Fatturazione in blocco dei contratti di locazione

La fatturazione in blocco dei contratti di locazione, sotto "Lease invoicing" nella sezione Fatture in blocco, emette in una sola volta le fatture di un mese per tutti i contratti di locazione di un parco. Scegli un parco e un mese, controlli l'anteprima e poi crei le fatture. Non viene creato nulla prima che tu faccia clic su "Create invoices", e ogni fattura che non può essere emessa ne indica il motivo.

La schermata fa parte delle funzioni di gestione immobiliare, quindi compare solo nelle organizzazioni che le hanno attivate. È aperta agli amministratori e agli utenti che gestiscono sia i contratti sia le fatture.

L'anteprima

L'anteprima ha una riga per contratto di locazione, denominata in base a inquilino, unità e contratto, e una cella per tipo di fattura:

"Rent + service-charge advance": il canone e l'anticipo spese di servizio vanno su un'unica fattura.
"Utilities (from settlements)": una fattura separata, costruita dal rendiconto delle utenze del mese quando è definitivo.

I costi e le ore rifatturati non vengono emessi da questa schermata.

Ogni cella che può essere emessa mostra la fattura che creerebbe: l'importo netto, l'aliquota IVA e l'IVA, e l'importo lordo. Una riga con prezzo basato sulla superficie mostra la sua dimensione per la tariffa mensile, e una riga concordata in EUR mostra l'importo in EUR da cui è stata convertita. Un contratto di locazione che inizia o termina nel corso del mese viene fatturato per i giorni in cui è in corso, e la cella indica quali. Una cella già fatturata per quel mese riporta Already issued con il numero di fattura; non può essere selezionata e non viene mai creata due volte.

Sotto l'elenco, i totali sono indicati per valuta, con netto, IVA e lordo su righe separate, così un parco con fatture in EUR e in RON non le somma mai in un'unica cifra. Quando gli importi sono stati convertiti, il piè di pagina indica il tasso di cambio BNR usato e la sua data. La creazione delle fatture non invia e-mail agli inquilini e non trasmette nulla per la fatturazione elettronica.

Selezione e creazione

Ogni fattura pronta per essere emessa è selezionata all'inizio. "Show" restringe l'elenco a "All", "Ready to issue" o "Problems", ma è una vista, non una selezione: le fatture che hai selezionato restano selezionate mentre il filtro le nasconde, e "Create invoices" le crea comunque. La riga di selezione indica quindi quante delle fatture selezionate il filtro sta nascondendo.

"Create invoices" invia l'esecuzione una sola volta, indipendentemente da quante volte venga fatto clic sul pulsante. I "Results of the run" elencano poi le fatture "Created", quelle "Refused, need fixing" e quelle "Skipped, already issued", così com'era al termine dell'esecuzione; non cambiano quando cambia l'anteprima sopra di essi.

Finché un'organizzazione è in modalità pilota, le fatture vengono create in una serie di numerazione PILOT separata e restano fuori da ricavi e crediti. La tua fatturazione abituale prosegue in parallelo, e ogni cella confronta la proposta con la fattura emessa lì.

Quando una fattura viene rifiutata

Una cella che non può essere emessa mostra un rifiuto in parole semplici, che dice cosa correggere, con un link al contratto di locazione ("Open the lease") o all'impostazione interessata. I rifiuti più comuni:

Una riga non può essere valorizzata. La riga di canone, anticipo spese di servizio, altro addebito o commissione di marketing non ha superficie o quantità, non è fatturata mensilmente, oppure è indicata al lordo mentre una fattura aggiunge l'IVA a un importo netto. Correggi la riga sul contratto di locazione.
L'inquilino non ha né il ruolo di cliente né quello di fornitore. Apri l'inquilino in Controparti e scegli "Add as client".
L'aliquota IVA predefinita del cliente non è una di quelle offerte dal paese della tua organizzazione. Apri l'inquilino in Controparti e, nella sua sezione "Client", imposta "Default VAT rate" su una offerta dal paese. L'anteprima rifiuta una fattura di questo tipo prima che tu la crei, proprio come farebbe la sua creazione.
Per la data di emissione non è ancora pubblicato alcun tasso di cambio BNR. Le righe in EUR vengono rifiutate invece di essere convertite a un altro tasso.
Il rendiconto delle utenze del mese non è ancora definitivo, oppure non è mai stato calcolato.
Per un addebito non è impostato alcun tag di categoria fattura. Il rifiuto rimanda a "Set the category tags", la scheda "Lease invoicing tags" nelle Impostazioni di fatturazione.

Scegliere il tag per un addebito

Ogni riga di fattura creata dall'esecuzione porta il tag di categoria fattura impostato per il suo addebito: canone, anticipo spese di servizio o utenze. Quando le impostazioni di fatturazione elencano più di un tag per un addebito, un amministratore vede sopra l'elenco una scelta del tag per quell'addebito. Il tag scelto lì viene usato per l'anteprima e per ogni fattura creata dall'esecuzione. Gli altri utenti che eseguono la fatturazione vedono che un amministratore deve scegliere il tag, e gli addebiti interessati restano rifiutati finché non lo fa.

Esempi di utilizzo

Emettere in una sola esecuzione il canone e gli anticipi spese di servizio di un intero parco per il mese, dopo aver controllato ogni fattura nell'anteprima.
Filtrare l'anteprima su "Problems" per correggere i contratti di locazione che non possono ancora essere fatturati, senza perdere la selezione di quelli che possono.
Correggere l'aliquota IVA predefinita di un inquilino nel suo record di controparte dopo che l'esecuzione ha rifiutato la sua fattura, e poi rieseguire l'anteprima.
Eseguire un parco in modalità pilota accanto alla tua fatturazione abituale e confrontare ogni proposta con la fattura effettivamente emessa.