro le nasconde, e la riga sotto l'elenco dice quante sono. Quella riga indica anche il numero di fatture selezionate e il loro totale netto per valuta.

"Create invoices" invia l'esecuzione una sola volta, per quante volte si faccia clic sul pulsante. Ogni fattura creata è una fattura ordinaria, numerata e convalidata come una che crei a mano:

È nella valuta della tua organizzazione.
La sua data di emissione è oggi e la sua data di vendita è il primo giorno del mese scelto.
La sua data di scadenza segue il termine di pagamento del cliente.
Riporta il conto bancario predefinito della tua organizzazione in quella valuta, o un altro conto visibile in quella valuta quando non c'è un conto predefinito.

Le fatture restano nell'elenco delle fatture. Inviarne una al cliente o alla fatturazione elettronica è un passaggio separato.

Se Flowtly non riesce a confermare l'esito, un messaggio lo dice e l'elenco viene aggiornato. Controllalo prima di riprovare: mostra quali fatture sono state create.

Risultati dell'esecuzione

"Results of the run" rende conto di ogni riga dell'elenco da cui hai creato, in cinque conteggi:

"Created": la fattura è stata emessa.
"Failed to create": è stata inviata ma non creata, perché la creazione è stata rifiutata o perché non è tornata alcuna risposta. Una fattura senza risposta lo dice, e l'elenco sopra mostra se è stata creata comunque.
"Refused, need fixing": l'elenco l'aveva già rifiutata, quindi non è stata inviata.
"Already issued": aveva già una fattura per il mese.
"Left unselected": era pronta ma non selezionata.

I risultati restano com'erano al termine dell'esecuzione e non cambiano quando cambia l'elenco sopra di essi. Sotto di essi:

"Retry failed" compare quando una fattura non è stata creata. Invia solo le fatture non riuscite che sono selezionate e che l'elenco aggiornato mostra come pronte, e la sua etichetta dice quante sono. Finché non ce n'è almeno una, il pulsante non è disponibile e dice perché.
"Open invoices" compare quando l'esecuzione ha creato fatture e apre l'elenco delle fatture filtrato su di esse.

Quando una fattura viene rifiutata

Non c'è alcuna deroga: una fattura rifiutata non può essere selezionata finché la causa non è corretta. L'esecuzione stessa non imposta mai un prezzo, non colloca mai un bene e non crea mai un tag. I rifiuti che puoi incontrare:

Alcune voci non hanno prezzo. Un contatore o una regola di prezzo non ha potuto essere prezzato, quindi la fattura risulterebbe inferiore al dovuto. Ogni voce è indicata sotto "Items with no price", con il motivo.
Alcune ore registrate non hanno tariffa, oppure corrispondono a più di una tariffa. Sono elencati la persona, il progetto e la data di ogni voce.
Niente da fatturare questo mese. I progetti del cliente non contengono nulla per quel mese.
Un bene prenotato non è in alcun parco. Ogni bene è indicato sotto "Assets in no park". Un bene appartiene a un parco quando ha un bene padre o unità al di sotto. Lo stesso rifiuto compare, senza alcun bene indicato, quando nessuna prenotazione sta dietro la fattura in quel mese.
Una riga non ha un tag di addebito. Ogni riga è indicata sotto "Rows with no charge tag". Il nome di una riga deve essere riconosciuto come affitto, anticipo sulle spese condominiali o utenze, e quell'addebito richiede un tag nella scheda "Lease invoicing tags" delle Impostazioni di fatturazione.
Un progetto senza cliente. Imposta un cliente sul progetto.
Non possiamo stabilire se è già stato fatturato. Una fattura di questo mese ha righe senza progetto, come accade per le fatture importate, oppure è una nota di credito. Le fatture interessate sono indicate sotto "Invoices we cannot read". Impostare il progetto sulle righe della fattura risolve il problema.
L'organizzazione ha un destinatario pilota impostato. Questa esecuzione non emette fatture pilota, quindi ogni fattura viene rifiutata finché ne è impostato uno.
La valuta del cliente o del progetto non è quella dell'organizzazione. Questa esecuzione non ha un tasso di conversione, quindi una fattura simile non viene emessa da essa.

Alcuni rifiuti compaiono solo quando le fatture vengono create, sotto "Failed to create", perché l'elenco non li verifica:

Nessun conto bancario nella valuta della fattura, o nessun conto bancario. Aggiungine uno in Banche, poi usa "Retry failed".
La valuta della fattura non è configurata.
La fattura non ha superato la convalida.

Esempi di utilizzo

Tenere l'esecuzione in anteprima per un mese e confrontare la fattura di ogni cliente, riga per riga, con la fattura emessa nel modo consueto.
Filtrare l'elenco su "Problems" per prezzare le voci mancanti e applicare i tag agli addebiti mancanti, senza perdere la selezione delle fatture pronte.
Controllare la differenza tra le righe di locazione e il totale della bozza per un cliente fatturato per prenotazioni oltre che per una locazione.
Aggiungere un conto bancario dopo che la creazione di fatture è fallita, poi usare "Retry failed" per emettere solo quelle fatture.
Eseguire il mese come gestore delle fatture che non è membro di alcun progetto, con l'intera organizzazione nell'elenco.